2.2 Thực tế cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty
2.2.4 Kế toán bán hàng thực hiện một số công việc khác
Ngồi các cơng việc hàng ngày mà Kt bán hàng tại cơng ty phải làm nhƣ xuất hóa đơn, nhập số liệu vào phần mềm, kiểm tra số lƣợng hàng hóa,… Thỉnh thoảng, cơng ty lại phát sinh các cơng việc không thƣờng xuyên, cụ thể là các công việc dƣới đây:
KT viết sai hóa đơn:
Khi KT viết sai hóa đơn, thì có hai trƣờng hợp thƣờng xun xảy ra tại cơng ty:
Trong lúc lập hóa đơn GTGT để đƣa cho KH:
Trong khi lập hóa đơn để đƣa cho KH, KT phát hiện có sai sót. Ngay lúc đó, vì chƣa xé liên nào khỏi cuốn hóa đơn. KT sẽ xem nhƣ số hóa đơn đó bị hủy do viết sai. Lúc này, KT khơng đƣợc xé hóa đơn khỏi cuốn, vẫn lƣu giữ số hóa đơn viết sai trong cuốn hóa đơn. Và KT sẽ viết lại một hóa đơn mới nhƣ bình thƣờng để giao cho KH.
Đã xuất hóa đơn cho KH, phát hiện viết sai hóa đơn:
Khi đã xuất hàng hóa cùng hóa đơn giao cho KH, thì KT phát hiện sai hóa đơn. Lúc này, KT tại cơng ty sẽ thực hiện các bƣớc sau đây:
- Lập biên bản thu hổi hóa đơn các liên của số hóa đơn đã lập sai. - Gửi biên bản thu hồi hóa đơn gồm 2 bản cho KH để ký và xác nhận. - Lập hóa đơn mới xuất cho KH.
Nghiệp vụ cụ thể:
Ngày 20/11/2017, bán hàng cho Công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Trần Dƣơng với tổng giá thanh toán là 6.050.000 đồng. KT xuất hóa đơn GTGT số 0000196 (PL 1.5), ký hiệu WB/17P ngày 20/11/2017 xuất cho KH. Đến cuối tháng, sau khi kiểm tra, KT nhận thấy đã xuất sai hóa đơn do viết sai ngày hóa đơn.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ngày 30/11/2017, KT tiến hành lập biên bản thu hổi hóa đơn (PL 1.6) và gửi cho KH để ký và xác nhận.
Sau khi biên bản thu hồi hóa đơn đƣợc ký bởi hai cơng ty, KT thu hổi hóa đơn số 0000196 kẹp vào cuốn hóa đơn, xuất hóa đơn mới số 0000220 (PL 1.5) và gửi cho KH.