Sơ đồ 3.1 : Giá trị cốt lõi của BIDV
3.2 Giải pháp phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế toán
3.2.2 Giải pháp liên quan đến các vănbản ban hành
Với tình hình kinh tế thế giới, kinh tế trong nước có nhiều bất ổn, Nhà nước khơng ngừng có những chính sách thay đổi chính sách linh hoạt, thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế vĩ mơ. Các chính sách này phần nào đã đi vào cuộc sống, góp phần ổn định cơ bản nền kinh tế nói chung và hệ thống ngân hàng nói riêng. Tuy nhiên, rủi ro vẫn luôn tiềm ẩn trong hoạt động ngân hàng và gắn liền với yếu tố bất ổn của nền kinh tế.
Những mặt tồn tại trong công tác ban hành, quản lý văn bản chế độ:Mặc dù trong thời gian vừa qua, công tác ban hành văn bản chế độ đã được nhiều kết quả, góp phần hồn thiện hệ thống văn bản chế độ một cách đầy đủ, đồng bộ, tạo cơ sở pháp lý nội bộ cho hoạt động quản trị, điều hành, kinh doanh hiệu quả, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật. Thiết kế cây văn bản cho biết những văn bản nào còn hoặc hết hiệu lực, giúp ích rất nhiều trong việc cập nhật cơng văn. Bên cạnh đó, BIDV đang trong thời kỳ đổi mới sau cổ phần hóa, tái cơ cấu nên việc tồn tại số lượng văn bản còn hiệu lực lớn và thời gian ban hành văn bản đã lâu. Điều này gây khó khăn cho các nhân viên trong việc tiếp cận cũng như theo dõi kịp thời, đầy đủ văn bản đặc biệt là nhân viên mới. Đến khi ra công văn mới lại thay đổi công văn liên tục (cuối năm ra vài tháng sau thay đổi) khiến nhân viên không thể nắm bắt hiểu rõ hết quy định quy trình đến khi hiểu nắm bắt thì lại thay đổi. Cơng tác ban hành văn bản cũng còn nhiều bất cập, chồng chéo.
Để hoàn thiện hệ thống văn bản chế độ cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thường xuyên cập nhật lên cây văn bản (đã thiết kế) những văn bản nào hết hiệu lực, những văn bản nào mới ban hành, ghi chú đánh dấu dễ nhìn dễ hiểu.
Quy trình hóa nghiệp vụ: BIDV cần ban hành đủ, không thiếu, không thừa, tránh chồng chéo hoặc quá nhiều văn bản.
Hồn thành quy trình, quy chế nghiệp vụ theo hướng chặt chẽ, hiệu quả hơn. Đào tạo và kiểm tra sau đào tạo quy trình nghiệp vụ đồng thời làm rõ trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên trong quy trình thực hiện, tránh để nhân viên thực hiện nhiều vai trị trong một quy trình. Tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt sự tuân thủ quy trình.
Thường xuyên rà soát, đánh giá các nghiệp vụ nhằm phát hiện ra các sơ hở, kẽ hở dễ bị lợi dụng để chỉnh sửa kịp thời, bổ sung hoàn thiện theo hướng bên cạnh việc tạo thuận lợi cho khách hàng thì cũng phải đảm bảo mức độ kiểm soát phù hợp từng nghiệp vụ, đồng thời hạn chế những thiếu sót, khe hở trong nghiệp vụ mà nhân viên BIDV hoặc khách hàng/đối tác lợi dụng để thực hiện hành vi vi phạm, tiêu cực.
Đối với văn bản trùng lắp, sửa đổi nhiều lần hoặc có thay đổi lớn yêu cầu thực hiện cơ cấu thành một văn bản cho thống nhất. Với những văn bản sửa đổi, bổ sung nghiên cứu, hướng dẫn hình thức cập nhật các nội dung sửa đổi, bổ sung vào bản gốc, đăng tải một bộ hoàn thiện sau sửa đổi, bổ sung để các đơn vị thành viên tiện theo dõi và tra cứu.
Ban hành đầy đủ chế tài xử lý có tính răn đe cao với tất cả các đối tượng có ý đồ thực hiện hành vi gian lận. Đồng thời cần nghiêm khắc áp dụng các chế tài này để xử lý, tránh tình trạng nhân viên xem thường khung xử lý mà cố ý vi phạm.
Cập nhật thường xuyên các sự cố rủi ro tác nghiệp đã được phát hiện tại các ngân hàng thương mại trong nước và trên thế giới cũng như nội bộ BIDV, phân tích, đánh giá ngun nhân, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho BIDV.
Ban hành văn bản cảnh báo rủi ro trong toàn hệ thống khi phát hiện sự cố nhằm nâng cao cảnh giác nhân viên, đăng tải các văn bản hướng dẫn cảnh báo khách hàng những thủ thuật lừa đảo đã và đang xảy ra trên trang mạng nội bộ của BIDV hay phát tờ rơi cảnh báo tại các điểm giao dịch của BIDV khi cần thiết.
Ban hành sổ tay từng nghiệp vụ cơ bản làm tài liệu chuẩn để nhân viên thực hiện nghiệp vụ một cách nhanh chóng.
Yêu cầu đối với chi nhánh:Triển khai cụ thể hóa văn bản hướng dẫn của HSC cho phù hợp với điều kiện thực tế tại chi nhánh, cần có sự phối hợp, thống nhất cách thực hiện giữa các phòng, bộ phận; thực hiện nghiên cứu, chấp hành đúng theo hướng dẫn của HSC và cũng từ việc nghiên cứu các văn bản một cách kỹ lưỡng đó mà chi nhánh đã thường xuyên có sự trao đổi góp ý với HSC để chỉnh sửa cho phù hợp, ngày một hoàn thiện các văn bản về quy định quy trình nghiệp vụ hơn; thực hiện quản lý vănbản khoa học đảm bảo dễ truy cập tìm kiếm và khai thác.
3.2.3 Tăng cƣờng giám sát nhân viên
Nhân viên sau khi tuyển dụng cần được đào tạo vững chắc các quy định quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ bản và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận cơng việc tốt.
Lý lịch cơng tác của từng nhân viên: trình độ học vấn, các chuyên ngành đã được đào tạo, những công việc và thời gian trải qua những cơng việc đó. Kết quả những cơng việc được giao của từng nhân viên được đánh giá qua mở sổ theo dõi chi tiết công việc hàng ngày, thời gian giao việc, tiến độ hoàn thành, chất lượng cơng việc được giao, những sai sót mắc phải.
Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động, quy chuẩn đạo đức, quy tắc ứng xử.
Thái độ, trách nhiệm với công việc được giao hàng ngày, tư cách nhân viên, đạo đức nghề nghiệp.
Các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong phối hợp công việc với các đồng nghiệp.
Từ những tiêu chí đánh giá trên, ngân hàng sẽ phát hiện ra những rủi ro sau:
Trình độ nghiệp vụ, năng lực nhân viên kế toán chưa đáp ứng yêu cầu công việc: không am hiểu, không nắm vững quy định, quy trình làm việc theo thói quen.
Thiếu kinh nghiệm nghề nghiệp: khơng có khả năng nhận định và xử lý nghiệp vụ phát sinh những trường hợp mới, trường hợp đặc biệt cần vận dụng kiến thức từ nhiều lĩnh vực, nghiệp vụ khác để xử lý.
Chưa chấp hành đúng quy định, quy trình nghiệp vụ, nội quy lao động: thực hiện giao nhận chứng từ với khách hàng không theo đúng quy định, làm thất lạc hay bỏ quên chứng từ chưa xử lý, vi phạm quy định về bảo mật thông tin cho khách hàng.
Thiếu tinh thần trách nhiệm trong xử lý công việc: lập chứng từ không đúng quy định, lưu trữ chứng từ gốc không đầy đủ, thực hiện giải ngân không đúng đối tượng…
Chưa tuân thủ quy tắc ứng xử: giao tiếp ứng xử quá thân thiện, cả nể hoặc thiếu văn minh, lịch sự gây khó chịu cho khách hàng, ảnh hưởng khơng tốt đến hình ảnh thương hiệu và uy tín của BIDV.
Vi phạm đạo đức nghề nghiệp: có hành vi lừa đảo, gian lận, biển thủ, trục lợi cá nhân.
Từ những dấu hiệu có khả năng xảy ra nêu trên BIDV sẽ xem xét và xử lý tùy theo mức độ vi phạm:
Tăng cường giám sát, theo dõi chặt chẽ những nhân viên có dấu hiệu vi phạm như trên, trực tiếp nhắc nhở, tìm biện pháp bồi dưỡng giáo dục để phát huy thế mạnh của từng nhân viên đồng thời phát hiện, ngăn ngừa kịp thời những biểu hiện hành động sai lệch có thể mang đến rủi ro cho ngân hàng, khách hàng và bản thân của nhân viên.
Nếu những giải pháp phịng ngừa trên khơng có kết quả, những biểu hiện sai phạm vẫn tiếp tục và khơng có dấu hiệu khắc phục thì ngân hàng nên kịp thời có biện pháp xử lý mạnh hơn: như thực hiện quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân, tập thể trong hoạt động tác nghiệp tại BIDV theo 2060/QĐ –HĐQT ngày 20/12/2012 hoặc chuyển cơng tác, chuyển sang phịng ban khác hoặc tạm thời đình chỉ cơng tác chờ quyết định của ngân hàng.
Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát
Nâng cao vai trò, trách nhiệm của người kiểm tra ngay trong quy trình thực hiện gồm: giao dịch viên, kiểm soát viên.
Đây là bộ phận quan trọng nhất của việc phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế tốn vì mọi thơng tin liên quan đến khách hàng đều bắt nguồn từ bộ phận này. Vì vậy cần tăng cường vai trò, trách nhiệm của người kiểm tra ngay trong quy trình bằng cách phổ biến các quy định, hướng dẫn và tuyên truyền về vai trò quan trọng của khối giao dịch.
Nâng cao vai trò trách nhiệm của bộ phận kiểm soát sau bao gồm: bộ phận hậu kiểm, bộ phận quản lý rủi ro.
Bộ phận hậu kiểm có vai trị to lớn trong việc kiểm soát sau đối với các giao dịch tại chi nhánh. Tất cả các chứng từ giao dịch với khách hàng đều được giao nộp về cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra giám sát và đưa ra biện pháp xử lý đối với các giao dịch khơng đúng quy định. Vì vậy, cần tăng cường vai trò trách nhiệm của bộ
phận hậu kiểm nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ, kịp thời các giao dịch phát sinh. Đặc biệt ở quy trình giao dịch một cửa đem lại sự thuận tiện cho khách hàng, tiết kiệm thời gian và giảm phiền hà cho khách hàng đến giao dịch nhưng cũng từ đó phát sinh nhiều rủi ro nếu cơng tác giám sát an ninh, kiểm sốt quy trình giao dịch một cửa chưa thực sự chặt chẽ dẫn đến nhiều thiệt hại về tiền của.Mọi phát hiện về những giao dịch có dấu hiệu khơng bình thường (số dư tiền gửi, tiền vay của khách hàng thay đổi đột ngột mà khơng có chứng từ chứng minh, hồ sơ thơng tin khách hàng trên máy bị mất, bị thay đổi nhưng khơng có sự tác động của người có thẩm quyền) bộ phận hậu kiểm theo dõi phải báo cáo lãnh đạo để xử lý, phải phát huy vai trị kiểm sốt của lãnh đạo phòng và giám sát nhân viên.
Bộ phận quản lý rủi ro cần tổ chức kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất hoạt động tác nghiệp của các bộ phận để có cái nhìn tổng thể về rủi ro của từng nghiệp vụđồng thời cán bộ rủi ro phải am hiểu tất cả quy trình nghiệp vụ từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa rủi ro và xử lý kịp thời.
Kiểm tra của lãnh đạo
Ban lãnh đạo cần tổ chức kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất đối với các nghiệp vụ của chi nhánh nhằm phát hiện kịp thời các rủi ro phát sinh.
Đổi mới cơ cấu tổ chức, phương thức vận hành hệ thống kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống: rà soát, đánh giá lại về tính hợp lý trong việc bố trí lực lượng kiểm tra tại HSC, tăng cường tính độc lập cũng như các điều kiện hỗ trợ cho đội ngũ này để có đủ thẩm quyền xử lý đối với từng cấp trong hệ thống điều hành, đồng thời xem xét thiết lập bộ phận giám sát tuân thủ tại đơn vị thành viên để đảm bảo thực hiện chức năng kiểm tra của lãnh đạo đơn vị, xác định rõ trách nhiệm của nhân viên kiểm tra, đặc biệt từ nhân viên trưởng đồn trở lên để đảm bảo tính trung thực, kịp thời của cuộc kiểm tra, rà soát luân chuyển, sắp xếp lại vị trí cơng tác đối với nhân viên kiểm tra không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
Đổi mới quy trình và phương thức kiểm tra, kiểm soát bao gồm việc kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra theo chương trình và cơng tác tự kiểm tra.
Xử lý sau kiểm tra:
Sau khi đã có kết luận kiểm tra, kiểm soát đảm bảo kịp thời chính xác, minh bạch có tác dụng răn đe cao với các hình thức xử lý phù hợp ở nhiều cấp độ: miễn nhiệm/đình chỉ chức vụ/đền bù vật chất…Quy định rõ trách nhiệm của từng cấp trong việc khắc phục sau thanh tra, kiểm tra, có những chế tài cụ thể đối với từng trường hợp chậm khắc phục, để những sai phạm tương tự tiếp diễn xảy ra.
3.2.4 Phòng ngừa rủi ro liên quan đến từng khâu, nghiệp vụ cụ thể
3.2.4.1 Phòng ngừa rủi ro trong khâu giao nhận và xử lý chứng từ ban đầu
Khi giao nhận chứng từ với khách hàng nếu là chứng từ thỏa thuận bản fax hoặc thực hiện hạch toán sau ngày làm việc tiếp theo do hết giờ chuyển tiền thì phải mở sổ giao nhận để ký xác nhận hai bên ghi rõ ngày giờ tháng năm nhận và chỉ giao dịch với những người được doanh nghiệp giới thiệu đến ngân hàng giao dịch hoặc thấy có nghi ngờ phải kiểm tra thơng tin từ phía doanh nghiệp.
Kiểm tra đầy đủ các yếu tố cần thiết khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được đào tạo kĩ như ngày lập, số tiền bằng số, bằng chữ, dấu và chữ ký có đầy đủ, đúng chữ ký chưa…Trường hợp nếu phát hiện thiếu yếu tố chưa hợp lệ hướng dẫn khách hàng bổ sung hoặc đổi lại không chấp nhận chứng từ sai, thiếu sau đó gây chậm trễ cho khách hàng do khơng thanh tốn được. Chứng từ phải được xử lý ngay, trường hợp quá giờ thanh toán hoặc tài khoản không đủ số dư phải báo ngay cho khách hàng biết để thực hiện chuyển vào ngày hôm sau hoặc nộp tiền bổ sung.Trường hợp phát hiện chữ ký hết hiệu lực thông báo khách hàng làm thủ tục đăng ký lại mới thực hiện giao dịch rút chuyển tiền.
3.2.4.2 Phòng ngừa rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch
Một vài nghiệp vụ chủ yếu của ngân hàng thương mại cần chú ý:
Trong kế toán chi tiền mặt: Khi chi tiền mặt cho khách hàng có thể xảy
ra sai sót như séc lĩnh tiền mặt quá thời hạn hiệu lực, chữ ký và dấu không rõ ràng, không đúng mẫu đăng ký, giấy tờ tùy thân của người lĩnh tiền khó nhận dạng. Nhất là hiện nay, tình trạng làm giả các giấy tờ đang ở mức báo động. Vì vậy nhân viên
kế toán phải kiểm tra kỹ các yếu tố hợp lý, hợp lệ trên chứng từ lĩnh tiền mặt như đã nêu trên trước khi giao tiền cho khách hàng.
Vì vậy khâu chi tiền mặt cần phải có kiến thức cơ bản cách nhận biết chứng minh nhân dân giả (như bị bong tróc, ảnh mờ, thơng tin trên chứng minh có bị tẩy xóa khơng, màu sắc, cịn hiệu lực sử dụng, font chữ, cỡ chữ…), hộ chiếu giả, giả mạo chữ ký bằng cách bắt chước, hoặc chủ tài khoản cố tình ký khác chữ ký đã đăng ký với ngân hàng, giả mạo chữ ký bằng kỹ thuật in. Trường hợp thấy nghi ngờ phải có biện pháp xử lý kịp thời như báo lãnh đạo, hoặc công an gần nhất nếu phát hiện đối tượng đang nằm trong danh sách đen.
Trường hợp gặp thường xuyên chữ ký không đúng (lúc đăng ký khác, giờ ký khác do có thể đổi chữ ký hoặc người già không nhớ chữ ký lúc đầu đã đăng ký), dấu không rõ, chứng minh hết hiệu lực, bởi vậy giao dịch viên ngoài kiểm tra kỹ các yếu tố nêu trên vì nó là vấn đề then chốt cần thiết trong khâu chi tiền mặt, thì những yếu tố cần thiết khác để giao dịch viên có thể linh động như giấy phép lái xe, thẻ sinh viên…để đối chiếu hoặc đặt những câu hỏi liên quan đến bản thân để xác định khách hàng. Nếu khơng xác định chính xác được khách hàng thì giao dịch viên có quyền từ chối giao dịch.
Trong kế toán thu tiền mặt:
Khi thu tiền mặt có thể gặp rủi ro thu tiền giả, xếp tiền khơng đủ sau đó đổ lỗi cho nhân viên ngân hàng hoặc khách hàng cố tình giả mạo chữ ký và dấu thu tiền của ngân hàng để xuất trình cho đối tác để nhận hàng. Trong trường hợp này