Mặc dù công ty thểđi thuê ngoài tất cả các hoạt động như: thuê đơn vị tổ
chức hội trợ chuẩn bị gian hàng, công ty in chuẩn bị tờ rơi, quảng cáo, lịch, thuê công ty thiết kế web,…nhưng để duy trì họat động của tất cả những hoạt
động promotion không lệch hướng mục tiêu cần có một người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý. Mặc dù hiện nay giám đốc công ty đảm rất tốt về hoạt
động bán hàng trực tiếp nhưng cũng có thể thấy rằng những họat động khác chưa đạt được kết quả như mong muốn. Vì vậy cần có một nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm chịu trách nhiệm điều hành tất cả những hoạt động này.
Yêu cầu đối với nhân viên phải có kinh nghiệm vì trong tình hình thực tế
của công ty là rất cấp thiết, công ty cũng không thể đào tạo sau đó mới sử
dụng được vì đây là hoạt động hoàn toàn mới đối với công ty.
3.2.3.1. Mô tả công việc:
• Thực hiện việc quản lý hoạt động promotion: đảm bảo tính thống nhất, nhất quán trong những hoạt động promotion của công ty.
• Theo dõi diễn biến tình hình thị trường qua các phương tiện thông tin đại chúng, thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh trong ngành: tình hình hoạt động kinh doanh và hoạt động promotion.
• Thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng: Theo dõi, phân tích các yêu cầu của khách hàng từđó xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng làm căn cứ cho việc ra các quyết định trong hoạt động promotion của công ty, trả lời e-mail và thắc mắc của khách hàng về những thông tin chung về công ty sản phẩm.
• Theo dõi, thống kê, phân tích thường xuyên các lỗi, trục trặc xảy ra với website của công ty kịp thời thông báo để các bộ phận chức năng xác
định nguyên nhân, xử lý dứt điểm các trục trặc để giảm thiểu thắc mắc, khiếu nại, nâng cao sự hài lòng các yêu cầu của khách hàng.
• Xây dựng tiêu chí, cơ chế đo lường hiệu quả hoạt động và thực hiện giám sát các hoạt động promotion của công ty.
3.2.3.2. Kỹ năng tối thiểu:
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các trường khối ngành Kinh tế: Ngoại thương, Thương mại, Quản trị kinh doanh…
• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Nhất là có kinh nghiệm trong ngành quảng cáo.
• Tinh thần trách nhiệm cao với công việc, kỹ năng giao tiếp, đối ngoại, xây dựng quan hệ với khách hàng. Kỹ năng phân tích, đánh giá, nắm bắt nhanh nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng;
• Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống, sáng tạo và tư duy sâu trong công việc
• Kỹ năng khai thác và sử dụng các thông tin trên Internet, sử dụng thành thạo exel trong kinh doanh.
3.2.3.3. Về mặt chi phí:
Theo như Website Timviecnhanh.com và một số website việc làm khác để
có được một nhân viên đáp ứng được những yêu cầu như trên thì mức lương trong khoảng từ 4 đến 5 triệu đồng/tháng tùy theo năng lực làm việc. Như vậy chi phí để có được nhân viên trong bộ phận Promotion, hàng năm công ty phải bỏ ra chi phí là khoảng từ 65 đến 80 triệu đồng.
3.2.3.4. Về việc kiểm tra đánh giá:
Để đánh giá nhân viên có làm việc hiệu quả hay không, cần đánh giá kết quả mà nhân viên đó đã mang lại cho công ty có đáp ứng được những yêu cầu
đặt ra của công việc hay không:
• Các họat động promotion của công ty được tổ chức thống nhất với nhau và hỗ trợ lẫn nhau mang lại những đơn đặt hàng cho công ty.
• Thường xuyên báo cáo và tư vấn cho giám đốc về những thay đổi trong hoạt động promotion của các công ty, doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh.
• Báo cáo cho giám đốc những sự cố trong website của công ty. Và những
đề xuất để duy trì hoạt động website một cách hiệu quả.
• Theo dõi và thu thập số liệu về khách hàng, nhanh chóng trả lời e – mail của khách hàng. Thông báo cho khách hàng những thông tin về công ty và sản phẩm.
3.2.4. Đề xuất đối với một số hoạt động tặng lịch của công ty.
Như phần nhận xét trong phần thực trạng, chúng ta thấy được hoạt động tặng lịch của công ty chưa mang lại hiệu quả cao.
∗ Tặng lịch cho khách hàng bằng những hình ảnh về xe hơi, phong cảnh, áo dài,…
∗ Ngôn ngữ thể hiện là tiếng Việt trong khi khách hàng chủ yếu sử dụng là tiếng Anh.
∗ Chưa làm nổi bật được thông tin về công ty: sản phẩm, đặc tính nổi bật của công ty. Sự khác biệt của công ty đối với những công ty khác trong ngành.