2.2 Thực trạng tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp hoạt động trong
2.2.2 Thiết kế bảng câu hỏi và quá trình khảo sát
2.2.2.1 Phương pháp thiết kế bảng câu hỏi
Ngồi sự tìm tịi của bản thân, tơi đã học tập được các kinh nghiệm từ các nghiên cứu có liên quan, và việc thiết kế các câu hỏi nghiên cứu cũng tận dụng được từ các bài học rút ra từ các nghiên cứu trước đây. Căn cứ vào đối tượng nghiên cứu và mong muốn có được một bức tranh chung về thực trạng tổ chức KTQT tại các DN hoạt động trong lĩnh vực logistics trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh, tơi đã cố gắng thiết kế bảng câu hỏi theo phương pháp chi tiết hóa bằng cách chia nhỏ một vấn đề lớn thành nhiều câu hỏi khác nhau nhằm có thể thu thập những thơng tin hữu ích và có được những hiểu biết sát thực về từng vấn đề nghiên cứu.
Một bảng câu hỏi điều tra được khảo sát với những nội dung chủ yếu đã đề cập ở trên bao gồm 25 câu hỏi, bảng câu hỏi này nhằm đảm bảo cho các cuộc phỏng vấn được thống nhất chung cho các quy mô hoạt động khác nhau. Do sự đa dạng về quy mô hoạt động nên không phải tất cả các câu hỏi trong phiếu điều tra đều thích hợp với tất cả các DN, tuy nhiên tôi cố gắng đưa ra những vấn đề chung nhất và mang tính phổ biến nhất ở nhiều DN cùng với phương pháp phỏng vấn thích hợp nhất để có thể thu thập những thơng tin hữu ích và có được những hiểu biết sát thực về vấn đề cần nghiên cứu.
Các câu hỏi trong bảng khảo sát thuộc một trong những dạng sau:
- Dạng câu hỏi thứ nhất: Câu hỏi một trả lời, đây là câu hỏi đưa ra nhiều đáp án mà bắt buộc người được phỏng vấn chỉ có một lựa chọn khi trả lời. Mục đích của dạng câu hỏi này nhằm thu thập thông tin về một nhận thức, một sự việc một cách chính xác.
- Dạng câu hỏi thứ hai: Câu hỏi có một hoặc nhiều trả lời, đây là cũng là câu hỏi đưa ra nhiều đáp án nhưng người được phỏng vấn có thể chọn một hoặc nhiều đáp án khi trả lời. Mục đích của câu hỏi này nhằm thu thập thông tin về sự nhận thức hoặc giải quyết vấn đề với nhiều quan điểm, phương thức khác nhau.
- Dạng câu hỏi thứ ba: Câu hỏi mức độ, đây là câu hỏi đưa ra nhiều đáp án mà người được phỏng vấn chọn đáp án cho thấy mức độ cụ thể của câu trả lời. - Dạng câu hỏi thứ tư: Câu hỏi có, khơng? Đây là một câu hỏi đưa ra hai lựa
chọn cho câu trả lời và người được phỏng vấn chọn một trong hai đáp án.
2.2.2.2 Đối tượng phỏng vấn
Nhằm đảm bảo thu thập được thông tin liên quan đến các nội dung khảo sát theo hướng một vấn đề có thể được nhìn nhận dưới nhiều khía cạnh, góc nhìn khác nhau nên các cá nhân mà chúng tơi mời phỏng vấn có chức năng, nhiệm vụ quản lý khác nhau trong các DN. Chúng tôi đã hết sức cố gắng trong việc chọn đối tượng phỏng vấn là các nhà quản lý cấp cao, kế toán trưởng, người trực tiếp làm cơng tác kế tốn… nhằm có cái nhìn thấu đáo và xác thực của các vấn đề, cùng một bảng khảo sát nhưng có thể dùng để phỏng vấn nhiều đối tượng khác nhau trong DN. Do điều kiện tiếp xúc trong quá trình phỏng vấn, thành phần của các cá nhân tham gia phỏng vấn trong 35 DN bao gồm:
Bảng 2.1: Thành phần mời phỏng vấn Stt Thành phần mời phỏng vấn/ Stt Thành phần mời phỏng vấn/
gửi bảng câu hỏi
Số lượng (cá nhân)
1 Chủ tịch Hội Đồng quản trị 2 2 Tổng giám đốc hoặc giám đốc điều
hành
10
3 Phó giám đốc 8 4 Thành viên Hội đồng quản trị 5 5 Trưởng hoặc phó phịng kế tốn (hoặc
Kế tốn trưởng, iám đốc tài chính)
30
6 Người trực tiếp làm cơng tác kế tốn 15
Tổng cộng 70
Do thành phần được mời phỏng vấn rất đa dạng nên có thể nhận ra rằng rất có thể có những sai lệch do những người được hỏi đưa ra những hiểu biết mang tính cá nhân của riêng họ về vấn đề tổ chức KTQT để phục vụ công tác quản lý điều hành.
2.2.2.3 Phương pháp phỏng vấn
Nhằm đáp ứng nhu cầu thu thập những thơng tin hữu ích và có được những hiểu biết sát thực về vấn đề mà đề tài nghiên cứu, đồng thời đảm bảo về tính khả thi khi thực hiện, tôi đã chọn phương pháp phỏng vấn bằng cách gửi bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp đến các DN để họ tự đọc các câu hỏi và trả lời, kết hợp với phỏng vấn trực tiếp bằng điện thoại, đặc biệt là ưu tiên gặp gỡ trực tiếp những nhà quản trị hoặc những người điều hành, thực thi cơng tác kế tốn ở DN để tiến hành phỏng vấn trực diện. Tác giả đã gửi đi 100 bảng câu hỏi khảo sát, tuy nhiên khi thu về chỉ có 70 mẫu khảo sát đạt yêu cầu cung cấp thông tin.
2.2.2.4 Thu thập và xử lý tài liệu
Nhận các bảng khảo sát và kết hợp với thông tin thu thập trực tiếp tiến hành phân tích, tổng hợp theo những chỉ tiêu đã được thiết kế với mục đích khảo sát đã xây dựng để tính số lượng và tỷ lệ phần trăm tương ứng.
2.2.3 Kết quả khảo sát
Dựa vào nội dung khảo sát và phương pháp xử lý tài liệu, kết quả khảo sát được thể hiện lần lượt dưới đây:
2.2.3.1 Tình hình chung về đối tượng và phạm vi khảo sát
Các thông tin về mẫu khảo sát như sau:
Bảng 2.2: Tỷ lệ loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Loại hình doanh nghiệp Số lượng mẫu Tỷ lệ (%) Loại hình doanh nghiệp Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Công ty nhà nước 0 0 Công ty tư nhân 0 0 Công ty trách nhiệm hữu hạn 52 74,3 Công ty cổ phần 12 17,1 Cơng ty liên doanh có vốn đầu tư nước ngồi 6 8,6
Tổng cộng 70 100
Qua bảng số liệu trên trên cho thấy các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics theo mẫu khảo sát tại thành phố Hồ Chí Minh chủ yếu tồn tại ở hai loại hình là cơng ty TNHH chiếm tỷ lệ 74,3 (%) và công ty cổ phần chiếm tỷ lệ 17,1%, cịn lại là cơng ty liên doanh có vốn nước ngồi với tỷ lệ 8,6%.
Bảng 2.3: Tỷ lệ thời gian hoạt động của các DN logistics tại Tp. HCM Thời gian hoạt động Số lượng mẫu Tỷ lệ (%) Thời gian hoạt động Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Mới hoạt động (<1 năm) 0 0 Từ 1 năm đến 3 năm 4 5,7 Từ 3 năm đến 5 năm 42 60 Trên 5 năm 24 34,3
Tổng cộng 70 100
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics có 5,7% hoạt động dưới 3 năm, 60% hoạt động trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm, cịn 34,3% có thời gian hoạt động trên 5 năm. Như vậy cho thấy đa phần các doanh nghiệp logistics tại Tp. Hồ Chí Minh vẫn còn khá trẻ, đây cũng là đặc điểm thuận lợi vì các doanh nghiệp trẻ thường rất năng động, nếu như được trang bị kiến thức và có kinh nghiệm của ngành khá vững vàng thì đó sẽ là tiền đề cho các DN cất cánh trong tương lai.
Bảng 2.4: Tỷ lệ quy mô các DN logistics tại Tp. Hồ Chí Minh Quy mơ của doanh nghiệp Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Doanh nghiệp siêu nhỏ 2 2,9 Doanh nghiệp vừa và nhỏ 50 71,4 Doanh nghiệp quy mô lớn 18 25,7
Tổng cộng 70 100
(Nguồn: do tác giả khảo sát) Bảng 2.5: Chi phí logistics của các DN logistics tại Tp. Hồ Chí Minh Các chi phí logistics của DN Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Chi phí phục vụ KH 46 65,7 Chi phí vận tải 70 100 Chi phí kho bãi 64 91,4 Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống
thông tin 60
85,7 Chi phí sản xuất, thu mua 40 57,1 Chi phí dự trữ 48 68,6
Hầu hết các DN cung ứng dịch vụ logistics chủ yếu có quy mơ vừa và nhỏ là chủ yếu chiếm tỷ trọng 71,4%, DN có quy mơ lớn chiếm tỷ trọng 25,7%, cịn lại là DN có quy mơ siêu nhỏ. Với quy mô vốn vừa và nhỏ là chủ yếu, thời gian hoạt động khiêm tốn, hoạt động chưa có tính chun nghiệp do đó chỉ có thể cung cấp những loại hình dịch vụ đơn giản, các doanh nghiệp hiện nay chỉ thực hiện một phần công việc trong chuỗi cung ứng logistics trong đó phổ biến nhất là dịch vụ vận tải, dịch vụ giao nhận, dịch vụ kho bãi, xếp dỡ hàng hóa, hoặc đại diện cho các công ty vận chuyển thông báo đến khách hàng tình hình vận chuyển hàng hóa, phát hành lệnh giao hàng khi tàu cập cảng hoặc đại diện các hãng tàu thu phí.… chỉ có một vài doanh nghiệp nước ngoài đảm nhiệm được các cơng việc của chuỗi cung ứng, vì vậy qua bảng khảo sát cho thấy hầu hết các chi phí của DN logistics bao gồm chi phí vận tải, chi phí kho bãi, chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thơng tin… Đồng thời, khi nói đến đối tượng sử dụng dịch vụ logistics như các công ty thương mại, các DN xuất nhập khẩu, các DN chế biến sản xuất của Việt Nam, nhìn chung, chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của việc quản trị logistics và chuỗi cung ứng, đặc biệt là các công đoạn còn lại từ cảng trong nước đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Kết quả là logistics thường được đồng nhất với việc vận tải đơn giản và việc thuê ngoài logistics vẫn chưa trở thành thói quen chưa kể đến việc ứng dụng logistics trong quản trị sản xuất, chế biến… đã làm chi phí, giá thành sản phẩm hàng hóa cao, thiếu tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bảng 2.6: Tỷ lệ trình độ nhân viên kế tốn Trình độ nhân viên làm cơng tác logistics và
kế toán tại DN Số lượng mẫu Tỷ lệ (%) Trung cấp 12 17,1 Cao đẳng 38 54,3 Đại học 47 67,1 Thạc sĩ 4 5,7 Tiến sĩ 0 0
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Về trình độ nhân viên kế toán: nguồn nhân sự phục vụ cho công tác kế tốn chủ yếu có trình độ đại học là chủ yếu chiếm tỷ trọng 67,1% trong mẫu khảo sát, tiếp theo là trình độ cao đẳng chiếm 54,3%, trình độ trung cấp chiếm tỷ lệ 17,1%, cịn trình độ thạc sĩ với tỷ lệ 5,7%, với trình độ tương đối như vậy thì việc vận dụng kế tốn quản trị cho doanh nghiệp có khả năng thực hiện đạt kết quả tốt.
Bảng 2.7: Tỷ lệ phần mềm quản lý DN đang sử dụng của các DN hoạt động trong lĩnh vực logistics tại Tp. HCM
Phần mềm quản lý DN đang áp ụng Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Kế toán 62 88,6
Quản lý nhân sự 54 77,1 Quản lý bán hàng 38 54,3
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Hiện nay phần mềm đang được sử dụng nhiều nhất trong quản lý là phần mềm kế toán chiếm tỷ lệ 88,6%, ngồi ra các DN cịn quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự để đảm bảo nguồn lao động hoạt động có hiệu quả chiếm tỷ lệ 77,1%, ngồi ra lợi nhuận cịn là vấn đề mà DN đặc biệt quan tâm nên số lượng DN sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chiếm tỷ lệ 54,3%.
Bảng 2.8: Khó khăn của DN khi kinh doanh trong ngành logistics tại Tp. HCM Khó khăn của DN khi kinh doanh Số lượng mẫu Tỷ lệ (%) Khó khăn của DN khi kinh doanh Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Chưa có đầy đủ thơng tin để tiếp cận thị trường 36 51,4 Chưa có sản phẩm, dịch vụ theo thị hiếu của KH 46 65,7 Chưa có KH lớn 42 60 Cạnh tranh về giá giữa các DN 56 80
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Hầu hết các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ logistics của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics tại thành phố Hồ Chí Minh chưa hài lịng chủ yếu là về giá cả và chất lượng dịch vụ do đó vấn đề cạnh tranh về giá giữa các DN là khó khăn lớn nhất hiện nay. Đi kèm theo đó, hiện nay đa phần các DN cũng chưa có các sản phẩm dịch vụ theo thị hiếu của khách hàng. Bởi vì đa phần các DN hoạt động trong lĩnh vực logistics tại Tp. Hồ Chí Minh có quy mơ vừa và nhỏ là chủ yếu nên chưa có các KH lớn, sản phẩm của DN chưa đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường. Do đó, các khách hàng lớn đa phần đều tìm đến các cơng ty logistics có vốn đầu tư nước ngồi vì sản phẩm đa dạng và giá cả lại rất cạnh tranh.
Bảng 2.9: Tỷ lệ mức độ thuê ngoài của ịch vụ vận tải quốc tế Mức độ thuê ngoài của dịch vụ vận
tải quốc tế Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Thấp 40 57,1
Trung bình 10 14,3
Cao 20 28,6
Tổng cộng 70 100
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Bảng 2.10: Tỷ lệ mức độ thuê ngoài của hoạt động kho bãi Mức độ thuê ngoài của hoạt động Mức độ thuê ngoài của hoạt động
kho bãi Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Thấp 4 5,7
Trung bình 32 45,7
Cao 34 48,6
Tổng cộng 70 100
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Bảng 2.11: Tỷ lệ mức độ thuê ngoài của hoạt động giao nhận
Mức độ thuê ngoài của hoạt động giao nhận Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)
Thấp 26 37,1
Trung bình 34 48,6
Cao 10 14,3
Tổng cộng 70 100
(Nguồn: do tác giả khảo sát)
Kết quả khảo sát cho thấy mức độ thuê ngoài của dịch vụ vận tải quốc tế ở mức độ thấp chiếm tỷ trọng 57,1% vì đa phần các DN có quy mơ vừa và nhỏ nên chủ yếu là nhận dịch vụ vẩn chuyển hàng hóa trong nước, các DN quy mô lớn khi nhận được hợp đồng của các khách hàng lớn thì chủ yếu vẫn thực hiện dịch vụ hải quan cịn vận chuyển vẫn th ngồi chiếm tỷ trọng 28,6%. Mức độ thuê ngoài của hoạt động kho bãi ở mức độ cao chiếm tỷ trọng 48,6%, DN ngoài thuê kho để sử dụng còn đi thuê kho ở những nơi với giá rẻ sau đó cho các DN khác th lại, chi phí kho bãi và chi phí lưu kho mới phụ thuộc trực tiếp vào độ tin cậy và khả năng dự đoán được chuỗi cung ứng. Dịch vụ giao nhận vẫn là dịch vụ được thực hiện phổ biến đối với các DN logistics hiện nay, mức độ th ngồi đang đạt ở mức trung bình là chủ yếu, tiếp theo đạt ở mức độ thấp với tỷ lệ 37,1%. Ngoài ra khi thực hiện phỏng vấn cho thấy trong các chi phí logistics thì chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn nhất, ngồi ra đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thì bởi thủ tục cịn phức tạp, thời gian xử lý kéo dài dẫn đến chi
phí của hoạt động thuê kho bãi chủ yếu cũng ở mức độ trung bình, điều này cho thấy năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp cịn yếu. Nếu cơng nghệ thơng tin được áp dụng phổ biến, việc trao đổi dữ liệu trực tuyến nhằm giảm bớt chi phí về thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý được thơng tin về hàng hóa mọi lúc mọi nơi cũng như doanh nghiệp sẽ có thơng tin về lượt đi và lượt về của các doanh nghiệp vận tải từ đó sẽ giảm được chi phí vận tải cho cả hai bên. Thực tế cơng tác kế tốn quản trị chưa được quan tâm đúng mức, chưa đi vào nề nếp để có thể phát huy hết vai trị của kế tốn quản trị, trong đó việc tối thiểu hóa chi phí là vấn đề quan tâm để góp phần làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện nay theo kết quả điều tra của các nhà nghiên cứu thì chi phí logistics có thể vượt q 25% chi phí sản xuất. Để tổ chức và thực hiện kế tốn quản trị tốt địi hỏi có sự tham gia của cả tập thể như: có chuyên gia giỏi để xây dựng mơ hình kế tốn quản trị, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải thấy sự cần thiết của hệ thống kế toán quản trị và hỗ trợ cho việc tổ chức và thực hiện đạt kết quả tốt, sau khi xây dựng mơ hình xong phải có đội ngũ nhân viên đủ trình độ thực hiện tốt cơng tác kế tốn quản trị cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho nhà quản trị
Bảng 2.12: Tỷ lệ mức độ hiệu quả của hoạt động logistics các DN tại Tp.HCM Hoạt động logistics tại DN có hiệu quả hay không? Số lượng mẫu Tỷ lệ (%)