CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng của hoạt động kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Cổ phần Giao
2.2.3. Đánh giá ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tạ
2.2.3.1. Đánh giá về môi trường nội bộ.
a. Ưu điểm:
i. Triết lý QTRR.
Đơn vị xây dựng triết lý QTRR rõ ràng bằng cách tích cực truyền tải và chia sẻ các vấn đề liên quan đến rủi ro như: nguồn gốc và bản chất của rủi ro, cách thức phản ứng với rủi ro, việc lựa chọn các thành tố QTRR,… từ đó, nâng cao hiệu quả của hệ thống QTRR.
ii. HĐQT.
Các thành viên trong HĐQT đều có kinh nghiệm trong ngành logistics, điều này hỗ trợ tốt cho việc đánh giá các cũng như hoàn thiện các chiến lược của đơn vị.
iii. Giá trị đạo đức và liêm chính.
Đơn vị đề cao tính trung thực và tuân thủ mang lại một mơi trường làm việc lành mạnh. Các phịng ban chủ động xây dựng chuẩn mực đạo đức riêng đáp ứng được yêu cầu đặc trưng của công việc và hạn chế được những ứng xử không phù hợp với môi trường làm việc.
Ban quản lý chủ động thực hiện tốt các yêu cầu như đi làm đúng giờ, không làm việc cá nhân trong giờ làm việc, quan tâm giúp đỡ các nhân viên có hồn cảnh khó khăn, chủ động tham gia các công tác từ thiện,…
Đơn vị thực hiện cơng khai và minh bạch về q trình tuyển dụng nhân viên. Ứng viên thực hiện các bài kiểm tra về kiến thức và kĩ năng liên quan đến vị trí cần tuyển nhằm đảm bảo phân đúng người đúng việc.
v. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và giám hoạt động của đơn vị từ Bắc đến Nam. Các phịng ban liên quan đến tài chính và hành chính đều nằm ở trụ sở chính, đảm bảo việc kiểm sốt về nguồn lực của cơng ty.
vi. Phân quyền và trách nhiệm.
Đơn vị thực hiện phân quyền và trách nhiệm cơng khai và chính thức bằng văn bản ủy quyền đối với các phó giám đốc, các trưởng ban và các trưởng phịng, góp phần tạo nên hiệu quả cho việc kiểm soát do họ nắm vững được hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế và quản lý các hoạt động theo mục tiêu đã được đề ra.
vii. Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực.
Đơn vị có chính sách đào tạo các nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên mới cũng như chính sách bồi dưỡng đối với các nhân viên thâm niên lâu năm. Đồng thời, ban quản lý ln khuyến khích nhân viên bày tỏ nguyện vọng về định hướng và thăng tiến trong nghề nghiệp để đơn vị có hướng đào tạo và phát triển họ.
viii.Triết lý quản trị và phong cách hoạt động.
Ban quản trị chấp nhận các rủi ro là một phần không thể tách rời với hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy, họ rất chú trọng đến việc xây dựng hệ thống QTRR hiệu quả. Bên cạnh đó, đơn vị cũng yêu cầu các trưởng phịng kiểm sốt chặt chẽ các hoạt động trong phịng ban của mình phụ trách nhằm đảm bảo việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
b.Nhược điểm:
i. Rủi ro có thể chấp nhận được.
Đơn vị chưa xác định được sức chịu đựng rủi ro và chưa định lượng được mức độ rủi ro có thể chấp nhận được của mình, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp ra bên ngoài (thời gian xử lý đơn hàng kéo dài do phải giải trình và chờ
ii. Giá trị đạo đức và liêm chính.
Đơn vị chưa xây dựng được chuẩn mực đạo đức chung cho tồn bộ tổ chức. Mỗi phịng ban có một chuẩn mực đạo đức riêng dẫn đến mâu thuẫn giữa các phịng ban với nhau, tổ chức thiếu tính nhất quán và không thấy được mục tiêu chung của đơn vị. Bên cạnh đó, có một số nhà quản lý gây áp lực khiến nhân viên thực hiện các hành vi sai trái, tác động tiêu cực đến lòng tin của nhân viên và gây ảnh hưởng cho uy tín của đơn vị.
iii. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cầu tổ chức hiện tại khá cồng kềnh, quyền hạn và trách nhiệm của trưởng phịng và trưởng ban có sự trùng lắp, tác động đến chi phí của đơn vị.
Đơn vị chú trọng kiểm sốt hoạt động thơng qua chứng từ gốc được phê duyệt đầy đủ, vì vậy, việc giao nhận chứng từ giữa các chi nhánh với nhau chiếm nhiều thời gian, một vài trường hợp bị lạc hoặc mất chứng từ. Đối với những trường hợp cần xử lý gấp, việc giao nhận chứng từ qua chuyển phát nhanh không đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp ra bên ngoài.
iv. Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực.
Các cá nhân được điều chuyển sang vị trí mới khác chun mơn thường gặp nhiều khó khăn và phát sinh nhiều sai sót trong cơng việc.
Đơn vị khuyến khích nhân viên đảm nhiệm nhiều cơng việc dẫn đến trường hợp giải quyết công việc qua loa không hiệu quả.
Quy trình khen thưởng, kỉ luật và sa thải nhân viên chưa được xây dựng chính thức. Mặc dù nhân viên nghỉ việc hầu hết đều phải theo quy định trong hợp đồng (nộp đơn trước 30 – 45 ngày), nhưng các phịng ban liên quan như hành chính nhân sự và kế tốn khơng nhận được thơng báo nhằm mục đích thu hồi các khoản cơng nợ liên quan (như công nợ tạm ứng, công nợ khách hàng nhân viên đã thu hồi nhưng chưa nộp về công ty) và các khoản trừ lương (như thuế thu nhập cá nhân).
Ban quản trị thường triển khai các kế hoạch và quyết định kinh doanh cho các phịng kinh doanh và phịng nghiệp vụ, nhưng rất ít khi thơng báo cho các phòng ban thuộc khối quản lý, văn phòng kịp lúc.
2.2.3.2. Đánh giá về xác định các mục tiêu. a. Ưu điểm: a. Ưu điểm:
i. Mục tiêu chiến lược.
Mục tiêu chiến lược của đơn vị gắn liền với tầm nhìn và sự mệnh, thể hiện được giá trị mà đơn vị muốn đạt đến.
ii. Mục tiêu hoạt động.
Hàng năm, đơn vị xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể cho các phịng ban, từ đó định hướng mục tiêu cho mỗi cá nhân trong tổ chức. Theo đó, các hoạt động diễn ra trong đơn vị sẽ nhất quán, rõ ràng, được kiểm soát chặt chẽ và điều chỉnh hướng theo mục tiêu.
iii. Mục tiêu báo cáo.
Đơn vị tuân thủ theo các chuẩn mực kế tốn và quy định của Bộ tài chính về việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Đối với các báo cáo nội bộ, số liệu luôn được yêu cầu thực hiện đối chiếu và kiểm tra chéo giũa các phòng ban nhằm đảm bảo số liệu trung thực và hợp lý.
iv. Mục tiêu tuân thủ.
Đơn vị luôn chú trọng việc tuân thủ pháp luật trong hoạt động của mình, u cầu các phịng ban khi nhận thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật, cần phải thông báo cho các đối tượng liên quan hoặc ngừng cung cấp dịch vụ cho đến khi sự việc được xử lý.
Đơn vị ln tạo điều kiện cho các phịng ban liên quan tham gia tập huấn về luật mới ban hành. Các quy định nội bộ đơn vị được cụ thể hóa thơng qua các quy trình và hướng dẫn cơng việc nhằm đảm bảo việc tuân thủ của nhân viên.
b.Nhược điểm:
Đơn vị chưa linh hoạt trong vấn đề điều chỉnh các mục tiêu hoạt động khi môi trường kinh doanh thay đổi cũng như chưa truyền đạt những thay đổi của mục tiêu đến toàn thể nhân viên trong đơn vị.
ii. Mục tiêu báo cáo.
Các mẫu báo cáo nội bộ vẫn sử dụng mẫu cũ, không đáp ứng được nhu cầu phát triển hiện tại của công ty. Đơn vị chưa chú trọng thiết kế mẫu báo phù hợp với các dự án mới được triển khai thực hiện.
iii. Mục tiêu tuân thủ.
Đơn vị chưa triển khai việc đưa các yêu cầu tuân thủ quy định nội bộ vào mục tiêu cá nhân của các nhân viên cũng như chưa xây dựng được chế tài đối với các trường hợp nhân viên vi phạm yêu cầu tuân thủ.
2.2.3.3. Đánh giá về nhận dạng biến cố. a. Ưu điểm: a. Ưu điểm:
Đơn vị chủ động trong việc phân tích các sự kiên xảy ra trong môi trường kinh doanh như chính sách pháp luật, biến động kinh tế, các đối tượng hữu quan,… để kịp thời điều chỉnh các mục tiêu chiến lược cho phù hợp với tình hình kinh doanh.
Hàng tháng, bên cạnh việc báo cáo tình hình kinh doanh trong kỳ, các trưởng phịng cịn được u cầu phân tích tình hình hoạt động của các phòng ban bao gồm về nhân sự, phân bổ cơng việc, thuận lợi và khó khăn, các vi phạm về quy định,… nhằm để ban quản trị có thể nắm rõ và đánh giá các sự kiện có thể tác động đến mục tiêu hoạt động đã đề ra.
Đối với các sự kiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, đơn vị yêu cầu các phòng ban liên quan phải tiến hành tìm hiểu và phân tích, đảm bảo rằng các dịch vụ và hoạt động của đơn vị không trái với quy định của pháp luật. Đồng thời, các phòng nghiệp vụ cịn tiến hành cập nhật các thơng tin nhằm cảnh báo về hàng lậu, hàng cấm cho phòng kinh doanh, nhằm giúp các nhân viên kinh doanh thực hiện kiểm tra đơn hàng tốt hơn.
Đơn vị chưa xem xét các sự kiện liên quan đến mơi trường nội bộ. Máy móc thường hỏng hóc và khơng được sửa chữa kịp thời. Do e ngại về vấn đề rị rỉ thơng tin nội bộ ra bên ngồi và chi phí đầu tư cao, đơn vị vẫn chưa áp dụng công nghệ phù hợp với tốc độ phát triển hiện tại, dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực, quá tải cơng việc. Nhân sự cấp thấp thường có nhiều biến động, nhân sự mới khơng được tuyển kịp thời.
Đơn vị chưa chú trọng vấn đề an ninh mạng và sự an toàn của dữ liệu điện tử. Các hộp thư điện tử của đơn vị thường xuyên nhận được thư rác (spam mail) dẫn đến rủi ro mất dữ liệu máy tính do virus hoặc cập nhật thơng tin sai lệch (như thông tin thanh tốn cho các đại lý nước ngồi). Thơng tin về các lô hàng trên phần mềm Logistics Fast thiếu kiểm sốt nên khơng khai thác tối đa được chức năng của phần mềm này.
Về vấn đề tuân thủ các quy định nội bộ, đơn vị chưa thực hiện các biện pháp phù hợp để nhân viên chủ động tuân thủ nội quy cũng như chưa có chế tài cho những hành vi vi phạm.
2.2.3.4. Đánh giá về đánh giá rủi ro. a. Ưu điểm: a. Ưu điểm:
Đơn vị đã xây dựng được quy trình đánh giá các rủi ro sau khi thực hiện nhận diện biến cố.
b.Nhược điểm:
Đơn vị chưa xác định được khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro cũng như thiếu các công cụ phù hợp để xác định các rủi ro vốn có và rủi ro cịn lại. Từ đó, đơn vị khơng có những đánh giá phù hợp (như khả năng xuất hiện thấp và ít tác động đến đơn vị thì khơng cần phải tiếp tục xem xét; các sự kiện với khả năng xuất hiện cao và tác động lớn cần phải được xem xét kỹ càng; các sự kiện nằm giữa hai thái cực này cần phải phân tích kỹ lưỡng và hợp lý).
a. Ưu điểm:
Đơn vị đã sử dụng các chiến lược đối phó với rủi ro phù hợp với các mục tiêu của mình. Các cách thức đối phó với rủi ro của đơn vị bao gồm:
− Loại bỏ rủi ro: Thực hiện dự báo về nhu cầu khách hàng đối với các dịch vụ mới trước khi quyết định triển khai, nếu kết quả dự báo không tốt đơn vị sẽ loại bỏ dự án; Tiến hành đánh giá và loại bỏ các nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
− Chuyển giao rủi ro: Tiến hành mua bảo hiểm cho các xe đầu kéo tham
gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và các kho hàng; thực hiện giao thầu phụ có loại hình kinh doanh phù hợp với mục tiêu hoạt động của đơn vị (thầu phụ kinh doanh một hay nhiều loại hình dịch vụ)
− Giảm thiểu rủi ro: thực hiện các hoạt động giám sát độc lập và kiểm tra chéo nhằm ngăn ngừa nhân viên gian lận số liệu, chiếm đoạt tài sản; Các chỉ tiêu không được ủy quyền cũng như số tiền cần được phê duyệt lớn hơn quy định trong giấy ủy quyền đều phải có sự phê duyệt có Tổng giám đốc; Phịng kế tốn thực hiện khóa sổ tài khoản tiền mặt cuối mỗi ngày và kiểm quỹ cuối mỗi tháng để kịp thời phát hiện và xử lý khi xảy ra chênh lệch.
b.Nhược điểm:
Đơn vị thực hiện chiến lược chấp nhận rủi ro một cách thụ động, chưa phát triển các kế hoạch nhằm giảm thiểu chi phí của một hành động cần phải thực hiện nếu rủi ro xảy ra (kế hoạch phòng bất ngờ).
Khi xem xét lựa chọn chiến lược đối phó rủi ro, đơn vị chỉ tập trung vào rủi ro hiện có mà chưa xem xét các cơ hội và rủi ro mới.
2.2.3.6. Đánh giá về hoạt động kiểm soát. a. Ưu điểm: a. Ưu điểm:
i. Hoạt động tổng quát tại đơn vị.
Đơn vị thực hiện các hoạt động kiểm soát bao trùm lên mọi cấp độ trong tổ chức. Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
− Kiểm tra ngăn ngừa: mỗi kế tốn viên có user và password riêng đăng nhập và hạch tốn trên phần mềm kế tốn Bravo; khuyến khích nhân viên dùng password cho máy tính của mình; xây dựng quy trình và hướng dẫn cơng việc cho từng vị trí cụ thể.
− Kiểm tra bảo vệ: thực hiện đối chiếu số liệu báo cáo của các các phòng ban với số liệu phòng kế tốn và giải trình nếu có sự khác biệt; đối chiếu cơng nợ với khách hàng theo từng lô, theo từng tháng hoặc cuối năm.
− Kiểm tra bằng tay: yêu cầu nhân viên kiểm tra đầy đủ các phê duyệt trước khi xử lý chứng từ.
− Kiểm tra quản trị: cách thức phân chia nhiệm vụ trong đơn vị đảm bảo được vấn đề kiểm tra chéo giữa các vị trí với nhau, phát hiện nhanh chóng các trường hợp sai phạm.
ii. Kiểm sốt quy trình bán hàng.
Các đơn hàng đều được kiểm tra thông tin thận trọng, được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đầy đủ và các thông tin của đơn hàng đều được triển khai đến các phòng nghiệp vụ, đảm bảo cung cấp dịch vụ đúng yêu cầu của khách hàng.
iii. Kiểm sốt quy trình thanh tốn cơng nợ đại lý nước ngồi.
Quy trình thanh tốn cơng nợ đại lý nước ngồi kiểm sốt được các phát sinh cơng nợ phải trả là có thật do có sự phê duyệt của trưởng phịng phụ trách, các sai lệch đều được các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
Bộ hồ sơ thanh tốn đính kèm theo tất cả các chứng từ liên quan (bao gồm các chứng từ cơng nợ của các phịng ban và chứng từ hạch toán kế toán) được Tổng giám đốc phê duyệt đầy đủ.
iv. Kiểm sốt quy trình thu hồi công nợ.
đến hạn, công nợ đến hạn và công nợ quá hạn. Việc phân loại này giúp cho công tác nhắc nhở và thu hồi công nợ hiệu quả.
b.Nhược điểm:
i. Hoạt động tổng quát tại đơn vị.
Đơn vị vẫn chưa chú trọng kiểm soát những vấn đề như: nhiều nhân viên sử dụng chung user khi thao tác trên phần mềm Logistics Fast (kiểm tra ngăn ngừa); chưa thực hiện kiểm tra tự động các hạn mức nợ của khách hàng (kiểm tra bằng máy tính); chưa thực hiện đánh giá việc thực hiện quy trình của các nhân viên (kiểm tra quản trị).
Chưa thực hiện đồng bộ việc sử dụng phần mềm Logistics Fast cho tất cả các phòng ban hoạt động trong đơn vị. Hiện nay, phòng kho vận và phòng vận tải liên minh ngoài cung cấp dịch vụ cho khách hàng của các phịng ban kinh doanh, họ cịn có đối tượng khách hàng riêng nhưng không sử dụng phần mềm Logistics Fast để ghi nhận thông tin dịch vụ.
ii. Kiểm sốt quy trình bán hàng.
Đơn vị chưa xây dựng được quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng theo từng đơn hàng nhằm kịp thời khắc phục hoặc giảm thiểu ảnh hưởng do sự cố gây ra.