CHƯƠNG 4 : CÁC LỰA CHỌN GIẢI PHÁP
4.2. Cải thiện tính năng của hệ thống quản trị tri thức hướng tới người dùng
dùng
Hệ thống quản trị tri thức để thu hút người dùng phải có tính năng hồn thiện, tiện nghi cho người dùng sử dụng thuận tiện các thao tác, tiết kiệm thời gian, công sức khi sử dụng hệ thống. Giải pháp để giải quyết những điểm mà tính năng của hệ thống quản trị tri thức chưa đáp ứng được mong muốn người dùng bao gồm:
▪ Cải thiện chức năng tìm kiếm và cho phép người dùng bình chọn tri thức ▪ Hiển thị trực tuyến nội dung chi tiết nội dung tri thức
42
Để việc tìm kiếm hiệu quả, hệ thống phải giúp người dùng tìm đúng nội dung họ cần và hiển thị kết quả tìm kiếm theo độ ưu tiên những tri thức cần thiết cho người dùng lựa chọn.
Hashtag là một kiểu đánh dấu tìm kiếm phổ biến trên mạng xã hội hiện nay, giúp cho việc phân loại tri thức được linh động và dễ dàng hơn. Việc sử dụng hashtag cho chức năng search đã được các công ty công nghệ lớn trên thế giới như Google áp dụng, không chỉ các công ty mạng xã hội như Facebook, Twitter (Slegg, 2013).
Gần đây, hashtag đã được ứng dụng vào mạng nội bộ của doanh nghiệp, giúp quản lý các ứng dụng nội bộ tốt hơn và tăng tính tương tác với nhân viên (Vialect, 2016). Ngồi ra, hashtag cịn giúp chức năng phân tích khối lượng tri thức theo nội dung qua việc sử dụng các công cụ phân tích hashtag (Miller, 2016).
Các tri thức khi đưa vào hệ thống quản trị hệ thống ngồi phân theo thể loại sẽ có những hashtag kèm theo do hệ thống đề xuất dựa trên phần tóm tắt của tri thức, hoặc người dùng có thể tự định nghĩa ra hashtag nếu chưa có hashtag đó trong hệ thống. Các hashtag cũng nằm trong phạm vi hội đồng đánh giá sẽ xem xét trong quá trình phê duyệt tri thức được quản trị trên hệ thống.
Việc đánh dấu hashtag cũng sẽ giúp cho việc phát triển cơ sở dữ liệu về sau theo hướng cơ sở dữ liệu phân tán, cho phép tri thức được thu thập dễ dàng, tiện lợi hơn. So với tìm kiếm dựa theo keyword, hashtag giúp phân biệt nội dung liên quan đến từ tìm kiếm với từ tìm kiếm bất kỳ giống với keyword. Hơn nữa, hashtag cịn có thể dùng để xác định hashtag được tìm kiếm nhiều, hoặc nhiều tri thức có cùng hashtag hay hashtag liên quan đang được tạo ra trên hệ thống quản trị tri thức để có thể thống kê xu hướng cơng nghệ hay ứng dụng đang tạo ra tri thức trong công ty hiện tại.
Kết quả hiển thị là dạng tóm tắt tri thức sẽ có thơng tin về dự án nhập tri thức vào, kết quả đánh giá của người dùng theo mức độ hữu dụng của tri thức và số lượt được truy cập để người dùng xem xét trước khi lựa chọn. Kết quả hiển thị được sắp xếp theo kết quả khảo sát của nhân viên là ưu tiên hiển thị nội dung có bình chọn hữu dụng cao nhất từ người dùng.
43
Để hiển thị trực tuyến được tri thức và có thể xem tri thức trong chuỗi liên kết từ yêu cầu phát triển đến thiết kế, mã nguồn và các trường hợp kiểm thử, phần mềm cần được chia nhỏ thành các tính năng phần mềm nhỏ hơn và được đánh định danh duy nhất. Số định danh này sẽ được đánh dấu trong mã nguồn và các trường hợp kiểm thử. Vì vậy, một thiết kế phần mềm có thể liên kết đầy đủ từ yêu cầu thiết kế, đến mã nguồn và các trường hợp kiểm thử trên hệ thống quản trị tri thức.
Hệ thống quản trị tri thức sẽ tìm kiếm theo định danh function breakdown trong các tài liệu tri thức phần mềm và liên kết chúng với nhau, sau đó hệ thống thêm vào định danh của dự án. Như vậy, trong hệ thống quản trị tri thức, mỗi function breakdown chỉ có duy nhất một định danh.
Dựa vào thông tin của tri thức phát triển phần mềm được đưa vào hệ thống, hệ thống quản trị tri thức cần phân loại để phục vụ việc tìm kiếm và hiển thị kết quả tìm kiếm liên quan. Ví dụ: một tìm kiếm về thiết kế cho hệ thống truy xuất thơng tin ngân hàng với từ khóa ETL (một tính năng của phần mềm tài chính) sẽ hiển thị tất cả những thiết kế cho những tính năng ETL của tất cả dự án phần mềm đã từng làm về ETL ở công ty.
Để tra cứu được các chuyên gia theo lĩnh vực phần mềm mà họ có nhiều kinh nghiệm và chun mơn nhất, một cơ sở dữ liệu về tác giả của tri thức phải được thiết lập ngay từ lúc tri thức được đưa vào hệ thống.
Người quản lý dự án phải nhập danh sách thành viên của dự án, trong đó tên kiến trúc sư phần mềm, trưởng nhóm thực hiện, trưởng nhóm kiểm thử cho tri thức phát triển phần mềm là bắt buộc phải nhập. Hệ thống quản trị tri thức tổng hợp chuyên môn của các kiến trúc sư phần mềm, trưởng nhóm thực hiện, trưởng nhóm kiểm thử theo lịch sử tri thức và các phân loại tri thức. Từ đó, xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về chuyên gia của từng lĩnh vực ở trong công ty giúp chọn ra hội đồng đánh giá tri thức của hệ thống quản trị tri thức và xây dựng đội ngũ tư vấn kỹ thuật tại công ty.
Theo nghiên cứu (Probst, et al., 2010), hệ thống tìm kiếm chun gia cịn được biết như là trang vàng của công ty được xem là chỉ dẫn ít tốn thời gian và hiệu quả, chủ yếu được dùng để hỗ trợ trao đổi tri thức trong tổ chức. Nghiên cứu cũng cho thấy sự
44
trao đổi thơng tin giữa người tìm kiếm tri thức và người sở hữu tri thức sẽ dễ dàng hơn bằng cách để rõ ai là người biết cái gì.
4.2.1. Ưu điểm
Hệ thống quản trị tri thức khi có càng nhiều tri thức sẽ đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tìm kiếm tri thức của người dùng và vì thế càng làm tăng sự sử dụng của người dùng theo nghiên cứu của (Wang & Yang, 2016). Việc nâng cấp chức năng của hệ thống quản trị tri thức hướng đến người dùng sẽ xóa bỏ được lo lắng tốn công sức để tạo và sử dụng tri thức trên hệ thống quản trị tri thức.
(Capilla, et al., 2016) đề nghị nên áp dụng phương pháp tinh gọn cho việc lưu giữ tri thức thiết kế phần mềm. Việc đánh dấu tính năng trong các giai đoạn phát triển phần mềm đã giúp truy vết của từng tính năng phần mềm nhỏ hơn thay vì cả phần mềm lớn với nhiều tính năng. Các thành phần mã nguồn, thiết kế, và yêu cầu phát triển phần mềm cũng được liên kết với nhau theo chiều ngang. Việc chia nhỏ tính năng giúp hiển thị chi tiết xem trực tuyến dễ dàng hơn.
4.2.2. Nhược điểm
Các tính năng của hệ thống quản trị tri thức rất quan trọng để người dùng có thể sử dụng được hệ thống. Nhưng để thực hiện được các tính năng hồn hảo, hỗ trợ tối đa người dùng, chi phí đầu tư cần phải được xem xét. Nhược điểm của giải pháp cải thiện tính năng hệ thống quản lý tri thức là chi phí đầu tư lớn để nâng cấp phần mềm và cơ sở dữ liệu của hệ thống quản trị tri thức. Sự nâng cấp cải thiện tính năng hệ thống quản trị tri trức trên cơ sở phần cứng và phần mềm đang có. Hiện tại theo ước tính của phịng Cơng nghệ thơng tin, phần cứng và phần mềm của hệ thống quản trị tri thức vẫn đáp ứng được số lượng người dùng tại công ty và khối lượng tri thức gấp 100 lần hiện tại. Nếu số lượng truy cập và khối lượng tri thức lớn vượt hơn khả năng hiện có, phịng Cơng nghệ thơng tin sẽ đề xuất giải pháp nâng cấp phần cấp, còn hiện tại vẫn đang dư dùng rất nhiều với thực tế sử dụng. Sự tồn tại của công nghệ hiện nay khá nhanh, nên khi có sự ra đời cơng nghệ tốt hơn, giải quyết được vấn đề hoàn hảo và ưu việt hơn, phần mềm hiện tại có thể phải thay thế để ứng dụng cơng nghệ mới.
45
4.2.3. Ước tính chi phí
Bảng 4.2: Chi phí ước tính cho giải pháp Cải thiện tính năng của hệ thống quản trị tri thức hướng tới người dùng
# Mô tả Chi phí ước tính
(VNĐ)
1 Cải thiện chức năng tìm kiếm và cho phép người dùng bình chọn tri thức
85,000,000
2 Thêm chức năng xem trực tuyến chi tiết tri thức
88,000,000
3 Tra cứu chuyên gia từng lĩnh vực 19,000,000
Tổng 193,000,000
Nguồn: Tác giả tổng hợp