CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG
2.2.3 Phương diện qui trình kinh doanh nội bộ
Bằng phương pháp phỏng vấn phịng tài chính kế tốn và các bộ phận trong khối nhà trường, các thông tin về công tác quản lý nhân viên, quản lý học sinh, theo dõi học phí - cơng nợ và theo dõi chi phí... được thu thập để đánh giá. Bên cạnh đó tài liệu về quy chế cơng ty cũng được thu thập, kết hợp với phương pháp quan sát các công việc hàng ngày trong công ty để đánh giá các quy trình hoạt động, từ đó tổng hợp những tồn tại cần khắc phục nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động.
Quản lý nhân viên:
Hiện nay, nhằm mục đích đảm bảo chất lượng dịch vụ và các mục tiêu an toàn được đề ra, công ty áp dụng quản lý nhân viên theo nội quy cơng ty về các tiêu chí như: đảm bảo giờ giấc làm việc, tác phong trong thực hiện nhiệm vụ, các quy định về an toàn trong thực hiện nhiệm vụ... Các nội dung này được trưởng bộ phận và phòng ban theo dõi, báo cho hiệu trưởng hoặc trợ lý giám đốc khi có phát sinh vi phạm.
Công tác quản lý nhân viên trong công ty được tách làm hai khối, là khối nhà trường và khối văn phòng. Đối với khối nhà trường, người phụ trách quản lý trực tiếp là hiệu trưởng cùng với sự phối hợp của bộ phận hành chính nhân sự; cịn khối văn phịng, phụ trách trực tiếp là bộ phận hành chính nhân sự.
Quản lý học sinh:
Việc quản lý học sinh chủ yếu được thực hiện bằng thủ công và các tập tin lưu trữ trên excel:
- Thông tin học sinh được thu thập và tổng hợp trên excel khi phụ huynh đến đăng ký học. Thông tin này bao gồm: Họ và tên, tuổi, lớp, địa chỉ nhà, họ tên bố mẹ hoặc người liên hệ, số điện thoại người liên hệ... Mỗi học sinh sẽ được theo dõi bằng một mã riêng dưới dạng “BB***” nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổng hợp và phục vụ cơng tác tính tốn.
- Có hai dạng tính học phí mà học sinh có thể lựa chọn, bao gồm học phí theo quý hoặc học phí theo số buổi đi học. Ngồi ra một số dạng ngoại khóa nhà trường tổ chức như đi dã ngoại, tham quan thì sẽ thu thêm một khoản phí ngoại khóa. Việc theo dõi và điểm danh được thực hiện bởi giáo viên hoặc bảo mẫu phụ trách lớp theo phương pháp thủ công trên giấy. Định kỳ kết quả điểm danh được cập nhật vào tập tin excel theo dõi.
Bắt đầu từ năm học 2016-2017, công ty bắt đầu ứng dụng công nghệ thơng tin phục việc tính tốn và theo dõi cơng nợ khách hàng. Như đã trình bày trong phần quản lý học sinh, kết quả điểm danh sau khi được tổng hợp trên excel được nhập vào hệ thống theo số buổi đi học mỗi tháng, số hoạt động ngoại khóa tham gia. Phần mềm sẽ căn cứ theo kết quả điểm danh và loại tính học phí theo định kỳ hay theo số buổi để tính tốn ra số tiền học phí mà phụ huynh cần đóng cho học sinh.
Định kỳ hàng tháng, bộ phận theo dõi công nợ căn cứ vào dữ liệu trên phần mềm để in thư thơng báo số tiền học phí của tháng đó và gửi cho phụ huynh bằng đường bưu điện hoặc thơng qua thư điện tử.
Việc thanh tốn học phí của phụ huynh được theo dõi căn cứ vào số tiền mặt hoặc số tiền chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng và được cật nhật hàng ngày vào phần mềm theo dõi công nợ.
Theo dõi chi phí:
Ngồi tiền lương cho nhân viên, chi phí hoạt động của cơng ty phát sinh nhiều nhất là chi phí về thực phẩm. Bữa ăn của học sinh và nhân viên được chuẩn bị theo thực đơn riêng của từng đối tượng, chính vì vậy thực phẩm mua vào cũng được chia thành nhiều hóa đơn tương ứng với từng đối tượng. Các hóa đơn này sẽ được tổng hợp và theo dõi chi phí bữa ăn theo khối lớp như: nhà trẻ, mầm non, tiểu học hay sử dụng cho nhân viên nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của giám đốc. Tuy nhiên việc theo dõi chi phí này khơng được thể hiện trên sổ sách kế tốn mà chỉ được thực hiện riêng bên ngoài theo yêu cầu của giám đốc, gây ra sự trùng lắp trong công việc và số liệu kế toán chưa phản ánh được chi tiết các chi phí sử dụng tương ứng mục đích kinh doanh.
Bộ phận kế tốn ghi nhận chi phí thực phẩm một cách tổng hợp, khơng phân chia theo đối tượng sử dụng ở từng khối lớp và cùng với các chi phí phát sinh khác; báo cáo giám đốc hàng tuần hoặc theo u cầu. Có thể thấy dữ liệu khơng được đồng nhất nguồn và bộ phận kế toán chưa thực hiện đầy đủ chức năng, số liệu kế toán cung cấp chưa phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đo lường kết quả hoạt động về phương diện qui trình kinh doanh nội bộ
Công ty hoạt động với chiến lược không ngừng nâng cao hiệu suất làm việc, tuân thủ đầy đủ các quy định trong nhà trường và cải thiện khả năng trao đổi thông tin một cách hiệu quả nhằm hướng đến mục tiêu cuối cùng là nâng cao chất lượng dạy học và
dịch vụ. Tuy nhiên các mục tiêu này chỉ dừng lại ở việc được đề cập trong các cuộc họp thường niên, chứ chưa được công ty xây dựng cụ thể và truyền đạt cho nhân viên.
Thêm vào đó, như đã đề cập ở trên, sự trùng lắp trong thực hiện cơng việc vẫn cịn diễn ra, điều này thể hiện việc trao đổi thơng tin giữa các phịng ban cịn nhiều hạn chế. Công ty cần thiết phải đánh giá lại năng lực của qui trình nội bộ, đưa ra các mục tiêu để tăng khả năng trao đổi thơng tin giữa các phịng ban nhằm tiến đến nâng cao năng suất làm việc.
Vì vậy có thể thấy các thước đo được dùng để đánh giá mục tiêu hầu như chưa được xây dựng ngoại trừ một số thước đo về trường hợp vi phạm nội quy cùa công ty và khiếu nại của khách hàng. Điều này dẫn đến việc đo lường và đánh giá kết quả ở phương diện qui trình kinh doanh nội bộ chỉ được thực hiện mục tiêu tuân thủ quy định của nhà trường, các tiêu chí đánh giá về hiệu suất làm việc, năng lực của qui trình nội bộ và khả năng liên kết của các bộ phận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đều bị bỏ sót.