3.2 Giải pháp tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp hoạt động trong
3.2.1Giải pháp tổ chức thu thập thông tin
- Cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều sử dụng một nguồn thơng tin kế tốn chi phí đầu vào nhưng việc phân loại và xử lý thơng tin chi phí giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị là hồn toàn khác nhau: nếu như theo cách phân loại của KTTC thì chi phí phản ánh là lẫn lộn giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định thì theo cách phân loại của kế tốn quản trị được phân thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Cách phân loại chi phí của kế tốn quản trị này sẽ ứng dụng được thông tin về mối quan hệ giữa chi phí- khối lượng- lợi nhuận, để tư vấn các tình huống quyết định mà đặc biệt là các quyết định ngắn hạn.
- Ra quyết định là công việc thường xuyên của các nhà quản trị ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Việc ra quyết định thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhưng trong đó thơng tin kế tốn quản trị thường giữ vai trị có tính chất quyết định và độ tin cậy cao. Các nhà quản trị là người ra quyết định nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển liên tục của doanh nghiệp và kiểm sốt việc thực hiện các quyết định đó. Do vậy tương ứng với các khâu công việc quản trị thì kế tốn phải cung cấp thơng tin phù hợp cho từng khâu cơng việc đó. Thơng tin KTQT được xây dựng theo nhu cầu của người sử dụng thông tin. Thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành chủ yếu là đưa ra các quyết định quản trị, bao gồm:
Quyết định mua hàng, dự trữ hàng tồn kho. Quyết định marketing và bán hàng.
Quyết định nhân sự. Quyết định đầu tư.
Quy trình cung cấp thơng tin kế tốn để ra quyết định:
Bước 1: Xác định quyết định mà nhà quản trị DN cần.
Bước 2: Thu thập tất cả các thơng tin có liên quan đến quyết định. Bước 3: Lập các bảng dự tốn, bảng thơng tin cần thiết.
Đối với quyết định mua hàng, dự trữ hàng tồn kho:
Bảng 3.1: Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định mua hàng, dự trữ hàng tồn kho kho
Quyết định Nhu cầu thông tin
1/Quyết định về số lượng sản phẩm cần mua trong kỳ
- Lượng hàng bán ra theo kế hoạch của doanh nghiệp trong kỳ
- Lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ
- Lượng hàng dự trữ cuối kỳ theo kế hoạch để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo
- Dự tốn chi phí mua hàng 2/Quyết định về dự trữ hàng
tồn kho (lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm, và lượng hàng mua trong một lần mua thêm.)
- Chi phí mua hàng tồn kho (chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí giao nhận hàng)
- Chi phí bảo quản hàng tồn kho
- Chi phí do thiếu hàng tồn kho làm cho quá trình SX-KD bị gián đoạn.
Đối với quyết định bán hàng và marketing
Bảng 3.2: Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định bán hàng
Quyết định Nhu cầu thông tin
1/Quyết định về số lượng sản phẩm tiêu thụ để đạt lợi nhuận mong muốn
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI)
- Định phí phát sinh khi thực hiện phương án - Giá bán dự kiến
- Biến phí sản xuất và ngồi sản xuất 2/Quyết định về giá bán để
đạt được lợi nhuận mong muốn
- Thơng tin về chi phí sản xuất - Lợi nhuận sản phẩm mang lại - Vốn hoạt động bình quân
Bảng 3.3: Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định marketing
Quyết định Nhu cầu thông tin
1/Quyết định về sản phẩm (product) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khối lượng sản phẩm/dịch vụ tiêu thụ để duy trì tỷ suất lợi nhuận?
2/Quyết định về giá (price) - Thông tin về đối thủ cạnh tranh
- Những phương pháp định giá nào khác mà doanh nghiệp có thể áp dụng?
3/ Quyết định về vị trí (place) và khuyến mãi, quảng cáo (promotion)
- Khách hàng của chúng ta là ai?
- Trong mỗi phân khúc thị trường của chúng ta, chúng ta cung cấp những sản phẩm/dịch vụ gì, sử dụng kênh phân phối nào, khả năng sinh lời ra sao?
Đối với quyết định nhân sự:
Bảng 3.4: Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định nhân sự
Quyết định Nhu cầu thông tin
1/Quyết định về lương - Thơng tin về trình độ, kinh nghiệm của nhân viên
- Thông tin về hiệu quả làm việc của từng lao động
2/Quyết định về đào tạo và tuyển dụng
- Thơng tin về tình hình nhân sự hiện tại, từ đó xác định nhu cầu nhân sự cho từng công việc cụ thể
Đối với quyết định đầu tư:
Bảng 3.5: Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định đầu tư
Quyết định Nhu cầu thông tin
Quyết định về lựa chọn dự án, có nên mở rộng quy mơ, nâng cấp cơ sở hạ tầng
- Vốn tự có của doanh nghiệp, số tiền vay từ các tổ chức tín dụng
- Thông tin đánh giá hiệu quả của dự án, chi phí bỏ ra và lợi ích thu được, thời gian hồn vốn…
3.2.2 Giải pháp phân loại chi phí và tổ chức tài khoản kế toán theo cách ứng xử của chi phí
3.2.2.1 Về phân loại chi phí
Hiện tại ở các doanh nghiệp chi phí phát sinh được kế toán tại các bộ phận ghi nhận, vào cuối tháng kế toán bộ phận chuyển tồn bộ chứng từ lên phịng kế tốn, phịng kế tốn tập hợp chi phí, kết chuyển xác định lợi nhuận. Cịn việc quản lý các chi phí này phát sinh như thế nào, biến động ra sao, ngun nhân gây ra các biến động thì phịng kế tốn chưa phân tích và chỉ ra cho các nhà quản trị. Ở đây phịng kế tốn doanh nghiệp lựa chọn cách phân loại chủ yếu là phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí
Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát và điều hành chi phí của nhà quản trị doanh nghiệp. Theo cách phân loại này nhà quản trị sẽ biết được khoản chi phí nào sẽ biến động và biến động ra sao khi mức độ hoạt động thay đổi để ra quyết định kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Lúc này, chi phí sẽ được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
Ngồi ra tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu ra quyết định của từng doanh nghiệp mà nhà quản trị còn phải phân loại chi phí thành chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được, chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội và chi phí chìm.
Logistics là chuỗi tích hợp nhiều hoạt động kinh tế nhằm tối ưu hóa vị trí và q trình chu chuyển, dự trữ hàng hóa từ điểm đầu cho đến điểm cuối là người tiêu dùng
cuối cùng, nếu giảm chi phí ở từng hoạt động riêng lẻ thì chưa chắc đã đạt được kết quả trong muốn. Chi phí logistics bao gồm 6 loại chi phí sau: chi phí phục vụ khách hàng, chi phí vận tải, chi phí kho bãi, chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thơng tin, chi phí sản xuất và thu mua, chi phí dự trữ.
Hoạt động logistics chủ yếu hiện nay là dịch vụ bốc xếp, kho bãi và lưu giữ hàng hóa, dịch vụ đại lý vận tải, dịch vụ vận tải, dịch vụ bưu chính…ngồi ra một số DN lớn cịn kinh doanh thêm dịch vụ gia cơng, đóng gói các sản phẩm cho khách hàng…Các chi phí logistics cần phân biệt rõ ràng để xác định biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp...
Bảng 3.6: Bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Khoản mục chi phí Biến Khoản mục chi phí Biến
phí
Định phí (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí hỗn hợp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x
Chi phí lương nhân viên trực tiếp x Chi phí ngồi giờ nhân viên trực tiếp x
Chi phí thưởng nhân viên trực tiếp x Phí tuyển dụng nhân viên trực tiếp x Gratuities (tiền thưởng khi về hưu) x Chi phí BHXH nhân viên trực tiếp x Chi phí y tế nhân viên trực tiếp x Welfare (phúc lợi) x Allowance (trợ cấp) x Chi phí đào tạo nhân cơng trực tiếp x Chi phí khác nhân cơng trực tiếp x
Chi phí nhân viên phân xưởng x
Chi phí vật liệu x Chi phí cơng cụ dụng cụ x Chi phí khấu hao tài sản cố định x
Chi phí dịch vụ mua ngồi x Chi phí bằng tiền khác x Chi phí dịch vụ KH x
Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin
x Chi phí quản lý kho x
(Nguồn: tác giả khảo sát) 3.2.2.2 Về tổ chức tài khoản kế toán
Trong kế toán quản trị các tài khoản được sử dụng để theo dõi từng đối tượng của KTQT, đây là đối tượng của KTTC được chi tiết hóa theo u cầu cung cấp thơng tin
của nhà quản lý DN. DN căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho DN để chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị cho các nhà quản lý DN. Tuy nhiên, việc chi tiết hóa các tài khoản phải đảm bảo không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên tài khoản..., đồng thời cần đảm bảo:
- Tính thống nhất về hạch tốn, mã số tài khoản giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
- Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tài khoản động, để khi phát sinh nghiệp vụ mới không cần thiết phải thiết lập lại hệ thống tài khoản.
Hiện nay chủ yếu các doanh nghiệp sử dụng tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, sau đó sẽ mở thêm để chi tiết cho từng hoạt động hay từng bộ phận phát sinh.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã được BTC ban hành thống nhất, ta có thể thiết kế lại bảng hệ thống tài khoản để có thể theo dõi định phí, biến phí trong đơn vị, và các mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin. Cấu trúc mã số tài khoản được xây dựng từ sự kết hợp giữa một số hiệu tài khoản với một cấp độ trách nhiệm.
Bảng 3.7: Bảng mã tài khoản theo hướng cung cấp thơng tin kế tốn quản trị
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10…. x x x x X x x x x x Số hiệu TK Mã quản lý (QL) TK cấp 1 Cấp 2 Mã QL1 Mã QL2 Mã QL3 Mã QL4 … …. Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 … … Theo đó:
- Nhóm thứ nhất gồm 3 hoặc 4 số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 thuộc hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế tốn DN.
- Nhóm thứ hai (Mã QL1): gồm 1 ký chữ dùng để cho biết chi phí là biến phí hay định phí. Chẳng hạn, có thể gán ký chữ B để chỉ chi phí là biến phí và ký chữ Đ để chỉ chi phí là định phí (chỉ dùng cho các tài khoản chi phí).
- Nhóm thứ ba (Mã QL2): gồm 1 ký tự số dùng để cho biết đó là tài khoản phản ánh số thực tế phát sinh hay số dự tốn. Chẳng hạn, có thể gán ký số 0 để chỉ số liệu thực tế và ký số 9 để chỉ số liệu dự toán.
- Nhóm thứ tư (Mã QL3): gồm 5 ký số dùng để cho biết mã trách nhiệm của từng cấp quản trị gắn với từng trung tâm trách nhiệm.
- Nhóm thứ năm (Mã QL4): gồm 1 ký tự số dùng để biểu diễn về tính kiểm sốt được hay khơng kiểm sốt được của khoản chi phí, doanh thu đối với cấp độ trách nhiệm tương ứng. Quy định mã kiểm soát: ký số 0 là khơng kiểm sốt được, ký số 1 là kiểm sốt được.
Ngồi ra, DN có thể chi tiết hóa thêm tài khoản để phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành.
3.2.3 Giải pháp xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Từ các thơng tin đã trình bày ở trên, kế tốn quản trị tiến hành tính tốn các chỉ tiêu theo yêu cầu quản trị nội bộ và tổng hợp thành các báo cáo của các cấp quản trị khác nhau. Sau đó, kế tốn quản trị sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin trên các báo cáo nhằm đánh giá hiệu quả của các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế, lập và trình bày mang tính linh hoạt, khơng mang tính thống nhất và tuân thủ như báo cáo KTTC nhưng vẫn nằm trong sự kiểm soát nội bộ. Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để ra quyết định kinh doanh phục vụ công tác quản lý điều hành sẽ thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp.
Đối với quyết định mua hàng: Các báo cáo KTQT cần lập bao gồm:
Dự tốn mua hàng: Dự tốn này trình bày số lượng hàng hóa mua vào để cung
cấp cho việc tiêu thụ nhằm đảm bảo hoạt động của DN được tiến hành liên tục và theo đúng tiến độ đã định, giúp giảm chi phí đem lại hiệu quả cho DN. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 3.8: Dự toán mua hàng
Chỉ tiêu Quý Cả năm
1 2 3 4
-Khối lượng hàng hóa tiêu thụ kế hoạch -Lượng tồn kho cuối kỳ
Tổng cộng yêu cầu
-Lượng tồn kho hàng hóa đầu kỳ -Khối lượng hàng hóa cần mua
Dự tốn chi phí mua hàng: được xác định dựa vào cách phân loại chi phí theo
cách ứng xử của chi phí nhằm xác định các chi phí dự kiến phát sinh trong q trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
Bảng 3.9: Dự tốn chi phí mua hàng Chỉ tiêu Quý Cả Chỉ tiêu Quý Cả năm 1 2 3 4 1. Biến phí - Biến phí vận chuyển - Biến phí bốc dỡ - Biến phí bảo quản - Biến phí nhân viên - Hoa hồng mua hàng
………………. 2. Định phí
- Lương nhân viên
- Chi phí cơng cụ, dụng cụ - Chi phí khấu hao TSCĐ
Tổng chi phí
Đối với quyết định dự trữ hàng tồn kho: các báo cáo KTQT cần lập:
Bảng 3.10: Dự toán hàng tồn kho
Chỉ tiêu Quý Cả
năm
1 2 3 4
Tồn kho hàng hóa đầu kỳ
Số lượng hàng hóa cần mua trong kỳ Tổng số nhu cầu
Số lượng hàng hóa dự kiến bán
Nhu cầu tồn kho cuối kỳ của hàng hóa
Dự tốn chi phí dự trữ hàng tồn kho: DN sẽ ước tính các chi phí mà mình sẽ
gánh chịu khi quyết định dự trữ tương ứng với số lượng tồn kho? Từ đó xác định mơ hình dự trữ hàng tồn kho tối ưu cho phù hợp với điều kiện của DN.
Bảng 3.11: Dự tốn chi phí dự trữ hàng tồn kho
Chỉ tiêu Quý Cả
năm 1 2 3 4
1. Chi phí về vốn: lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ
2. Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ: - Bảo hiểm
- Thuế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Chi phí kho bãi
- Trang thiết bị trong kho - Kho công cộng
- Kho thuê
- Kho của cơng ty
4. Chi phí rủi ro đối với hàng dự trữ: - Hao mịn vơ hình
- Hư hỏng
- Hàng bị thiếu hụt
- Điều chuyển hàng giữa các kho
Đối với quyết định bán hàng: các báo cáo KTQT, bảng số liệu cần lập:
Bảng số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến để đạt LN mong muốn: thông tin
cung cấp cho nhà quản trị ra quyết định về số lượng sản phẩm tiêu thụ để đạt được lợi nhuận mong muốn bao gồm chi phí bất biến, số dư đảm phí và LN mà DN mong muốn, nếu dự kiến được LN sẽ xác định sản lượng, doanh thu tại điểm lợi nhuận đó và ngược lại, được thiết kế dưới bảng sau: