CHƯƠNG 2 : XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ
2.2. Kiểm định lại vấn đề
Hệ thống quản trị tri thức hướng đến đạt được các mục tiêu như tri thức được chia sẻ, giảm áp lực tuyển dụng, tăng ưu thế cạnh tranh và tạo ra sự đổi mới cấp công ty (Iskandar, et al., 2017).
Hệ thống quản trị tri thức giúp doanh nghiệp tránh việc tạo lại tri thức đã có, tạo ra đổi mới cấp cơng ty trong quy trình cũng như sản phẩm, quản trị rủi ro và thích ứng với tốc độ ngày càng tăng của việc tạo ra những tri thức mới, nâng tầm tri thức thành ưu thế của tổ chức (Dalkir, 2005).
Ông Nguyễn Quang Nghĩa, Quản lý dự án cho biết:
Chi phí tuyển dụng kỹ sư phần mềm cao mà vẫn khơng tìm được người có kinh nghiệm thời điểm có dự án. Chi phí lương kỹ sư có kinh nghiệm cao q lại làm giảm lợi nhuận. Hiện nay, tuyển dụng phần lớn là các bạn kỹ sư ít kinh nghiệm hoặc mới ra trường. Thời gian đào tạo cho kỹ sư mới hiện đang là 2 tháng – 3 tháng nên hệ thống quản trị tri thức phải làm thời gian này rút ngắn lại từ 2 tuần
26
– 1 tháng khi các bạn có thể truy cập được kiến thức cần thiết một cách nhanh chóng.
Hệ thống quản trị tri thức chưa đạt được hiệu quả cao là vấn đề làm đau đầu Ban giám đốc vì ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thực hiện các chiến lược về nghiên cứu phát triển, tiết kiệm chi phí và duy trì thế mạnh kinh nghiệm gia cơng phần mềm với chất lượng cao trong điều kiện thị trường lao động ngành phần mềm đang không đáp ứng đủ nhu cầu. Vì vậy, kiểm định lại bốn vấn đề trên của hệ thống quản trị tri thức là nền tảng quan trọng để nghiên cứu tìm ra giải pháp hồn thiện để tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống quản trị tri thức.
2.2.1. Loại bỏ vấn đề chất lượng tri thức chưa đáp ứng người dùng là
nguyên nhân chính gây ra hiệu suất hoạt động thấp của hệ thống quản trị tri thức tại doanh nghiệp
Vấn đề chất lượng tri thức chưa đáp ứng người dùng không phải là nguyên nhân chính gây ra hiệu suất hoạt động thấp của hệ thống quản trị tri thức tại doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu (Wang & Yang, 2016), chất lượng hệ thống cao sẽ dẫn đến sự sử dụng tăng cao, khi sự sử dụng tăng sẽ làm tăng đóng góp tri thức trên hệ thống. Sự sử dụng hệ thống quản trị tri thức sẽ tối đa hóa giá trị nếu có nhiều người đóng góp tri thức làm tăng số lượng nội dung tri thức và những người tham gia quyết định chất lượng của nội dung tri thức.
Tri thức dễ mất đi và đang ngày càng bị lỗi thời nhanh chóng hơn. Nếu khơng được sử dụng và chia sẻ thì nó sẽ bị mất giá trị. Ngay cả khi việc chia sẻ tri thức còn thấp như hiện tại, nếu nhân viên có tri thức có năng suất thấp thì khi được chia sẻ tri thức, nhân viên khác sẽ giúp tăng năng suất tổng thể. Chia sẻ tri thức khiến nhân viên được nhiều hơn mất. Đây là quá trình 2 chiều, nhân viên lấy được nhiều hơn họ đưa vào hệ thống quản trị tri thức. Nếu một nhân viên chia sẻ ý tưởng hoặc cách làm việc với người khác thì sẽ có ý tưởng của người khác giúp họ gọt giũa và cải thiện ý tưởng đó và củng cố tri thức của cá nhân. Như vậy, nhân viên chia sẻ tri thức sẽ được hưởng lợi từ tri thức của họ, từ sự hiểu biết duy nhất của họ và nâng cao tri thức của họ về sau (Torabia & El-Denb, 2017).
27
Bên cạnh đó, hệ thống quản trị tri thức mới được đưa vào vận hành tại công ty Tường Minh, lượng truy cập và đóng góp tri thức cịn thấp nên số lượng tri thức chưa đáp ứng người dùng là chấp nhận được. Đây không phải vấn đề làm Ban giám đốc lo lắng ở thời điểm này.
Ơng Nguyễn Hữu Lệ, Chủ tịch cơng ty cho biết:
Đối với hệ thống quản trị tri thức, tri thức được tạo ra bởi người dùng, khơng có đội ngũ riêng để nhập tri thức vào hệ thống, vì vậy người dùng cần phải thấy lợi ích chia sẻ tri thức để chia sẻ tri thức có giá trị và chất lượng. Quản lý dự án cũng phải kiểm tra lại tri thức có chính xác là tri thức mới nhất, hợp lệ do dự án làm ra khơng. Hội đồng đánh giá cũng có trách nhiệm để kiểm tra về mặt chun mơn của tri thức. Vì vậy, chất lượng tri thức khơng phải là vấn đề cấp thiết theo quan điểm của Ban giám đốc mà sự tham gia của nhân viên để duy trì và phát triển tri thức trên hệ thống quản trị tri thức là điều được mong đợi thực hiện xuyên suốt tại cơng ty. Qua đó, xây dựng được văn hóa chia sẻ tri thức, hiểu biết ở cấp công ty, chứ không chỉ là cấp dự án như trước đây.
2.2.2. Biện luận các vấn đề chính gây ra hiệu suất hoạt động thấp của hệ thống quản trị tri thức tại doanh nghiệp thống quản trị tri thức tại doanh nghiệp
Theo nghiên cứu của (Torabia & El-Denb, 2017) khẳng định quản trị tri thức có tác động tích cực đến sự cạnh tranh và đổi mới của tổ chức, làm tăng hiệu suất của tổ chức, trong đó nếu thiếu mong muốn chia sẻ tri thức của nhân viên trong văn hóa tổ chức thì thực tiễn doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc sử dụng các cơng cụ quản trị tri thức. Vì vậy, nếu chính sách động viên đóng góp tri thức không hợp lý sẽ tác động tiêu cực đến động lực chia sẻ tri thức của nhân viên.
Theo mơ hình khái niệm về hệ thống quản trị tri thức trong nghiên cứu (Mouna & Salem, 2018), hệ thống quản trị tri thức hiệu quả phải có 4 khía cạnh hỗ trợ lẫn nhau bao gồm khía cạnh cơng nghệ, khía cạnh con người, khía cạnh quy trình và khía cạnh mơi trường. Khơng có hệ thống quản trị tri thức tồn tại riêng rẽ, độc lập với khía cạnh con người.
28
Hình 2.2: Mơ hình khái niệm của hệ thống quản trị tri thức
Nguồn: (Mouna & Salem, 2018)
Tính năng của hệ thống quản trị tri thức chính là khía cạnh cơng nghệ của hệ thống quản trị tri thức, làm cho hệ thống quản trị tri thức hiệu quả thông qua sử dụng cơng nghệ để thực hiện các quy trình quản trị tri thức theo định hướng của chiến lược quản trị tri thức tại cơng ty. Nếu tính năng của hệ thống quản trị tri thức còn kém, gây phiền phức cho người dùng sẽ dẫn đến hạn chế sự sử dụng, làm hệ thống quản trị tri thức không phát huy được hiệu quả như mong đợi.
Chính sách động viên và tính năng hệ thống quản trị tri thức là 2 vấn đề tác động chủ yếu đến khía cạnh con người của hệ thống quản trị tri thức. Nghiên cứu (Matschke, et al., 2014) cũng chỉ ra tầm quan trọng của việc tạo động lực chia sẻ tri thức để hệ thống quản trị tri thức hoạt động hiệu quả, cần phải có các biện pháp tạo động lực người dùng chia sẻ tri thức, tạo ra văn hóa chia sẻ tri thức. Khi các chính
29
sách được áp dụng, các tính năng của hệ thống quản trị tri thức được cải tiến, cần có phương tiện đo lường hiệu quả của các chính sách, các cải tiến tính năng để theo dõi và có hoạt động chỉnh sửa kịp thời. Hiện tại, còn thiếu những đo lường phù hợp cho hệ thống quản trị tri thức tại công ty dẫn đến giám sát và khắc phục không được thực hiện đầy đủ, ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản trị tri thức tại cơng ty.
Sau khi phân tích các vấn đề, mối liên hệ giữa chúng và tham khảo các lý thuyết về hệ thống quản trị tri thức và quan tâm của Ban giám đốc, cho thấy các vấn đề Chính sách động viên chưa hợp lý, Tính năng của hệ thống chưa đáp ứng người dùng, Thiếu đo lường hiệu quả quản trị tri thức tại doanh nghiệp cần được khắc phục càng sớm càng tốt để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản trị tri thức tại doanh nghiệp.
30