3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KT bán hàng tại công ty
3.2.1 Giải pháp về chứng từ KT
Phiếu giao hàng là chứng từ xác thực việc giao hàng của công ty cho KH. Khi nhận hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi phiếu giao hàng, trên đó có danh sách các kiện hàng giao cho KH. KH cần kiểm tra đầy đủ thơng tin các kiện hàng có trên phiếu trƣớc khi ký nhận. Trong trƣờng hợp sau khi đã ký nhận, KH khiếu nại không nhận đƣợc kiện hàng đã có trên phiếu thì cơng ty sẽ khơng giải quyết khiếu nại của KH.
Việc lập Phiếu giao hàng tại cơng ty khi giao hàng hóa cho KH sẽ giúp cho công ty và bên KH tránh việc xảy ra những sự kiện không mong muốn nhƣ trƣờng hợp rủi ro đã nêu ở phần 2.3.1
Vì vậy, cơng ty nên áp dụng Phiếu giao hàng khi giao hàng cho KH, trong Phiếu giao hàng cần ghi rõ một số thông tin cơ bản nhƣ: Tên KH, tên ngƣời nhận hàng, MST của KH, Mặt hàng, số lƣợng, Số tiền, Tổng tiền cần thanh tốn và phải có chữ ký của hai bên xác nhận. Có thể xem mẫu phiếu giao hàng ở dƣới đây: (xem trang bên)
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Hƣớng dẫn cách viết phiếu giao hàng:
(1) Ghi tên công ty mua hàng
(2) Ghi tên địa chị công ty mua hàng (3) Ghi họ tên ngƣời nhận hàng
(4) Ghi số điện thoại ngƣời nhận hàng hoặc của công ty mua hàng (5) Viết hình thức thanh tốn, đã thanh toán hay chƣa.
Số phiếu:…. ….Số điện thoại (4): ….. STTĐVTSỐ LƢỢNG Thành tiền (A)( C )(D) ( E ) 1Thùng20 2Lon100 3 4 (F) Tiền thuế GTGT (H) (I) Địa chỉ (2) : ….. Cộng tiền hàng: Thuế suất : (G)… % Đã thanh tốn qua hình thức (5): …… Diễn giải: Xuất bán
(B)
Ngƣời nhận (3) :
CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ WEIBER
MST : 0313559036 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM Công ty….. Ngày Tháng Năm Khách hàng 1 : PHIẾU GIAO HÀNG
Ngƣời giao hàngNgƣời nhận hàng
TÊN HÀNG HÓA
Mặt hàng A Mặt hàng B
Tổng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ (K):
Ghi chú: Ngƣời nhận hàng phải kiểm tra, xem xét và đối chiếu mặt hàng đã nhận trên phiếu giao hàng này đã khớp hay chƣa. Khi ngƣời nhận hàng đã ký tên đồng nghĩa với việc đã chấp nhận việc giao hàng đúng và hợp lệ. Khi có rủi ro xảy ra, việc khiếu nại sẽ khơng đƣợc bên phía cơng ty chấp nhận.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ví dụ: + Cơng ty mua hàng mua chịu, viết nhƣ sau: “Mua chịu” .
+ Cơng ty mua hàng đã thanh tốn bằng tiền mặt , viết nhƣ sau: “Đã thanh toán TM” ,hoặc “Đã thanh tốn qua TGNH” nếu cơng ty mua hàng đã thanh toán qua ngân hàng.
(A) Ghi số thứ tự tƣơng ứng với số mặt hàng. (B) Ghi tên hàng hóa
(C ) Ghi đơn vị tính của mỗi mặt hàng
(D) Ghi số lƣợng hàng hóa tƣơng ứng của mỗi mặt hàng (E) Ghi thành tiền mỗi mặt hàng.
(F) Tổng cộng cột thành tiền của tất cả các mặt hàng (G) Ghi thuế suất : 10%, 5%, 0%
(H) Tiền thuế GTGT = 10% x Dòng “ Cộng tiền hàng “
(I) Tổng tiền thanh tốn = Dịng “ Cộng tiền hàng” + Dịng “ Tiền thuế GTGT “ (K) Ghi số tiền bằng chữ của dịng “ Tổng tiền thanh tốn “