Trên cơ sở đánh giá trên, tác giả đề xuất trong ngắn hạn công ty nên ƣu tiên thực hiện kế hoạch thanh lý và thay mới STK theo chƣơng trình mới.
Kế hoạch thanh lý và thay mới sản phẩm ST theo chƣơng trình mới
- Tên kế hoạch: Chƣơng trình thay STK theo các bộ SGK mới. - Tính chất: Dự án điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
- Đơn vị tham gia thực hiện: BDA và các đơn vị có liên quan.
chỉnh đơn đặt hàng, nhập hàng vào kho các sản phẩm lỗi thời. Lên kế hoạch và ký kết các hợp đồng kinh tế nhƣ: mua bản thảo, nhờ tác giả viết sách hoặc liên kết xuất bản STK với các đối tác tin cậy theo chƣơng trình SGK mới. Hoặc đàm phán về việc làm đơn vị phát hành trực tiếp cho các đơn vị làm STK theo chƣơng trình mới .
I> Mơ tả dự án, phân tích SPTC: 1. Scope ( Phạm vi):
Phạm vi của sản phẩm:
- Tên sản phẩm: STK theo chƣơng trình SGK mới.
- Mơ tả cụ thể: STK phục vụ cho các cấp, bao gồm STK theo môn cho học sinh, phụ huynh, giáo viên và các tài liệu tham khảo cho thƣ viện nhà trƣờng.
Phạm vi của dự án:
Mục tiêu chủ yếu của dự án chính là kiểm kê và xử lý, điều chình các STK không phù hợp theo danh mục mới, tổ chức biên soạn và liên kết xuất bản nội dung cho dòng sản phẩm STK theo chƣơng trình mới. Dự án chia ra làm 7 giai đoạn chính. Có thể coi mỗi giai đoạn nhƣ 1 dự án nhỏ.
- Thành lập hội đồng thẩm định: Nhằm đánh giá tính phù hợp các đầu STK
công ty đang tồn kho và phát hành, cần thành lập hội đồng thẩm định nội dung. Các thành viên chủ yếu của hội đồng này bao gồm thành viên của các phòng ban và những nhà chun mơn về sách giáo dục, có kỹ năng chun mơn, thơng hiểu về 2 chƣơng trình SGK cũ và mới để có thể đƣa ra những ý kiến đúng đắn hỗ trợ công tác kiểm tra nội dung và thực hiện sửa đổi, bổ sung cho dòng sản phẩm STK mới.
- Nghiên cứu thị trường: Công ty cần nghiên cứu nhu cầu của ngƣời đọc,
nguồn cung hiện có (các tác giả, các NXB khác, 3 cơng ty DVXBGD, các công ty tƣ nhân) để phát hiện những đầu sách có giá trị cao, phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, đáp ứng yêu cầu và định hƣớng của Nhà nƣớc và NXBGDVN.
- Tiến hành kiểm duyệt và tái cơ cấu danh mục sản phẩm: Hội đồng tiến hành
kiểm kê sản phẩm. Sau khi hội đồng hoàn tất thẩm định đánh giá sản phẩm, công ty tổng hợp lại, phân chia danh mục sản phẩm thành các sản phẩm cịn giá trị (có thể
tái bản), các sản phẩm cần sửa chữa bổ sung (tái bản có sử chữa và bổ sung) và các sản phẩm lạc hậu, cần thanh lý (khơng tái bản). Trên cơ sở đó, cơng ty có thể linh hoạt điều chỉnh các chiến lƣợc kinh doanh.
- Lập kế hoạch thanh lý hàng tồn kho, điều chỉnh đơn hàng nhập xuất hàng
năm: Dựa trên danh mục sản phẩm cần thanh lý, xây dựng các kế hoạch thanh lý,
điều chỉnh đơn đặt hàng, số lƣợng hàng hóa nhập xuất .
- Đầu tư phát triển sản phẩm: Cơng ty có thể phát hành sản phẩm qua các
hình thức sau: Ký kết hợp đồng, mua bản thảo của các công ty DVXBGD hay các đơn vị xuất bản khác, xin làm đơn vị phát hành và hƣởng chiết khấu cho một số đầu sách có giá trị cao, liên kết xuất bản với các công ty khác, thuê tác giả viết sách,...
- Hoàn thiện kênh phân phối: Sau khi chƣơng trình SGK mới ra đời, theo đó
các NXB khác có thể tham gia vào cơng tác xt bản và phát hành SGK, từ đó ảnh hƣởng đến kênh phân phối hiện tại của công ty. Công ty cần rà sốt lại các chính sách phân phối của công ty hiện tại, hoàn thiện kênh phân phối theo hƣớng thích ứng với điều kiện mới (nhƣ mở rộng hệ thống bán lẻ qua Internet, xây các nhà sách bán lẻ, mở rộng kênh phân phối địa phƣơng qua các đại lý nhà sách tƣ nhân,…)
- Hoàn thiện các quy chế hoạt động cho công ty trong giai đoạn mới. Công ty
cần xây dựng những quy trình, văn bản và tài liệu phù hợp với giai đoạn mới, làm cơ sở cho các nhân viên tiến hành các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ khách hàng và góp phần vào cơng tác đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đầu ra của dự án này là đầu vào của các dự án, kế hoạch nhƣ sau: a) Thanh lý hàng tồn kho hàng năm
b) Đặt hàng, nhập xuất hàng hóa và quản lý tồn kho hàng năm c) Các kế hoạch bán hàng, Marketing điều chỉnh.
d) Dự án tự khai thác đề tài, in, xuất bản và phát hành STK e) Dự án mua bản thảo và liên kết xuất bản
2. Performance (Chất lƣợng):
Các tiêu chuẩn chất lƣợng cho hoạt động:
- Lập kế hoạch thanh lý tồn kho lỗi thời hiệu quả năm 2018-2020.
- Sản phẩm phát hành có chất lƣợng cao, giá cả hợp lý, có tính cạnh tranh cao, theo đúng chỉ đạo của NXBGDVN
- Hoàn thiện kênh phân phối phù hợp với tình hình mới.
3. Cost (Chi phí):
Chi phí thực tế phát sinh cho đến thời điểm xem xét, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp: Tiền chi cho hội đồng kiểm kê, tiền nhuận bút cho tác giả (ứng trƣớc), chi phí mời chuyên gia, …
Ngân sách dự án: Dự tính ngân sách cho việc khai triển dự án là 518 triệu đồng.
4. Time (Thời gian):
Thời gian hoàn thành dự án: 01/01/2018-30/07/2018, 30 tuần, 210 ngày. Thời gian dự trữ tồn phẩn (Slack time): Khơng có.
II> Danh sách thành viên có liên quan và vai trò: 1. Ban giám đốc:
- Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành cơng của dự án. Có trách nhiệm ký kết hồn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi.
- Cho phép ban dự án huy động các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án.
- Ký và công bố tôn chỉ dự án, đƣa ra và ký kết các quyết định chính thức trong hoạt động dự án.
2. iám đốc dự án:
- Định nghĩa dự án.
- Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình, dự thảo ngân sách, chỉ huy ban dự án thực thi kế hoạch.
- Giám sát, quản lý, đánh giá và hiệu chỉnh tiến độ thực hiện, chất lƣợng hoạt động dự án.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán và xin cấp vốn. - Thông báo thông tin cho các bên liên quan.
- Trung gian giữa các bên liên quan. - Đình chỉ dự án khi khơng có hiệu quả.
3. Các phịng ban :
- Hỗ trợ cho các dự án về nguồn lực nhƣ tài chính, nhân lực, các kết quả điều tra thị trƣờng, các nguồn tài liệu cho thay sách.
- Tham gia vào các cơng việc dự án có liên quan đền chức năng hoạt động của phòng ban.
4. Ban dự án: (3 ngƣời)
- Lập kế hoạch tổng quan. - Tiến hành thực hiện dự án.
- Quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lƣợng. - Quản lý nguồn nhân lực và thông tin.
- Quản lý rủi ro
5. NXBGDVN:
- Hỗ trợ công ty trong việc thơng tin sớm nhất các chủ trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc, của Bộ GD&ĐT về khung chƣơng trình mới cho SGK. Các định hƣớng lớn về chủ trƣơng, kế hoạch làm STK, quyết định tổ chức và phân công thực hiện trong hệ thống NXBGDVN.
6. Các chuyên gia: (2 ngƣời)
- Hỗ trợ, tƣ vấn cho các nhà hoạch định chiến lƣợc. - Kiểm duyệt, đánh giá nội dung sách .
7. Nhà cung cấp:
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho doanh nghiệp. Là các công ty dịch vụ xuất bản, NXBGDVN, các NXB khác,… Các nguồn lực là nguyên vật liệu đầu vào, các đầu STK mới, bản thảo STK, …
8. Khách hàng trực tiếp (hay thành viên hệ thống phân phối) :
- Các đại lí sách tƣ nhân, các trƣờng học, các cơng ty sách thiết bị ở các tỉnh, các công ty sách trong hệ thống NXBGDVN, các cửa hàng bán sách,…
- Tên dự án: Thay sách tham khảo giai đoạn 1 - Thởi gian: 01/01/2018-30/07/2018
STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC BP.PHỤ TRÁCH TH I GIAN THỰC HIỆN BẤT ĐẦU K T THÚC 1.0 Thành lập hội đồng thẩm định 01/01/2018 29/01/2018
1.1 Ban bố quyết định hoạt động và
phƣơng châm chính thức Ban giám đốc 01/01/2018 08/01/2018 1.2 Liên hệ các nhà chuyên môn về
giáo dục, các tác giả viết sách
Phòng Khai thác– Thị trƣờng 08/01/2018 15/01/2018 1.3 Thành lập hội đồng thẩm định BDA, các chuyên gia 15/01/2018 29/01/2018 2.0 Nghiên cứu thị trƣờng 29/01/2018 12/03/2018
2.1 Nghiên cứu nhu cầu ngƣời tiêu dùng (học sinh, phụ huynh, giáo viên,…)
BDA 29/01/2018 11/02/2018
2.2 Nghiên cứu nhu cầu khách hàng bán sỉ (Các công ty sách thiết bị, các đại lý bán sách, trƣờng học, …) Phòng Khai thác- Thị trƣờng 29/01/2018 11/02/2018
2.3 Nghiên cứu và đánh giá các nguồn cung sẵn có, gồm: Nguồn cung về nguyên vật liệu (NXBGDVN) và nguồn cung về nội dung, đánh giá chất lƣợng nội dung STK (Các công ty DVXBGD, các NXB khác, các công ty thuộc hệ thống có thực hiện cơng việc xuất bản sách,…) BDA & Phòng khai thác – Thị trƣờng & Các chuyên gia 29/01/2018 11/02/2018
2.4 Nghiên cứu các chủ trƣơng của Bô giáo dục – Đào tạo về chƣơng trình thay sách và các bộ khung SGK mới.
2.5 Tiếp xúc các đơn vị biên soạn SGK 2 miền Nam Bắc, nghiên cứu các bản thảo SGK của họ.
BDA & Các chuyên gia
11/02/2018 12/03/2018
3.0 Kiểm duyệt và tái cơ cấu danh mục sản phẩm
12/03/2018 23/04/2018
3.1 Thực hiện kiểm duyệt BDA & Các chuyên gia
12/03/2018 16/04/2018 3.2 Tái cơ cấu danh mục sản phẩm
và chỉnh sửa thành tài liệu
BDA & Phòng TC - HC
16/04/2018 23/04/2018
4.0 Lập kế hoạch 23/04/2018 14/05/2018
4.1 Kế hoạch thanh lý hàng tồn kho hàng năm BDA & Phòng KH - KD 23/04/2018 14/05/2018 4.2 Kế hoạch điều chỉnh đặt hàng nhập xuất hàng hóa BDA & Phịng KH - KD 23/04/2018 14/05/2018 5.0 Đầu tƣ phát triển sản phẩm 23/04/2018 18/06/2018 5.1 Ký kết các hợp đồng kinh tế: Mua bản thảo sách tham khảo, liên kết xuất bản,…
BDA & Phòng KT - TT
23/04/2018 14/05/2018
5.2 Hồn thiện khung chƣơng trình cho các bộ STK xuất bản của cơng ty
BDA & Các chun gia & Phịng KT – TT
14/05/2018 28/05/2018
5.3 Tiếp xúc các tác giả tên tuổi và đặt vấn đề viết sách
BDA 28/05/2018 18/06/2018
6.0 Hoàn thiện kênh phân phối 18/06/2018 16/07/2018
6.1 Điều chỉnh chiến lƣợc phân phối sản phẩm Ban Tổng giám đốc & Phòng KT – TT & Phòng KH- KD&Giám đốc DA 18/06/2018 2/07/2018
6.2 Hoàn thiện kênh phân phối theo các chiến lƣợc phân phối ( các quyết định về tỷ lệ chiết khấu , hoa hồng, các kênh phân phối, hình thức bán hàng,…) điều chỉnh
Phịng KT – TT & Ban DA
2/07/2018 16/07/2018
doanh theo chƣơng trình mới
7.1 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu, tài liệu cho các hoạt động chung
Ban Tổng giám đốc
16/07/2018 30/07/2018
7.2 Hoàn thiện các quy chế quản lý tài chính, chi phí, quy trình nghiệp vụ kế tốn
Phịng KT - TV 16/07/2018 30/07/2018
7.3 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu, tài liệu cho hoạt động
Marketing
Phòng KT - TT 16/07/2018 30/07/2018
7.4 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu, tài liệu cho hoạt động của phịng kế hoạch
Phòng KH - KD
16/07/2018 30/07/2018
7.5 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu, tài liệu cho hoạt động cơng bố thơng tin, tổ chức, hành chính
Phịng TC- HC 16/07/2018 30/07/2018
7.6 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu, tài liệu cho hoạt động kho vận
Phòng KV 16/07/2018 30/07/2018 7.7 Hồn thiện quy trình, biểu mẫu,
tài liệu cho hoạt động in
Phịng Quản lí In
16/07/2018 30/07/2018