3.1.1 Sự cần thiết
Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp không bao giờ đƣợc phép thỏa mãn với kết quả đã đạt đƣợc, phải không ngừng đổi mới tƣ duy, cách nhìn nhận thị trƣờng, phải thật sự năng động, tự chủ trong kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi.
Bởi vì là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh thƣơng mại mặt hàng điện tử, Công ty TNHH thƣơng mại quốc tế Weiber luôn là doanh nghiệp quan tâm đến hạch toán và doanh thu bán hàng của mình. Hạch toán là công cụ quan trọng trong phục vụ việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, điều hành các hoạt động trong các đơn vị kinh daonh. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó, yêu cầu cần thiết đặt ra phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác tăng doanh thu nói chung và công tác hạch toán KT nói riêng.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện
Việc hoàn thiện công tác KT bán hàng tại công ty phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh thƣơng mại của doanh nghiệp. Phù hợp với khả năng của nhân viên KT cũng nhƣ điều kiện cơ sở vật chất của doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp với chi phí thấp nhất.
Các mục tiêu yêu cầu khi hoàn thiện công tác KT bán hàng công ty là:
- Hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ KT hiện hành theo hệ thống tài khoản KT thống nhất dùng cho các DN do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, cần phải đảm bảo thực hiện đúng với quy định của pháp luật.
- Có thể vận dụng linh hoạt các giải pháp hoàn thiện một cách linh hoạt trong từng tình huống kinh doanh.
- Tính khả thi và hiệu quả của việc hoàn thiện phải phù hợp với doanh nghiệp. Không thể tiến hành cải tiến, thay đổi công tác KT bán hàng mà không xem xét hiệu quả mang lại so với chi phí bỏ ra cũng nhƣ không xem xét phƣơng án hoàn thiện đó có phù hợp với tình hình thực tế tại công ty hay không.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KT bán hàng tại công ty
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH thƣơng mại quốc tế Weiber, trên cơ sở tìm hiểu, nắm vững tình hình thực tế cũng nhƣ là những vấn đề lý luận đã đƣợc học, nhận thấy công tác KT bán hàng tại công ty vẫn còn có những hạn chế mà nếu đƣợc khắc phục thì công tác KT bán hàng có thể sẽ hoàn thiện và hiệu quả hơn. Sau đây là một số giải pháp em xin phép đƣợc đƣa ra nhằm hoàn thiện hơn công tác KT bán hàng tại công ty:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
3.2.1 Giải pháp về chứng từ KT
Phiếu giao hàng là chứng từ xác thực việc giao hàng của công ty cho KH. Khi nhận hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi phiếu giao hàng, trên đó có danh sách các kiện hàng giao cho KH. KH cần kiểm tra đầy đủ thông tin các kiện hàng có trên phiếu trƣớc khi ký nhận. Trong trƣờng hợp sau khi đã ký nhận, KH khiếu nại không nhận đƣợc kiện hàng đã có trên phiếu thì công ty sẽ không giải quyết khiếu nại của KH.
Việc lập Phiếu giao hàng tại công ty khi giao hàng hóa cho KH sẽ giúp cho công ty và bên KH tránh việc xảy ra những sự kiện không mong muốn nhƣ trƣờng hợp rủi ro đã nêu ở phần 2.3.1
Vì vậy, công ty nên áp dụng Phiếu giao hàng khi giao hàng cho KH, trong Phiếu giao hàng cần ghi rõ một số thông tin cơ bản nhƣ: Tên KH, tên ngƣời nhận hàng, MST của KH, Mặt hàng, số lƣợng, Số tiền, Tổng tiền cần thanh toán và phải có chữ ký của hai bên xác nhận. Có thể xem mẫu phiếu giao hàng ở dƣới đây: (xem trang bên)
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Hƣớng dẫn cách viết phiếu giao hàng:
(1) Ghi tên công ty mua hàng
(2) Ghi tên địa chị công ty mua hàng (3) Ghi họ tên ngƣời nhận hàng
(4) Ghi số điện thoại ngƣời nhận hàng hoặc của công ty mua hàng (5) Viết hình thức thanh toán, đã thanh toán hay chƣa.
Số phiếu:…. …. Số điện thoại (4): ….. STT ĐVT SỐ LƢỢNG Thành tiền (A) ( C ) (D) ( E ) 1 Thùng 20 2 Lon 100 3 4 (F) Tiền thuế GTGT (H) (I) Địa chỉ (2) : ….. Cộng tiền hàng: Thuế suất : (G)… %
Đã thanh toán qua hình thức (5): …… Diễn giải: Xuất bán
(B)
Ngƣời nhận (3) :
CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ WEIBER
MST : 0313559036 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM Công ty….. Ngày Tháng Năm Khách hàng 1 : PHIẾU GIAO HÀNG
Ngƣời giao hàng Ngƣời nhận hàng
TÊN HÀNG HÓA
Mặt hàng A Mặt hàng B
Tổng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ (K):
Ghi chú: Ngƣời nhận hàng phải kiểm tra, xem xét và đối chiếu mặt hàng đã nhận trên phiếu giao hàng này đã khớp hay chƣa. Khi ngƣời nhận hàng đã ký tên đồng nghĩa với việc đã chấp nhận việc giao hàng đúng và hợp lệ. Khi có rủi ro xảy ra, việc khiếu nại sẽ không đƣợc bên phía công ty chấp nhận.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ví dụ: + Công ty mua hàng mua chịu, viết nhƣ sau: “Mua chịu” .
+ Công ty mua hàng đã thanh toán bằng tiền mặt , viết nhƣ sau: “Đã thanh toán TM” ,hoặc “Đã thanh toán qua TGNH” nếu công ty mua hàng đã thanh toán qua ngân hàng.
(A) Ghi số thứ tự tƣơng ứng với số mặt hàng. (B) Ghi tên hàng hóa
(C ) Ghi đơn vị tính của mỗi mặt hàng
(D) Ghi số lƣợng hàng hóa tƣơng ứng của mỗi mặt hàng (E) Ghi thành tiền mỗi mặt hàng.
(F) Tổng cộng cột thành tiền của tất cả các mặt hàng (G) Ghi thuế suất : 10%, 5%, 0%
(H) Tiền thuế GTGT = 10% x Dòng “ Cộng tiền hàng “
(I) Tổng tiền thanh toán = Dòng “ Cộng tiền hàng” + Dòng “ Tiền thuế GTGT “ (K) Ghi số tiền bằng chữ của dòng “ Tổng tiền thanh toán “
3.2.2 Giải pháp về chiết khấu thƣơng mại
Công ty nên đƣa các khoản chiết khấu thƣơng mại cho những KH thƣờng xuyên để kích thích việc mua hàng số lƣợng lớn, góp phần tăng sản lƣợng bán ra giúp đạt doanh thu cao.
Tƣơng ứng với việc công ty sử dụng TK 5211 – Chiết khấu thƣơng mại.
Các khoản giảm trừ doanh thu – TK 521 bao gồm: chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
- TK 5211 - Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc khách hàng đã mua hàng hoá, dịch vụ với khối lƣợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trên hợp đồng mua bán.
Kết cấu TK 5211:
TK 5211 – Chiết khấu thƣơng mại
Số chiết khấu thƣơng mại đã chấp nhận thanh toán cho KH.
Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thƣơng mại sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần.
- TK 5212 - Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn bán hàng hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt nhƣ: hàng
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, không đúng địa điểm trong hợp đồng.
Kết cấu TK 5212:
TK 5212 – Giảm giá hàng bán
Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho ngƣời mua hàng.
Kết chuyển toàn bộ số giảm giá háng bán sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần.
- TK 5213 - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng hoá đƣợc coi là tiêu thụ nhƣng bị ngƣời mua trả lại và từ chối thanh toán do không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm
Kết cấu TK 5213:
TK 5213 – Hàng bán bị trả lại
Giá trị hàng hóa bị trả lại đã trả lại tiền cho KH hoặc trừ vào nợ phải thu về số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị trả lại.
Kết chuyển giá trị thành phẩm, hàng hóa bị trả lại sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần.
Sơ đồ 3.1: Một số NV kinh tế phát sinh liên quan đến Các khoản giảm trừ DT
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
(1) Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh. (2) Kết chuyển cuối kỳ sang tài khoản doanh thu bán hàng.
511 (2)
TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
111,112,131 3331 (1) X X X
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
3.2.3 Giải pháp mở rộng thêm phƣơng thức bán hàng
Công ty nên mở rộng phƣơng thức bán hàng nhƣ: Phƣơng thức bán hàng trả chậm trả góp và phƣơng thức bán hàng qua đại lý. Ngoài ra, công ty còn có thể mở rộng bán hàng qua các trang web thƣơng mại điện tử : Shopee, Sendo, Alibaba, …
Việc mở rộng phƣơng thức bán hàng giúp công ty tìm kiếm KH dễ dàng, nhanh chóng. Các KH vừa và nhỏ không có khả năng chi trả tiền ngay khi mua hàng có thể tự tìm tới công ty khi thực hiện phƣơng thức bán hàng trả chậm trả góp. Ngoài ra, công ty còn có thể tăng doanh thu sản lƣợng bán ra một cách nhanh chóng khi áp dụng phƣơng thức bán hàng qua đại lý, bên cạnh đó, thì công ty có thể khảo sát thị trƣờng đại lý để đƣa ra phí hoa hồng một cách phù hợp với thị trƣờng hiện tại.
Không chỉ bán hàng trên Lazada, công ty cũng nên mở rộng bán hàng trên nhiều trang web thƣơng mại điện tử khác nhau nhằm tăng doanh thu bán hàng và tạo ra một thƣơng hiệu có tiếng cho ngƣời tiêu dùng trực tiếp.
3.2.4 Giải pháp tình hình theo dõi công nợ
Xu hƣớng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa mọi nguồn vốn: Muốn thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và kéo dài thời gian thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để có thể tận dụng hợp lý nguồn vốn bạn cần có cách quản lý công nợ hiệu quả. Dƣới đây là một số giải pháp để công ty có thể quản lý tình hình công nợ một cách hiệu quả hơn:
- Đánh giá, phân loại khách hàng theo từng nhóm để quản lý.
- Phải thƣờng xuyên kiểm soát hạn thanh toán của khách hàng, đo lƣờng các khoản phải thu, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hƣớng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.
- KT nên thực hiện (bằng email hoặc điện thoại) trƣớc khoảng 5-10 ngày trƣớc khi nợ đến hạn thanh toán chứ không phải là để cuối tháng gọi điện. Gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng bạn phải chuẩn bị trƣớc và luôn với trạng thái thoải mái, nhẹ nhàng.
- Đối với các khoản phải thu khó đòi thì phòng kế toán cần kết hợp với phòng kinh doanh để thu hồi công nợ, hoặc khóa công nợ của các khách hàng không có khả năng thanh toán, để tránh tổn thất đột biến do nợ phải thu khó đòi gây ra ảnh hƣởng đến báo cáo kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, trong việc theo dõi công nợ, KT nên trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi. Dự phòng phải thu khó đòi đƣợc công ty lập nhằm bảo tồn vốn khi không thu hồi đƣợc khoản nợ, giữ cho rủi ro tài chính nằm trong giới hạn cho phép, có thể kiểm soát đƣợc. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh thi phải phù hợp với chi phí, chi phí nào khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ thì mới tiến hành trích lập dự phòng.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
3.2.5 Giải pháp về việc tăng doanh thu bán hàng
Thứ nhất, không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng, nắm vững nhu
cầu của ngƣời tiêu dùng, giữ chữ tín trong kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng về các loại mặt hàng, chất lƣợng và cả giá cả của các mặt hàng trong công ty.
Thứ hai, tổ chức nghiên cứu thị trƣờng:
Trong cơ chế thị trƣờng hiện nay việc tiến hành nghiên cứu thị trƣờng là rất cần thiết bởi vì thông qua nghiên cứu thị trƣờng công ty nắm bắt đƣợc nhu cầu thị hiếu của ngƣời tiêu dùng một cách nhanh nhất, xác định đƣợc các xu hƣớng, tiên đoán đƣợc những sự biến đổi trên thị trƣờng từ đó làm cơ sở cho việc ra quyết định chỉ đạo kinh doanh sao cho có hiệu quả cao.
Vì vậy công ty nên lập ra một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trƣờng để góp phần làm cho hiệu quả kinh doanh ngày càng tăng lên. Đồng thời với sự cạnh tranh gay gắt ở trên thị trƣờng thì việc nghiên cứu thị trƣờng cũng giúp công ty có thể nắm bắt đƣợc các thông tin về đối thủ cạnh tranh của mình để từ đó có kế hoạch kinh doanh làm tăng lợi thế của mình, thu hút đƣợc khách hàng và để tăng doanh thu.
Thứ ba, công ty cần đề ra chế độ khen thƣởng, động viên đối với nhân viên bán
hàng nếu họ bán đƣợc hàng sẽ có mức chiết khấu hợp lý nhằm khuyến khích những khách hàng tiêu thụ hàng với số lƣợng lớn hay là thanh toán ngay, đây là phƣơng pháp thu hút khách hàng có hiệu quả nhất.
3.3 Vận dụng kế toán quản trị vào công tác bán hảng
Kế toán quản trị không những cung cấp các thông tin quá khứ mà còn tạo độ tin cậy cho những dự đoán trong tƣơng lai, kế toán quản trị có nhiều đặc điểm riêng biệt mà kế toán tài chính không có. Kế toán quản trị giúp cho nhà quản trị trong việc quyết định, lập kế hoạch điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ công ty. Áp dụng kế toán quản trị trong xác định kết quả tiêu thụ: công ty có thế vận dụng kế toán quản trị trong việc lập các báo cáo hoạt động kinh doanh. Việc đó giúp cho ban lãnh đạo thấy đƣợc ngay doanh thu bán hàng có đủ bù đắp tổng chi phí phát sinh trong kỳ hay không, số dƣ đảm bảo đủ bù đắp tổng chi phí phát sinh trong kỳ hay không,… Từ đó có những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời, và ra quyết định kinh doanh.
Hiện nay, công ty chƣa áp dụng kế toán quản trị. Kế toán tài chính là phần đƣợc quan tâm nhất, mặc dù các yêu cầu về cung cấp thông tin phục vụ công tác điều hành kinh doanh vẫn luôn đƣợc đặt ra tại công ty.
Nhân viên KT tại công ty chỉ cung cấp cho giám đốc báo cáo tài chính năm, các sổ sách mà trên đó vẫn thể hiện đƣợc công ty kinh doanh lãi hay lỗ. Các báo cáo chỉ phục vụ với mục đích kiểm soát tổng quan là chính. Để tìm hiểu thêm việc vận dụng kế toán quản trị vào công tác kế toán bán hàng tại công ty. Em đã đƣa ra bảng khảo sát cho nhân viên kế toán tại công ty và thu đƣợc kết quả nhƣ sau:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Bảng 3.1: Bảng khảo sát kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động DN
Nội dung Kết quả
Trả lời Tỉ lệ
Doanh nghiệp có kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động qua các báo cáo của kế toán tài chính chƣa?
Có 100%
Không 0%
Các báo cáo cung cấp cho ngƣời quản lý gồm
Báo cáo tài chính theo quy định
100% Báo cáo quản trị chi tiết
theo ngƣời quản lý
0%
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhận thấy công ty đã có hoạt động kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động, cụ thể là qua khảo sát chiếm 100%, tuy nhiên đánh giá này chỉ mới qua các báo cáo tài chính của năm theo quy định.
Ngoài ra, khảo sát cách thức theo dõi doanh thu tại DN:
Bảng 3.2: Bảng Khảo sát cách thức theo dõi doanh thu tại DN