CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng của hoạt động kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Cổ phần Giao
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
2.2.2.1. Thực trạng về môi trường nội bộ.
Bảng 2. 3: Triết lý QTRR Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 1
Đơn vị có phổ biến các rủi ro có thể xảy ra trong sản xuất kinh doanh và cách xử lý rủi ro cho các nhân viên không?
72 72% 28 28% 0 0%
2
Ban quản lý có yêu cầu báo cáo tất cả các rủi ro phát sinh trước khi xử lý?
64 64% 36 36% 0 0%
3
Quy trình làm việc của các phịng ban có được quản lý kiểm soát để hạn chế rủi ro trong sản xuất kinh doanh?
62 62% 38 38% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Các cấp quản lý rất quan tâm đến việc QTRR do điều đó ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, ban quản trị ln nỗ lực truyền tải các vấn đề liên quan đến rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhân viên của đơn vị. Đồng thời, đơn vị cũng mong muốn nhân viên chủ động báo cáo về các rủi ro mà họ phát hiện trong quá trình làm việc nhằm bổ sung, cập nhật vào hồ sơ rủi ro của đơn vị.
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị, có 72% ý kiến đồng ý rằng ban quản trị có thực hiện phổ biến các rủi ro và cách thức xử lý đối với hoạt động cho nhân viên, 64% người tham gia khảo sát trả lời là có nhận được yêu cầu từ ban quản lý về vấn
Bên cạnh đó, đơn vị yêu cầu các trưởng phịng thực hiện kiểm sốt quy trình làm việc nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra và nâng cao chất lượng dịch vụ. Kết quả khảo sát cho thấy 62% người tham gia trả lời có khi hỏi về vấn đề trưởng phịng có thực hiện kiểm sốt quy trình làm việc tại các phịng ban.
b. Rủi ro có thể chấp nhận được. (Xem Bảng 2.4)
Bảng 2. 4: Rủi ro có thể chấp nhận được Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 4
Đơn vị có quy định mức lợi nhuận (lãi hoặc lỗ) tối thiểu đối với các dịch vụ cung cấp cho khách hàng không?
16 16% 69 69% 15 15%
5
Đối với các trường hợp lơ hàng lợi nhuận âm, ban quản lý có đồng ý cho anh/chị thực hiện sau khi anh/chị đã giải trình?
34 34% 61 61% 5 5%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Khi đề cập đến rủi ro có thể chấp nhận được, đơn vị thường chú ý đến các vấn đề như tổng thể rủi ro tác động (tích cực hoặc tiêu cực) đến mục tiêu dài hạn, những ranh giới của rủi ro mà khi vượt quá đơn vị sẽ không mạo hiểm theo đuổi mục tiêu và tổng số tiền đơn vị chấp nhận mất đi để theo đuổi mục tiêu. Theo như kết quả khảo sát, 69% ý kiến cho rằng đơn vị khơng có quy định cụ thể mức lợi nhuận tối thiểu đối với các dịch vụ. Đối với các lô hàng bị lỗ, ban quan trị yêu cầu
giải trình được chấp nhận. Tuy nhiên, kết quả cho thấy trong trường hợp này chỉ có 34% người tham gia khảo sát trả lời là dịch vụ được thực hiện và 61% trả lời là không. c. HĐQT. (Xem Bảng 2.5) Bảng 2. 5: HĐQT Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 6 Các thành viên HĐQT có đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn không?
100 100% 0 0% 0 0%
7
HĐQT có tổ chức họp định kỳ để thơng qua những chính sách, xem xét đánh giá hoạt động của đơn vị không?
76 76% 24 24% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Qua bảng khảo sát cho thấy 100% người tham gia đồng ý rằng HĐQT có đủ kiến thức và kinh nghiệm, phối hợp với ban giám đốc và các trưởng ban, trưởng phòng các bộ phận điều hành hoạt động của đơn vị.
Việc HĐQT tổ chức họp định kỳ nhằm đảm bảo việc tham gia vào công tác điều hành và quản lý tại đơn vị một cách hợp lý. 76% ý kiến cho rằng HĐQT đã duy trì các cuộc họp định kỳ để xem xét những chính sách, đánh giá và góp ý các hoạt động của đơn vị. Với 24% ý kiến trả lời là khơng, có thể ban quản trị thực hiện trao đổi qua email hoặc do không lập biên bản họp.
Bảng 2. 6: Giá trị đạo đức và liêm chính Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 8
Ban quản lý có yêu cầu nhân viên tính chính trực và đạo đức trong cơng việc không?
100 100% 0 0% 0 0%
9
Cơng ty/phịng ban của anh/chị có chuẩn mực đạo đức chung và khung chế tài không?
47 47% 53 53% 0 0%
10
Cơng ty/phịng ban của anh/chị có khuyến khích báo cáo các hành vi sai trái không?
46 46% 54 54% 0 0%
11
Nhà quản lý có tạo áp lực khiến anh/chị phải làm trái quy định không?
22 22% 76 76% 2 2%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Việc thiết lập những giá trị đạo đức và tính liêm chính trong doanh nghiệp khơng chỉ góp phần tạo nên văn hóa riêng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu được thiết lập.
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng ban quản trị ln khuyến khích tính chính trực và đạo đức đối với nhân viên. Tuy nhiên, 53% ý kiến cho rằng đơn vị chưa xây dựng được chuẩn mực đạo đức chung và 47% ý kiến cho rằng đơn vị có chuẩn mực đạo đức chung. Nguyên nhân có thể là do các
phịng ban tự thiết lập ra các quy tắc đạo đức cho nhân viên nhằm phục vụ cho việc đánh giá nhân sự và đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp. Bên cạnh đó, 46% người tham gia khảo sát đồng ý rằng đơn vị khuyến khích nhân viên báo cáo các hành vi sai trái xảy ra trong quá trình làm việc. Các hành vi sai trái của nhân viên có thể xuất phát từ lí do cá nhân hoặc do áp lực từ cấp quản lý, với 22% ý kiến trả lời có bị nhà quản lý gây áp lực nên làm trái quy định trong khi đó 76% ý kiến trả lời khơng, từ đó có thể thấy, đơn vị chú trọng giá trị đạo đức và tính liêm chính dù vẫn cịn một số ít tiêu cực tồn tại.
e. Sự cam kết về năng lực. (Xem Bảng 2.7)
Bảng 2. 7: Sự cam kết về năng lực Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 12
Phịng nhân sự có yêu cầu các phòng ban cung cấp yêu cầu đối với vị trí cần tuyển khơng?
100 100% 0 0% 0 0%
13
Đơn vị có kiểm tra kiến thức và kĩ năng của ứng viên không?
100 100% 0 0% 0 0%
14
Việc phân công nhiệm vụ trong đơn vị có phù hợp với u cầu của cơng việc khơng?
69 69% 31 31% 0 0%
15
Đơn vị có tạo điều kiện cho
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Theo kết quả khảo sát, 100% ý kiến đồng ý rằng việc tuyển nhân viên mới đều dựa theo yêu cầu của cơng việc thực tế do các trưởng phịng của các phòng ban gửi về phòng nhân sự. Các ứng viên khi tham gia ứng tuyển sẽ phải thực hiện các bài kiểm tra về kiến thức và kĩ năng nhằm đảm bảo phù hợp với công việc, 100% ý kiến đồng ý về vấn đề này.
Về vấn đề phân cơng nhiệm vụ, có 69% ý kiến cho rằng đơn vị phân công đúng người đúng việc và 31% ý kiến cho rằng việc phân công phân nhiệm vẫn chưa phù hợp, lý do có thể xuất phát từ vấn đề điều chuyển nhân sự qua các vị trí khác với chuyên môn ban đầu của họ.
Bên cạnh việc phân công, phân nhiệm do ban quản trị thực hiện, đơn vị cũng chú trọng vấn đề nhân viên chủ động đóng góp ý kiến nhằm cải tiến hiệu quả làm việc. Theo kết quả khảo sát cho thấy có 60% ý kiến đồng ý rằng đơn vị khuyến khích về vấn đề này.
f. Cơ cấu tổ chức. (Xem Bảng 2.8)
Bảng 2. 8: Cơ cấu tổ chức Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ
16 Đơn vị có xây dựng sơ đồ tổ
chức chính thức hay khơng? 100 100% 0 0% 0 0%
17
Khi mơi trường kinh doanh thay đổi, đơn vị có tiến hành điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp hơn khơng?
18
Sơ đồ tổ chức có được cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi không?
82 82% 18 18% 0 0%
19
Cơ cấu tổ chức hiện tại có gây khó khăn cho cơng việc của anh/chị khơng?
73 73% 27 27% 0 0%
20
Anh/chị có gặp khó khăn khi làm việc với các chi nhánh trong cùng công ty không?
71 71% 29 29% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng đơn vị có xây dựng sơ đồ tổ chức chính thức. 89% người tham gia khảo sát đồng ý về vấn đề đơn vị điều chỉnh sơ đồ tổ chức khi môi trường kinh doanh thay đổi nhằm đảm bảo cơ cấu phù hợp và hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, có 18% ý kiến đã trả lời là khơng về việc đơn vị cập nhật sơ đồ tổ chức kịp thời cho nhân viên và 82% ý kiến trả lời là có.
Đối với cơ cấu tổ chức hiện tại của đơn vị, có 73% đối tượng tham gia khảo sát đồng ý rằng cơ cấu tổ chức khiến họ gặp khó khăn trong cơng việc và có 71% ý kiến cho rằng họ gặp khó khăn khi làm việc với các chi nhánh khác của đơn vị.
Bảng 2. 9: Phân quyền và trách nhiệm Stt Nội dung Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 21
Việc phân quyền và trách nhiệm trong đơn vị có được công bố rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản (giấy ủy quyền) không?
100 100% 0 0% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019) Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm được đơn vị cụ thể hóa thơng qua giấy ủy quyền, có 100% ý kiến đồng ý về vấn đề này .
h. Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực. (Xem Bảng 2.10) Bảng 2. 10: Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực
Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 22
Khi tuyển dụng , đơn vị có chú trọng đến việc xem xét đạo đức của ứng viên không?
97 97% 3 3% 0 0%
23 Việc tuyển dụng của đơn vị có
24
Đơn vị có tổ chức đào tạo các nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên mới không?
92 92% 8 8% 0 0%
25
Đơn vị có tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn cho nhân viên không?
65 65% 35 35% 0 0%
26
Đơn vị có chú trọng đào tạo nghiệp vụ cần thiết cho các nhân viên được điều sang vị trí mới khơng?
58 58% 42 42% 0 0%
27
Đơn vị có khuyến khích nhân viên đảm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau không?
66 66% 34 34% 0 0%
28
Đơn vị có quy định cụ thể về việc khen thưởng, kỉ luật hoặc sa thải nhân viên không?
14 14% 86 86% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019) Khảo sát cho thấy 97% ý kiến đồng ý rằng vấn đề đạo đức của ứng viên được đơn vị xem xét như một thành phần của tiêu chuẩn nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, có 100% ý kiến đồng ý rằng việc tuyển dụng của đơn vị ln được cơng khai nhằm tìm kiếm các ứng viên phù hợp.
Các vấn đề như đào tạo, thăng tiến và định hướng nghề nghiệp cũng là các thành phần của chính sách về nguồn nhân lực. Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 92% ý kiến trả lời là đơn vị có tổ chức đào tạo các nghiệp vụ cần thiết để nhân viên mới nhanh chóng thích nghi được với cơng việc và văn hóa doanh nghiệp. Có 65% ý kiến đồng ý rằng đơn vị có tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao năng lực cho
nhưng có 42% ý kiến cho rằng đơn vị chưa chú trọng đào tạo nghiệp vụ cần thiết cho loại đối tượng này.
Có 66% nhân viên tham gia khảo sát trả lời là đơn vị có khuyến khích họ đảm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau. Nguyên nhân có thể xuất phát từ: nhân viên vẫn có khả năng nhận thêm việc và mong muốn tăng thu nhập hoặc đơn vị cần tận dụng tối đa nguồn nhân lực.
Đối với quy trình khen thưởng, kỉ luật hoặc sa thải, có 86% ý kiến cho rằng đơn vị vẫn chưa có quy định cụ thể và rõ ràng về vấn đề này.
i. Triết lý quản trị và phong cách hoạt động.
(Xem Bảng 2.11)
Bảng 2. 11: Triết lý quản trị và phong cách hoạt động
Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 29
Ban quản trị có thực hiện phân tích các rủi ro đi kèm với các quyết định kinh doanh không?
72 72% 28 28% 0 0%
30
Ban quản lý có tạo điều kiện để anh/chị trao đổi về công việc không?
77 77% 23 23% 0 0%
31
Ban quản trị có yêu cầu lập hồ sơ và phê duyệt cẩn thận các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh không?
91 91% 9 9% 0 0%
32 Vị trí nhân sự quản lý có
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019) Khi thực hiện các quyết định kinh doanh, ban quản trị đồng thời cũng sẽ phân tích các rủi ro kèm theo, có 72% ý kiến nhận định là có. Bên cạnh đó, 77% ý kiến cho rằng ban quản lý luôn tạo điều kiện để trao đổi với nhân về cơng việc.
Có 91% ý kiến trả lời là ban quản trị có u cầu các phịng ban phải lập đầy đủ hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh đồng thời hồ sơ phải được ký duyệt đầy đủ theo ủy quyền.
Ban quản lý của đơn vị được cho là ổn định với 91% ý kiến trả lời rằng vị trí này khơng thường xuyên thay đổi nhân sự.
2.2.2.2. Thực trạng về xác định các mục tiêu. a. Mục tiêu chiến lược. a. Mục tiêu chiến lược.
(Xem Bảng 2.12)
Bảng 2. 12: Xác định các mục tiêu chiến lược
Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 33
Đơn vị có thực hiện phát triển các dịch vụ mới hoặc định hướng tham gia vào các thị trường mới không?
77 77% 14 14% 9 9%
34
Đơn vị có tiến hành lập ngân sách cho năm tài chính tiếp theo hoặc cho dự án mới không?
Theo kết quả khảo sát cho thấy có 77% ý kiến đồng ý là đơn vị có tiến hành phát triển các dịch vụ mới và định hướng tham gia vào các thị trường mới nhằm tìm kiếm thêm cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Có 36% ý cho rằng đơn vị chưa tiến hành lập ngân sách cho năm tài chính tiếp theo cũng nhu cho các dự án mới và 5% nhân viên tham gia khảo sát khơng có ý kiến cho vấn đề trên.
b. Mục tiêu hoạt động. (Xem Bảng 2.13) Bảng 2. 13: Xác định các mục tiêu hoạt động Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 35
Hàng năm, đơn vị có xây dựng mục tiêu cụ thể cho từng phịng ban hay khơng?
100 100% 0 0% 0 0%
36
Ban quản lý có phổ biến mục tiêu hoạt động cụ thể cho nhân viên không?
99 99% 0 0% 1 1%
37
Ban quản lý có yêu cầu mỗi nhân viên đặt mục tiêu cụ thể cho bản thân hướng theo mục tiêu hoạt động của phịng khơng?
95 95% 5 5% 0 0%
38
Định kỳ, ban quản lý có yêu cầu anh/chị báo cáo về việc
nhân không?
39
Các mục tiêu của đơn vị có