CHƯƠNG 7 : DỮ LIỆU HỖ TRỢ
7.3. Nghiên cứu định tính
7.3.3. Thảo luận nhóm 2
Người phỏng vấn: Trần Xuân Ngọc Dung
Người được phỏng vấn: 5 người dùng hệ thống quản trị tri thức Thời gian: 4 giờ cho tất cả 5 người
Dung: Chào các anh. Các anh có thể vui lịng giới thiệu bản thân và kinh nghiệm
làm việc tại công ty Tường Minh?
Nghĩa: Tôi tên Nguyễn Quang Nghĩa, đã làm việc tại công ty được 13 năm. Hiện
69
Phương: Tơi tên Phạm Đình Hải Phương, tơi đã làm việc tại công ty hơn gần 8
năm. Trước đây tơi là kỹ sư lập trình. Hiện tại tơi đang là Kiến trúc sư phần mềm của nhóm chun gia của cơng ty.
Q: Tơi tên Trần Văn Q, có 7 năm kinh nghiệm quản lý dự án tại công ty. Hiện
nay, tôi đang quản lý 3 dự án quy mô trên 50 người.
Hồng: Tơi tên Đinh Đức Ngân Hồng, là kỹ sư phần mềm, trước đây tơi lập trình,
nay đã chuyển qua làm trưởng nhóm kiểm thử được hơn 3 năm.
Trân: Tơi tên là Bùi Thế Trân, đang là kỹ sư lập trình, tơi đang quản lý nhóm kỹ
thuật của 2 dự án.
Dung: Các anh vui lòng cho biết quan điểm về hệ thống quản trị tri thức tại công
ty?
Nghĩa: Hệ thống quản trị tri thức đang là trào lưu nóng trên thế giới, việc áp dụng
quản trị tri thức tại công ty lúc này là theo kịp xu hướng cơng nghệ trên thế giới. Chi phí tuyển dụng kỹ sư phần mềm cao mà vẫn khơng tìm được người có kinh nghiệm thời điểm có dự án. Chi phí lương kỹ sư có kinh nghiệm cao q lại làm giảm lợi nhuận. Hiện nay, tuyển dụng phần lớn là các bạn kỹ sư ít kinh nghiệm hoặc mới ra trường. Thời gian đào tạo cho kỹ sư mới hiện đang là 2 tháng – 3 tháng nên hệ thống quản trị tri thức phải làm thời gian này rút ngắn lại từ 2 tuần – 1 tháng khi các bạn có thể truy cập được kiến thức cần thiết một cách nhanh chóng.
Phương: Có thể xem tri thức của nhiều dự án khác để tham khảo cho cơng việc
của mình
Q: Hệ thống quản trị tri thức giúp lưu trữ đa dạng tri thức, tiết kiệm thời gian
đào tạo kỹ sư mới
Hồng: Tơi có thể đóng góp cho cơng ty thơng qua hệ thống quản trị tri thức Trân: Tôi nghĩ hệ thống quản trị tri thức giúp tiết kiệm thời gian tìm giải pháp đã
có sẵn cơng ty
Dung: Các anh vui lòng cho biết nhận định hiệu quả hoạt động thấp của hệ thống
70
Nghĩa: Hệ thống quản trị tri thức chưa thu hút được nhân viên sử dụng nhiều nên
chưa có nhiều tri thức có chất lượng để tham khảo. Mọi người cũng chưa có thói quen tra cứu tri thức trên hệ thống quản trị tri thức. Khi thiết kế giải pháp công ty đã từng làm qua, mà có thể tra cứu thì thời gian làm giải pháp kỹ thuật để đấu thầu sẽ nhanh chóng hơn.
Phương: Chính sách động viên rất tốt nhưng chưa rõ. Hội đồng đánh giá tri thức
tuy là có chun mơn nhưng sử dụng tri thức vẫn là người dùng. Tơi nghĩ chính sách tính điểm chưa công bằng nên người dùng không muốn dùng hệ thống.
Q: Tuy cấp trên có chỉ thị sử dụng hệ thống quản trị tri thức trong công việc, tơi
cũng thường nhắc nhở anh em nhưng có lẽ các bạn quá bận để sử dụng hệ thống. Có bạn phản hồi với tơi là hệ thống cịn khó sử dụng, gây mất thời gian nên các bạn ngại dùng.
Hồng: Hệ thống quản trị tri thức cịn chưa được nhiều người biết đến nên chưa
được sử dụng nhiều thành ra khó phát huy hiệu quả
Trân: Hệ thống nào cũng cần có thời gian để người dùng quen sử dụng. Tôi đã
dùng hệ thống thấy là còn mất nhiều thời gian khi sử dụng nên ngại dùng lắm
Dung: Các anh có thể chia sẻ lý do tại sao hệ thống quản trị tri thức hoạt động
chưa hiệu quả?
Nghĩa: Cách tính điểm đóng góp tri thức còn bất cập. Những tri thức tạo bởi cá
nhân thì tính điểm cho cá nhân thì đồng ý nhưng những tri thức tạo bởi nhóm, ví dụ như mã nguồn do cả nhóm lập trình làm ra, nếu tính điểm cho người đưa mã nguồn lên hệ thống quản trị tri thức là không thỏa đáng.
Phương: Chưa rõ ràng bao nhiêu điểm đóng góp cho hệ thống quản trị tri thức thì
tương đương với bao nhiêu điểm cho tiêu chí cống hiến cho cơng ty trong thang điểm đánh giá hàng năm.
Quí: Việc bắt buộc chia sẻ và sử dụng tri thức trên hệ thống được thông báo từ
Ban giám đốc nhưng dự án không biết chia sẻ tri thức bao nhiêu, sử dụng tri thức bao nhiêu là đạt yêu cầu của Ban giám đốc.
71
Hoàng: Một lần tải về tri thức như mô tả nhưng khi xem thấy mã nguồn đang viết
theo cách nguyên khối. Hiện nay xuất hiện viết mã nguồn theo vi dịch vụ thì cách thiết kế và viết mã nguồn đã thay đổi. Khi cần trao đổi giải pháp giữa các nhóm kỹ sư trong cơng ty, có thể sử dụng tri thức trên hệ thống quản trị tri thức để tham khảo, như vậy sẽ rất tiện khi tổ chức video conference hay call conference về giải pháp phần mềm và những buổi chia sẻ kinh nghiệm. Nhưng hiện tại, khơng có danh bạ của các nhóm hay kỹ sư chuyên gia trên hệ thống để liên hệ trực tiếp.
Trân: Nội dung tri thức cịn ít so với tri thức của cơng ty. Những dự án làm cơng
nghệ mới chưa có cập nhật nhiều trên hệ thống quản trị tri thức.
Dung: Theo các anh, vấn đề nào là nghiêm trọng nhất của hệ thống quản trị tri
thức?
Nghĩa: Chính sách động viên cịn chưa cơng bằng nên khơng có tác dụng thúc đẩy
nhân viên sử dụng hệ thống
Phương: Chính sách động viên chưa rõ ràng, cụ thể. Tính điểm chỉ phụ thuộc vào
hội đồng chuyên gia, thiếu phản hồi của người dùng tri thức
Quí: Một yêu cầu thiết kế phần mềm có thể có nhiều cách để thiết kế, viết mã
nguồn khi tìm kiếm ra kết quả khơng biết nên ưu tiên xem cái nào trước. Khơng có đánh giá của người đã xem rồi để người sau tham khảo trước khi tải về xem chi tiết.
Hồng: Khơng có danh bạ của các nhóm hay kỹ sư chuyên gia trên hệ thống để
liên hệ trực tiếp
Trân: Hệ thống quản trị tri thức không cho xem trước tri thức mà bắt tải về làm
ảnh hưởng băng thông và tốn thời gian. Nếu tri thức khơng phù hợp, lại tốn thêm thời gian xóa trên máy tính. Nhiều khi chỉ cần xem cách viết mã nguồn cho một tính năng mà phải tải source code cả phần mềm hoặc nhiều tính năng về rồi tìm kiếm trong mã nguồn. Tài liệu thiết kế là tập tin văn bản khơng có liên kết với mã nguồn, nên phải đọc cả hai cùng lúc và tự tìm kiếm trong nội dung tri thức tải phần mình quan tâm. Cách tổ chức tri thức phát triển phần mềm cịn đóng gói ngun khối tri thức đưa vào hệ thống quản trị tri thức làm người dùng phải đọc toàn bộ thiết kế, mã nguồn và các
72
trường hợp kiểm thử để hiểu toàn bộ phần mềm và tìm ra phần tính năng cần dùng gây mất thời gian.
Dung: Nguyên nhân của vấn đề là gì?
Nghĩa: Chính sách chưa có thời gian nghiên cứu thực tế, nên chưa hồn thiện. Các
tính năng chưa được nghiên cứu kỹ, dẫn đến chưa thuận tiện cho người dùng.
Phương: Chưa tính đến quan điểm của người dùng trong đánh giá tri thức, Quí: Thiết kế yêu cầu phần mềm quản trị tri thức chưa được phát triển hoàn chỉnh Hồng: Khi thiết kế khơng nghĩ đến nhu cầu cần trao đổi, tư vấn thêm về tri thức Trân: Tri thức được lưu nguyên khối, khơng bóc tách cụ thể, thành ra khơng xem
trực tuyến được do khối lượng lớn và khơng có sự sắp xếp
Dung: Nguyên nhân nào là nguyên nhân chính?
Nghĩa: Chính sách động viên chưa phát huy được hiệu quả
Phương: Kinh nghiệm phát triển phần mềm là bí kíp của mỗi người, là cơm gạo
nên khó chia sẻ hết. Điểm cống hiến hàng năm đợi đến hết năm mới có đánh giá, như vậy anh em đợi gần đợt đánh giá mới chia sẻ tri thức. Nếu có động viên như khen thưởng ngay khi đóng góp tri thức thì sẽ thúc đẩy đóng góp tri thức sớm hơn để nơi khác sử dụng
Quí: Anh em làm việc dự án thường phải làm việc gấp rút, chạy đua với thời gian,
nếu hệ thống quản trị tri thức giúp anh em tiết kiệm thời gian thì quá tốt nhưng hiện tại còn đang tốn thêm thời gian của anh em nên tâm lý ngại dùng là dễ hiểu
Hoàng: Chia sẻ tri thức trên hệ thống không ai biết, với lại cũng khơng có thời
gian để lên hệ thống. Ở dự án, mỗi người làm một phần, một cơng đoạn trong q trình nên đóng góp tri thức cả một phần mềm thì khơng đóng góp được.
Trân: Cịn tốn nhiều thời gian tìm kiếm và xem tri thức nên không thu hút được
người dùng
Dung: Giải pháp mà cơng ty nên dùng để hồn thiện hệ thống quản trị tri thức là
gì?
Nghĩa: Cần có chương trình truyền thơng nội bộ trong cơng ty cho hệ thống quản
73
Phương: Cần cải thiện tính năng và khả năng của hệ thống quản trị tri thức để sử
dụng tốt hơn.
Q: Nên có thưởng cho ý kiến cải tiến hệ thống quản trị tri thức.
Hồng: Nên có thưởng và tuyên dương cho nhân viên đóng góp tri thức nhiều
ngồi điểm đóng góp.
Trân: Nên có thưởng và tuyên dương cho dự án tái sử dụng tri thức trên hệ thống
quản trị tri thức hiệu quả nhất.
Dung: Theo quan điểm của các anh, giải pháp tốt nhất là gì để giải quyết vấn đề? Nghĩa: Giải pháp tốt nhất nên kết hợp được cơng nghệ với chính sách động viên
mới có tác dụng
Phương: Các tính năng quản trị tri thức nên được tự động càng nhiều càng tốt
Q: Nên có thưởng tun dương và báo cho người dùng có tri thức mới để truy cập và nhắc nhở truy cập hệ thống để sử dụng tri thức
Hồng: Nên có tun dương, thưởng cho đóng góp tri thức ngồi điểm thưởng Trân: Hệ thống nên được thiết kế thân thiện hơn với người dùng và tối ưu tìm kiếm với đa dạng thể loại. Các phân loại tri thức cịn q ít. Cơng nghệ mới có thể hỗ trợ nhiều cách để tối ưu tìm kiếm và quản trị cơ sở dữ liệu tốt hơn.