STT Giải thưởng Tiêu chí đánh giá
1 Star of the month -Tìm ra được những sáng kiến cải tiến áp dụng trong công việc hằng ngày ( tiết kiệm thời gian- con số cụ thể)
-Hiệu quả công việc tốt (giảm lượng nợ của công ty, nhận được lời khen, đánh giá cao của khách hàng…)
- Có những phương án xử lý tình huống hay, có thể áp dụng cho nhiều nhóm khác nhau
2 Star of the quarter -Có những đóng góp nổi bật cho công ty trong quý đó ( thu hồi nợ nhanh, có những quyết định đúng đắn giảm chi phí cho cơng ty,….)
- Làm thỏa mãn, phục vụ khách hàng tốt 3 Collaboration
Award
-Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khác, nhóm khác trong mùa hàng cao điểm và giải quyết vấn đề ( tính bằng thời gian đi hỗ trợ)
-Phân tích nguyên nhân, kết quả của các vấn đề, tìm ra cội nguồn vấn đề, đề xuất phương án giải quyết mà áp dụng cho nhiều nhóm khác
- Có những sáng kiến mà có thể áp dụng cho nhiều nhóm, nâng cao năng suất làm việc, chất lượng công việc
4 The best TIPS Initiative
-Có những sáng kiến tiết kiệm được nhiều thời gian thực hiện công việc nhất, giảm được chi phí cho cơng ty (tăng lợi nhuận, giảm lượng nợ...)
-Những sáng kiến đó có thể áp dụng cho tồn cơng ty hoặc những nhóm khác
- Những sáng kiến về tự động hóa (Macro Excel hoặc Automation Robot)
5 The Leader of the quarter
-Trưởng nhóm được nhân viên cấp dưới hài lịng nhất ( thơng qua khảo sát định kì của cơng ty – Phụ lục 5)
- Có những thành tựu trong quản lý nhóm ( quy trình làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như áp lực công việc cho nhân viên)
6 Team of the month -Nhóm có hiệu quả cơng việc tốt trong tháng ( năng suất làm việc cao, giảm thời gian làm việc ngoài giờ..)
- Được khách hàng khen ngợi, duy trì tốt các hoạt động trong công ty ( họp hàng ngày, phân bổ công việc đồng đều giữa các nhân viên…)
- Hợp tác tốt giữa các nhân viên
7 Team of the quarter -Nhóm có hiệu quả công việc tốt trong quý ( năng suất làm việc cao, giảm thời gian làm việc ngồi giờ..)
-Có những dự án cơng việc có hiệu quả và được đánh giá cao ( đo bằng thời gian và chi phí tiết kiệm được )
-Được khách hàng khen ngợi, thực hiện việc phục vụ khách hàng mới suông sẽ…
8 The most
productivity
-Nhóm có năng suất làm việc cao nhất trong q đó ( tính dựa trên khối lượng công việc và thời gian thực hiện khối lượng cơng việc đó.)
Nguồn : Người viết tự đề xuất
Giải pháp này có tính khả thi cao, cơng nhận được những đóng góp, cơng sức của tất cả nhân viên. Kinh phí dự trù là 24 triệu/năm, không quá cao để công ty phải cân nhắc quá nhiều. Dù giải thưởng vật chất khơng đáng kể nhưng chỉ đó thơi cũng để mọi người có tinh thần và động lực làm việc sẽ được tăng lên.
Ngoài giải pháp trên, cơng ty có thể thực hiện đồng bộ thêm nhiều giải pháp khác như:
Tăng sự công nhận nhân viên thông qua truyền thông nội bộ. Trên bảng thơng báo ở mỗi phịng ban sẽ trang trí và dán hình nhân viên giỏi và xuất sắc của bộ phận đó nhằm thể hiện sự trân trọng trong việc tuyên dương cũng như làm gương cho các nhân viên khác. Hãy để cho nhân viên xuất sắc cảm thấy tự hào về những nỗ lực
của mình đã nhận được sự công nhận của tất cả mọi người. Đặc biệt, đối với những nhân viên xuất sắc của năm, cần có sự trân trọng hơn nữa. Hình ảnh của họ có thể được đặt ở những nơi bắt mắt như dán ở trong thang máy, in poster treo trong sự kiện buổi tiệc tổng kết cuối năm của công ty, in lên các tài liệu đào tạo của cơng ty…Bên cạnh đó, những thành tích họ đạt được cũng cần truyền thông cho tất cả mọi người. Chỉ cần chú ý đến những hành động nhỏ đó sẽ tạo rất nhiều động lực cho nhân viên phấn đấu.
4.2.2 Giải pháp về “Chính sách đào tạo và thăng tiến”
Chính sách đào tạo và thăng tiến là một trong yếu tố mà người lao động rất quan tâm. Do đó để tạo động lực thúc đẩy để đạt được sự hoạt động tích cực, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả trong cơng việc thì DAMCO cần quan tâm, xây dựng hồn thiện các chính sách về đào tạo và thăng tiến cho nhân viên trong tổ chức. Về thăng tiến và phát triển nghề nghiệp thì cơng ty có nhiều cơ hội cho nhân viên phấn đấu, nhưng về cơng tác đào tạo thì trong những năm qua cơng ty thực hiện thực sự cịn nhiều thiếu sót cũng như khơng đáp ứng được nhu cầu đào tạo của nhân viên. Tồn tại một số vấn đề như sau:
(a) Mỗi đội nhóm trong cơng ty vẫn chưa có một gói đào tạo cho nhân viên mới gia nhập một cách bài bản và hệ thống hóa ( bao gồm tài liệu đào tạo và lịch trình đào tạo cũng như cách đánh giá )
(b) Việc đào tạo kỹ năng và các nghiệp vụ liên quan đến công việc vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu đào tạo của tất cả nhân viên
Để giải quyết được vấn đề (a), công ty cần xây dựng, viết tài liệu đào tạo về nghiệp vụ, cách thức thực hiện theo yêu cầu của từng khách hàng. Khi khách hàng thay đổi yêu cầu thì tài liệu đó cũng cần phải được thay đổi theo. Việc này sẽ được thực hiện bởi các trưởng nhóm hay giám đốc của bộ phận, phục vụ đào tạo cho nhân viên mới nhận việc để tránh thiếu sót nghiệp vụ khi đào tạo theo như kinh nghiệm hiện nay. Ngoài ra tài liệu này cũng giúp ích cho việc bàn giao cơng việc giữa các nhân viên với nhau hoặc hoặc là dành cho nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc trong trường hợp nhân viên đương nhiệm nghỉ phép. Các trưởng nhóm hay giám đốc sẽ đọc tài liệu yêu
bằng tiếng Anh ( được gọi SOP : Standard Operation Procedure ), sau đó, trưởng nhóm và giám đốc sẽ dựa trên SOP đó, hệ thống hóa là các dịch vụ mà DAMCO phải phục vụ khách hàng, viết lại thành tài liệu đào tạo cho nhân viên ( tài liệu mới gọi là IOP: Internal Operation Procedure). Bất cứ nhân viên nào khi đọc tài liệu đó cũng có thể thực hiện được, và khơng sót bất kì một bước nào. Nếu có bất kì thay đổi về u cầu cơng việc thì người viết tài liệu đó cũng sẽ chịu trách nhiệm cập nhật tương ứng.
Gói đào tạo nhân viên mới cũng cần phải được thiết kế và xây dựng bài bản, nhiệm vụ này cũng được thực hiện bởi các giám đốc bộ phận. Gói đào tạo đó sẽ bao gồm những nội dung đào tạo, thời gian thực hiện và được đào tạo bởi ai. Tất cả nội dung đào tạo đều phải được ghi chép cụ thể lại. Sau khi nhân viên mới được đào tạo tổng quát theo lịch trình bên dưới thì nhân viên đó sẽ tiếp tục được đào tạo nghiệp vụ sâu theo từng khách hàng mà nhân viên đó đảm nhiệm trong tương lai.Sau khi lịch trình bên dưới bảng 4.4 được thực hiện xong thì nhân viên đó sẽ được làm bài kiểm tra lại tất cả những gì đã được đào tạo ( cả lý thuyết và thực hành) và đánh giá theo phụ lục 6, lưu lại phục vụ cho việc đánh giá nhân viên sau này. Cũng như sau khi thực hiện việc đào tạo nghiệp vụ sâu theo từng khách hàng thì sẽ tiến hành đánh giá theo phụ lục 7. Thời gian để thực hiện việc đánh giá là một tuần sau khi kết thúc lịch trình đào tạo.
Giải pháp này có tính khả thi rất cao những nhân viên mới vô công ty hoặc mới nhận việc sẽ được đào tạo bài bản, nắm được các nhiệm vụ mà họ đảm trách. Ngoài ra, những tài liệu đào tạo cũng sẽ rất là hữu ích trong trường hợp các nhân viên hỗ trợ nhau trong công việc, công việc luôn bảo đảm được thông suốt và đảm bảo được chất lượng.