CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN
3.1. Chính sách động viên quản trị tri thức chưa hợp lý
Việc tính điểm đóng góp được cho là khơng cơng bằng, khơng hợp lý và chưa được hồn thiện tác động tiêu cực đến tác dụng tạo động lực của chính sách quản trị tri thức.
Ơng Nguyễn Quang Nghĩa, Quản lý dự án chia sẻ:
Cách tính điểm đóng góp tri thức cịn bất cập. Những tri thức tạo bởi cá nhân thì tính điểm cho cá nhân thì đồng ý nhưng những tri thức tạo bởi nhóm, ví dụ như mã nguồn do cả nhóm lập trình làm ra, nếu tính điểm cho người đưa mã nguồn lên hệ thống quản trị tri thức là không thỏa đáng.
Ơng Phạm Đình Hải Phương, Kiến trúc sư phần mềm cho biết:
Chưa rõ ràng bao nhiêu điểm đóng góp cho hệ thống quản trị tri thức thì tương đương với bao nhiêu điểm cho tiêu chí cống hiến cho công ty trong thang điểm đánh giá hàng năm.
Chính sách động viên rất tốt nhưng chưa rõ. Hội đồng đánh giá tri thức tuy là có chun mơn nhưng sử dụng tri thức vẫn là người dùng. Tơi nghĩ chính sách tính điểm chưa cơng bằng nên người dùng khơng muốn dùng hệ thống.
Chính sách động viên quản trị tri thức khơng hợp lý cũng dẫn đến đóng góp tri thức chậm cũng là giảm giá trị tri thức làm giảm hiệu quả hoạt động của hệ thống quản trị tri thức.
Ơng Phạm Đình Hải Phương, Kiến trúc sư phần mềm chia sẻ:
Điểm cống hiến hàng năm đợi đến hết năm mới có đánh giá, như vậy anh em đợi gần đợt đánh giá mới chia sẻ tri thức. Nếu có động viên như khen thưởng ngay khi đóng góp tri thức thì sẽ thúc đẩy đóng góp tri thức sớm hơn để nơi khác sử dụng
Việc thiếu thiết lập mục tiêu quản trị tri thức tại dự án cũng gây khó khăn cho việc sắp xếp lên kế hoạch để đạt được mục tiêu
31
Tuy cấp trên có chỉ thị sử dụng hệ thống quản trị tri thức trong công việc, tơi cũng thường nhắc nhở anh em nhưng có lẽ các bạn quá bận để sử dụng hệ thống. Có bạn phản hồi với tơi là hệ thống cịn khó sử dụng, gây mất thời gian nên các bạn ngại dùng.
Việc bắt buộc chia sẻ và sử dụng tri thức trên hệ thống được thông báo từ Ban giám đốc nhưng dự án không biết chia sẻ tri thức bao nhiêu, sử dụng tri thức bao nhiêu là đạt yêu cầu của Ban giám đốc.
Nghiên cứu (Capilla, et al., 2016) về quản trị tri thức phát triển phần mềm đã chỉ ra nguyên nhân là rào cản đối với các kỹ sư phần mềm tham gia tạo ra tri thức tri thức phát triển phần là thiếu động lực. Những người tham gia làm dự án phần mềm khơng thấy được sự hữu ích hay giá trị của việc tổ chức lưu giữ lại tri thức thiết kế phần mềm, sợ chia sẻ mất đi kinh nghiệm chun mơn của mình, các chun gia e ngại lưu giữ sẽ phổ biến chun mơn của mình.
Tuy có chính sách cộng điểm cho nhân viên nhưng khơng có chính sách tun dương cho người đóng góp tri thức để thúc đẩy được nhân viên thấy được sự hữu ích hay giá trị của hệ thống quản trị tri thức, để các kỹ sư phần mềm hiểu rằng chia sẻ tri thức là có lợi cho họ.
Ơng Đinh Đức Ngân Hồng, Kỹ sư phần mềm cho biết:
Chia sẻ tri thức trên hệ thống khơng ai biết, với lại cũng khơng có thời gian để lên hệ thống. Ở dự án, mỗi người làm một phần, một công đoạn trong q trình nên đóng góp tri thức cả một phần mềm thì khơng đóng góp được.
3.2. Tính năng của hệ thống chưa đáp ứng người dùng
Nghiên cứu (Matschke, et al., 2014) đã chỉ ra chất lượng của tri thức và tính dễ sử dụng là hai yếu tố quan trọng nhất tác động đến động lực sử dụng hệ thống quản trị tri thức.
Do hệ thống khi thiết kế chưa được nghiên cứu về các hành vi sử dụng nên chưa phát triển hoàn thiện, dẫn đến sự sử dụng cịn nhiều hạn chế.
32
Tri thức được lưu ngun khối, khơng bóc tách cụ thể, thành ra không xem trực tuyến được do khối lượng lớn và khơng có sự sắp xếp
Ơng Đinh Đức Ngân Hồng, Kỹ sư phần mềm cũng chia sẻ cùng quan điểm về cách sắp xếp tri thức hiện tại chưa phù hợp:
Một lần tải về tri thức như mô tả nhưng khi xem thấy mã nguồn đang viết theo cách nguyên khối. Hiện nay xuất hiện viết mã nguồn theo vi dịch vụ thì cách thiết kế và viết mã nguồn đã thay đổi.
Ông Bùi Thế Trân, Kỹ sư phần mềm, chia sẻ việc tốn thời gian khi sử dụng khiến ông ngại sử dụng hệ thống trong cơng việc:
Hệ thống nào cũng cần có thời gian để người dùng quen sử dụng. Tôi đã dùng hệ thống thấy là còn mất nhiều thời gian khi sử dụng nên ngại dùng lắm.
Hệ thống quản trị tri thức hiện tại không hiển thị đầy đủ tác giả của tri thức mà chỉ thể hiện người đóng góp tri thức trong mơ tả tri thức làm hạn chế hiểu biết về tri thức.
Ơng Đinh Đức Ngân Hồng, Kỹ sư phần mềm chia sẻ:
Khi cần trao đổi giải pháp giữa các nhóm kỹ sư trong cơng ty, có thể sử dụng tri thức trên hệ thống quản trị tri thức để tham khảo, như vậy sẽ rất tiện khi tổ chức video conference hay call conference về giải pháp phần mềm và những buổi chia sẻ kinh nghiệm. Nhưng hiện tại, khơng có danh bạ của các nhóm hay kỹ sư chuyên gia trên hệ thống để liên hệ trực tiếp.
(Wang & Yang, 2016) đã nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống quản trị tri thức và tổng hợp thành mơ hình mà trọng tâm của mơ hình là mối quan hệ giữa chất lượng tri thức và chất lượng hệ thống dẫn đến tăng sự sử dụng.
Nghiên cứu (Capilla, et al., 2016) chỉ ra cụ thể việc thiếu thời gian và sợ tốn công sức là tác động tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của hệ thống quản trị tri thức. Các nhà quản trị và kiến trúc sư phần mềm không biết cần bao nhiêu công sức và nguồn lực bỏ ra để lưu giữ tri thức có giá trị việc phát triển phần mềm. Công sức để làm việc này khá lớn và chiếm dụng trong suốt quá trình phát triển phần mềm. Trong khi lợi ích từ việc lưu giữ tri thức thiết kế phần mềm khơng phải có thể nhận ra ngay lập tức và dễ dàng cân đối nguồn lực.
33
Chất lượng hệ thống được thể hiện bởi hệ thống quản trị tri thức dễ sử dụng, giảm cơng sức cho người dùng phải tìm hay đóng góp tri thức và cho phép người dùng hoàn thành tác vụ trên hệ thống nhanh hơn. Chất lượng tri thức thể hiện bởi thể loại nội dung phong phú và đáp ứng nhu cầu tri thức của người dùng.
Vì vậy, có thể thấy nếu hệ thống quản trị tri thức cải thiện được tính năng, giảm thời gian cho người dùng khi sử dụng hệ thống thì sẽ thúc đẩy được sử dụng. Sự sử dụng tăng lên sẽ có càng nhiều tri thức được đóng góp vào hệ thống. Từ đó, làm tăng chất lượng tri thức. Khi hệ thống quản trị tri thức có nhiều tri thức, người dùng sẽ có động lực sử dụng tri thức nhiều hơn.
3.3. Thiếu đo lường hiệu quả quản trị tri thức tại doanh nghiệp
Hệ thống cịn thiếu nhiều thơng tin về hiệu quả quản trị tri thức, do lúc thiết kế hệ thống chưa có đầy đủ thơng tin, nghiên cứu về quá trình hoạt động của hệ thống quản trị tri thức nên các chức năng đo lường chưa được phát triển đầy đủ.
Ơng Hồng Xn Thanh, Trưởng phịng Cơng nghệ thông tin cho biết:
Do thiếu nghiên cứu thiết kế hệ thống và phát triển yêu cầu từ đầu nên hệ thống quản trị tri thức chưa được hồn thiện và cịn thơ sơ trong vận hành các quy trình hoạt động quản trị tri thức. Các tính năng được phát triển chưa tinh vi, nên chưa đáp ứng được sự sử dụng thực tế.
Thông tin về hiệu quả quản trị tri thức hiện tại cịn mang tính một chiều từ hệ thống mà thiếu thơng tin quản trị tri thức từ người dùng.
Ông Nguyễn Hữu Trần Quân, Trưởng phòng Quản lý chất lượng cho biết:
Hệ thống quản trị tri thức hiện tại cũng khơng có kênh thơng tin phản hồi trực tiếp từ người dùng. Nếu chỉ dựa vào hội đồng đánh giá là chuyên gia kỹ thuật để đánh giá tính hữu ích của tri thức thì khơng có sự phản hồi của người dùng, hơn nữa hội đồng đánh giá là theo quan điểm chuyên môn kỹ thuật hơn là quan điểm người sử dụng. Vì chỉ có thơng tin một chiều nên đơn vị vận hành khơng phân tích đánh giá được tri thức có phù hợp với người sử dụng hay cần cải tiến điểm gì.
34