2.1.1 Khái quát về đặc điểm kinh doanh của công ty
2.1.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ WEIBER đƣợc thành lập theo mã số doanh nghiệp 0313559036 do Sở Kế hoạch và đầu tƣ Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 02/12/2015. Thông tin doanh nghiệp cụ thể nhƣ sau:
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ WEIBER
- Mã số thuế: 0313559036
- Loại hính pháp lý: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Lĩnh vực kinh doanh: Thƣơng mại.
- Ngành nghề kinh doanh: Bán bn đồ dùng khác cho gia đình (trừ dƣợc phẩm)
- Vốn điều lệ tổng cơng ty: 1.000.000.000 đồng.
- Ngày bắt đầu thành lập: 02/12/2015
- Tên ngƣời đại diện theo pháp luật: QI DENGKUI
- Địa chỉ trụ sở chính: 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh mà công ty đang hoạt động: Mã ngành,
nghề kinh doanh
Tên ngành, nghề kinh doanh
Doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi có trách nhiệm thực hiện thủ tục đầu tƣ theo quy định của Luật Đầu tƣ và Pháp luật có liên quan. Doanh nghiệp phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về đất đai, xây dựng, phịng cháy chữa cháy, bảo vệ mơi trƣờng, các quy định khác của pháp luật hiện hành và các điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Để đƣợc thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa, Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện và thực hiện thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh theo quy định tại Nghị định số
23/2007/NĐ-CP ngày 12/2/2007 của Chính phủ và Thơng tƣ số 08/2013/TT-BCT ngày 22/4/2013 và Thông tƣ 34/2013/TT-BCT ngày 24/12/2013 của Bộ Công thƣơng.
4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ơ tơ và xe có động cơ khác 4641 Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép
4649 Ch nh Bán bn đồ dùng khác cho gia đình trừ kinh doanh dƣợc phẩm
4632 Bán buôn thực phẩm
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
4759
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giƣờng, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tƣơng tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chƣa đƣợc phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh
4651 Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 4772
Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: Bán lẻ mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh, nƣớc hoa 4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thơng
4773
Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh - Chi tiết:
+ Bán lẻ thiết bị chụp ảnh; + Bán lẻ hàng thủ công mỹ nghệ.
4659
Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác - Chi tiết:
+ Bán buôn thiết bị chiếu sáng; + Bán buôn máy dệt may; + Bán buôn phụ liệu may mặc;
+ Bán bn máy móc, thiết bị cơng nghiệp.
2.1.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty Mục tiêu của công ty: Mục tiêu của công ty:
- Với mong muốn đƣợc thiết lập mối quan hệ hợp tác cùng phát triển lâu dài, bền vững. Cơng ty đang hồn thiện mục tiêu phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn theo hƣớng bán với chất lƣợng sản phẩm tốt nhất và nâng cao chất lƣợng phục vụ cho KH tận tình, vui vẻ, đảm bảo cung cấp hàng đúng thời hạn, đúng chất lƣợng theo hợp đồng
- Các sản phẩm luôn đặc biệt đƣợc chú trọng về chất lƣợng vật liệu, tính chính xác cao, cũng nhƣ đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn về thẩm mỹ, tạo ra một ấn tƣợng tốt về sản phẩm để phục vụ và đáp ứng toàn diện nhu cầu của Quý khách hàng. Gắn với thƣơng hiệu sản phẩm vào lòng tin của ngƣời tiêu dùng và nâng cao uy tín của cơng ty là điều thiết yếu.
Nhiệm vụ của công ty:
- Nhiệm vụ chính của Cơng ty hiện nay là chuyên kinh doanh các mặt hàng đồ dùng cho gia đình. Đồng thời thực hiện nhiệm vụ kinh doanh đa dạng hàng hoá và tổ chức kinh doanh thƣơng mại các mặt hàng máy móc, thiết bị: phụ tùng xe, đồ điện gia dụng, bàn, tủ, ghế,… nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của các đối tƣợng, góp phần thúc đẩy nền kinh tế quốc dân, thực hiện tốt những nhiệm vụ chính của Cơng ty và đồng thời đáp ứng những nhu cầu thị trƣờng.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Thực hiện báo cáo theo ngành và chịu sự thanh tra của pháp luật cùng nhau cố gắng, học hỏi và làm việc để đáp ứng cao nhất mong đợi của khách hàng.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Công ty TNHH Thƣơng mại quốc tế Weiber là một công ty thƣơng mại vừa và nhỏ thành lập cách đây khoảng 2 năm. Với số lƣợng lao động là 4, trong đó một nhân viên kế tốn và 3 nhân viên cịn lại thuộc phòng kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
Giám đốc:
- Là dại diện cho công ty về mặt pháp nhân và đồng thời cũng là ngƣời chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động của cơng ty.
- Giám đốc có ngƣời quyền quyết định và chỉ đạo hoạt động của công ty về mọi mặt trong khuôn khổ các nguyên tắc và quy định hiện hành.
- Trực tiếp lãnh đạo, điều hành tồn bộ mọi hoạt động của Cơng ty. Ký các hợp đồng, các văn bản liên quan đến các hợp đồng. Ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền, hàng…
Phòng kinh doanh:
- Tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá, đối chiếu thu tiền bán hàng trên địa bàn của các cửa hàng trực thuộc. Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Cơng ty.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Cơng ty.
Phịng kế tốn:
Giám đốc
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Hạch tốn mọi hoạt động của Cơng ty theo chế độ hiện hành, theo yêu cầu của Ban giám đốc và Quy chế tổ chức của Công ty. Lập báo cáo hoạt động của Công ty theo biểu mẫu quy định vào cuối tháng, quý, năm để trình Ban giám đốc và các ngành chức năng.
- Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của cơng ty cho lãnh đạo khi có u cầu.
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mƣu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đƣa ra các quyết định.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức kế tốn của cơng ty
Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Thƣơng mại quốc tế Weiber chỉ gồm có 1 nhân viên kế toán – Kế toán tổng hợp. Kế tốn này có trách nhiệm quản lý chung, trơng coi mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế tốn và là ngƣời phụ trách thu chi tiền. KT còn trực tiếp xử lý mọi hoạt động kế tốn phát sinh trong cơng ty bao gồm : thanh tốn, lƣơng, bán hàng, cơng nợ - thủ quỹ, vật tƣ – TSCĐ, xác định chi phí và doanh thu để xác định KQHĐKD. Đƣợc thể hiện ở sơ đồ dƣới đây:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức kế tốn của cơng ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Kế toán tổng hợp
- Thực hiện lƣu trữ chứng từ, sổ sách, các cơng văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Bảo quản, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế tốn - thống kê, thơng tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
Kế tốn tổng hợp KT thanh toán KT lƣơng , thuế KT mua, bán hàng KT công nợ - thủ quỹ KT vật tƣ - TSCĐ KT xác định KQKD
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh tốn của cơng ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ
- Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đơn đốc, theo dõi và địi các khoản nợ chƣa thanh toán.
- Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
- Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lƣợng và giá trị tại các kho của công ty.
- Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
2.1.3 Ch nh sách KT áp dụng tại công ty
Chuẩn mực và chế độ KT áp dụng
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế tốn: Cơng ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hƣớng dẫn Chuẩn mực do Nhà nƣớc đã ban hành. Các báo cáo tài chính đƣợc lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành.
Niên độ KT và đơn vị tiền tệ sử dụng trong KT
- Kỳ kế toán năm: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Việt Nam đồng.
Hình thức KT áp dụng tại cơng ty
Công ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, sử dụng phần mềm KT Smart Pro với hệ thống sổ sách theo mẫu của hình thức kế tốn Nhật ký chung.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức KT áp dụng tại công ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Phƣơng pháp KT áp dụng - Ghi nhận hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá trị thực tế + Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình qn gia quyền + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Ghi nhận doanh thu:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Khi phát sinh doanh thu bán hàng (đã thu tiền hoặc chƣa thu tiền).
- Khấu hao TSCĐ:
Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Nộp thuế GTGT:
Theo phƣơng pháp khấu trừ thuế GTGT.
2.2Thực tế công tác kế tốn bán hàng tại cơng ty 2.2.1 Khái quát cơ bản kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1.1 Nội dung doanh thu bán hàng
Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là thu từ việc kinh doanh các loại đồ dùng gia đình nhƣ: dây điện, đèn điện, sơn, …
2.2.1.2 Các công việc của nhân viên KT bán hàng thực hiện
Vì quy mơ cơng ty nhỏ và hoạt động cịn non trẻ, Cơng ty TNHH TM Quốc tế Weiber chỉ có một nhân viên kế tốn. Nhân viên KT này phụ trách cơng việc của một KT bán hàng, mua hàng, vật tƣ – TSCĐ, thanh tốn,… Vì vậy trong công tác KT bán hàng tại công ty, KT của công ty thực hiện những công việc sau đây:
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ KT cùng loại
Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Phần mềm
Smart Pro
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Cập nhật, ghi chép, phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày vào phần mềm kế toán. Kiểm tra số lƣợng, đơn giá của từng sản phẩm, lấy đó làm căn cứ xuất hóa đơn cho KH.
- Định khoản, phân loại chứng từ theo NV phát sinh
- Lập hóa đơn tài chính căn cứ hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký khi đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn.
- Theo dõi vật tƣ hàng hóa và lâp các chứng từ liên quan
- Lập, theo dõi thu hổi các biên bản chỉnh sửa, hủy hóa đơn kịp thời. - Kiểm tra, đối chiếu số liệu mua bán hàng hàng ngày.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.
2.2.1.3 Các quy tắc mà KT lập ra
Đối với ký hiệu mã:
- Với KH, mã hàng hóa,… KT sẽ thống nhất lập ra mã ký hiệu để tiện theo dõi, cách lập mã ký hiệu đƣợc hiểu nhƣ sau:
+ Ký hiệu sẽ gồm 3 chữ và 2 số: gồm 3 chữ cái đầu của tên KH hoặc mã hàng hóa; con số bắt đầu sẽ từ 01 và nếu trùng với một mã khác thì sẽ tiếp tục lấy với số 02. Ví dụ cụ thể dƣới đây:
Bảng 2.1: Bảng quy tắc đặt tên của KT Tên KH hoặc tên hàng
hóa
Phát hiện tạo mã ký hiệu Mã KH hoặc Mã hàng hóa Cơng ty TNHH TM SX Diamond Vina Tạo mã lần đầu Mã KH: DMV01 Công ty TNHH TM Tạ Chung Tạo mã lần đầu Mã KH: TCH01 Công ty TNHH TM Tân Chiến Tạo mạ trùng: TCH01 Mã KH: TCH02
Máy tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MTI01
Máy vi tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MVT01
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với tên hàng hóa:
- Hàng hóa đƣợc đặt tên theo bình thƣờng: Ví dụ: Dây điện thì tên hàng hóa sẽ là “Dây điện”
- Nếu cùng một tên hàng hóa với nhiều chủng loại, nhƣng đơn giá mua vào không chênh lệch đáng kể thì tên hàng hóa sẽ khơng ghi ra chi tiết chủng loai hàng, mà Tên hàng sẽ đƣợc đặt theo cơng thức: “Tên hàng hóa” + “ đơn giá ”
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ví dụ: Dây điện có giá 3.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (3.000) “ Dây điện có giá 5.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (5.000) “
2.2.1.4 Các đặc điểm cơ bản KT bán hàng áp dụng tại công ty
Tài khoản KT sử dụng:
Bởi vì Cơng ty TNHH TM Quốc tế Weiber là một DN thƣơng mại, chuyên mua bán các loại đồ dùng gia đình trong nƣớc cho nên các tài khoản liên quan đến công tác bán hàng mà doanh nghiệp sử dụng đó là:
- Các TK liên quan trực tiếp đến doanh thu bán hàng:
+ TK 131 – Phải thu của KH
+ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam + TK 1121 – TGNH
+ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + TK 1561 – Giá mua hàng hóa
- Các TK chi ph liên quan:
+ TK 635 – Chi phí tài chính + TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 632 – Giá vốn hàng bán
KT sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro
Qua thời gian thực tập, sau khi sử dụng phần mềm KT Smart Pro một thời gian, nhận thấy đây là một phần mềm có những tính năng nhƣ những phần mềm KT cao cấp nhƣ MISA,… Thêm vào đó, Smart Pro cịn là phần mềm dễ sử dụng, chi phí giá thành thấp, có thể cập nhập dữ liệu vào các chƣơng trình Hỗ trợ kê khai của Cơ quan thuế