2.2 Thực tế cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty
2.2.1.4 Các đặc điểm cơ bản KT bán hàng áp dụng tại công ty
Tài khoản KT sử dụng:
Bởi vì Cơng ty TNHH TM Quốc tế Weiber là một DN thƣơng mại, chuyên mua bán các loại đồ dùng gia đình trong nƣớc cho nên các tài khoản liên quan đến công tác bán hàng mà doanh nghiệp sử dụng đó là:
- Các TK liên quan trực tiếp đến doanh thu bán hàng:
+ TK 131 – Phải thu của KH
+ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam + TK 1121 – TGNH
+ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + TK 1561 – Giá mua hàng hóa
- Các TK chi ph liên quan:
+ TK 635 – Chi phí tài chính + TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 632 – Giá vốn hàng bán
KT sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro
Qua thời gian thực tập, sau khi sử dụng phần mềm KT Smart Pro một thời gian, nhận thấy đây là một phần mềm có những tính năng nhƣ những phần mềm KT cao cấp nhƣ MISA,… Thêm vào đó, Smart Pro cịn là phần mềm dễ sử dụng, chi phí giá thành thấp, có thể cập nhập dữ liệu vào các chƣơng trình Hỗ trợ kê khai của Cơ quan thuế một cách dễ dàng giúp cho ngƣời KT thực hiện các công việc KT một cách nhanh chóng và tƣơng đối chính xác.
Đối với phần mềm Smart Pro, trong cách nhập liệu có những điểm đáng lƣu ý sau nhằm giúp cho KT và ngƣời sử dụng dễ dàng sử dụng:
- Đối với các hóa đơn GTGT đầu ra về kinh doanh thƣơng mại thì chứng từ đƣợc tạo là “HDBR.(số hóa đơn)” , hóa đơn GTGT đầu ra về cung cấp dịch vụ thì chứng từ đƣợc tạo là “HD.(số hóa đơn)”.
- Đồi với các hóa đơn GTGT chƣa thu tiền hoặc chƣa trả tiền kể cả hóa đơn GTGT đầu vào thì chứng từ đƣợc tạo là “PKT.(số hóa đơn)”
2.2.2 Kế tốn Doanh thu bán hàng hóa và CCDV 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- HĐ GTGT - Hóa đơn bán lẻ - Phiếu thu - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo có - Bảng kê chi tiết
2.2.2.2 Sổ KT sử dụng
- Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng - Sổ tồng hợp phải thu KH
- Sổ NKC
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản cấp 1: 511 – Doanh thu bán hàng và CCDV - TK cấp 2: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
2.2.2.4 Quy trình thực hiện cơng việc theo các phƣơng thức bán hàng và các nghiệp vụ kinh tế minh họa phát sinh liên quan
Bán hàng theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.1.3.1, bán hàng trực tiếp là phƣơng thức giao hàng cho ngƣời mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.1: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Bộ phận KTKhoThủ quỹ
Bắt đầu
Xử lí đơn hàng
Kiểm tra, xuất hàng và lập PXK Hóa đơn 3 Hóa đơn 2 Hóa đơn 1 PXK
Lập hóa đơn và Phiếu thu PXK PT 1 PT 2 PT 1 Hóa đơn 3 PXK Nhập liệu Nhập liệu Xử lí, cập nhập Xử lí, cập nhập PT 1 Hóa đơn 3 PT 1 Hóa đơn 3 KH N N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.1: KH sẽ trực tiếp đến cơng ty để mua hàng hóa. Tại đây, KT bán hàng sẽ kiểm tra hàng hóa mà KH có nhu cầu mua và chốt số lƣợng mua xem có đủ hàng tại công ty hay không tại kho.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Nếu đủ số lƣợng mà KH cần mua, KT sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 2 HĐ GTGT cùng với hàng hóa sẽ đƣa trực tiếp cho KH, Liên 1 hóa đơn GTGT lƣu tại cuốn hóa đơn.
Phiếu thu cũng sẽ đƣợc lập gồm 2 liên: Phiếu thu liên 2 sẽ đƣa cho KH, Liên 2 của phiếu thu và tiền hàng thu đƣợc cùng với hóa đơn liên 3 sẽ đƣợc chuyển sang thủ quỹ để nhập liệu. Sau khi xem xét đúng với tiền hàng thu đƣợc, thủ quỹ chuyển sang lại cho bộ phận KT để lƣu, theo dõi và nhập liệu.
Các NV phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/11/2017, Bán dây điện thu tiền ngay từ Công ty TNHH TM SX Diamond Vina với tổng số tiền là 2.200.000 đồng. KT xuất hàng hóa và đƣa HĐ GTGT liên 2 cho KH. Phiếu thu KT nhập liệu vào phần mềm và giữ lại tại đơn vị.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm Smart Pro nhƣ sau: Nợ 1111 2.200.000
Có 5111 2.000.000 Có 33311 200.000 - Chứng từ đính kèm:
+ Hóa đơn GTGT: Số hóa đơn: 0000156 (PL 1.5) + Phiếu xuất kho: PXK.001/11 (PL 1.2)
+ Phiếu thu: PT.001/11 (PL 1.1) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 2: KH khơng lấy HĐ GTGT Tổng giá thanh tốn từng HĐ dƣới 200.000 đồng)
Nghiệp vụ 2a: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 154.000 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Nghiệp vụ 2b: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh tốn là 193.600 đồng. KH khơng lấy HĐ GTGT.
Trong ngày, căn cứ vào từng lần bán ra cho KH dƣới 200.000 đồng, dù không yêu cầu lập HĐ GTGT thì KT bán hàng vẫn phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, đƣợc thể hiện ở dƣới bảng đây:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Hạch toán chi tiết:
Nợ 1111 347.600 Có 5111 316.000 Có 33311 31.600
Sau khi ghi nhận các NV phát sinh vào phần mềm KT. Vào cuối ngày, KT bán hàng lập một tờ HĐ GTGT số 0000157 cho bảng kê bán lẻ trong ngày.
- Chứng từ đính kèm:
+ Phiếu xuất kho: PXK.002/11, PXK.03/11 (PL 1.2) + Phiếu thu: PT.002/11 (PL 1.1)
+ HĐ GTGT số 0000157 (PL 1.5)
+ Bảng kê bán lẻ háng hoá, dịch vụ trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng. (PL 1.6) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Bán hàng theo phƣơng thức gửi hàng đi cho KH
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.3.3.1, Phƣơng thức gửi hàng đi là phƣơng thức bên bán gửi hàng đi cho KH theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ:
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ TRỰC TIẾP CHO NGƢỜI TIÊU DÙNG
Tên tổ chức, cá nhân: CÔNG TY TNHH TM QUỐC TẾ WEIBER Địa chỉ: 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM
MST: 0313559036
STTĐVTSLĐơn giá Thuế GTGT Thành tiền Ghi chú
1Mét20700010%154000 2Mét22800010%193600 347600 Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Ngƣời lậpGiám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Tổng cộng Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Tên hàng hóa Dây điện Dây điện
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.2: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng gửi hàng cho KH
Quy trình KT bán hàng
KT bán hàng
Phịng kinh doanhGiám đốc
KH
Đơn đặt hàng
Kiểm tra kho, lập Hợp đồng kinh tế HĐKT (2 bản) Đơn đặt hàng Xét duyệt HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐ GTGT (3 liên) SỔ HĐ GTGT HĐ GTGT HĐKT đã duyệt KH N A A A Ghi sổ Nhập liệu Cơ sở sữ liệu N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.2: Sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ báo cho KT bán hàng về số lƣợng hàng và loại hàng đã đƣợc đặt. Sau khi KT kiểm tra kho, chấp nhận đơn hàng, thì KT sẽ lập 2 bản HĐKT dựa vào đơn đặt hàng mà KH đã đặt.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
HĐKT sau khi lập xong sẽ chuyển sang cho GĐ để xem xét và ký duyêt. Tiếp theo đó, dựa vào HĐKT đã ký duyệt bởi GĐ, KT sẽ lập 3 liên HĐ GTGT. Liên 2 HĐ GTGT cùng với bản 2 của HĐKT và hàng hoá sẽ giao cho bộ phận kinh doanh để giao đến tận tay cho KH. Liên 1 HĐ GTGT sẽ là căn cứ để ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm kế tốn. Sau đó, kẹp chứng từ liên quan với sổ và lƣu tại bộ phận. Liên 3 HĐ GTGT sẽ lƣu tại bộ phận để theo dõi nội bộ.
Các NV phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 3: Ngày 18/11/2017, dựa vào hợp đồng kinh tế HĐKT/11-Taiyo đã đƣợc ký kết bởi Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber và Công ty TNHH TM DV Đầu tƣ Taiyo, DN đồng ý bán máy vi tính với tổng giá thanh tốn là 8.250.000 đồng. KT xuất HĐ GTGT 0000189 và hàng hoá gửi cho KH.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm nhƣ sau: Nợ 131 – TYO01 8.250.000
Có 5111 7.500.000 Có 33311 750.000 - Chứng từ đính kèm:
+ HĐ GTGT 0000189 (PL 1.5)
+ Phiếu xuất kho: PXK.048/11 (PL 1.2) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 4: Ngày 18/11/2017, dựa vào hợp đồng kinh tế HĐKT/11-VTR đã đƣợc ký kết bởi Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber và Công ty TNHH Kinh doanh DV Vng Trịn, DN đồng ý bán bộ bàn ghế gỗ với tổng giá thanh toán là 25.300.000 đồng. KT xuất HĐ GTGT 0000190 và hàng hố gửi cho KH.
Trong HĐKT có nêu rõ Cơng ty TNHH kinh doanh DV Vng Trịn đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán với điều kiện 2/5 net 20.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm nhƣ sau: Nợ 1121 24.794.000
Nợ 635 506.000 Có 5111 23.000.000 Có 33311 2.300.000
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Chứng từ đính kèm:
+ HĐ GTGT 0000190 (PL 1.5)
+ Phiếu xuất kho: PXK.049/11 (PL 1.2) + Giấy báo có (PL 1.3)
- Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Bán hàng qua web thƣơng mại điện tử:
Đối tác bán hàng qua web thƣơng mại điện tử của cơng ty đó chính là Cơng ty TNHH Recess (LAZADA). Cách bán hàng này giúp công ty bán thêm đƣợc nhiều hàng hóa và tăng doanh thu phục vụ vào hoạt đồng kinh doanh của doanh nghiệp.
Với cách hạch tốn của cơng ty về việc bán hàng qua các website điện tử, thì Cơng ty sẽ xem Lazada nhƣ là một khách hàng mua hàng trực tiếp, không cần quan tâm đến ngƣời tiêu dùng là ai. Cụ thể quy trình ln chuyển hàng hóa, chứng từ sẽ nhƣ sau:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.3: Quy trình KT bán hàng qua web thƣơng mại điện tử
Quy trình bán hàng qua web thƣơng mại điện tử
Bộ phận KTKhoLazada Bắt đầu Nhận đơn hàng Xử lí, xuất hàng và lập PXK PXK PXK Nhận hàng và giao cho ngƣời tiêu dùng Bảng đối chiếu doanh thu Bảng đối chiếu doanh thu Xem xét, lập hóa đơn Hóa đơn GTGT 3 Hóa đơn GTGT 2 Hóa đơn GTGT 1 Nhập liệu Xử lí, cập nhập Hóa đơn GTGT 3 Hóa đơn GTGT 1 N Hóa đơn GTGT 2 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Diễn giải lƣu đồ 2.3: Khi nhận đƣợc thông báo ngƣời tiêu dùng mua hàng từ Lazada, KT xuất hàng gửi đi cho Lazada và theo dõi ngoài sổ sách số lƣợng, đơn giá và giá trị của hàng khi xuất cho Lazada. Vào ngày 15 hoặc ngày cuối cùng của tháng, Lazada sẽ gửi bảng đối chiếu doanh thu để KT xem có khớp hay chƣa. Sau đó, KT lập HĐ GTGT gồm 3 liên và phiếu xuất kho. Liên 2 gửi cho Lazada, Liên 3 lƣu tại bộ phận. Và liên 1 HĐ GTGT dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm KT.
Nghiệp vụ phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 5: Xuất hàng bán cho Công ty TNHH Recess (Lazada) từ ngày 01/11/2017 đến ngày 15/11/2017 cụ thể dƣới bảng kê chi tiết dƣới đây:
Hạch toán chi tiết:
Ngày 15/11/2017, KT lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra cho Lazada từ ngày 01/11/2017 đến ngày 15/11/2017. Lập HĐ GTGT số 0000180, KT định khoản vào phần mềm KT nhƣ sau:
Nợ 131 – RCE01 385.000
Có 5111 350.000
Có 33311 35.000
Dựa vào HĐ GTGT số 0084801 của Công ty TNHH Recess gửi đến, KT định khoản chi phí hoa hồng:
Nợ 6417 14.000
Nợ 133 1.400
Có 131 – RCE01 15.400 CÔNG TY TNHH TM QUỐC TẾ WEIBER
Địa chỉ : 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM Mã số thuế : 0313559036
Ngày 15 tháng 11 năm 2017
Họ tên ngƣời nhận hàng : CÔNG TY TNHH RECESS Lý do xuất : Xuất kho theo HĐGTGT số 180, 15/11/2017 Xuất tại kho công ty
STTTên vật tƣ hàng hóa Mã VTHHĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Máy quạt SenkoMQU01Chiếc 1 350.000 350.000
Tổng Cộng350.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ) : Ba trăm năm mƣơi nghìn đồng
Ngày 15 tháng 11 năm 2017 Ngƣời lập phiếu Giám đốc
VƢƠNG SONG MỸ
BẢNG KÊ CHI TIẾT
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Cuối ngày 15/11/2017, KT nhận đƣợc thông báo Công ty TNHH Recess thanh toán tiền hàng: Nợ 1121 369.600 Có 131 – RCE01 369.600 - Chứng từ đính kèm: + Hóa đơn GTGT: số 0000180 (PL 1.5) + Hoá đơn GTGT số 0084801 (PL 1.4) + Phiếu xuất kho: PXK.040/11 (PL 1.2) + Giấy báo có (PL 1.3) - Sổ đính kèm: + Sổ NKC (PL 2.1) + Sổ cái TK 5111 (PL 2.2) 2.2.3 Kế toán Giá vốn hàng bán 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán lẻ - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 2.2.3.2 Sổ KT sử dụng - Sổ cái TK 632 - Sổ NKC 2.2.3.3 Tài khoản sử dụng - TK cấp 1: TK632 – Giá vốn hàng bán
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.4: Quy trình KT giá vốn hàng bán
KT giá vốn hàng bán KT bán hàng
Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán
lẻ
Nhập liệu
Xử lý, cập nhập
Sổ hoặc hóa đơn bán Hóa đơn GTGT lẻ
N Bảng tổng hợp
NXT
(Nguồn: Kế toán tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.4: Khi một nghiệp vụ bán hàng đƣợc phát sinh, KT bán hàng sẽ dựa vào Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ và Bảng tổng hợp NXT để nhập dữ liệu vào phần mềm. Sau đó, xử lý giá vốn và cập nhập dữ liệu trong phần mềm.
2.2.3.5 Nghiệp vụ minh họa phát sinh
Dƣới đây là các nghiệp vụ minh họa giá vốn hàng bán phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ minh họa trên phần doanh thu bán hàng hóa:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/11/2017, Bán dây điện thu tiền ngay từ Công ty TNHH TM SX Diamond Vina với tổng số tiền là 2.200.000 đồng. KT xuất hàng hóa và đƣa HĐ GTGT liên 2 cho KH. Phiếu thu KT nhập liệu vào phần mềm và giữ lại tại đơn vị.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm Smart Pro nhƣ sau: Nợ 632 1.200.000
Có 1561 – DDI01 1.200.000 (Có nêu rõ mà VTHH) - Chứng từ đính kèm:
+ Hóa đơn GTGT: Số hóa đơn: 0000156 (PL 1.5) + Phiếu xuất kho: PXK.001/11 (PL 1.2)
- Sổ đính kèm
+ Sổ cái TK 632 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 2: KH khơng lấy HĐ GTGT Tổng giá thanh tốn từng HĐ dƣới 200.000 đồng)
Nghiệp vụ 2a: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 154.000 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Nghiệp vụ 2b: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh tốn là 193.600 đồng. KH khơng lấy HĐ GTGT.
Hạch toán chi tiết: KT hạch toán giá vốn 1 lần cuối ngày dựa trên Bảng kê bán lẻ hàng hóa:
KT định khoản vào phần mềm Smart Pro nhƣ sau: Nợ 632 170.000
Có 1561 – DDI01 60.000 Có 1561 – DDI02 110.000 - Chứng từ đính kèm:
+ Phiếu xuất kho: PXK.002/11 (PL 1.2) + HĐ GTGT số 0000157 (PL 1.5)
+ Bảng kê bán lẻ háng hoá, dịch vụ trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng. (PL 1.6) - Sổ đính kèm