CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty Cổ phần Giao Nhận
3.2.1. Hồn thiện mơi trường nội bộ
Mơi trường kiểm sốt là cơ sở cho các thành phần cịn lại trong hệ thống QTRR. Vì vậy, việc xây dựng mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho một hệ thống QTRR hoạt động hiệu quả.
− Rủi ro có thể chấp nhận được.
Ngoài việc xác định các rủi ro xảy ra trong hoạt động ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu, đơn vị cần định lượng được mức độ rủi ro có thể chấp nhận được và sức chịu đựng rủi ro của mình.
Đơn vị cần xác định các thông tin như:
+ Cấp độ của các rủi ro hiện thời và phân bố chúng phù hợp với điều kiện hoạt động của đơn vị; Rủi ro lớn nhất mà đơn vị có thể chịu đựng và tồn tại, tiếp tục duy trì hoạt động nếu điều đó xảy ra;
+ Các cấp độ rủi ro được tổ chức chấp nhận để theo đuổi mục tiêu;
+ Cấp độ và loại rủi ro mà tỏ chức mong muốn.
− Giá trị đạo đức và liêm chính.
Đơn vị cần ban hành văn bản chính thức về chuẩn mực đạo đức chung cho tồn đơn vị nhằm tạo nên tính nhất quán trong hành động, đồng thời tạo cơ sở cho việc đánh giá đạo đức của nhân viên.
Bên cạnh đó, việc xây dựng khung kỉ luật cần nêu rõ nội dung và mức độ vi phạm cụ thể như: lần đầu nhắc nhở, lần hai hạ bậc xếp loại, lần ba trừ lương, trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn thì sẽ bị sa thải hoặc có thể tố cáo theo quy định của pháp luật. Đặc biệt đơn vị cần quản lý chặt chẽ trường hợp cố tình gây áp lực khiến nhân viên thực hiện các hành vi sai trái để gia tăng niềm tin nơi nhân viên.
Ngoài việc ban quản trị làm gương thể hiện tính chính trực và giá trị đạo đức thông qua những hành động, lời nói, đơn vị cần thực hiện tuyên dương đối với những nhân viên có hành động đúng đắn và kỉ luật nghiêm khắt đối với những hành vi gian lận ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của đơn vị phù hợp với quy mô hoạt động hiện tại. Tuy nhiên, cơ cấu này gây khó khăn cho hoạt động kiểm duyệt, chuẩn y chứng từ trong tổ chức. Nhằm đảm bảo yêu cầu phê duyệt chứng từ được thực hiện hiệu quả, đơn vị cần thiết lập cụ thể và đầy đủ về thời hạn giao nhận chứng từ giữa các chi nhánh với nhau. Đối với các trường hợp cần xử lý gấp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, đơn vị cần yêu cầu quản lý cấp cao nhất của chi nhánh ký duyệt cam kết, scan và gửi mail cho tất cả các bộ phận có liên quan để kịp thời xử lý.
− Phân quyền và trách nhiệm.
Đơn vị cần tách bạch quyền hạn và trách nhiệm của trưởng phòng và trưởng ban một cách cụ thể hơn, tránh trùng lắp nhằm nâng cao năng lực và hiệu quản trị và kiểm soát.
− Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực.
Đối với việc điều chuyển nhân sự sang một vị trí mới khác với chun mơn ban đầu của họ, đơn vị cần có các quy định cụ thể như trao đổi về sự điều chuyển và có được sự đồng thuận của nhân sự, kiểm tra năng lực và kiến thức của nhân sự được điều chuyển đối với vị trí mới để đơn vị có thể xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp, thực hiện đào tạo chuyên môn mới cho đối tượng này nhằm đảm bảo nhân sự sẽ làm việc hiệu quả.
Đối với vấn đề nhân viên đảm nhiệm nhiều công việc, đơn vị cần xem xét năng lực và kiến thức của nhân viên để việc được giao hoàn thành một cách hiệu quả. Trường hợp đảm nhận nhiều vị trí quản lý khác nhau, đơn vị cần đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả. Đơn vị cần khuyến khích nhân viên lập kế hoạch làm việc hợp lý, đảm bảo cơng việc hồn thành đúng tiến độ.
Quy trình nghỉ việc và sa thải nhân viên cần được xây dựng và thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thông tin và hoạt động của các phịng ban liên quan có sự tiếp nối liên tục một cách hiệu quả, hạn chế vấn đề thất thoát tài sản của đơn vị do không thu hồi được các khoản công nợ từ người nghỉ việc.
Ban quản trị cần có kế hoạch triển khai các phương án kinh doanh cho các bộ phận kinh doanh, nghiệp vụ, quản lý và hành chính nhằm hướng đến việc phối hợp hành động tất cả các phòng ban này, tạo nên sự thống nhất xuyên suốt trong toàn đơn vị.