Đơn vị tính: số lỗi
Nguồn: Báo cáo đánh giá rủi ro tác nghiệp tại BIDV năm 2010-6/2013
Các lỗi xảy ra tại nghiệp vụ chứng từ và hạch toán kế tốn thường có độ rủi ro khơng cao nhưng lại xảy ra với số lượng lớn tại nhiều chi nhánh. Đây là nghiệp vụ có số lỗi đứng thứ 2, xảy ra tổng số 39.212 lỗi từ năm 2010 đến tháng 6 năm 2013, chiếm 16,07% trong tổng lỗi các mặt nghiệp vụ và các lỗi cũng giảm dần qua các năm.
Rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ này:
Thực hiện giao dịch vượt hạn mức Khơng kiểm sốt tài khoản trung gian Không chấm đối chiếu chứng từ và báo cáo Hạch toán sai (tài khoản, mã tiền tệ, ngày giá trị)
17.913 10.955 7.229 3.115 0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000 18.000 20.000
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Tháng 6 năm 2013
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chứng từ
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chứng từ
Lỗi xảy ra nhiều nhất và phổ biến ở các chi nhánh
Thiếu chữ ký giao dịch viên, chữ ký của kiểm soát, của thủ quỹ và dấu (nếu có) trên chứng từ, ghi sai nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ, chứng từ có số tiền bằng số khơng khớp số tiền bằng chữ, chứng từ có nhiều màu mực, nhiều nét chữ…
Không đầy đủ chứng từ, căn cứ để ghi sổ kế toán, chứng từ làm căn cứ ghi sổ khơng phải bản chính, sử dụng chứng từ sao chụp chưa đúng quy định.
Sử dụng sai mẫu ấn chỉ, mẫu chứng từ khi giao dịch.
Nộp chậm chứng từ hoặc nộp thiếu chứng từ về bộ phận hậu hiểm. Khơng kiểm sốt chứng từ và chấm báo cáo kịp thời.
Khơng kiểm sốt tài khoản trung gian.
Một số lỗi liên quan đến cơng tác hậu kiểm như khơng kiểm sốt chứng từ và chấm báo cáo kịp thời, không kiểm soát tài khoản trung gian dẫn đến tài khoản trung gian còn số dư trong thời gian dài và dư ngược.
Nguyên nhân do nhân viên còn hạn chế về trình độ nghiệp vụ, ý thức tuân thủ quy định chưa cao, thiếu sự cẩn thận, chưa rút kinh nghiệm từ những lỗi đã xảy ra thường xun, xem thường những lỗi nhỏ đó khơng chú ý đến.
2.2.2 Rủi ro khi xử lý nghiệp vụ kế toán
Một số rủi ro tiêu biểu, chủ yếu và thường xuyên xảy ra khi xử lý nghiệp vụ kế toán tại ngân hàng:
2.2.2.1 Rủi ro liên quan đến kế toán nghiệp vụ thu chi tiền mặt
Hiện nay, NH TMCP Đầu tư và Phát triển VN đã thực hiện theo mơ hình giao dịch một cửa theo QĐ 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005 của Ngân hàng nhà nước VN ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với tổ chức tín dụng, QĐ 4588, 4589/QĐ TCCB2 ngày 04/09/2008 quy định chức năng nhiệm vụ của phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm, phòng/tổ nghiệp vụ tại Chi nhánh, Sở giao dịch BIDV, 3055/QĐ-TTDVKH2 ngày 15/08/2012 phân cấp hạn mức giao dịch và tự phê duyệt giao dịch trên chương trình BDS của chi nhánh. Giao dịch một cửa là việc thực hiện giao dịch của BIDV mà giao dịch tại một cửa của quầy giao dịch
thuộc BIDV và nhận kết quả từ cửa giao dịch đó. Giao dịch viên là người tại bộ phận giao dịch khách hàng trực tiếp giao dịch khách hàng thực hiện xử lý chứng từ đồng thời thu chi tiền mặt tại quầy cho khách hàng, khi khách hàng có nhu cầu nộp rút tiền. (Quy trình giao dịch một cửa nêu ở Phụ lục 2.3). Do vậy có thể phát sinh rủi ro ở khâu thu chi tiền mặt như:
Việc phân cấp hạn mức tự phê duyệt khơng qua kiểm sốt ở đây cũng tiềm ẩn rủi ro nếu giao dịch viên chưa đủ năng lực tự nhận biết chứng từ mà đã thực hiện giao dịch hoặc giao dịch vượt hạn mức quy định cho phép.
Hạch tốn thu chi tiền mặt khơng đúng quy định như không cho khách hàng ký lên bảng kê tiền hoặc ký thiếu mà đã thực hiện bút toán hạch toán nộp tiền mặt. Ở đây cũng vẫn thường xuyên xảy ra tranh chấp khiếu nại giữa khách hàng và ngân hàng vì số tiền nộp vào và số tiền hạch tốn khơng khớp nhau. Lúc giải quyết khiếu nại:khách hàng đã không ký lên bảng kê (hoặc có bảng kê mà không phải khách hàng ký do giao dịch viên đã mạo chữ ký khách hàng) và kiểm tra lại giao dịch viên có hạch tốn đúng khơng, cịn giao dịch viên cũng đã làm sai quy trình làm việc vì khi thu tiền bắt buộc phải có bảng kê tiền với đầy đủ chữ ký. Cũng như phần chi tiền giao dịch viên phải yêu cầu khách hàng kiểm tra trước khi ra khỏi quầy nhưng mà giao dịch viên lơ là không nhắc khách hàng xem trên máy đếm tiền đến khi khách hàng phát hiện thì tiền đã mang ra khỏi ngân hàng. Cả hai trường hợp như trên đều làm mất uy tín đối với khách hàng do lỗi của giao dịch viên không làm đúng theo quy định.
Khi thực hiện thu tiền của khách hàng, giao dịch viên đã không hướng dẫn và yêu cầu khách hàng lập bảng kê thu tiền. Saukhi hỗ trợ khách hàng lập chứng từ, giao dịch viên đưa khách hàng kiểm tra lại thông tin và ký trên chứng từ, khách hàng không biết giao dịch chưa được nhập vào hệ thống và đã cầm chứng từ về. Sau đó, mặc dù khơng có chứng từ bảng kê thu tiền cũng như không nhớ số tiền đã thu của khách hàng nào, giao dịch viên đã tự ý lập, giả mạo chữ ký trên chứng từ và thực hiện giao dịch nộp tiền vào tài khoản của khách hàng khác hoặc rủi ro hơn là lúc này giao dịch viên gian lận lấy luôn số tiền trên.
Chưa thực hiện đúng theo nguyên tắc như phải thu đủ tiền mới thực hiện hạch tốn ghi sổ kế tốn, chi tiền thì phải hạch tốn ghi sổ kế tốn trước sau đó mới thực hiện chi tiền.
Khi thực hiện chi tiền cho khách hàng giao dịch viên phải kiểm tra chữ ký, giấy tờ tùy thân như giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng minh sĩ quan nhân dân Việt Nam còn hiệu lực theo quy định của pháp luật dùng để xác định đặc điểm nhận dạng và nhân thân của người đến giao dịch, nhưng do có trường hợp giấy tờ tùy thân xuất trình bị nhàu nát, hình ảnh khơng rõ nét hoặc chứng minh đã quá thời gian quy định 15 năm hoặc chữ ký không giống mà vẫn chi tiền dẫn đến rủi ro có khi khách hàng mượn hoặc cố ý lấy hoặc giả mạo giấy tờ tùy thân của người khác, hoặc làm giấy tờ giả mạo. Trường hợp khách hàng thân quen không kiểm tra giấy tờ tùy thân, đối chiếu chữ ký đã đăng ký với ngân hàng trước khi giao dịchdẫn đến rủi ro do lỗi của giao dịch viên vì thiếu cẩn thận. Những trường hợp khơng phát hiện được sự gian dối của khách hàng thì rủi ro hồn tồn thuộc về giao dịch viên khi thực hiện món chi tiền trên.
Thực hiện thu đổi ngoại tệ và chi tiền mặt cho khách hàng không đúng tỷ giá quy định của ngân hàng dẫn đến tổn thất cho ngân hàng cũng như khách hàng khi khách hàng bán một lượng lớn tiền ngoại tệ, dẫn đến việc hạch toán giao dịch trên làm chênh lệch một số lượng tiền lớn. Có trường hợp nếu chi thiếu cho khách hàng thì liên lạc khách hàng chi thêm, còn nếu chi dư khách hàng có khigiao dịch viên phải tự bỏ tiền ra. Như vậy thiếu hay thừa cũng đều rủi ro, ảnh hưởng uy tín ngân hàng, sai sót trên đều bị xử lý trách nhiệm theo quy chế mà ngân hàng đã đưa ra.
Nhằm lẫn trong phân loại tiền, chi nhầm loại ngoại tệ: rủi ro xảy ra khi khách hàng yêu cầu rút ngoại tệ này mà chi ngoại tệ khác, với số lượng nhiều hơn số tiền cần rút hoặc loại ngoại tệ khác có giá trị cao hơn, hoặc hạch tốn nhằm ngoại tệ.
Thu tiền từ khách hàng do năng lực yếu kém chưa phát hiện được tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông. Do sơ suất bảng kê tiền nhiều hơn mà số tiền thu ít hơn do khách hàng cố tình gian dối mà giao dịch viên không phát hiện ra rủi ro thiệt về giao dịch viên.
Khách hàng thân quen đến giao dịch thường xuyên, lợi dụng sự tin tưởng của khách hàng khơng nhận chứng từ sau khi hạch tốn mà đã ra về, giao dịch viên đã thực hiện hạch toán nhưng cuối ngày hủy chứng từ trên hoặc khơng hạch tốn giao dịch trên dẫn đến khách hàng bị mất tiền và ngân hàng mất uy tín. Đây cũng là rủi ro khi thực hiện giao dịch một cửa không qua một bộ phận khác thu chi tiền.
Trả tiền thừa thiếu cho khách hàng, lựa chọn tài khoản hạch toán sai trên các màn hình giao dịch.
Thu tiền của khách hàng để làm sổ tiết kiệm do thao tác sai kỳ hạn theo yêu cầu của khách hàng dẫn đến sai lãi suất; sổ tiết kiệm của khách hàng chưa đến hạn mà đã tất toán gây thiệt hại cho khách hàng nếu giao dịch viên cẩn thận hơn tư vấn cho khách hàng biết; có trường hợp khách hàng phát hiện ngay để chỉnh sửa kịp thời nhưng có trường hợp hậu kiểm phát hiện hoặc không phát hiện ra dẫn đến lúc này ngân hàng sẽ mất sự tin tưởng của khách hàng và không đến giao dịch nữa.
Rủi ro liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thể hiện số lỗi ở báo cáo rủi tác nghiệp trong nghiệp vụ ngân quỹ và tiền gửi
Nghiệp vụ ngân quỹ xảy ra ít lỗi so với những nghiệp vụ khác và có xu hướng giảm năm 2010 1.840 lỗi, năm 2012 giảm còn 939 lỗi nhưng đến tháng 6 năm 2013 lại tăng lên 1.735 lỗi, đây là nghiệp vụ chiếm tỷ trọng nhỏ 2,43% trong các lỗi tác nghiệp, tuy nhiên lại thường xảy những lỗi có mức độ rủi ro kế toán cao gây tổn thất lớn và dẫn đến rủi ro cho ngân hàng.
Rủi ro trong nghiệp vụ
Nhằm lẫn trong việc phân loại tiền
Lựa chọn tài khoản hạch toán sai trên màn hình giao dịch Trả thừa/thiếu tiền cho khách hàng
Khơng phát hiện tiền giả, thiếu tiền trong các bó niêm phong.
Lỗi xảy ra nhiều nhất:
Chênh lệch ấn chỉ giữa kho và sổ sách
Để tồn quỹ tiền mặt cuối ngày không đúng quy định Sai sót trong cơng tác hạch tốn
Tình trạng vượt hạn mức quy định vẫn cịn khá cao gây lãng phí vốn, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro trong việc bảo vệ tiền mặt, có thể tạo cơ hội cho một số đối tượng nhân viên thối hóa, biến chất hay kẻ gian lợi dụng sơ hở lấy tiền mặt sử dụng cho mục đích cá nhân và cũng không loại trừ trường hợp đã xảy ra tổn thất nên phải duy trì vượt trạng thái để đảm bảo khả năng chi trả, một số chi nhánh cịn tồn tại tình trạng thiếu các thiết bị báo động hoặc các thiết bị báo động không hoạt động (hệ thống chống đột nhập kho tiền, còi báo động, thiếu két sắt cho giao dịch viên…), thiếu camera tại quầy giao dịch.
Ngoài ra các dấu hiệu khác như: không luân chuyển nhân viên đúng quy định, không lập và lưu trữ bảng kê thu, chi tiền mặt cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với quá trình tác nghiệp giao dịch tiền mặt thực tế.
Để giảm thiểu các lỗi liên quan đến nghiệp vụ ngân quỹ, yêu cầu các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Nâng cao vai trò trách nhiệm của bộ phận giao dịch viên, ngân quỹ, bảo vệ, lái xe.
Còn ở nghiệp vụ tiền gửi cho thấy để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh, BIDV đã triển khai sản phẩm tiền gửi với nhiều tính năng và tiện ích hấp dẫn. Do đó, tình hình huy động vốn của BIDV qua các năm tăng trưởng nhanh chóng. Và lỗi của nghiệp vụ này cũng giảm qua các năm nhưng nó vẫn đứng thứ 5 trong tổng các lỗi sai sót chiếm 7,42% với 18.115 lỗi, tập trung chủ yếu vào các sai sót trong cơng tác hạch tốn và chế độ chứng từ.
Lỗi có mức rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ này:
Giao dịch viên không phát hiện tiền giả
Lựa chọn tài khoản hạch tốn sai, nhập sai/thay đổi thơng tin lãi suất, kiểm sốt viên khơng phát hiện việc nhập sai giao dịch của giao dịch viên
Giao dịch viên có hai user ở trạng thái hoạt động, sử dụng chung user, password
Giao dịch viên, kiểm soát viên thực hiện giao dịch trên tài khoản của chính mình, khơng khớp đúng chữ ký của giao dịch viên, kiểm soát viên trên chứng từ.
Lỗi xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này:
Hồ sơ khách hàng chưa thực hiện quét hình ảnh mẫu dấu chữ ký; hồ sơ mở tài khoản của khách hàng không hợp lệ; chữ ký khách hàng không khớp đúng với chữ ký đăng ký trên hệ thống
Giao dịch viên nhập giao dịch khơng chính xác (chọn sai mã sản phẩm, chọn nhầm mã tiền tệ, hạch toán nhầm tài khoản…)
Giao dịch viên thực hiện giao dịch vượt hạn mức
Ghi sai nhầm nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ, giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, ủy nhiệm chi của khách hàng không ghi đủ thông tin theo quy định.
Nguyên nhân của những lỗi tác nghiệp trên xuất phát từ sự cẩu thả, sơ suất, không kiểm tra kỹ chứng từ củanhân viên, vài trường hợp do lượng khách hàng đông nhưng số tiền giao dịch nhỏ nên đã ảnh hưởng đến quá trình tác nghiệp của nhân viên.
Biểu đồ 2.4: Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi năm 2010-6/2013
Đơn vị tính: số lỗi
Nguồn: Báo cáo đánh giá rủi ro tác nghiệp tại BIDV năm 2010-6/2013
7.857 4.208 3.428 2.622 0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 8.000 9.000
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Tháng 6 năm 2013
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi
2.2.2.2 Rủi ro liên quan đến kế tốn nghiệp vụ cho vay
Rủi ro tín dụng hiện nay xảy ra rất nhiều và cũng làm thiệt hại rất lớn cho ngân hàng cũng như khách hàng nhưng rủi ro kế toán nghiệp vụ cho vay chiếm tỷ lệ nhỏ và được thể hiện:
Khi nhận chứng từ phát vay từ bộ phận khác chuyển đến giao dịch viên khơng chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hợp đồng như số tiền giải ngân, lãi suất, kỳ hạn, hạn mức cho vay nhưng là người hạch toán bút toán tiền vay trên, ở khâu này vẫn xảy ra những rủi ro. Như trường hợp khách hàng vừa phát vay để chuyển tiền trả tiền hàng và nhân viên tín dụng thực hiện thu nợ vay của khách hàng. Do sơ suất của nhân viên tín dụng khơng coi số dư trên tài khoản có đủ để thực hiện thu nợ và chuyển tiền không, đến khâu bộ phận giao dịch nhanh chóng chuyển tiền cho khách hàng vì sợ hết giờ giao dịch nên đã thực hiện chuyển tiền trước. Và đến gần cuối ngày sau khi đã thực hiện những giao dịch cần làm trước mới bắt đầu thu nợ,tài khoản lúc này của khách hàng khơng đủ số dư(nhân viên tín dụng đã về hoặc khơng liên lạc được để khách hàng vô nộp tiền liền) dẫn đến rủi ro thuộc về phía ngân hàng và giao dịch viên chịu trách nhiệm về việc khơng hạch tốn thu nợ trước khi chuyển tiền.
Khi thực hiện cho vay hợp vốn với các chi nhánh khác, tiền chưa chuyển về đủ mà bộ phận giao dịch của chi nhánh đầu mối đã thực hiện phát vay phần chi nhánh mình đồng thời thực hiện chuyển hết số tiền đi cho khách hàng dẫn đến hạch tốn sai tính chất tài khoản đã thực hiện ghi nợ trước và ghi có sau (vì lúc này tài khoản chưa có tiền mà đã thực hiện báo nợ chuyển tiền đi trước).
Thực hiện chi tiền giải ngân không đúng đối tượng là chủ tài khoản, hoặc người được giới thiệu, ủy quyền đến nhận tiền của đơn vị. Giao dịch viên không kiểm tra giấy tờ ủy quyền của đơn vị đã thực hiện chi tiền dẫn đến thất thoát tiền của khách hàng cũng như của ngân hàng.
Vì với tâm lý người đi vay tiền (được cho vay tiền là mừng), nhân viên tín dụng yêu cầu khách hàng ký khống lên chứng từ như giấy lĩnh tiền, ủy nhiệm chi…khi khách hàng đến vay tiền với lý do nhanh gọn hoặc để đối phó bộ phận