Nguồn: Báo cáo đánh giá rủi ro tác nghiệp tại BIDV năm 2010-6/2013
Hoạt động kế toán thể hiện qua các nghiệp vụ cụ thể như: kế toán tiền gửi của cá nhân, tổ chức (tính và chi trả lãi tiền gửi cho cá nhân, tổ chức); kế toán tiền vay; kế toán nghiệp vụ mua bán ngoại tệ; kế tốn chuyển tiền trong và ngồi nước, một số dịch vụ khác liên quan đến hoạt động kế tốn…Vì vậy rủi ro trong hoạt động kế tốn đều có thể xảy ra ở bất kỳ khâu nào và thể hiện cụ thể như sau:
2.2.1 Rủi ro khi tiếp nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán
Cùng với sự tiến bộ của cơng nghệ thì các thao tác hạch toán đều được thực hiện dưới sự hỗ trợ của máy tính với phần mềm được thiết kế tiện lợi nhưng việc đầu tiên trước khi thực hiện một nghiệp vụ kinh tế phát sinh là khâu tiếp nhận chứng từ trước khi hạch tốn. Vì vậy yếu tố con người ở đây là rất quan trọng và cần thiết nhưng người đó phải thật sự nắm vững về các quy định, quy trình về cách lập chứng từ thế nào, tính hợp lệ hợp pháp của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Tiền gửi 7% Chuyển tiền 8% Chứng từ 16% Ngân quỹ 2% Thẻ 39% Tín dụng 14% Điện toán 6% Khác 8% Tỷ lệ lỗi tác nghiệp
2.2.1.1 Nhận chứng từ kế toán và bƣớc đầu kiểm tra của giao dịch viên
Rủi ro khi tiếp nhận chứng từ với khách hàng thường phát sinh do giao dịch viên chưa kiểm tra kỹ chứng từ mà đã ký nhận với khách hàng xảy ra một số trường hợp như:
Thiếu yếu tố ngày tháng năm lập chứng từ, nếu chứng từ khác ngày thì quên yêu cầu khách hàng phải ký xác nhận và ghi ngày thực tế giao chứng từ; số tiền bằng chữ với bằng số không khớp nhau, chứng từ được lập có đúng quy định của BIDV và nhà nước quy định khơng… Những vấn đề nêu trên xem có vẻ đơn giản nhưng nếu giao dịch viên khơng cẩn thận, nắm vững quy trình hay do chủ quan sẽ dẫn đến chứng từ khơng hợp lệ dẫn đến sai sót khơng đáng có. Nhưng trên thực tế khi phát hiện sai sót (bộ phận hậu kiểm phát hiện) việc vẫn thường xảy ra nếu khách hàng thường xuyên giao dịch thì giao dịch viên vẫn nhờ khách hàng đổi lại và in lại chứng từ đã hạch toán, việc này thực hiện thường xuyên sẽ ảnh hưởng đến khách hàng vì đã làm phiền khách hàng, nếu như giao dịch viên cẩn thận ngay từ đầu hướng dẫn khách hàng lập đúng chứng từ thì sẽ khơng gây mất thiện cảm thiếu tin tưởng của khách hàng dành cho ngân hàng và cũng khơng tạo được thói quen cho giao dịch viên là phải cẩn thận ngay từ đầu. Hoặc trường hợp in lại mà có chỉnh sửa các yếu tố trên chứng từ ghi sổ dẫn đến các thông tin trên chứng từ ghi sổ không khớp đúng với thông tin dữ liệu giao dịch trên chương trình. Trường hợp phát hiện sai sót khi khách hàng đã về hoặc là khách hàng vãng lai chưa qua khâu hậu kiểm thì giao dịch viên tự ý mạo chữ ký khách hàng sửa chữa. Đây là rủi ro tiềm ẩn nếu khâu hậu kiểm yếu kém không phát hiện sẽ bất lợi cho ngân hàng về lâu dài nếu khách hàng có khiếu kiện gì.
Khơng kiểm đếm chứng từ đã giao dẫn đến thiếu số liên cần thiết của một chứng từ hoặc thiếu chứng từ (số món chứng từ đã hạch toán mà trả nhằm khách hàng), hoặc các liên chứng từ khơng đồng nhất với nhau, do q trình in sao chứng từ khách hàng đã vơ tình hay cố ý tạo ra những liên khơng giống nhau.
Mẫu dấu và chữ ký trên chứng từ không đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng. Rủi ro thường xuyên xảy ra ở các ngân hàng. Khách hàng lợi
dụng sự bất cẩn của giao dịch viên để giả mạo chữ ký, con dấu để rút tiền chuyển khoản trong tài khoản. Khách hàng có chữ ký đơn giản rất dễ bị giả mạo. Những công ty lớn chủ tài khoản hay kế tốn trưởng thường khơng trực tiếp đến giao dịch khách hàng mà cử người đến giao dịch. Rủi ro là giao dịch viên không kiểm tra người được cử đến có phải là của cơng ty đó khơng (thông qua giấy giới thiệu), hoặc người được cử đến giao dịch lợi dụng sự tín nhiệm của cơng ty đã giả mạo chữ ký để rút tiền mà phía ngân hàng khơng phát hiện ra hoặc có sự thân thiết với nhân viên ngân hàng, lãnh đạo ngân hàng nên cấu kết giả mạo chữ ký để rút tiền của khách hàng.
Chữ ký khắc sẵn do sơ suất giao dịch viên không phát hiện mẫu chữ ký khắc sẵn (quy định không được dùng) đã thực hiện giao dịch cho khách hàng đến khi phát hiện hoặc chưa phát hiện (qua đến khâu kiểm soát hoặc hậu kiểm phát hiện) thì việc đã xảy ra khó có thể khắc phục, nguy cơ rủi ro tiềm ẩn ở đây cũng rất lớn về phía khách hàng và ngân hàng.
2.2.1.2 Kiểm tra chứng từ kế toán lại của kiểm soát viên (lãnh đạo phòng)
Sau khi giao dịch viên đã thực hiện kiểm tra chứng từ nếu thấy hợp lệ sẽ tiến hành thực hiện hạch toán giao dịch đã nhận của khách hàng. Trong khâu kiểm soát ở đây cũng rất quan trọng, địi hỏi kiểm sốt viên phải đủ kinh nghiệm, năng lực, cẩn thận hơn khi nhận chứng từ từ giao dịch viên chuyển đến để phê duyệt. Một khi chấp nhận, phê duyệt mà khơng kiểm tra cẩn thận thì có những lỗi có thể khắc phục được và cũng có những lỗi khơng thể khắc phục. Những sai sót ở trên mà giao dịch viên khơng phát hiện thì kiểm sốt viên là người cần phải phát hiện ra.
2.2.1.3 Rủi ro phát sinh khâu kiểm soát lại chứng từ sau khi đã đƣợc kiểm soát phê duyệt (bộ phận hậu kiểm)
Theo quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của BIDV, chứng từ kế toán sau khi giao dịch viên thực hiện giao nhận xử lý nghiệp vụ phát sinh và được kiểm soát phê duyệt sẽ chuyển đến bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại. Rủi ro xảy ra khi các bước kiểm tra hạch toán của giao dịch viên và bước phê duyệt của kiểm sốt khơng phát hiện ra sai sót mà đến khâu hậu kiểm cũng không phát hiện ra nữa dẫn
đến xảy ra các bút tốn hạch tốn sai khơng xử lý kịp thời ảnh hưởng đến khách hàng và ngân hàng.
Những lỗi liên quan ở nghiệp vụ chứng từ được thể hiện chi tiết ở biều đồ.