CHƯƠNG 7 : DỮ LIỆU HỖ TRỢ
7.3. Nghiên cứu định tính
7.3.2. Thảo luận nhóm 1
Người phỏng vấn: Trần Xuân Ngọc Dung
Người được phỏng vấn: Ông Hồng Xn Thanh, Trưởng phịng Cơng nghệ thơng tin và ơng Ơng Nguyễn Hữu Trần Quân, Trưởng phòng Quản lý chất lượng
Thời gian: 2 giờ
Dung: Chào các anh. Các anh có thể vui lịng giới thiệu bản thân và kinh nghiệm
66
Thanh: Tơi tên là Hồng Xn Thanh, là Trưởng phịng Cơng Nghệ Thơng Tin
của công ty được 10 năm rồi
Quân: Tôi tên là Nguyễn Hữu Trần Qn, tơi đang phụ trách phịng Quản lý chất
lượng. Ban giám đốc đã giao cho phịng tơi vận hành hệ thống quản trị tri thức.
Dung: Các anh vui lòng cho biết quan điểm về hệ thống quản trị tri thức tại công
ty?
Thanh: Hệ thống quản trị tri thức có thể giúp rút ngắn thời gian đào tạo kỹ sư mới
cho dự án và sử dụng các cơng nghệ hiện đại để bảo tồn tri thức của công ty.
Quân: Hệ thống quản trị tri thức giúp công ty tăng hiệu quả làm việc của nhân
viên bằng cách sử dụng hệ thống quản trị tri thức và đóng góp tri thức cho hệ thống quản trị tri thức.
Dung: Các anh vui lòng cho biết nhận định hiệu quả hoạt động thấp của hệ thống
quản trị tri thức?
Thanh: Hệ thống quản trị tri thức có thể chưa đáp ứng được yêu cầu của người
dùng nên còn nhiều hạn chế làm người dùng không muốn sử dụng nhiều nên hiệu quả hoạt động không cao như mong đợi.
Quân: Hệ thống quản trị tri thức mới đưa vào sử dụng nên chưa được nhiều nhân
viên biết đến, vì thế ít người sử dụng dẫn đến hiệu quả hoạt động thấp
Dung: Các anh có thể chia sẻ lý do tại sao hệ thống quản trị tri thức hoạt động
chưa hiệu quả?
Thanh: Hệ thống quản trị tri thức được phát triển từ những ý tưởng ban đầu cho
mong muốn của ban lãnh đạo nên tính năng cịn chưa đáp ứng được người dùng.
Quân: Phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm vận hành hệ thống và báo cáo
với Ban giám đốc về tình hình hoạt động của hệ thống nhưng khơng có số liệu về sự sử dụng tri thức của hệ thống thực tế, không đo lường được hiệu quả của việc tái sử dụng tri thức ở các trung tâm phần mềm, điểm đánh giá tri thức do hội đồng đánh giá tri thức cung cấp nên cịn mang tính chủ quan. Trong khi đó, người dùng là đối tượng trung tâm và chủ yếu của hệ thống quản trị tri thức.
67
Dung: Theo các anh, vấn đề nào là nghiêm trọng nhất của hệ thống quản trị tri
thức?
Thanh: Khi phát triển thêm tính năng thì hệ thống khơng được lên kế hoạch và
tính tốn từ đầu dễ dẫn tới phải bỏ đi những cái đang có để làm lại. Cần phải có tài liệu đặc tả tính năng, thiết kế, tính tốn khả năng của hệ thống và tổ chức cơ sở dữ liệu tốt ngay từ đầu.
Quân: Hàng tháng phòng phải báo cáo với Ban giám đốc về hiệu quả của hệ thống
quản trị tri thức và kiến nghị giải pháp và hành động nhưng hiện tại phịng khơng có số liệu để phân tích hiệu quả của hệ thống quản trị tri thức. Ngoài những báo cáo do hệ thống thu thập từ tương tác của người dùng, phịng khơng có số liệu về sự sử dụng tri thức của hệ thống thực tế, không đo lường được hiệu quả của việc tái sử dụng tri thức ở các trung tâm phần mềm, điểm đánh giá tri thức do hội đồng đánh giá tri thức cung cấp nên cịn mang tính chủ quan. Phịng dự định sẽ đề xuất phát triển tính năng để hệ thống có thể tự động lấy phản hồi của người dùng khi sử dụng để chủ động trong việc báo cáo và thiết lập KPI để đo hiệu quả việc tái sử dụng tri thức trong dự án.
Dung: Nguyên nhân của vấn đề là gì?
Thanh: Do thiếu nghiên cứu thiết kế hệ thống và phát triển yêu cầu từ đầu nên hệ
thống quản trị tri thức chưa được hồn thiện và cịn thơ sơ trong vận hành các quy trình hoạt động quản trị tri thức. Các tính năng được phát triển chưa tinh vi, nên chưa đáp ứng được sự sử dụng thực tế.
Quân: Hệ thống quản trị tri thức hiện tại cũng khơng có kênh thơng tin phản hồi
trực tiếp từ người dùng. Nếu chỉ dựa vào hội đồng đánh giá là chuyên gia kỹ thuật để đánh giá tính hữu ích của tri thức thì khơng có sự phản hồi của người dùng, hơn nữa hội đồng đánh giá là theo quan điểm chuyên môn kỹ thuật hơn là quan điểm người sử dụng. Vì chỉ có thơng tin một chiều nên đơn vị vận hành khơng phân tích đánh giá được tri thức có phù hợp với người sử dụng hay cần cải tiến điểm gì.
68
Thanh: Hiện tại theo ước tính của phịng Công nghệ thông tin, phần cứng và phần
mềm của hệ thống quản trị tri thức vẫn đáp ứng được số lượng người dùng tại công ty và khối lượng tri thức gấp 100 lần hiện tại. Nếu số lượng truy cập và khối lượng tri thức lớn vượt hơn khả năng hiện có, phịng Cơng nghệ thơng tin sẽ đề xuất giải pháp nâng cấp phần cấp, còn hiện tại vẫn đang dư dùng rất nhiều với thực tế sử dụng.
Quân: Thiếu theo dõi hiệu quả quản trị tri thức để có hành động kịp thời theo tơi
là ngun nhân chính, ngồi ra lúc phát triển hệ thống quản trị tri thức cũng chưa có sự đầu tư nghiên cứu về yêu cầu của người dùng nên còn nhiều điểm hạn chế.
Dung: Giải pháp mà cơng ty nên dùng để hồn thiện hệ thống quản trị tri thức là
gì?
Thanh: Hiện nay có nhiều cơng nghệ mới có thể hỗ trợ hệ thống quản trị tri thức
tốt hơn, nếu có yêu cầu cụ thể có thể nhờ trung tâm nghiên cứu phát triển cơng nghệ mới của công ty nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho hệ thống quản trị tri thức.
Quân: Nên cải tiến tính năng, kết hợp với chính sách động viên và theo dõi hiệu
quả tri thức thường xuyên
Dung: Theo quan điểm của các anh, giải pháp tốt nhất là gì để giải quyết vấn đề? Thanh: Sự tồn tại của công nghệ hiện nay khá nhanh, nên khi có sự ra đời cơng
nghệ tốt hơn, giải quyết được vấn đề hoàn hảo và ưu việt hơn, phần mềm hiện tại có thể phải thay thế để ứng dụng công nghệ mới.
Quân: Giải pháp tốt nhất nên tăng cường tính tự động trong quản trị tri thức và
khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức.