Sơ đồ 3.1 : Giá trị cốt lõi của BIDV
3.2 Giải pháp phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế toán
3.2.4.2 Phòng ngừa rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch
Một vài nghiệp vụ chủ yếu của ngân hàng thương mại cần chú ý:
Trong kế toán chi tiền mặt: Khi chi tiền mặt cho khách hàng có thể xảy
ra sai sót như séc lĩnh tiền mặt quá thời hạn hiệu lực, chữ ký và dấu không rõ ràng, không đúng mẫu đăng ký, giấy tờ tùy thân của người lĩnh tiền khó nhận dạng. Nhất là hiện nay, tình trạng làm giả các giấy tờ đang ở mức báo động. Vì vậy nhân viên
kế tốn phải kiểm tra kỹ các yếu tố hợp lý, hợp lệ trên chứng từ lĩnh tiền mặt như đã nêu trên trước khi giao tiền cho khách hàng.
Vì vậy khâu chi tiền mặt cần phải có kiến thức cơ bản cách nhận biết chứng minh nhân dân giả (như bị bong tróc, ảnh mờ, thơng tin trên chứng minh có bị tẩy xóa khơng, màu sắc, cịn hiệu lực sử dụng, font chữ, cỡ chữ…), hộ chiếu giả, giả mạo chữ ký bằng cách bắt chước, hoặc chủ tài khoản cố tình ký khác chữ ký đã đăng ký với ngân hàng, giả mạo chữ ký bằng kỹ thuật in. Trường hợp thấy nghi ngờ phải có biện pháp xử lý kịp thời như báo lãnh đạo, hoặc công an gần nhất nếu phát hiện đối tượng đang nằm trong danh sách đen.
Trường hợp gặp thường xuyên chữ ký không đúng (lúc đăng ký khác, giờ ký khác do có thể đổi chữ ký hoặc người già không nhớ chữ ký lúc đầu đã đăng ký), dấu không rõ, chứng minh hết hiệu lực, bởi vậy giao dịch viên ngoài kiểm tra kỹ các yếu tố nêu trên vì nó là vấn đề then chốt cần thiết trong khâu chi tiền mặt, thì những yếu tố cần thiết khác để giao dịch viên có thể linh động như giấy phép lái xe, thẻ sinh viên…để đối chiếu hoặc đặt những câu hỏi liên quan đến bản thân để xác định khách hàng. Nếu khơng xác định chính xác được khách hàng thì giao dịch viên có quyền từ chối giao dịch.
Trong kế toán thu tiền mặt:
Khi thu tiền mặt có thể gặp rủi ro thu tiền giả, xếp tiền khơng đủ sau đó đổ lỗi cho nhân viên ngân hàng hoặc khách hàng cố tình giả mạo chữ ký và dấu thu tiền của ngân hàng để xuất trình cho đối tác để nhận hàng. Trong trường hợp này giao dịch viên cần tuân thủ đúng quy trình thu tiền mặt, phải kiểm đếm đầy đủ tiền mà khách hàng nộp theo bảng kê, luôn nhắc nhở khách hàng quan sát việc kiểm đếm tiền để tránh phát sinh những tranh cãi về số tiền giao nhận, phải biết cách nhận biết tiền giả hoặc sử dụng máy để nhận biết, sau khi đã đếm đầy đủ xong đóng dấu mới được hạch tốn ghi có vào tài khoản hoặc chuyển khoản cho khách hàng. Sau khi thực hiện xong trả liên 2 cho khách hàng giữ có đầy đủ chữ ký của giao dịch viên, kiểm soát và dấu của ngân hàng.
Trong kế toán cho vay:
Kiểm tra trước khi giải ngân hồ sơ chứng từ cần thiết có đầy đủ thơng tin, đối tượng giải ngân có được ghi rõ trên hợp đồng chưa. Trường hợp trên hợp đồng ghi khơng khớp với chứng từ thanh tốn như ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt hoặc sai sót trên mặt chứng từ, giao dịch viên có quyền từ chối thực hiện trả lại cho bộ phận quản trị tín dụng để bộ phận quản trị trả lại cho bộ phận quan hệ khách hàng thực hiện chỉnh sửa lại cho đúng.
Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt yêu cầu khách hàng xuất trình chứng minh nhân dân hoặc khơng phải chủ tài khoản thì phải có giấy ủy quyền xác nhận và kiểm tra đầy đủ tính hợp lệ rồi mới thực hiện giải ngân chi tiền cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng nhận nợ vay và thanh toán cho nhiều người khác nhau thì tổng số tiền mà giao dịch viên chuyển đi trên các chứng từ phải bằng số tiền giải ngân.
Khi nhận được đề nghị thu nợ phải kiểm tra xem tài khoản có đủ tiền để thu khơng và phải thực hiện ngay nếu có đủ tiền vì nếu khơng thực hiện ngay sau khi kiểm tra có thể số tiền được chuyển đi theo lệnh của khách hàng hoặc khế ước vay sẽ bị quá hạn nếu khách hàng không biết (phải thông báo cho khách hàng). Trường hợp nhân viên nhằm lẫn nếu phát hiện phải thơng báo cho nhân viênphịng quan hệ xử lý kịp thời chứ không làm y như yêu cầu của nhân viên phòngquan hệ khách hàng khi biết chắc cái đó sai. Khi thực hiện thu nợ phải hạch toán đúng khế ước vay, gốc lãi tránh trường hợp thu nhằm khế ước chưa đến hạn.
Trong thanh toán chuyển tiền quốc tế:
Để phịng ngừa rủi ro trong thanh tốn chuyển tiền quốc tế, giao dịch viên cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ trước khi thanh toán, chỉ thực hiện thanh toán theo đúng phương thức ghi trên lệnh chuyển tiềnnhư hợp đồng, hóa đơn, tờ khai hải quan. Trường hợp phương thức thanh toán ghi trong 3 yếu tố trên không khớp nhau, giao dịch viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung cho phù hợp hoặc có xác nhận chỉnh sửa của hải quan. Trường hợp phương thức thanh toán ứng trước, kế toán chỉ thực hiện thanh toán khi khách hàng cam kết sẽ xuất trình tờ khai hải quan bản
chính và bổ sung bản sao khi nhập hàng vào thời gian cụ thể…Trường hợp đặc biệt hoặc cần bổ sung chỉnh sửa, giao dịch viên cần thực hiện theo đúng quy trình/quy định của ngân hàng và yêu cầu khách hàng phải bổ sung cho phù hợp, kiểm tra danh sách đen trước khi thao tác đẩy điện đi.
3.2.5 Phịng ngừa rủi ro cơng nghệ thơng tin
Hệ thống công nghệ thơng tin có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng hoạt động của tồn hệ thống ngân hàng, do đó vấn đề an ninh bảo mật, hạ tầng cơ sở phục vụ nghiệp vụ này cần phải được quan tâm hàng đầu. Để phòng ngừa tốt rủi ro cơng nghệ, lãnh đạo ngân hàng cùng tồn thể nhân viên phải tuyệt đối tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Dữ liệu được lưu giữ trong hệ thống máy tính của ngân hàng rất quan trọng, là nơi lưu giữ tồn bộ thơng tin liên quan đến khách hàng, ngân hàng. Vì vậy cần được bảo mật tuyệt đối và chỉ được sử dụng đúng mục đích và đúng thẩm quyền.
Hạn chế tối đa các sự cố kỹ thuật làm cho giao dịch bị ngưng trệ hoặc mất dữ liệu hoặc có sự cố kỹ thuật hay bảo trì hệ thống thì phải thơng báo cho khách hàng biết bằng việc dán thông báo quầy giao dịch, máy ATM, POS, ghi dịng thơng báo lên hệ thống máy ATM hoặc nhắn tin đến khách hàng...Thường xuyên theo dõi và cập nhật chương trình diệt virus mới nhằm có kế hoạch phịng ngừa và hạn chế tối đa việc xâm nhập của virus vào hệ thống máy tính của ngân hàng. Cụ thể như sau:
Đối với nhân viên kế toán:
Nhân viên kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ được phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ được quy định .
Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy định, không để người khác biết mật khẩu cũng như không được sử mật khẩu của người khác, phải ghi nhớ mật khẩu những chương trình mình được sử dụng.
Đối với nhân viên điện toán:
Bảo vệ tốt những thiết bị quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống truyền dữ liệu. Sử dụng các biện pháp bảo vệ các thiết bị mạng chống được những rủi ro về mặt thời tiết, nhiệt độ, xâm nhập trái phép…
Đảm bảo các phương thức xử lý và truyền dữ liệu nhanh chóng chính xác, có thiết bị dự phịng khi có sự cố bất ngờ.
Chấp hành đúng các quy định của pháp luật, xây dựng và thực hiện các quy chế, quy trình nghiệp vụ và giám sát, việcchấp hành luôn là biện pháp dự phòng rủi ro hàng đầu và hữu hiệu nhất.
Các phòng trong chi nhánh cần phối hợp với kịp thời với Phịng Điện Tốn (đối với chi nhánh) để treo, tạm khóa user theo đúng quy định, tránh trường hợp tạo khe hở để xảy ra tình trạng gian lận.
Rà sốt cơng tác đảm bảo an ninh, an tồn cơ sở vật chất tại đơn vị, đặc biệt rà sốt tồn bộ hệ thống camera giám sát, bảo đảm hệ thống camera ln hoạt động để có thể ghi hình lại tồn bộ hình ảnh giao dịch đồng thời để phát hiện những hình ảnh có dấu hiệu nghi ngờ.
Có kế hoạch và lập phương án xử lý khi có sự cố bất ngờ xảy ra đồng thời xác định mức độ tổn thất thực tế, tìm nguyên nhân, biện pháp giải quyết sự cố, có hành động để ngăn chặn, giảm thiểu sự cố, phải có biện pháp trước mắt, lâu dài nếu nghiêm trọng phải báo cơ quan chức năng giúp đỡ; theo dõi ghi chép lại những sự cố bất ngờ đó để lưu giữ làm bằng chứng.
3.2.6 Phịng ngừa rủi ro từ phía khách hàng
Đối với các sự cố rủi ro do gian lận từ phía khách hàng, ngân hàng khó có thể kiểm sốt và phịng ngừa một cách triệt để chỉ có thể hạn chế đến mức thấp nhất thông qua các biện pháp kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hiệu quả, cập nhật thường xuyên những thủ đoạn của khách hàng trong và ngoài nước để nhân viên tồn hệ thống có thể nắm bắt kịp thời nâng cao cảnh giác. Tăng cường rà soát các hoạt động của ngân hàng nhằm phát hiện các sơ hở để bổ sung, hoàn thiện kịp thời. Đồng thời,
xây dựng hệ thống chế tài xử lý đủ mạnh nhằm hạn chế các nhân viên ngân hàng để tránh bị dụ dỗ, cấu kết với các đối tượng bên ngoài trong các hành vi gian lận.
Kết luận chƣơng 3
Nội dung chương 3 đã đưa ra các giải pháp để phòng ngừa trong hoạt động kế tốn tại BIDV nhằm từ những giải pháp đó BIDV sẽ áp dụng tốt để phịng ngừa rủi ro trong hoạt động kế toán tại ngân hàng, giảm thiểu rủi ro và tổn thất đến mức thấp nhất.Nhìn chung, để giảm thiệt hại cho ngân hàng, đảm bảo cho hệ thống ngân hàng phát triển bền vững thì việc phịng ngừa để hạn chế rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng ngay từ bây giờ phải được các NHTM Việt Nam chú trọng hơn trong đó có BIDV.Nhưng khi được chú trọng quan tâm hơn thì phải nghiêm túc thực hiện cho tốt.Đối với rủi ro trong thanh tốn cần hồn thiện việc kiểm tra, đánh giá của NHNN đối với chiến lược và kịch bản tác nghiệp phòng chống rủi ro của NHTM. Song song với việc ghi chép theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam và những quy định NHNN thì việc đào tạo, trang bị kỹ năng nghiệp vụ, giáo dục đạo đức, ý thức nghề nghiệp, kỷ luật lao động và bố trí nhân viên có trình độ năng lực phù hợp cũng là biện pháp phòng ngừa rủi ro rất quan trọng cần được quan tâm áp dụng.
Kết luận chung
Với xu hướng phát triển và hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay, việc đầu tư vào công nghệ mới, nâng cao trình độ quản lý điều hành, đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao khả năng cạnh tranh của mỗi Ngân hàng Việt Nam và Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã khơng ngừng thay đổi và hồn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự phát triển và hội nhập.
Nhằm hướng đến xây dựng Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam trở thành một ngân hàng hiện đại, phát triển bền vững nhưng những rủi ro tiềm ẩn đang tồn tại đòi hỏi Ban lãnh đạo cần chú trọng nhiều hơn nữa bên cạnh phát triển kinh doanh ngày càng hiệu quả là quản lý và phịng ngừa rủi ro. Trong đó rủi ro trong hoạt động kế toán là yếu tố bất ngờ hay cố ý của con người là chủ yếu, ngân hàng phải thường xuyên đối mặt. Địi hỏi ngân hàng phải có những biện pháp nhằm ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất có thể.
Và ở đây luận văn đã nêu lên được những rủi ro nào thường xảy ra trong hoạt động kế tốn và nêu lên những giải pháp phịng ngừa nếu thực hiện nghiêm túc sẽ làm giảm thiểu được rủi ro trong hoạt động kế tốn mà cơng việc hàng ngày phải thực hiện với những nguy cơ tiềm ẩn rủi ro về mọi phía.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. BIDV, 2013. Tạp chí Đầu tư Phát triển số 1 199/2013. Hà Nội tháng 7/2013 2. Đặng Phong; Trần Đình Thiên đồng chủ biên, 2012. Lịch sử ngân hàng Đầu Tư
và Phát Triển Việt Nam 1957 – 2012. Hà Nội: Nhà xuất bản chính trị quốc gia. 3. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2008. Mơ hình tổ chức mẫu
của chi nhánh Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam.
4. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2010. Báo cáo đánh giá rủi
ro tác nghiệp năm 2010. Hà Nội tháng 12/2010.
5. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2011 -2012. Tạp chí Đầu Tư - Phát Triển.
6. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2011. Báo cáo đánh giá rủi
ro tác nghiệp năm 2011. Hà Nội tháng 12/2011.
7. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2012. Báo cáo đánh giá rủi
ro tác nghiệp năm 2012. Hà Nội tháng 12/2012.
8. Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam, 2013. Báo cáo đánh giá rủi
ro tác nghiệp quý 2 năm 2013. Hà Nội tháng 6/2013
9. Nguyễn Đăng Dờn chủ biên, 2010. Quản trị ngân hàng thương mại hiện đại. TPHCM. Nhà xuất bản Phương Đông.
10. Nguyễn Minh Kiều, 2011. Nghiệp vụ ngân hàng thương mại, tái bản lần 2.
TPHCM: Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội.
11. Nguyễn Thị Loan, 2005. Lý thuyết kế toán ngân hàng. Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM 2005
12. Trầm Thị Xuân Hương chủ biên, 2012. Giáo trình nghiệp vụ ngân hàng thương
mại. Đại học kinh tế TPHCM
13. Trần Huy Hoàng chủ biên, 2010. Quản trị ngân hàng. TPHCM: Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội.
www.bidv.com.vn (trang web của BIDV) www.vneconomy.com.vn www.tuoitre.com.vn www.dantri.com.vn www.vnexpress www.phapluat
Phụ lục 1.1: Vị trí kế tốn ngân hàng Quyết định mục tiêu Nghiệp vụ Kế toán Thơng tin Kiểm tốn
Thơng tin đã được xác nhận
Người có lợi ích gián tiếp -Cơ quan tổ chức - Đối tượng khác Người có lợi ích trực tiếp
- Người gửi tiền - Cổ đông - Nhà quản trị - Ban giám đốc - Hội đồng quản trị - Hoạt động kinh doanh Quyết định mục tiêu
Phụ lục 1.2
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN KHỐI NGÂN HÀNG ( HOẶCHỢP NHẤT) (Từ ngày ../../..đến ngày ../../..)
STT Chỉ tiêu Thuyết minh Cuốí kỳ Đầu Kỳ
(1) (2) (3) (4)
A Tài sản
I Tiền mặt, vàng bạc, đá quý V.01
II Tiền gửi tại NHNN V.02
III Tiền, vàng gửi tại TCTD khác và cho vay các TCTD khác V.03
1 Tiền, vàng gửi tại TCTD khác 2 Cho vay các TCTD khác
3 Dự phòng rủi ro cho vay các TCTD khác (*)
IV Chứng khoán kinh doanh V.04
1 Chứng khoán kinh doanh
2 Dự phịng giảm giá chứng khốn kinh doanh (*)
V Các cơng cụ tài chính phái sinh và các tài sản tài chính khác V.05
VI Cho vay khách hàng V.06
1 Cho vay khách hàng
2 Dự phòng rủi ro cho vay khách hàng (*) V.07
VII Chứng khoán đầu tƣ V.08
1 Chứng khoán đầu tư sẵn sàng để bán 2 Chứng khoán đầu tư giữ đến ngày đáo hạn 3 Dự phịng giảm giá chứng khốn đầu tư (*)
VIII Góp vốn, đầu tƣ dài hạn V.09
1 Đầu tư vào công ty con 2 Vốn góp liên doanh 3 Đầu tư vào công ty liên kết
STT Chỉ tiêu Thuyết minh Cuốí kỳ Đầu Kỳ
(1) (2) (3) (4)
4 Đầu tư dài hạn khác
5 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*)
IX Tài sản cố định
1 Tài sản cố định hữu hình V.10
a Nguyên giá TSCĐ b Hao mòn TSCĐ (*)
2 Tài sản cố định thuê tài chính V.11
a Nguyên giá TSCĐ b Hao mòn TSCĐ (*) 3 Tài sản cố định vơ hình V.12 a Nguyên giá TSCĐ b Hao mòn TSCĐ (*) X Bất động sản đầu tƣ V.13 a Nguyên giá BĐSĐT b Hao mịn BĐSĐT (*) XI Tài sản có khác V.14
1 Các khoản phải thu V.14.2
2 Các khoản lãi, phí phải thu
3 Tài sản thuế TNDN hoãn lại V.22.1
4 Tài sản Có khác