Biểu đồ 2 .4 Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụtiền gửi từ năm 2010-6/2013
Biểu đồ 2.5 Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chuyển tiền năm 2010-6/2013
Đơn vị tính: số lỗi
Nguồn: Báo cáo đánh giá rủi ro tác nghiệp tại BIDV năm 2010-6/2013
6.427 5.204 4.813 2.388 0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Tháng 6 năm 2013
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chuyển tiền
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chuyển tiền
2.2.3 Những rủi ro khác làm ảnh hƣởng hoạt động kế tốn nhƣ về cơng nghệ thơng tin, yếu tố bên ngồi tác động, cơng tác tổ chức…
Ngân hàng là một trong những lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin sớm nhất và nhiều nhất.Công nghệ thông tin đã hỗ trợ rất nhiều trong hoạt động kế toán.Hoạt động kế toán tại các NHTM Việt Nam hầu hết được xử lý bằng máy tính mang lại rất nhiều tiện ích cho khách hàng và cả ngân hàng. Những thông tin cần thiết trong hoạt động kế tốn đã được máy tính xử lý một cách nhanh chóng và chính xác nhằm mang lại hiệu quả thiết thực cho con người. Lợi ích từ việc đầu tư cơng nghệ cho ngân hàng đặc biệt là trong hoạt động kế toán tạo một sức bật quan trọng trong việc cạnh tranh gay gắt trên thương trường và cho phép ngân hàng phát triển các sản phẩm mới, tiên tiến hiện đại hơn giúp cho ngân hàng tồn tại và phát triển bền vững lâu dài đồng thời đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng nhất là những khách hàng có nhu cầu cao về những tiện ích mà ngân hàng đã cung cấp cho họ. Bên cạnh những tiện ích mà cơng nghệ thơng tin hiện đại mang lại thì bất kỳ sự cố rủi ro nào xảy ra đối với hệ thống công nghệ thông tin đều cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán dù lớn hay nhỏ vì hiện nay con người phụ thuộc nhiều về cơng nghệ thơng tin, những tiến bộ mà máy tính mang lại. Cụ thể như:
Sự cố về kỹ thuật làm cho các giao dịch bị ngưng trệ, thời gian xử lý một giao dịch mất rất nhiều thời gian do hệ thống đường truyền chậm dẫn đến việc thanh toán của khách hàng bị chậm trễ làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của khách hàng.
Khơng thực hiện tốt chính sách bảo mật, việc cấp quyền cho người truy cập vào hệ thống của ngân hàng chưa phù hợp với nhiệm vụ quy định, chưa có quy định rõ trách nhiệm người truy cập, do so suất phân cấp quyền tự phê duyệt sai so với quyết định làm phát sinh giao dịch viên thực hiện vượt hạn mức cho phép.
Chưa tách bạch giữa quyền quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm nghiệp vụ với quyền người sử dụng. Quản trị viên không được biết mật khẩu của người truy cập, người sử dụng và ngược lại. Người được trao quyền truy cập phải tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu truy cập của mình.
Chưa giám sát, hạn chế được số lần truy cập không hợp lệ vào hệ thống.
Chưa đảm bảo cơ sở dữ liệu không được truy cập trực tiếp, việc sửa chữa thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thực hiện bằng các công cụ và chương trình theo đúng quy định.
Rủi ro liên quan đến công nghệ ngân hàng còn xảy ra trong trường hợp chuyên gia về lĩnh vực cơng nghệtìm cách truycập vào hệ thống ngân hàng để rút tiền từ tài khoản khách hàng hay của nhân viên ngân hàng (chủ yếu là ngoại tệ) nhằm chuyển ra nước ngoài nhằm trục lợi cá nhân.Rủi ro này làm thiệt hại nghiêm trọng về tiền của của khách hàng cũng như về phía ngân hàng nếu khơng phát hiện kịp thời để ngăn chặn.
Xu hướng áp dụng công nghệ hiện đại vào BIDV như áp dụng hệ thống internet banking, mobile banking, chữ ký điện tử…tiềm ẩn rủi ro khi tội phạm máy tính ngày một tinh vi. Rủi ro do các yếu tố bên ngoài là các rủi ro nằm ngoài sự kiểm soát của ngân hàng và thường do các sự kiện của các ngân hàng khác nhưng ảnh hưởng tác động đến ngành như gian lận, trộm cắp bên ngoài, hỏa hoạn, thiên tai, khủng bố...
Từ báo cáo rủi ro tác nghiệp cho thấy rủi ro trong nghiệp vụ điện toán và nghiệp vụ thẻ chịu tác động rủi ro từ gian lận bên ngồi, rủi ro cơng nghệ là nhiều nhất và có một phần do lỗi của nhân viên ngân hàng.
Nghiệp vụ điện toán cũng chiếm tỷ lệ 6,38% trong tổng hợp lỗi, số lỗi cũng đã giảm dần qua các năm 2010 đến 7.879 lỗi mà đến tháng 6 năm 2013 chỉ còn 447 chứng tỏ nghiệp vụ điện tốn đã giảm nhiều. Sai sót tác nghiệp trong nghiệp vụ điện toán xảy ra rủi ro cao nhất là lỗi khơng khóa user của nhân viên nghỉ ốm/đi cơng tác trong thời gian dài, chưa bàn giao user, password giữa nhân viên điện tốn và người sử dụng, chưa có đường truyền dự phịng, số máy chủ cơng suất khơng đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng những lỗi điện tốn tuy chiếm tỷ lệ nhỏ nhưng nó cũng ảnh hưởng không nhỏ đến rủi ro trong hoạt động kế tốn.
Yếu tố bên ngồi dẫn đến rủi ro thì nghiệp vụ thẻ là nghiệp vụ có số lỗi cao nhất chiếm 38,89% tỷ lệ lỗi, năm 2010 xảy ra 25.439 lỗi, năm 2011 xảy ra 25.850
lỗi, năm 2012 xảy ra 42.489 lỗi, tháng 6 năm 2013 xảy ra 1.141 lỗi giảm đáng kể so với những năm trước. Đây là nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao, chủ yếu liên quan đến gian lận bên ngoài.
Rủi ro liên quan đến gian lận bên ngoài: các rủi ro xảy tương đối nhiều,
chứa đựng những nguy cơ rủi ro của BIDV như: Máy ATM bị tấn công.
Khách hàng dùng giấy tờ giả để phát hành thẻ.
Khách hàng cho người khác mượn và mã số cá nhân để rút tiền sau đó khiếu nại ngân hàng.
Rủi ro liên quan đến nhân viên ngân hàng, hệ thống công nghệ thông tin:
Không thẩm định thông tin khách hàng khi mở thẻ, nhập thông tin khách hàng vào hệ thống khơng chính xác, nhập tiền vào máy ATM nhầm ơ tiền, liên kết tài khoản bị sai, máy ngừng hoạt động do lỗi phục vụ (hết tiền, hết giấy in, do lỗi đường tuyền, máy ATM mất điện, lỗi đầu đọc thẻ, lỗi khay tiền, hỏng màn hình…), giao thẻ nhầm cho chủ thẻ, không lưu mã số két, chìa khóa ATM tại kho tiền chi nhánh…Lỗi liên quan đến công nghệ thông tin đã khiến cho chủ thẻ rút tiền thành công, nhận được tiền nhưng tài khoản không ghi nợ, lỗi này nguy cơ gây thiệt hại BIDV khi chủ thẻ cố tình khơng hồn trả hoặc gây khó dễ khi hồn trả số tiền đã rút nhưng không bị ghi nợ tài khoản.
Để giảm thiểu các lỗi liên quan đến nghiệp vụ thẻ, yêu cầu nhân viên liên quan thực hiện đúng quy định về nghiệp vụ thẻ ghi nợ nội địa và thẻ quốc tế, kiểm soát việc thực hiện giao dịch thẻ, phòng ngừa rủi ro, rà sốt tồn bộ hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động ATM, bổ sung camera, hệ thống báo động các ATM chưa được trang bị, kiểm tra để phát hiện những hình ảnh, dấu hiệu nghi ngờ đồng thời nâng cao cảnh giác, tăng cường công tác kiểm tra máy ATM/POS.
Rủi ro liên quan đến công tác tổ chức cán bộ cũng cho thấy các vụ tội phạm đối với ngành ngân hàng liên tiếp xảy ra trong thời gian gần đây đã gióng lên hồi chng về vấn đề quản trị nhân sự trong ngành ngân hàng hiện nay và trong đó có
sự tiếp tay từ nhân viên ngân hàng hoặc chính nhân viên ngân hàng lợi dụng chức vụ quyền hạn cố ý làm trái quy trình nghiệp vụ nhằm mục đích trục lợi.Điều này cho thấy còn tồn tại một số vấn đề nghiêm trọng về sự tha hóa đạo đức của một phần nhân viên.Nguồn nhân lực yếu kém không chỉ tạo ra hạn chế trong quản trị ngân hàng, ảnh hưởng đến dấu hiệu kinh doanh mà còn tiềm ẩn rủi ro đạo đức lớn.Ví dụ như những lỗi trong công tác tổ chức cán bộ quý 1 năm 2013 là không luân chuyển nhân viên đã quá thời gian luân chuyển theo đúng quy định (45 lỗi/481 chiếm 9,3%), nhân viên tuyển dụng 6 tháng chưa qua lớp đào tạo nghiệp vụ có thể dẫn đến rủi ro thực hiện tác nghiệp không đúng quy định hoặc bị đối tượng xấu lừa đảolôi kéo phạm tội (124 lỗi/481 chiếm 25,7%), số nhân viên chưa được nghỉ phép trong năm (223 lỗi/481 chiếm 46,4%)…