CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế
2.1.1. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty.
Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ (INTERLOGISTICS)
Tên Công ty viết tắt: INTERLOG
Địa chỉ: Số 03 Nguyễn Tất Thành, phường 12, quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: +84.8.3943 5899, số fax: +84.8.3943 5898 Website: http://interlogistics.com.vn
Email: info@interlogistics.com.vn Mã số doanh nghiệp: 0303957341
Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlog) xây dựng tầm nhìn và phấn đấu trở thành doanh nghiệp logistics đạt chuẩn quốc tế, trở thành đơn vị cung cấp chuỗi cung ứng hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á. Trong hơn mười ba năm hoạt động, Interlog luôn theo đuổi sứ mệnh tạo ra chuỗi giá trị tối ưu cho khách hàng và xã hội. Bên cạnh các dịch vụ chính như giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng khơng, đường bộ; gom hàng lẻ chuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) và nội địa (LTL); đại lý hải quan… Đơn vị còn tập trung nghiên cứu nhằm cung cấp các giải pháp logistics gắn liền với nhu cầu và lợi ích của đối tác, khách hàng và xu hướng của xã hội.
Năm 2005, Interlog được thành lập thông qua việc tách ra từ Interlink Group, với 100% vốn trong nước cùng các quyền hạn như: một đơn vị hạch toán độc lập; có tư cách pháp nhân đầy đủ; được sử dụng con dấu riêng; chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính, tổ chức nhân sự độc lập.
Đến nay, Interlog đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực giao nhận và nhận được sự tín nhiệm của nhiều đối tác trong và ngồi nước. Interlog hiện nay đã có chi nhánh văn phịng tại: Hồ Chí Minh, Hải Phịng và Hà Nội, trong đó, trụ sở chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh.
Từ những ngày đầu thành lập, Interlog khơng ngừng nỗ lực và đạt được chứng nhận Thương hiệu mạnh Việt Nam do Bộ Công thương và Thời báo kinh tế Việt Nam tổ chức (2006).
Năm 2007, Interlog trở thành đại lý chính thức của Pacific Concord INTL, đây được xem là một bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Năm 2008, Interlog được chứng nhận là một trong các đơn vị Đại lý hải quan đầu tiên của Hải quan Việt Nam.
Năm 2011, Interlog cũng gặt hái được nhiều thành công khi tham gia tổ chức WCA (tổ chức lớn nhất và kết nối mạnh nhất của các công ty freight forwarding độc lập trên thế giới) và ký kết hợp đồng đại lý với AWS (Asian Worldwide Services).
Từ năm 2012 đến 2016, Interlog đầu tư phát triển mạng lưới cung cấp dịch vụ ra các vùng miền nhằm mở rộng thị phần lần lượt như thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội, cung cấp dịch vụ tại ICD Tiên Sơn - Bắc Ninh với tên gọi Hanoi Hub, thành lập depot Nhơn Trạch, thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng.
Đến năm 2017, nhằm mục đích tăng cường quy mơ vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, Interlog đã nhận góp vốn từ đối tác Nhật Bản Cơng ty Cổ phần Daiichi
Về mục tiêu chiến lược, Interlog hướng đến trở thành một công ty chuẩn quốc tế về cung cấp các dịch vụ Logistics tích hợp và là đơn vị tạo dựng nên chuỗi cung ứng ở Việt Nam và khu vực Đông Dương.
Từ mục tiêu trên, doanh nghiệp đã tuyên bố sự mệnh của họ là tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả mang lại lợi ích cho cả khách hàng, bản thân doanh nghiệp và cộng đồng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp đặt ra ba giá trị cốt lõi đó là: Teamwork (Kỹ năng làm việc nhóm giữ vai trị then chốt) – Knowledge (Nền tảng cá nhân kết hợp đào tạo chuyên sâu) – WinWin (Chia sẻ lợi ích một cách cơng bằng).
2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ công ty giao nhận. a. Chức năng. a. Chức năng.
Vận chuyển đường biển: Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất khẩu và Nhập khẩu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại; Dịch vụ hàng nguyên Container ; Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery); Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa.
Vận chuyển hàng khơng: Đại lý bán cước và ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không; dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển và hàng không; dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door).
Vận chuyển nội địa: Gom hàng lẻ (LCL) nội địa bằng container đường biển; Phát hành vận đơn hàng nội địa; Mua bảo hiểm cho hàng nội địa; dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu thủy – xe); Gom hàng lẻ (LCL) nội địa bằng container đường biển kết hợp với các dịch vụ giá trị gia tăng (đóng kiện gỗ - pallet, kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng).
Dịch vụ gom hàng lẻ (LCL) xuất khẩu: Dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp hàng tuần từ TP.HCM, Hải Phòng đi Singapore, Hong Kong, ShangHai, Malaysia (Port Klang); Dịch vụ hàng lẻ quá cảnh qua Singapore đến Pháp, Ý, Châu Phi; Dịch vụ hàng lẻ quá cảnh qua Hong Kong đến Trung Quốc, Châu Âu, Canada;
Dịch vụ hải quan: Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa; Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp; Đáp ứng nhu cầu khai quan của khách hàng.
Dịch vụ kho bãi: hiện đang vận hành 2 kho hàng với diện tích hơn 4000m2, cung cấp các dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa; kiểm kê; xếp dỡ; đóng gói bao bì; phân phối hàng hóa theo yêu cầu.
b.Nhiệm vụ.
Kinh doanh và phát triển các loại hình dịch vụ giao nhận theo giấy phép đăng kí kinh doanh.
Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như các quy định của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA).
Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng một môi trường làm việc năng động, tích cực.
Chú trọng đến yếu tố đạo đức kinh doanh và tích cực thực hiện các trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
2.1.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý. (Xem Hình 2.1) (Xem Hình 2.1)
Interlog hoạt động theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Đại hội đồng cổ đông thông qua, căn cứ theo các quy định của Luật Doanh nghiệp, dưới sự quản trị, giám sát và điều hành của HĐQT, BKS và Ban Giám đốc. Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng trên nguyên tắc phân công quản lý theo chức năng cơng việc, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Đại hội đồng cổ đông thông qua Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cơng ty, trong đó quy định rất rõ nhiệm vụ và quyền hạn của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, BKS và Tổng giám đốc cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
− Đại hội đồng cổ đơng: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất và là chủ sở hữu của Công ty, tham gia biểu quyết theo quy định của pháp luật và điều lệ của Công ty.
− HĐQT: có quyền tham gia vào hoạt động quản lý và công tác chuyên
môn, giám sát Tổng giám đốc và các nhà quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ Công ty và quyết định của Đại hội đồng cô đông quy định.
− Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cô đông, do Đại hội đồng cô đông bầu ra. BKS là cơ quan thực hiện giám sát HĐQT, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
− Ban giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm điều hành về mọi
hoạt động của công ty và chỉ đạo trực tiếp các hoạt động trong đơn vị. Chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả sản xuất kinh doanh và điều hành đơn vị.
− Các trưởng ban: thực hiện các dự án liên quan đến phịng ban mình phụ
trách, giải quyết thay các cơng việc khi trưởng phịng vắng mặt. Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các công việc được phân công và ủy quyền.
− Phịng Kế tốn: Thực hiện theo Luật kế toán và tham mưu cho Tổng
Giám đốc trong công tác quản lý tài chính của đơn vị, là chốt kiểm sốt cuối cùng đảm bảo các khoản chi hợp lệ theo quy định, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ kế toán
− Phịng tài chính: Lập dự tốn cho các dự án của doanh nghiệp, thực hiện báo cáo dòng tiền hàng tháng hoặc theo yêu cầu từ phía ban giám đốc.
− Phịng hành chính – nhân sự: Thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ, hành chính – nhân sự, nhằm đảm bảo điều kiện làm việc cho các bộ phận khác. Ngồi ra, cịn chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, đào tạo, thi đua, khen thưởng, quản lý lao động, tiền lương, định mức và tổ chức lao động khoa học, an toàn lao động, nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động trong Cơng ty.
− Phịng hải quan, kho bãi, vận tải quốc tế và vận tải liên minh: là các phòng ban nghiệp vụ chịu trách thực hiện các dịch vụ của công ty như khai báo hải quan, cung cấp dịch vụ kho bãi, chứng từ vận tải quốc tế và vận chuyển hàng lẻ, hoặc hàng container.
− Phịng kinh doanh, SCM, chăm sóc khách hàng, phát triển đại lý và
phòng Consol: là các phòng ban kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý và tìm kiếm đơn hàng, phát triển và thâm nhập các thị trường xuất khẩu trọng điểm và tiềm năng trên thế giới.
2.1.1.4. Quy mô công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 030395734 đăng ký lần đầu vào ngày 22 tháng 08 năm 2005 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 07/09/2005. Vốn điều lệ hiện nay của đơn vị là hơn 30.000.000.000 đồng. Trụ sở chính tọa lạc tại Tòa nhà Cảng Sài Gòn, Số 3 Nguyễn Tất Thành, phường 12, quận 4, thành phố Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đó, đơn vị mở rộng phạm vi hoạt động ra các khu vực như Hải Phòng, Hà Nội và dự kiến tại khu vực Bà Rịa – Vũng Tàu (Cái Mép) bằng hình thức thành lập văn phịng đại diện như:
Văn phòng đại diện tại Hà Nội được đăng ký thành lập từ ngày 21/06/2012, tọa lạc tại tịa nhà No1-T2 Khu Đồn ngoại giao, Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ
chăm sóc khách hàng, phụ trách nhóm khách hàng trực tiếp (khơng hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận) phía Bắc.
Văn phịng đại diện tại Hải Phòng được đăng ký thành lập từ ngày 29/04/2016, tọa lạc tại tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 đường Lê Thánh Tôn, Phường Máy Tơ, Quận Ngơ Quyền, Hải Phịng. Văn phòng đại diện tại Hải Phòng dành riêng cho phòng ban consol cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ và đóng hàng, phụ trách nhóm khách hàng kinh doanh về lĩnh vực giao nhận (forwarder) phía Bắc.
Ngồi ra, đơn vị cịn sở hữu hai kho hàng tại khu vực quận 7, thành phố Hồ Chí Minh với tổng diện tích hơn 4000 mét vng.
Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế hiện có hơn 200 nhân viên, trong đó, có 145 nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học, 25 nhân viên có trình độ trung cấp kỹ thuật và hơn 30 nhân viên có trình độ dưới trung cấp (chủ yếu hoạt động ở dịch vụ kho vận).
Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế định hướng hoàn thiện chất lượng dịch vụ nhằm thoả mãn được các yêu cầu của khách hàng. Những khách hàng tín nhiệm và gắn bó với đơn vị có thể kể đến như: Nidec Group, Sumitomo Heavy Industries, Suncall, Daikin, Interflour… Bên cạnh đó, đơn vị khơng ngừng mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp giao nhận nước ngoài nhằm gia tăng các tuyến dịch vụ vận chuyển hàng hóa như Thái Lan, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, Hong Kong, Trung Quốc, Nhật Bản, Pháp, Bỉ, Tây Ban Nha, Úc, Mỹ, Canada,…
2.1.1.5. Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
(Xem Bảng 2.1).
Bảng 2. 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế từ năm 2015 đến năm 2017
ĐVT: VNĐ
Hạng mục 2015 2016 2017
Doanh thu thuần 181,706,954,610 209,821,934,556 219,371,041,365
Lợi nhuận sau thuế 6,587,765,502 8,089,964,346 9,817,565,178
(Nguồn : Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế)
2.1.1.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển. a. Thuận lợi.
Nguồn lực nội bộ doanh nghiệp:
− Ln chú trọng việc “trẻ hóa” đội ngũ nhân viên, đặc biệt là ban quản trị cấp trung.
− Tổ chức đào tạo kiến thức nghiệp vụ cơ bản của ngành nghề giao nhận
cho tất cả các nhân viên mới tại doanh nghiệp.
− Xây dựng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO nhằm nâng cao chất
lượng công việc và chất lượng dịch vụ. Môi trường kinh doanh:
− Nhằm phát huy lợi thế cạnh tranh và tập trung vào hoạt động sản xuất cốt lõi, các doanh nghiệp gia tăng mức độ thuê ngoài logistics (Outsourcing Logistics). Ngoài ra, tiềm năng về xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam là rất lớn, kéo theo cơ hội phát triển cho ngành logistics.
− Ứng dụng khai hải quan và nộp thuế điện tử góp phần giảm chi phí cho
các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ đại lý hải quan.
− Cơ sở hạ tầng giao thông được cải thiện đáng kể, giảm đáng kể các chi phí do ách tắc giao thơng và đường xá xuống cấp gây ra.
− Bộ Giao thông vận tải ra quyết định kiểm soát trọng tải của các phương tiện, góp phần giảm bớt áp lực cạnh tranh về giá giữa các doanh nghiệp logistics.
b.Khó khăn.
Nguồn lực nội bộ doanh nghiệp:
− Số lượng nhân viên có chun mơn liên quan đến giao thông, vận tải và
logistics rất hạn chế, phần lớn được đào tạo theo cách thức tự tìm hiểu và va chạm cơng việc thực tế. Từ đó, nhiều sự cố xảy ra trong q trình làm việc, ảnh hưởng
− Nhân sự doanh nghiệp không ổn định. Số lượng nhân viên gắn bó với cơng ty trên hai năm rất ít.
− Quy trình làm việc cịn trong q trình hồn thiện, chưa được nhân viên
áp dụng rộng rãi.
− Doanh nghiệp phát triển nhiều mảng dịch vụ trong chuỗi logistics nên giá trị đầu tư không cao, khơng thể kiểm sốt được chi phí hoạt động, khơng thể khai thác hết tiềm năng cũng như việc ứng dụng cơng nghệ vào cơng việc cịn rất hạn chế, vẫn còn ở giai đoạn bán thủ cơng kéo theo chi phí lương cao, kéo theo đó, chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Môi trường kinh doanh:
− Cơ sở hạ tầng giao thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam vẫn chưa đáp ứng được cho nhu cầu phát triển logistics hiện tại. Phần mềm ứng dụng cho chuyên ngành logistics tại Việt Nam còn rất hạn chế. Chưa kể đến vấn đề an ninh mạng luôn là mối lo ngại hàng đầu của các doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ thông tin.
− Mặc dù các vần đề liên quan đến tốc độ thông quan đã được cải thiện thông qua việc cải cách thủ tục hành chính nhưng vẫn tồn tại cịn nhiều hạn chế.
− Số lượng doanh nghiệp logistics tăng nhanh vượt quá nhu cầu về vận
chuyển hàng hóa, dẫn đến việc cạnh tranh về giá gây gắt, bỏ qua chất lượng dịch vụ.
− Chi phí logistics như xăng dầu, phát sinh thêm nhiều phụ phí cước vận tải quốc tế…
− Việt Nam đã và đang tiếp tục thực hiện lộ trình cam kết với WTO, ASEAN và sẽ cho phép các công ty dịch vụ hàng hải, logistics 100% vốn nước ngồi hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này tạo ra các thách thức lớn cho các doanh nghiệp logistics trong nước khi phải cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài ngay trên sân nhà.
c. Phương hướng phát triển.
xác định lại nhóm khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp FDI. Nhằm tiết kiệm chi phí (do một thơng tin nhập vào nhiều phần mềm) và đảm bảo thông tin không bị gián đoạn hoặc bị mất trong quá trình truyền đi, doanh nghiệp đang trong quá trình tìm hiểu phương thức tích hợp các phần mềm đang được sử dụng.