CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN
2.2 Tổng quan về hệ thống KSNB và tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong NHTM
2.2.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB theo COSO 1992
Báo cáo COSO (1992) định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; - Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính;
- Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”.
Theo COSO (1992) thì các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB của doanh nghiệp bao gồm: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát. Các yếu tố trên tích hợp với nhau dưới sự điều khiển của con người nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống KSNB theo COSO 2013
Tháng 5 năm 2013, COSO đã phát hành khuôn mẫu hệ thống KSNB mới để phản ánh những thay đổi về nền kinh tế thế giới trong vòng 20 năm kể từ khi phát hành khuôn mẫu đầu tiên từ năm 1992. Trong khi tiếp tục hướng tiếp cận dựa trên các nguyên tắc, khuôn mẫu KSNB mới kết hợp thêm các hướng dẫn để minh hoạ và giải thích các khái niệm trong khn khổ đồng thời được thiết kế giúp các tổ chức nổ lực nhằm thích ứng với sự phức tạp và tốc độ thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế ngày càng gia tăng như hiện nay. Do đó, báo cáo COSO 2013 ra đời có thể được xem là báo cáo thay thế cho báo cáo COSO 1992 nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu trong bối cảnh hiện nay. Các thành phần cấu thành hệ thống KSNB
theo COSO 2013, thì gắn với 5 bộ phận cấu thành là 17 nguyên tắc liên quan đến cách thức tổ chức kiểm soát nội bộ, chúng bao gồm:
Mơi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một
doanh nghiệp, đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp và tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, là nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp thơng qua năng lực nhân viên, tính chính trực, các giá trị đạo đức, phân công quyền hạn và trách nhiệm, triết lý kinh doanh và phong cách điều hành. Môi trường kiểm soát bao gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
- Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu của mình.
- Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu.
Đánh giá rủi ro: Mỗi doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngồi trong q trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy phải đánh giá, phân tích những nhân tố tạo nên rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Trên thực tế khơng có cách nào để triệt tiêu toàn bộ rủi ro mà nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro
như thế nào là chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức độ này. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Đánh giá rủi ro bao gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu.
- Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
- Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu.
- Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB. Các thay đổi bao gồm: thay đổi từ môi trường kiểm sốt bên ngồi, thay đổi từ cách thức kinh doanh, thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống KSNB.
Hoạt động kiểm sốt: là những chính sách, thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát bao gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp có thể chấp nhận được.
- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.
- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách và thủ tục kiểm sốt.
Thơng tin và truyền thông: là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy
trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong và bên
ngồi. Thơng tin và truyền thơng bao gồm các ngun tắc sau:
- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thơng tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.
- Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.
- Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngồi: cổ đơng, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động KSNB.
Hoạt động giám sát: Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống
KSNB theo thời gian. Mỗi hệ thống KSNB đều phải được giám sát nhằm đảm bảo nó hoạt động hữu hiệu và phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay không.
Giám sát cần thực hiện ở tất cả các hoạt động của đơn vị và đơi khi cịn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp... Hoạt động giám sát bao gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB là hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.
- Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm nhà quản lý cao cấp và hội đồng quản trị khi cần thiết.