3.1. Xác định các loại dụng cụ, phương tiện để bảo quản
Hai điểm cần nắm vững là sức chứa của kho và kết cấu của kho.
- Sức chứa của kho: được xác định trên kế hoạch chu chuyển thực liệu trong năm. Thông thường nếu thực liệu nhập vào kho của cơ sở phân bố đều trong năm thì sức chứa của kho thường được tính bằng lượng thực liệu dự trữ
trong một quý cộng thêm nửa tháng sản xuất. Nhưng tốt nhất là nên lập biểu đồ
xuất nhập theo thời gian để xác định sức chứa chính xác.
- Kết cấu của kho: kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, để thoát nước chống ẩm. Mái và tường có sức chịu đựng gió bão đồng thời phải chống được nóng và ẩm bên ngoài xâm nhập vào.
Tường bao quanh cần xây dày và nền xây bằng gạch nung già lữa, vách tô kỹ.
Nền nhà kho phải đặc biệt chú ý chống ẩm. Bên dưới lớp gạch hay bê tơng lát nền cần có một lớp nhựa đường khoảng 2 cm để chống ẩm. Nền kho nên cao hơn mặt đất bên ngồi ít nhất 40 cm.
Trừ một số ít cửa ra vào phải hết sức hạn chế những khe hở thơng với bên ngồi để tránh sự xâm nhập ẩm, cơn trùng và chim chuột. Phía trên tường hoặc mái cần có các cửa nhỏđể thốt khí, thơng gió khi trời khơ ráo.
Kho lớn cần chia thành nhiều ơ có tường chứa cách biệt nếu được, để ngăn chặn sự lan truyền các sự cố và thuận tiện cho việc xử lý. Các ô đó có thể dùng
để chứa các loại thực liệu khác nhau, hoặc có phẩm chất khác nhau.
Nếu thực liệu để trong bao thì cần đặt trên các thớt kê thành từng cây, theo từng khu thích hợp cho việc sử dụng và bảo quản.
Vị trí các cửa ra vào và độ cao còn lại từ mặt đống hạt (hoặc cây thực liệu)
chống hỏa hoạn. Trong kho, nhất thiết phải có các điều kiện để thực hiện việc thơng gió khi cần thiết.
Trên đây vừa trình bày một số nét về kết cấu loại kho thơng thường. Nếu có vốn đầu tư xây dựng thì tùy theo hiệu quả của đầu tư có thể sử dụng loại kho silo.
Kho silo là loại kho hồn chỉnh nhất hiện nay. Chúng thường có cấu tạo dạng
ống hình trụ cao khoảng 30-35 cm, làm bằng kim loại hoặc bê tông cốt thép, đáy hình chóp. Việc nạp và lấy thực liệu, việc kiểm tra nhiệt độ và ẩm độ để điều chỉnh đều
được cơ giới hóa tịan bộ, một phần được tựđộng hóa.
- Dụng cụ, phương tiện kho bảo quản gồm: Kệ kê, silo, máy cân thức ăn, quạt thong gió, hệ thống xơng sát trùng, máy điều hồ, tiết bị đo nhiệt độ và ẩm
độ kho bảo quản, hệ thống phòng chống cháy nổ.
3.2. Chuẩn bị kho bảo quản
- Kho là nơi chứa thức ăn và nguyên liệu nên phải được xây dựng nơi cao ráo, xa ao hồ, thống, có hệ thống hút ẩm, làm mát lạnh. Nền cao, cuốn vịm dưới nền cho thống, chống ẩm. Xung quanh kho có cống rãnh thốt nước nhanh.
- Vệ sinh sạch sẽ, sát trùng phun formol 2%, sunphat đồng 0,5% diệt vi khuẩn, nấm mốc.
- Nhập nguyên liệu, thức ăn khi kho đã sát trùng, kho ráo. Thức ăn, nguyên liệu xếp riêng từng loại, từng dãy trên bục kê cao 30 – 40cm, cách xa tường 20cm, có lối đi giữ các khu đủ rộng cho đi lại quản lý kho, xuất nhập, sát trùng.
- Có hiện tượng mối mọt, mốc cần xử lý ngay.
- Lối ra vào kho có hố sát trùng, người, xe cộ ra vào đều được khử trùng. Có bể
dự trữ nước, dụng cụ và phương tiện cứu hoảđề phòng hoả hoạn.
3.3. Chuẩn bị dụng cụ, phương tiện để bảo quản
- Dụng cụ, phương tiện bảo quản: Phải hoạt động tốt và được vệ sinh trước khi sử dụng đểđảm bảo điều kiện bảo quản cho từng loại nguyên liệu.
- Bao bì bảo quản: Tất cả hàng hóa được bảo quản trong bao bì gốc, nguyên đai kiện của nhà sản xuất và được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản.
Các trường hợp bảo quản lại phải đạt yêu cầu về bảo quản và có nhãn mác niêm phong đầy đủ theo quy định.
Khơng dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại hàng hóa này cho loại hàng hóa khác. Trong trường hợp tận dụng bao bì để vận chuyển phải xóa bóc hết nhãn cũ.
- Bố trí sắp xếp nguyên liệu trong kho được tách riêng biệt, bao gồm:
2. Khu vực bảo quan thức ăn đạm
3. Khu vực bảo quản thức ăn bổ sung (khoáng, vitamin, kháng sinh…)
- Trong các trường hợp đặc biệt: cải tạo, sửa chữa duy tu kho hàng… nếu có nhu cầu thay đổi kho bảo quản phải được sự đồng ý của lãnh đạo doanh nghiệp và có biển hiệu chỉ dẫn, nhận biết rõ ràng.
4. Thực hiện bảo quản
4.1. Chuẩn bị nguyên liệu bảo quản
- Chuẩn bịđầy đủ chủng loại nguyên liệu cần nhập kho bảo quản: thức ăn tinh, thức ăn đạm, thức ăn bổ sung...
- Chuẩn bị đầy đủ số lượng các loại nguyên liệu cần nhập kho bảo quản: Số lượng được chuẩn bị theo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và lượng dự
trữ cần thiết trong kỳ sản xuất.
- Nguyên liệu trước khi đưa vào kho bảo quản cần được kiểm tra chất lượng: sâu, mối mọt, mầu, mùi, vị....
4.2. Thực hiện bảo quản
- Việc bố trí sắp xếp nguyên liệu trong kho đảm bảo đúng nguyên tắc và
đúng quy chế:
+ Mỹ quan: Trật tự ngăn nắp, sạch sẽ. + Khoa học: Dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
Nguyên liệu phải được sắp xếp lên kệ hoặc theo đúng các tiêu chuẩn bảo quản của các nguyên liệu.
Tất cả các nguyên liệu đều phải có biển cho từng đống nguyên liệu (vị trí
để hàng) để theo dõi nhập – xuất.
- Xác định các nguyên nhân có thể dẫn đến hư hỏng nguyên liệu: Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự biến đổi của hạt, nhưng ẩm độ, nhiệt độ, côn trùng và vi sinh vật là những yếu tố cơ bản nhất phải thường xuyên theo dõi,
điều chỉnh, giữ gìn trong quá trình bảo quản.
+ Ðộ ẩm của hạt: Thường là nguyên nhân đầu tiên đưa đến nhiều sự hư
hỏng. Hạt có thể bị tăng ẩm do nhiều nguyên nhân: cường độ hô hấp tăng, hoạt
động của vi sinh vật tăng, độẩm của khơng khí cao, kho chứa, vật chứa ẩm ướt. Khi độẩm của hạt tăng, các quá trình khác cũng tăng và làm tăng nhanh độẩm.
Vì vậy, ngồi việc kiểm tra ban đầu khi nhập hạt vào kho việc thường xuyên theo dõi, kiểm tra độ ẩm của khối hạt là một yếu tố bắt buộc. Về mùa mưa ẩm, mỗi tháng nên kiểm tra 3 lần, mùa khô 1 lần. Phải kiểm tra độ ẩm của lớp ngoài (lớp bao ngoài) và ở giữa khối hạt (các bao trong).
Ðộ ẩm tối đa cho phép nhập kho thức ăn hạt để tồn trữ lâu là 12-15%. Thí nghiệm cho thấy, với độ ẩm 12%, nhiệt độ kho chứa 25%, hạt có thể bảo quản an toàn dài ngày. Như vậy, khi hạt vượt quá độ ẩm chuẩn, muốn tiếp tục bảo
quản tốt phải có biện pháp xử lý ẩm như phơi sấy hạt, thơng gió.. khơng nên để
hạt dài ngày với ẩm độ vượt quá tiêu chuẩn 2-3%. Các phương tiện bảo quản như kho tàng, vật chứa, vận chuyển phải đáp ứng yêu cầu giữ hạt không bị ẩm.
+ Chống nhiệt độ khối hạt lên cao: Ðây cũng là một yêu cầu rất quan trọng trong việc bảo quản. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi cho các q trình gây hư
hỏng hóa học sinh học xảy ra nhanh, đặc biệt là tăng cường độ hô hấp và hoạt
động của vi sinh vật.
Hiện tượng tự bốc nóng là do hạt hơ hấp, do hoạt động của vi sinh vật tăng cường.. làm tăng nhiệt độ từ bên trong khối hạt, rất nguy hiểm vì tăng rất nhanh. Nếu khơng kịp thời xử lý, cả khối hạt có thể bị hỏng, thậm chí có thể bị cháy. Vì vậy, phải tính tốn kết cấu kho, bố trí trong kho sao cho thích hợp để có thể
chống được nhiệt từ bên ngồi hâm nóng vào, thốt được nhiệt từ bên trong ra. Thường xuyên theo dõi nhiệt độ của khối hạt là một yêu cầu bắt buộc trong việc bảo quản.
Lịch kiểm tra nên như sau: Qua theo dõi, có thể phát hiện xử lý sớm hiện tượng khối hạt chớm bốc nóng. Khi đó có thể xử lý ngay như làm khơ, làm nguội bằng thơng gió cưỡng bức, tải hạt ra ngoài kho ..
+ Ngăn chặn, hạn chế mốc mọt
Mốc phát triển trên bề mặt hạt, thường ở hạt có độ ẩm cao, nhiệt độ cao. Vì vậy, phơi sấy khơ hạt, giữ hạt khơng bị ẩm là biện pháp chống mốc có hiệu quả nhất.
Sâu mọt ở trong hạt thường có nguồn gốc từ bên ngoài xâm nhập vào. Một số có sẵn trong hạt tươi ở dạng trứng, ấu trùng chưa bị diệt qua quá trình sơ chế. Sâu mọt trong khối hạt bảo quản thường phát triển theo thời gian, trong các điều kiện thuận lợi chúng sinh sôi rất nhanh, ăn hại và phá hủy rất lớn. Do đó, khi kiểm tra độẩm, nhiệt độ, ta nên đồng thời kiểm tra mức sâu mọt thường xuyên.
Nếu một kg hạt có một vài con, được coi là mức bình thường. Trong 1 kg hạt nếu có trên 20 con thì cần phải có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không, chúng sẽ phát triển rất nhanh chóng, phá hủy cả khối hạt.
Ðể chống sâu mọt trước hết hạt nhập kho phải sạch sẽ và kho chứa phải
được bảo vệ. Khi có mọt nặng phải kịp thời diệt bằng cách sấy ở nhiệt độ cao (50-600C), hoặc hợp đồng với cơ quan bảo vệ thực vật ở địa phương để xử lý bằng thuốc hóa học.
Ngồi mốc, sâu mọt, nhiệm vụ chống chim chuột cũng rất quan trọng khi bảo quản. Những biện pháp phịng chống chủ yếu là kho tàng kín đáo và trước khi nhập đợt thực liệu mới, phải kiểm tra diệt trừổ chuột cẩn thận.
- Bảo quản số lượng:
+ Vào biển nguyên liệu và thẻ kho ngay sau mỗi lần nhập, xuất
+ Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số lượng nguyên liệu trong kho với số
toán, ký vào các biên bản kiểm kê nguyên liệu (gồm thủ kho, trưởng kho, cán bộ
nghiệp vụ và trưởng đơn vị).
+ Tất cả mọi sai lệch, thất thốt đều được điều tra, tìm nguyên nhân và khắc phục xử lý ngay.
- Bảo quản chất lượng:
+ Tất cả việc kiểm tra chất lượng (kiểm nghiệm) đều do đơn vị chịu trách nhiệm tiến hành và lưu giữ hồ sơ chất lượng của sản phẩm.
+ Việc kiểm tra bằng cảm quan, kiểm nghiệm trong suốt quá trình bảo quản do tổ kho theo dõi, và chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo doanh nghiệp
4.3. Kiểm tra và điều chỉnh điều kiện bảo quản
- Kiểm tra và điều chỉnh nhiệt độ, ẩm độ phòng bảo quản hàng ngày - Kiểm tra độ thơng thống của kho để tăng hay giảm số quạt thơng gió
5. Kiểm tra, loại bỏ nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn 5.1. Xác định nguyên liệu cần kiểm tra 5.1. Xác định nguyên liệu cần kiểm tra
- Nguyên liệu là hạt ngũ cốc - Nguyên liệu là khô dầu - Nguyên liệu là bột cá
- Nguyên liệu bổ sung khoáng, vitamin, kháng sinh, axit amin…
5.2. Kiểm tra và loại bỏ nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn
- Kiểm tra nếu nguyên liệu bị hư hỏng thối rữa cần phải tách riêng loại bỏ
ngay tránh lây lan sang khu vực lân cận.
- Kiểm tra nguyên liệu bị sâu mọt thì dùng nhiệt độ cao 50 – 600C hoặc dùng thuốc diệt sâu mọt.
- Kiểm tra nguyên liệu bị nấm mốc cần tách riêng sang khu cách lý để xử
lý, còn kho bảo quản điều chỉnh tăng thong thoáng, nhiệt độ, giảm ẩm độ và xông sát trùng kho.
- Các loại nguyên liệu bảo quản quá lâu dẫn đến chất lượng kém thì cần chuyển ra ngồi để có hướng sử dụng phù hợp.
5.3. Ghi chép và báo cáo
- Ghi thẻ kho: Tất cả nguyên liệu bảo quản trong kho đều phải có thẻ kho theo biểu mẫu quy định để theo dõi việc nhập - xuất của từng loại nguyên liệu trong quý trong năm.
Thẻ kho nguyên liệu khác kho cũng được đóng thành quyển có đánh số
thứ tự và được theo dõi liên tục cho đến hết nguyên liệu.
- Ghi phiếu theo dõi chất lượng: Tất cả các nguyên liệu bảo quản trong kho đều phải có phiếu theo dõi chất lượng ghi diễn biến chất lượng của từng loại
nguyên liệu để theo dõi diễn biến chất lượng của từng lô sản xuất từ lúc nhập cho đến khi sử dụng hết.
- Thực hiện ghi chép tỷ mỉ số lượng nguyên liệu xuất - nhập kho, ghi chép diễn biến chất lượng các loại nguyên liệu.
- Ghi chép số lượng nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn chất lượng mang đi xử lý, hủy.
- Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm tổng hợp báo cáo chủ doanh nghiệp.
6. Nhập, xuất kho
6.1. Xác định nguyên liệu cần xuất, nhập kho
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của của doanh nghiệp để xác định các nguyên liệu cần xuất nhập kho:
- Xác định chủng loại nguyên liệu xuất nhập kho
- Xác định số lượng các chủng loại nguyên liệu cần xuất nhập kho
6.2. Thực hiện nhập kho
- Nhận phiếu nhập kho của phòng kinh doanh, của giám đốc. - Kiểm tra chủng loại nguyên liệu nhập kho
- Kiểm tra chất lượng các loại nguyên liệu nhập kho - Cân, đo, đếm số lượng nguyên liệu cần nhập kho - Viết phiếu nhập kho
6.3. Thực hiện xuất kho
- Nhận phiếu xuất kho của phòng kinh doanh, của giám đốc. - Kiểm tra chủng loại nguyên liệu xuất kho
- Kiểm tra chất lượng các loại nguyên liệu xuất kho - Cân, đo, đếm số lượng nguyên liệu cần xuất kho - Viết phiếu nhập kho
6.4. Viết giấy xuất, nhập kho
- Ghi phiếu xuất nhập kho bao gồm các nội dung: + Xác định loại mẫu ghi phiếu xuất nhập kho + Ghi số phiếu xuất nhập kho
+ Ghi tên, địa chỉ cơ sở nhập, xuất nguyên liệu + Ghi số lượng nguyên liệu xuất nhập kho + Ghi chất lượng nguyên liệu xuất nhập kho + Ghi thời gian nguyên liệu xuất nhập kho
Đơn vị: …………….. Mẫu số: 01- VT Địa chỉ:…………….. Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT ngày 14 tháng 3 năm 1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Số: …………….. Ngày .... tháng .... năm 20 ... Nợ:..……………. Có: ………………
- Họ tên người giao hàng………………………………………………...
- Theo ... số …ngày … tháng …. năm 20............của……………………
- Nhập tại kho:…………………………………………………………… Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Nhập ngày….tháng …. năm… Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Đơn vị: …………….. Mẫu số: 01- VT Địa chỉ:…………….. Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT ngày 14 tháng 3 năm 1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày .... tháng .... năm 20 ... Số: …………….. Nợ:..……………. Có: ……………… Họ tên người nhập hàng……………………địa chỉ (bộ phận)………….. Lý do xuất kho:………………………………………………………… Xuất tại kho:…………………………………………………………… Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Xuất ngày….tháng …. năm… Bộ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
+ Ký tên phiếu nhập kho (người giao, người nhận, kế toán, trưởng kho) - Ghi chép sổ sách theo dõi bao gồm các nội dung
+ Ghi tên, địa chỉ cơ sở nhập, xuất nguyên liệu + Ghi số lượng nguyên liệu xuất nhập kho + Ghi chất lượng nguyên liệu xuất nhập kho + Ghi thời gian nguyên liệu xuất nhập kho