1.2 Tổng quan logistics và tổ chức kế toán quản trị trong DN
1.2.3 Nội dung của công tác tổ chức kế toán quản trị trong DN
1.2.3.1 Tổ chức thu thập thông tin
Thông tin mà kế toán thu thập được ban đầu là chứng từ kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành và là căn cứ để ghi sổ kế tốn. Cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều sử dụng một nguồn thơng tin kế tốn đầu vào giống nhau nhưng việc phân loại và xử lý thơng tin khác nhau, kế tốn tài chính thơng thường phản ánh theo chức năng cịn kế toán quản trị phân loại theo cách ứng xử của chi phí nhằm mục tiêu kiểm soát và ra quyết định, ứng dụng thơng tin về mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận để ra các quyết định ngắn hạn. Để tổ chức tốt công tác chứng từ, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc cụ thể như sau:
- Sử dụng các chứng từ phù hợp với điều kiện hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
- Cụ thể hóa các chứng từ phục vụ cho việc thu thập thông tin để quản trị nội bộ doanh nghiệp, bổ sung thêm các nội dung cần thiết cho từng mẫu chứng từ cụ thể. Đồng thời thiết lập thêm các chứng từ cần sử dụng mà không có trong quy định của nhà nước.
- Thiết lập hệ thống thu thập thơng tin nhanh chóng kịp thời.
DN cần xác định thông tin nào là cần thiết rất quan trọng vì nguồn lực thực hiện luôn bị giới hạn. Từ yêu cầu thông tin của nhà quản lý, kế tốn quyết định lượng thơng tin đầu vào cần được cung cấp, từ đó lập biểu mẫu để thu thập. Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thì thơng tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác từ nguồn phát sinh.
1.2.3.2 Tổ chức phân loại và xử lý thơng tin a. Tổ chức tài khoản kế tốn: a. Tổ chức tài khoản kế toán:
Doanh nghiệp cần tổ chức tài khoản kế toán vừa thu thập đủ thông tin trong quá khứ của kế toán tài chính, từ đó làm cơ sở để ra quyết định quản trị một cách có hệ
thống và khoa học, đảm bảo thơng tin chi tiết theo yêu cầu quản trị và có khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan đến các đối tượng cụ thể của doanh nghiệp. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành doanh nghiệp lựa chọn các tài khoản theo yêu cầu quản lý, yêu cầu cung cấp thông tin…phù hợp với đặc điểm, quy mơ, trình độ quản lý của mình. Từ đó chi tiết hóa thành các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4….phù hợp với kế hoạch, dự tốn đã lập và u cầu cung cấp thơng tin của ban quản trị doanh nghiệp. Khi chi tiết hóa các tài khoản cần tránh làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản
b. Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Đối với kế tốn quản trị, thơng tin càng chi tiết càng tốt do vậy trong hệ thống sổ kế toán đặc biệt là sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về đối tượng kế tốn phù hợp với mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể.
- Căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do bộ tài chính ban hành doanh nghiệp có quyền bổ sung thêm các chỉ tiêu phục vụ cho nhu cầu quản trị của mình.
- Ngồi ra doanh nghiệp có thể thiết kế các sổ mới cho phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo từng bộ phận, từng mặt hàng cụ thể…phụ thuộc vào yêu cầu quản lý chi tiết từng đối tượng kế tốn, q trình vận động và nhu cầu thơng tin của nhà quản trị doanh nghiệp.
1.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cho từng bộ phận cụ thể tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định. Kế toán quản trị dựa vào những thơng tin của kế tốn tài chính trong quá khứ để thiết lập các báo cáo dự toán về các yếu tố đầu vào. Để thực sự trở thành công cụ quản lý phục vụ cho các nhà quản trị, hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ, báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thơng tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định…và quan trọng
hơn là báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau, cịn hình thức và kết cấu của mỗi báo cáo cần đa dạng, linh hoạt phụ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo cụ thể. Hệ thống báo cáo kế toán của một doanh nghiệp thường bao gồm:
Báo cáo tình hình thực hiện:
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác.
Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ.
Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động.
Báo cáo chi tiết sản phẩm, cơng việc hồn thành.
Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ.
Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ.
Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm.
Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu. [16]
Báo cáo phân tích:
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận.
Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính.
Ngồi ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác. [16]
1.2.3.4 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô đầu tư và địa bàn hoạt động. Đồng thời phù hợp với mức độ phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp, bộ máy phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Khi tổ chức lựa chọn mơ hình tổ chức cần tránh hai khuynh hướng xảy ra, một là xem kế tốn tài chính và kế tốn quản trị là hai lĩnh vực riêng lẻ, hai là đơn giản hóa kế tốn quản trị chỉ là quá trình mở rộng, chi tiết, cụ thể hóa của kế tốn tài chính. Có 3 mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị:
- Mơ hình kết hợp: tổ chức kế toán quản trị và kế tốn tài chính theo mơ hình
kết hợp, lúc này các chun gia kế toán đảm nhận hai nhiệm vụ là thu nhận và xử lý thơng tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nên sẽ kết hợp chặt chẽ thơng tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, tiết kiệm chi phí, thu nhận thơng tin nhanh. Tuy nhiên mơ hình này chỉ được vận dụng ở doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít.
- Mơ hình tách biệt: theo mơ hình này các chuyên giá kế toán quản trị độc lập
với chun gia kế tốn tài chính nên có ưu điểm là tách biệt thơng tin kế tốn tài chính độc lập với kế toán quản trị theo hướng cả hai đều có thể hiện đại hóa nhưng lại chưa khái quát được thông tin của hai phân hệ với nhau. Mơ hình này được vận dụng ở các doanh nghiệp có quy mơ lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, kinh doanh đa ngành, đa nghề.
- Mơ hình hỗn hợp: là mơ hình kết hợp giữa hai mơ hình nêu trên trong đó tổ
chức kế tốn quản trị do các chuyên gia đơn vị đảm nhiệm, còn kế tốn tài chính doanh nghiệp có thể đi thuê của các công ty kinh doanh hành nghề kế toán và kiểm toán. Các chuyên gia xây dựng dự toán sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để xây dựng định mức, dự toán theo kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp; các chuyên gia tổng hợp thơng tin, phân tích đánh giá sẽ tiến hành đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so với dự tốn, tìm ra ngun nhân chênh lệch nếu có, đồng thời đánh giá trách nhiệm của từng nhà quản trị trong việc sử dụng chi phí tăng, giảm như thế nào; các chuyên gia tư vấn và ra quyết định sẽ căn cứ vào kết quả đánh giá, trình độ
chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và đạo đức nghề nghiệp sẽ lựa chọn các quyết định tối ưu giúp nhà quản trị. [15]
1.3 Đặc điểm và điều kiện tổ chức KTQT tại các DN hoạt động trong lĩnh vực logistics logistics
1.3.1 Đặc điểm KTQT tại các DN logistics
Trong sản xuất kinh doanh, logistics đề cập đến việc tối thiểu hóa chi phí, từ việc mua sắm nguyên vật liệu cho tới việc lập, thực hiện kế hoạch sản xuất và giao hàng. Mục tiêu của logistics trong sản xuất kinh doanh là giảm thiểu các chi phí phát sinh, đồng thời vẫn đạt kế hoạch mà doanh nghiệp đã đề ra. Muốn tối đa hóa lợi nhuận và đạt được khả năng cạnh tranh trên thị trường thì điều đầu tiên phải tối thiểu hóa chi phí. Hiện nay, tổ chức chuỗi cung ứng của dịch vụ logistics chưa hợp lý, chưa gắn kết và phối hợp chặt chẽ giữa các phương thức vận tải, cũng như giữa vận tải, thương mại với các ngành dịch vụ khác trong việc thực hiện chuỗi cung ứng liên hồn dẫn đến chi phí logistics cịn cao vì vậy mà khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics còn rất hạn chế.
1.3.1.1 Chi phí logistics và phân loại chi phí
Chi phí logistics:
o Chi phí phục vụ khách hàng: DN chỉ có thể giữ chân khách hàng khi xác định được nhu cầu thực của khách hàng, từ đó xây dựng mục tiêu và mức độ dịch vụ khách hàng thích hợp, dịch vụ khách hàng là đầu ra của quá trình hoạt động logistics, là sự kết hợp với chức năng marketing trong DN.
o Chi phí vận tải: là chi phí lớn nhất trong chi phí logistics, chi phí vận tải chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố như loại hàng hóa, quy mơ sản xuất, tuyến đường vận tải…
o Chi phí kho bãi: nhằm đảm bảo cho quá trình cung cấp dịch vụ logistics được diễn ra suôn sẻ bao gồm chi phí khảo sát, chọn địa điểm và xây dựng kho.
o Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin: để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm sốt chi phí một cách hiệu quả cần bỏ ra chi phí để
trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận có liên quan để giải quyết đơn hàng, thiết lập kênh phân phối, dự báo nhu cầu thị trường.
o Chi phí thu mua để có đủ lơ hàng theo u cầu: bao gồm rất nhiều chi phí nhỏ như xây dựng cơ sở, lắp dặt máy móc, trang thiết bị, tìm nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu…
o Chi phí dự trữ: chi phí này tăng hay giảm tùy thuộc vào số lượng hàng dự trữ nhiều hay ít bao gồm chi phí vốn hay chi phí cơ hội, chi phí bảo hiểm và thuế đánh trên lượng dự trữ, chi phí mặt bằng, chi phí bảo hiểm. [2]
DN cần phải xác định tất cả các chi phí có liên quan để xác định tổng chi phí logistics thấp nhất. Tùy thuộc vào dịch vụ mà khách hàng yêu cầu mà DN có thể xác định các chi phí có liên quan.
Phân loại chi phí:
Theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí:
o Chi phí nguyên vật liệu: xăng, dầu nhờn, bao bì…
o Chi phí nhân cơng: tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho lái xe, phụ xe, thuyền viên trên tàu, nhân cơng trực tiếp đóng gói bao bì…
o Chi phí cơng cụ, dụng cụ
o Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao phương tiện vận tải và các tài sản cố định của đội xe, tàu, các máy đóng gói…
o Chi phí dịch vụ mua ngồi: chi phí tiền điện, nước, điện thoại, chi phí giải quyết đơn hàng…
o Chi phí khác bằng tiền: chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí phụ vụ khách hàng…
Theo chi phí sản phẩm, chi phí thời kỳ:
o Chi phí sản phẩm: bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Trong đó:
Chi phí NCTT: tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho lái xe, phụ xe, thuyền viên trên tàu, nhân cơng trực tiếp đóng gói bao bì…
Chi phí SXC: chi phí khấu hao phương tiện vận tải và các tài sản cố định của đội xe, tàu, các máy đóng gói… chi phí tiền điện, nước, điện thoại, chi phí thuê kho bãi…
o Chi phí thời kỳ: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN.
Chi phí BH: chi phí giao dịch, ký kết hợp đồng, chi phí quảng cáo…
Chi phí QLDN: là các chi phí phát sinh liên quan đến quản lý chung tồn DN như quản lý hành chính, quản lý SXKD…
1.3.1.2 Tổ chức hệ thống định mức chi phí
Dịch vụ logistics phổ biến nhất của Việt Nam hiện nay là dịch vụ vận tải đường bộ, đối với dịch vụ vận tải chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành dịch vụ vận vải, vì vậy các DN vật tải đã xây dựng:
o Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là định mức tiêu hao nhiên liệu
cho từng loại phương tiện vận tải, theo từng tuyến đường xe chạy…để quản lý chặt chẽ chi phí nhiên liệu. Cơng thức:
Định mức nhiên liệu sẽ khác nhau đối với phương tiện khác nhau và theo các tuyến đường khác nhau.
o Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp: đối với các ngày nghỉ phép, hội họp,
nghỉ lễ và những ngày lái xe phải theo xe vào bảo dưỡng thường xuyên… thì DN trả lương theo thời gian. Kế tốn căn cứ vào hệ số cấp bậc của lái xe, phụ xe và thời gian nghỉ trong tháng để tính và trả lương cho lái xe, phụ xe theo công thức sau:
Định mức CP nhiên liệu =
Định mức tiêu
hao nhiên liệu x
Định mức giá nhiên liệu
Trả lương theo sản phẩm khoán cho lái xe và phụ xe trong các DN thường được xây dựng đơn giá tiền lương tính trên 1.000 đồng doanh thu hoặc theo số tấn vận chuyển:
Ngoài tiền lương, phụ xe và lái xe còn được hưởng một số khoản phụ cấp khác như phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp đèo dốc…ngồi ra cịn có tiền thưởng hồn thành kế hoạch, thưởng theo chất lượng phụ vụ…Bên cạnh đó DN cịn phải tính định mức các khoản trích theo lương.
o Định mức chi phí sản xuất chung: trong các DN vận tải phải xây dựng định
mức chi phí sản xuất chung bao gồm:
Định mức chi phí trích trước săm lốp
Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa thường xuyên
Khấu hao phương tiện vận tải