CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế
2.1.1.4. Quy mô công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 030395734 đăng ký lần đầu vào ngày 22 tháng 08 năm 2005 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 07/09/2005. Vốn điều lệ hiện nay của đơn vị là hơn 30.000.000.000 đồng. Trụ sở chính tọa lạc tại Tịa nhà Cảng Sài Gòn, Số 3 Nguyễn Tất Thành, phường 12, quận 4, thành phố Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đó, đơn vị mở rộng phạm vi hoạt động ra các khu vực như Hải Phòng, Hà Nội và dự kiến tại khu vực Bà Rịa – Vũng Tàu (Cái Mép) bằng hình thức thành lập văn phòng đại diện như:
Văn phòng đại diện tại Hà Nội được đăng ký thành lập từ ngày 21/06/2012, tọa lạc tại tịa nhà No1-T2 Khu Đồn ngoại giao, Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ
chăm sóc khách hàng, phụ trách nhóm khách hàng trực tiếp (không hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận) phía Bắc.
Văn phịng đại diện tại Hải Phịng được đăng ký thành lập từ ngày 29/04/2016, tọa lạc tại tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 đường Lê Thánh Tôn, Phường Máy Tơ, Quận Ngơ Quyền, Hải Phịng. Văn phòng đại diện tại Hải Phòng dành riêng cho phòng ban consol cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ và đóng hàng, phụ trách nhóm khách hàng kinh doanh về lĩnh vực giao nhận (forwarder) phía Bắc.
Ngồi ra, đơn vị cịn sở hữu hai kho hàng tại khu vực quận 7, thành phố Hồ Chí Minh với tổng diện tích hơn 4000 mét vng.
Cơng ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế hiện có hơn 200 nhân viên, trong đó, có 145 nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học, 25 nhân viên có trình độ trung cấp kỹ thuật và hơn 30 nhân viên có trình độ dưới trung cấp (chủ yếu hoạt động ở dịch vụ kho vận).
Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế định hướng hoàn thiện chất lượng dịch vụ nhằm thoả mãn được các yêu cầu của khách hàng. Những khách hàng tín nhiệm và gắn bó với đơn vị có thể kể đến như: Nidec Group, Sumitomo Heavy Industries, Suncall, Daikin, Interflour… Bên cạnh đó, đơn vị không ngừng mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp giao nhận nước ngoài nhằm gia tăng các tuyến dịch vụ vận chuyển hàng hóa như Thái Lan, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, Hong Kong, Trung Quốc, Nhật Bản, Pháp, Bỉ, Tây Ban Nha, Úc, Mỹ, Canada,…
2.1.1.5. Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
(Xem Bảng 2.1).
Bảng 2. 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế từ năm 2015 đến năm 2017
ĐVT: VNĐ
Hạng mục 2015 2016 2017
Doanh thu thuần 181,706,954,610 209,821,934,556 219,371,041,365
Lợi nhuận sau thuế 6,587,765,502 8,089,964,346 9,817,565,178
(Nguồn : Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế)
2.1.1.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển. a. Thuận lợi.
Nguồn lực nội bộ doanh nghiệp:
− Ln chú trọng việc “trẻ hóa” đội ngũ nhân viên, đặc biệt là ban quản trị cấp trung.
− Tổ chức đào tạo kiến thức nghiệp vụ cơ bản của ngành nghề giao nhận
cho tất cả các nhân viên mới tại doanh nghiệp.
− Xây dựng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO nhằm nâng cao chất
lượng công việc và chất lượng dịch vụ. Môi trường kinh doanh:
− Nhằm phát huy lợi thế cạnh tranh và tập trung vào hoạt động sản xuất cốt lõi, các doanh nghiệp gia tăng mức độ thuê ngoài logistics (Outsourcing Logistics). Ngồi ra, tiềm năng về xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam là rất lớn, kéo theo cơ hội phát triển cho ngành logistics.
− Ứng dụng khai hải quan và nộp thuế điện tử góp phần giảm chi phí cho
các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ đại lý hải quan.
− Cơ sở hạ tầng giao thông được cải thiện đáng kể, giảm đáng kể các chi phí do ách tắc giao thơng và đường xá xuống cấp gây ra.
− Bộ Giao thơng vận tải ra quyết định kiểm sốt trọng tải của các phương tiện, góp phần giảm bớt áp lực cạnh tranh về giá giữa các doanh nghiệp logistics.
b.Khó khăn.
Nguồn lực nội bộ doanh nghiệp:
− Số lượng nhân viên có chun mơn liên quan đến giao thông, vận tải và
logistics rất hạn chế, phần lớn được đào tạo theo cách thức tự tìm hiểu và va chạm cơng việc thực tế. Từ đó, nhiều sự cố xảy ra trong q trình làm việc, ảnh hưởng
− Nhân sự doanh nghiệp không ổn định. Số lượng nhân viên gắn bó với cơng ty trên hai năm rất ít.
− Quy trình làm việc cịn trong q trình hồn thiện, chưa được nhân viên
áp dụng rộng rãi.
− Doanh nghiệp phát triển nhiều mảng dịch vụ trong chuỗi logistics nên giá trị đầu tư không cao, không thể kiểm sốt được chi phí hoạt động, khơng thể khai thác hết tiềm năng cũng như việc ứng dụng cơng nghệ vào cơng việc cịn rất hạn chế, vẫn còn ở giai đoạn bán thủ cơng kéo theo chi phí lương cao, kéo theo đó, chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Môi trường kinh doanh:
− Cơ sở hạ tầng giao thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam vẫn chưa đáp ứng được cho nhu cầu phát triển logistics hiện tại. Phần mềm ứng dụng cho chuyên ngành logistics tại Việt Nam còn rất hạn chế. Chưa kể đến vấn đề an ninh mạng luôn là mối lo ngại hàng đầu của các doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ thông tin.
− Mặc dù các vần đề liên quan đến tốc độ thông quan đã được cải thiện thông qua việc cải cách thủ tục hành chính nhưng vẫn tồn tại cịn nhiều hạn chế.
− Số lượng doanh nghiệp logistics tăng nhanh vượt quá nhu cầu về vận
chuyển hàng hóa, dẫn đến việc cạnh tranh về giá gây gắt, bỏ qua chất lượng dịch vụ.
− Chi phí logistics như xăng dầu, phát sinh thêm nhiều phụ phí cước vận tải quốc tế…
− Việt Nam đã và đang tiếp tục thực hiện lộ trình cam kết với WTO, ASEAN và sẽ cho phép các công ty dịch vụ hàng hải, logistics 100% vốn nước ngồi hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này tạo ra các thách thức lớn cho các doanh nghiệp logistics trong nước khi phải cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài ngay trên sân nhà.
c. Phương hướng phát triển.
xác định lại nhóm khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp FDI. Nhằm tiết kiệm chi phí (do một thơng tin nhập vào nhiều phần mềm) và đảm bảo thông tin không bị gián đoạn hoặc bị mất trong quá trình truyền đi, doanh nghiệp đang trong q trình tìm hiểu phương thức tích hợp các phần mềm đang được sử dụng.
Sau thời gian đầu tư dàn trải nhiều mảng dịch vụ và nhiều tuyến hàng, doanh nghiệp đang dần xác định thế mạnh nhằm chun mơn hóa hoặc chun tuyến đối với các mảng dịch vụ hiện có nhằm tối thiểu hóa chi phí hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận.
Theo triển vọng ngành logistics tại Việt Nam, dự báo luồng hàng hóa dịch chuyển từ cảng Sài Gịn cũ về khu Hiệp Phước, Cái Mép, doanh nghiệp ra sức phát triển dịch vụ về khu vực cảng mới này nhằm chiếm ưu thế trong giai đoạn đầu cảng mới đi vào hoạt động.
2.1.1.7. Các rủi ro của ngành logistics.
Sự bất ổn định của các bên liên quan mà hệ quả là sự chậm trễ, gián đoạn trong các khâu của chuỗi logistics, ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn hay thậm chí phá hủy nhiều hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics.
Chất lượng và độ an toàn của sản phẩm. Những nỗ lực nhằm giảm hết mức chi phí trong các quy trình sản xuất và phân phối đã làm giảm chất lượng của các quy trình kiểm tra và giám sát tạo điều kiện cho sự có mặt của các sản phẩm giả mạo, kém chất lượng.
Vấn đề dự báo nhu cầu. Dự báo là yếu tố quan trọng nhất cho hoạch định chiến lược kinh doanh. Cuộc suy thoái đã khiến việc dự báo chính xác trở nên vơ cùng khó khăn. Nhiều mơ hình dự đốn nhu cầu trở nên thiếu chính xác, thậm chí lỗi thời.
2.1.2. Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn. 2.1.2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
Các nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ được hạch toán theo tỉ giá bán ra của ngân hàng Vietcombank vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm, tài sản và cơng nợ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỉ giá thị trường vào ngày kết thúc năm tài chính.
Tài sản cố định: được thể hiện theo nguyên giá trừ giá trị hao mịn lũy kế. Khấu hao: Được tính dựa trên nguyên giá tài sản cố định và theo phương pháp đường thẳng trong thời gian hữu dụng ước tính của tài sản.
Hệ thống tài khoản kế tốn: theo thơng tư 200/2014/TT - BTC ngày
22/12/2014 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Ngồi ra, cịn mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 nhằm theo dõi chi tiết các tài khoản doanh thu, chi phí,…
Hệ thống chứng từ và sổ kế toán: Các loại sổ kế toán như sổ nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết,... đều được khai báo trên máy tính theo mẫu sổ sách quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Ngoài các chứng từ theo hướng dẫn của chế độ kế toán, các chứng từ liên quan đến hoạt động logistics cũng được kèm theo nhằm mục đích chứng minh cho các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp (xem Bảng 2.2).
Bảng 2. 2: Bảng danh mục chứng từ sử dụng trong Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế.
STT Tên chứng từ Nơi lập Mục đích sử dụng
1 Hóa đơn đầu vào Nhà
cung cấp
Cơ sở ghi nhận chi phí và các khoản thuế liên quan; Cơ sở ghi nhận nợ phải trả, các khoản phải trả.
2 Hóa đơn đầu ra Phịng
kế toán
Cơ sở ghi nhận doanh thu, các khoản thuế liên quan; Cơ sở ghi nhận nợ phải thu, theo dõi công nợ.
3 Master Bill of Lading (MBL)
Hãng tàu
Vận đơn do Hãng tàu phát hành cho các shipper hoặc công ty logistics/công ty giao nhận (forwarder). Trên MBL ghi cụ thể các thông tin về lô hàng, ngày lên tàu, ngày tới cảng, cảng đến, cảng đi…
4 House Bill of
Lading hoặc House Air Way Bill (HBL)
Phịng Vận tải quốc tế
Do cơng ty phát hành cho khách hàng, trên HBL ghi cụ thể các thông tin về lô hàng, người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), loại hàng hóa, ngày lên tàu, ngày tới cảng, cảng đến, cảng đi… 5 Shipping Instruction (SI) Phòng kinh doanh
Ghi đầy đủ thông tin gồm người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), loại hàng hóa, cảng đi, cảng đến, số lượng, doanh thu, chi phí,… 6 Giấy báo hàng đến (A/N) Phòng Vận tải quốc tế
Gửi cho khách hàng thông báo hàng đã đến theo các thông tin hàng, số lượng, người nhận… 7 Lệnh giao hàng (D/O) Phịng vận tải quốc tế
Người nhận hàng xuất trình bộ lệnh giao hàng với hải quan để nhận hàng.
8 Tờ khai hải quan
( Hàng xuất hoặc hàng nhập)
Phịng hải quan
Khai thơng tin liên quan đến các lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
(Xem Hình 2.2)
Hình 2. 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế)
Kế toán trưởng: Kế tốn trưởng có chức tổ chức, chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê thơng tin kinh tế, tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành chế độ kế toán nhà nước cho các bộ phận kế tốn; phân cơng và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán đồng thời kiểm tra, kiểm soát phê duyệt báo cáo, chứng từ kế toán theo pháp luật và quy định của đơn vị.
Kế toán tổng hợp: hỗ trợ kế toán trưởng tổ chức cơng tác kế tốn, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổng hợp số liệu để xác định kết quả kinh doanh của công ty, lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên quyết tốn tài chính.
Kế tốn thuế: thực hiện các cơng việc liên quan đến thuế như kiểm tra hóa đơn đầu vào, thực hiện kê khai các loại báo cáo thuế theo quy định, quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính và hỗ trợ kế tốn trưởng hồn tất các thủ tục liên đến thuế, nhập liệu các chi phí liên quan đến hành chính văn phịng.
Kế tốn vận tải và kho bãi: thực hiện các công việc liên quan đến vận tải và kho bãi như theo dõi cơng nợ nhà cung cấp, ghi nhận chi phí, lập báo cáo về tình hình sản xuất của các phịng liên quan.
Kế toán ngân hàng: nhận báo nợ báo có hạch tốn vào phần mềm, sắp xếp thanh tốn cơng nợ cho các nhà cung cấp.
Kế toán hàng xuất, hàng nhập: thực hiện nhập liệu, xuất hóa đơn, theo dõi cơng nợ đại lý nước ngồi và cơng nợ của khách hàng, nhập liệu các khoản chi phí có liên quan đến hàng nhập và hàng xuất.
Kế toán D/O: thực hiện việc nhập liệu, xuất hóa đơn đối với các lơ hàng chỉ định của đại lý nước ngoài, nhập liệu các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng chỉ định.
Thủ qũy: thu chi tiền mặt, chốt sổ quỹ hàng ngày, theo dõi công nợ tạm ứng.
2.2.Thực trạng của hoạt động kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế. Tiếp Vận Quốc Tế.
2.2.1. Giới thiệu về quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu. 2.2.1.1. Mục tiêu khảo sát. 2.2.1.1. Mục tiêu khảo sát.
Mục tiêu khảo sát nhằm tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng, xác định được các ưu điểm, nhược điểm, tồn tại, nguyên nhân dẫn đến các yếu kém trong hệ thống KSNB hiện hữu tại Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế. Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp giúp cơng ty hồn thiện hệ thống KSNB theo hướng QTRR tại Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế.
2.2.1.2. Đối tượng và phạm vi khảo sát.
Đối tượng tham gia trả lời khảo sát gồm 02 Phó giám đốc, 03 trưởng ban, 03 trưởng phịng, kế tốn trưởng, 01 chun viên quản lý chất lượng và 90 nhân viên các phòng ban. Việc chọn đối tượng tham gia trả lời bảng câu hỏi chỉ hạn chế ở số lượng 100 người là do đặc trưng hoạt động của ngành nghề logistics. Các nhân viên
kho CFS, tài xế xe container, tài xế xe tải và bốc xếp tại các kho của đơn vị. Những đối tượng này không tham gia nhiều vào các hoạt động liên quan đến KSNB mà chỉ làm cơng tác chun mơn. Vì vậy, mẫu được lựa chọn có thể bao quát hầu hết các hoạt động liên quan đến hệ thống KSNB của đơn vị.
Phạm vi khảo sát: Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế.
2.2.1.3. Phương pháp khảo sát và thu thập dữ liệu.
Nhằm tìm hiểu về thực trạng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp, tác giả tiến hành gửi bảng câu hỏi đến các đối tượng có liên quan và phỏng vấn 10 thành viên trong ban quản lý. Bảng câu hỏi gồm 102 câu (phụ lục 1) nhằm thu thập thông tin kết hợp với khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại công ty cụ thể là: Môi trường nội bộ: 32câu, xác định các mục tiêu: 13 câu, nhận diện biến cố: 13 câu, đánh giá rủi ro: 5 câu, đối phó với rủi ro: 8 câu, hoạt động kiểm sốt: 17 câu, thơng tin và truyền thông: 10 câu, giám sát: 4 câu.
Dựa vào kết quả khảo sát và phỏng vấn kết hợp với việc quan sát và tham gia vào các quy trình kiểm sốt thực tế tại doanh nghiệp, tác giả tiến hành đánh giá tổng thể về thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế.
2.2.1.4. Kết quả khảo sát.
Tổng sổ bảng câu hỏi gửi đi là 100 bảng (đã bao gồm 10 bảng câu hỏi phỏng vấn ban quản lý), số bảng nhận lại là 100 bảng. Câu hỏi khảo sát được xây dựng liên quan đến tám thành phần của hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004 và dựa vào nhận định của tác giả.
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. 2.2.2.1. Thực trạng về môi trường nội bộ.