6. Bố cục đề tài
3.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại Công ty
a. Hội đồng quản trị
- Quản lý điều hành hoạt động chung của một công ty. Có quyền quyết
định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trƣớc pháp luật
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty,
tổ chức thực hiện các kế hoạch, các dự án đầu tƣ
b. Tổng giám đốc
- Tổ chức phân công trách nhiệm các công việc và đôn đốc thực hiện các
chính sách của hội đồng quản trị đề ra tới các văn phòng
- -
-
Quản lý hoạt động của các văn phòng và chi nhánh Hỗ trợ ban dự án xúc tiến hoạt động của các dự án đầu tƣ
c. Ban dự án
Quản lý hoạt động, tình hình xây dựng, tiến hành các thủ tục pháp lý của các dự án đầu tƣ
d. Phòng kinh doanh
- Liên hệ với các đối tác để bán tour, nhận chƣơng trình theo yêu cầu của
đối tác và khách hàng
- Theo dõi và thay đổi các dịch vụ khi khách hàng, đối tác yêu cầu và báo
cho bộ phận điều hành
- - -
Liên hệ với các khách sạn để giữ phòng hay hủy booking khi cần thiết Lập chƣơng trình chi tiết gửi qua phòng điều hành
Khảo sát khách sạn, tuyến điểm, tìm kiếm những khách sạn, các dịch vụ mới có chất lƣợng tốt hơn
-
-
Hỗ trợ và hợp tác với phòng điều hành để giải quyết các sự cố khi cần.
e. Phòng kế toán
Chịu trách nhiệm hạch toán kinh doanh cho công ty theo chế độ tài chính hiện hành
- Lập kế hoạch về tài chính, quản lý và kiểm soát các nguồn lực, tài sản,
theo dõi ghi chép báo cáo, hạch toán tiền lƣơng và trực tiếp quản lý tiền của công ty - chi phí - - -
Tham mƣu cho giám đốc các miền trong việc quản lý để hạn chế tối đa
Đảm bảo các vấn đề tài chính của công ty luôn đƣợc minh bạch rõ ràng Quyết toán và thanh toán công tác phí sau tour cho hƣớng dẫn
f. Phòng nhân sự
Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc và hợp đồng chính thức cho ngƣời lao động
- -
Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên toàn công ty
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo theo yêu cầu và chiến lƣợc của công ty
- - - -
Điều động nhân sự theo yêu cầu
Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành
Quản lý việc nghỉ riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của từng công nhân viên Bảo vệ lợi ích hợp pháp của toàn công ty và ngƣời lao động
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực
hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động theo chỉ đạo
của Ban giám đốc
- -
Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty
Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ phận - đ ộ n g - - - - -
Giao dịch với các cơ quan nhà nƣớc để thực hiện chế độ cho ngƣời lao
Giải quyết khiếu nại của CNV toàn công ty Lập chƣơng trình đào tạo định kỳ hàng năm Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty Đánh giá kết quả đào tào
Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho ngƣời lao động mới
vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động
-
-
Xây dựng chƣơng trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
g. Phòng điều hành
Nhận chƣơng trình từ phòng kinh doanh, đọc kỹ chƣơng trình chi tiết và đánh dấu những ngày khách có lịch trình tại Việt Nam
- -
Sắp xếp hƣớng dẫn viên nếu có trong chƣơng trình
Đặt các dịch vụ vận chuyển, ăn uống, các dịch vụ tham quan, vui chơi giải trí có trong chƣơng trình
-Theo dõi, chỉnh sửa, bổ sung các dịch vụ khi có thông báo từ phòng
kinh doanh, bố trí các dịch vụ khi khách có yêu cầu ngoài chƣơng trình
- -
Kiểm tra lại tất cả các dịch vụ đã đặt trƣớc khi khách đến
Gọi điện hỏi thăm khách thƣờng xuyên, theo dõi và giải quyết các sự cố xảy ra trƣớc, trong và sau khi thực hiện tour
-Liên lạc với các đối tác cung cấp dịch vụ, tiến hành kiểm tra, khảo sát
các dịch vụ, tour tuyến mới để đảm bảo chất lƣợng phục vụ tốt nhất cho khách
- Thu thập, thống kê các nhận xét của khách hàng sau mỗi chƣơng trình
để cải thiện lại chất lƣợng phục vụ với các nhà cung cấp dịch vụ hoặc thay đổi
nhà cung cấp nếu cần thiết và rút kinh nghiệm cho các chƣơng trình sau
- - -
Lập bảng quyết toán tour cho hƣớng dẫn viên Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản
Phối hợp với đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thƣờng xuyên và bảo trì đột xuất
- -
Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ
Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ
-Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách
thực hiện tuyển dụng nhân sự
-
- -
Hỗ trợ các bộ phận liên quan đến công tác hành chính
h. Phòng vé
Cung cấp thông tin về chuyến bay cho khách hàng, tƣ vấn khách hàng Bán vé và nhận đặt vé theo yêu cầu của khách du lịch trong và ngoài nƣớc
i. Phòng vận chuyển
-Chịu trách nhiệm vận chuyển từ lúc đón khách, đƣa khách đến các điểm
tham quan và đƣa khách trở về địa điểm khởi hành trƣớc khi kết thúc chƣơng
trình
-
-
Hỗ trợ phƣơng tiện vận chuyển cho phòng điều hành
j. Văn phòng Campuchia
Là nơi giám sát các chƣơng trình du lịch khi khách có lịch trình tại Campuchia.
-Đặt vé máy bay cho khách khi khách có chặng bay xuất phát từ
Campuchia
-
-
Hoạt động tƣơng tự nhƣ phòng điều hành tại Việt Nam
k. Văn phòng Nga
Bán các chƣơng trình du lịch cho khách Nga, lập chƣơng trình theo yêu cầu của khách và các đối tác
- Gửi chƣơng trình du lịch chi tiết cho văn phòng tại Việt Nam
3.1.4.3. Nguồn lực của Công ty
a. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty Focus Travel Sài Gòn là văn phòng đại diện, có hoạt động giống nhƣ một công ty con của công ty TNHH TM& DVDL Trọng Điểm nên
các trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty đều do công ty mẹ là công ty TNHH Trọng Điểm có trụ sở chính tại Hà Nội cung cấp
Về phƣơng tiện vận chuyển: Hiện nay công ty có 30 chiếc ô tô gồm
25 chiếc 16 chỗ và 5 chiếc 4 chỗ, xe 45 và 30 chỗ thì công ty thuê ngoài, 2 tàu
du lịch đang kinh doanh với hình thức hợp tác kinh doanh là tàu La Marguerite
và Amalotus. Đội ngũ nhân viên làm việc trên tàu và đội ngũ lái xe đƣợc đào
tạo bài bản, có kinh nghiệm và đều có hộ chiếu để có thể tham gia các tour trong và ngoài nƣớc.
Trang thiết bị văn phòng tại Sài Gòn: Máy vi tính photocopy, 2 máy
fax, 6 máy in, 10 máy điều hòa nhiệt độ. Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân
viên nâng cao hiệu suất làm việc, hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Hiện nay, nhu cầu khách MICE ngày càng đa dạng. Muốn phát triển
loại sản phẩm này có hiệu quả thì trong thời gian sắp tới, công ty nên nâng cấp
số lƣợng đội xe nhất là xe 30 và 45 chỗ để có thể chủ động đƣợc phƣơng tiện
vận chuyển và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra cũng cần bổ sung thêm trang thiết bị
Đây là điều cần thiết giúp nhân viên liên lạc với khách hàng tốt hơn, nâng cao khả năng thu hút khách. b. Ngu ồn nhâ n lực H i ệ n n a y c ô n
g ty chƣa có bộ phận chuyên về mảng dịch vụ MICE và
bộ phận marketing chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trƣờng. Hiện nay, nhiệm vụ này do các giám đốc các miền đảm nhận, do đó thiếu tính chuyên
nghiệp, chƣa tìm kiếm thông tin để phục vụ khách hàng tốt hơn. Nhƣng công
ty có đội ngũ hƣớng dẫn viên (gồm hƣớng dẫn viên của công ty và đối tác) hơn 100 ngƣời có nghiệp vụ chuyên nghiệp, 50% trong số này đều có thẻ hƣớng dẫn viên quốc tế, có thể giao tiếp với các ngôn ngữ nhƣ Anh, Pháp, Nga, Tây Ban Nha, Thái,….Cùng với đó là một đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm, có trình độ học vấn và trên đại học đang làm việc tại công ty góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Việc chƣa thành lập bộ phận chuyên trách về MICE là yếu tố gây khó khăn cho việc phát triển sản phẩm này tại Focus. Thiết nghĩ, công ty muốn phát triển loại hình du lịch MICE thì trong thời gian sắp tới công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách về MICE để có chính sách đầu tƣ, nghiên cứu thị trƣờng và tìm kiếm thị trƣờng hiệu quả.
c. Tài chính
Bảng 3.2: Bảng cân đối tài sản của Công ty (Nguồn: Phòng Kế toán)
64 Tài sản Năm Khoản mục 2008 2009 2010 2011 I. Tài sản lưu động 10882 12084 11603 11987 1. Tiền mặt 1052 1046 1490 1898
2. Các khoản phải thu 2871 4965 5307 5500 3. Tài sản lƣu động khác 6959 6073 4806 4589
Tài sản của công ty từ năm 2008 đến 2011 tăng không nhiều. Tài sản lƣu động của công ty có lúc tăng lúc giảm nhƣng nhìn chung vẫn giữ ở mức biến động nhỏ. Trong phần tài sản chỉ có khoản phải thu là có mức tăng khá lớn từ 2871 triệu đồng năm 2008 lên tới 5500 triệu đồng năm 2011. Nguyên nhân của tình hình này xuất phát từ việc công ty mở rộng quan hệ ra nhiều đối tác và cho đối tác nợ khá nhiều, vì vậy công ty cần nghiêm chỉnh xem xét kỹ phần tài sản này và những điều chỉnh thích hợp đối với chúng để từ đó gia tăng hiệu quả sử dụng tài sản cho công ty.
Về phần nguồn vốn chúng ta có thể thấy rõ nợ phải trả giảm xuống và nguồn vốn chủ sỡ hữu tăng lên đều trong từng năm qua. Tín hiệu này cho thấy công ty đã hoạt động kinh doanh hiệu quả trong thời gian qua, từ đó mà công ty đã thanh toán đƣợc phần nào nợ của mình. Nhƣng có một điều đáng lo ngại chính là tài sản lƣu động nhỏ hơn nhiều so với nợ ngắn hạn của công ty, chứng tỏ công ty dùng nhiều nợ ngắn hạn cho tài sản cố định, điều này ảnh hƣởng ít nhiều sẽ làm ảnh hƣởng đến khả năng thanh toán hiện thời của công ty.