Stt Nội dung Trả lời Có Khơng Khơng có ý kiến Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 72
Anh/chị có thực hiện đối chiếu các chứng từ cần phê duyệt với giấy ủy quyền của đơn vị không?
35 35% 65 65% 0 0%
73
Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều phải thông qua sự phê duyệt của ban quản lý?
100 100% 0 0% 0 0%
74
Đơn vị có yêu cầu nhân viên kiểm tra nhằm đảm bảo đầy đủ các phê duyệt trước khi xử lý chứng từ?
100 100% 0 0% 0 0%
75
Đơn vị có u cầu các phịng ban xây dựng quy trình và hướng dẫn cơng việc cho từng vị trí cụ thể khơng?
82 82% 17 17% 1 1%
76
Định kỳ, đơn vị có thực hiện đánh giá công việc cá nhân theo quy trình đã đề ra khơng?
40 40% 60 60% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 01/2019)
Có đến 65% ý kiến trả lời là không thực hiện đối chiếu giấy ủy quyền đối với các chứng từ cần phê duyệt tại các bộ phận, phòng ban. Theo quan sát thực tế của tác giả, các chứng từ liên quan đến thanh toán hoặc các chứng từ điều chỉnh nội bộ
thường được yêu cầu bổ sung do người phê duyệt không đủ thẩm quyền hoặc không được ủy quyền.
Các hoạt động kiểm soát được thực hiện nhằm đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và cũng là một cách thức để phản ứng với rủi ro.
Có 100% ý kiến đồng ý rằng đơn vị yêu cầu tất cả các hoạt động đều phải được ban quản lý phê duyệt thông qua, đảm bảo rằng các hoạt động đều được kiểm soát hướng theo mục tiêu đã đề ra.
Tại mỗi phòng ban trong đơn vị, nhân viên trước khi xử lý chứng từ theo nhiệm vụ cần phải kiểm tra các phê duyệt của quy trình trước đó, đảm bảo rằng chứng từ được người có đủ thẩm quyền xem qua và kiểm sốt. 100% người tham gia khảo sát trả lời là đơn vị có yêu cầu việc kiểm soát như trên.
Theo kết quả khảo sát, 82% ý kiến trả lời rằng đơn vị có u cầu xây dựng quy trình tại các phịng ban cũng như hướng dẫn cơng việc cụ thể cho từng vị trí, bên cạnh đó có 17% ý kiến trả lời là khơng và 1% cịn lại khơng nêu ý kiến.
Mặc dù đơn vị yêu cầu nhân viên báo cáo về cơng việc, những khó khăn và thuận lợi phục vụ cho việc đánh giá hoạt động cùa ban quản lý, tuy nhiên có 60% ý kiến cho rằng đơn vị không tiến hành đánh giá việc thực hiện quy trình của các nhân viên.
b. Kiểm sốt quy trình bán hàng.
Sơ đồ 2. 1: Quy trình bán hàng
(Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Giao nhận Tiếp vận Quốc Tế)
Nhận đơn hàng: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng qua email hoặc điện thoại.
lơ hàng có nhiều nghi vấn hoặc thời gian đóng hàng khơng phù hợp, nhân viên kinh doanh sẽ từ chối đơn hàng.
Gửi báo giá và hợp đồng cho khách hàng: Sau khi đơn hàng được chấp
nhận, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành gửi báo giá chính thức kèm theo hợp đồng cho khách hàng qua email.
Trưởng phòng duyệt đơn hàng và ký hợp đồng: Sau khi khách hàng xác
nhận đồng ý với báo giá và hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ báo cáo cho trưởng phòng để đơn hàng và hợp đồng được ký duyệt.
Triển khai thông tin đơn hàng cho bộ phận nghiệp vụ: Đơn hàng sau khi
được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt sẽ được chuyển qua các phòng nghiệp vụ như phòng vận tải quốc tế, phòng dịch vụ hải quan, phòng vận tải liên minh.
Cung cấp dịch vụ: Các phịng nghiệp vụ sẽ căn cứ vào thơng tin trên đơn
hàng để tiến hành cung cấp dịch vụ.
Thu hồi và gửi khách hàng những chứng từ liên quan: Mỗi phịng nghiệp vụ sau khi hồn tất dịch vụ tại khâu của mình sẽ gửi tất cả các chứng từ liên quan về cho nhân viên kinh doanh phụ trách lơ hàng bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn gốc do bên thứ ba (hãng tàu, cảng, …) xuất cho khách hàng, biên bản giao nhận hàng hóa,… Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm tập hợp các chứng từ kèm theo bảng kê công nợ chi tiết của lô hàng và gửi cho khách hàng.
Lưu hồ sơ: Nhân viên kinh doanh tiến hành lưu trữ hợp đồng và đơn hàng.
Qua quy trình bán hàng, tác giả nhận thấy đơn vị chưa xem xét việc tiếp nhận và xử lý các phản ánh từ phía khách như một phần của quy trình cũng như chưa xây dựng quy trình riêng để việc xử lý được thực hiện kịp thời. .