Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thƣơng mại quốc tế Weiber chỉ gồm có 1 nhân viên kế toán – Kế toán tổng hợp. Kế toán này có trách nhiệm quản lý chung, trông coi mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán và là ngƣời phụ trách thu chi tiền. KT còn trực tiếp xử lý mọi hoạt động kế toán phát sinh trong công ty bao gồm : thanh toán, lƣơng, bán hàng, công nợ - thủ quỹ, vật tƣ – TSCĐ, xác định chi phí và doanh thu để xác định KQHĐKD. Đƣợc thể hiện ở sơ đồ dƣới đây:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức kế toán của công ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Kế toán tổng hợp
- Thực hiện lƣu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Bảo quản, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
Kế toán tổng hợp KT thanh toán KT lƣơng , thuế KT mua, bán hàng KT công nợ - thủ quỹ KT vật tƣ - TSCĐ KT xác định KQKD
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ
- Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chƣa thanh toán.
- Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
- Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lƣợng và giá trị tại các kho của công ty.
- Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
2.1.3 Ch nh sách KT áp dụng tại công ty
Chuẩn mực và chế độ KT áp dụng
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán: Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hƣớng dẫn Chuẩn mực do Nhà nƣớc đã ban hành. Các báo cáo tài chính đƣợc lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành.
Niên độ KT và đơn vị tiền tệ sử dụng trong KT
- Kỳ kế toán năm: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng.
Hình thức KT áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm KT Smart Pro với hệ thống sổ sách theo mẫu của hình thức kế toán Nhật ký chung.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức KT áp dụng tại công ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Phƣơng pháp KT áp dụng - Ghi nhận hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá trị thực tế + Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Ghi nhận doanh thu:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Khi phát sinh doanh thu bán hàng (đã thu tiền hoặc chƣa thu tiền).
- Khấu hao TSCĐ:
Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Nộp thuế GTGT:
Theo phƣơng pháp khấu trừ thuế GTGT.
2.2 Thực tế công tác kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1 Khái quát cơ bản kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1 Khái quát cơ bản kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1.1 Nội dung doanh thu bán hàng
Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là thu từ việc kinh doanh các loại đồ dùng gia đình nhƣ: dây điện, đèn điện, sơn, …
2.2.1.2 Các công việc của nhân viên KT bán hàng thực hiện
Vì quy mô công ty nhỏ và hoạt động còn non trẻ, Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber chỉ có một nhân viên kế toán. Nhân viên KT này phụ trách công việc của một KT bán hàng, mua hàng, vật tƣ – TSCĐ, thanh toán,… Vì vậy trong công tác KT bán hàng tại công ty, KT của công ty thực hiện những công việc sau đây:
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ KT cùng loại
Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Phần mềm
Smart Pro
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Cập nhật, ghi chép, phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày vào phần mềm kế toán. Kiểm tra số lƣợng, đơn giá của từng sản phẩm, lấy đó làm căn cứ xuất hóa đơn cho KH.
- Định khoản, phân loại chứng từ theo NV phát sinh
- Lập hóa đơn tài chính căn cứ hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký khi đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn.
- Theo dõi vật tƣ hàng hóa và lâp các chứng từ liên quan
- Lập, theo dõi thu hổi các biên bản chỉnh sửa, hủy hóa đơn kịp thời. - Kiểm tra, đối chiếu số liệu mua bán hàng hàng ngày.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.
2.2.1.3 Các quy tắc mà KT lập ra
Đối với ký hiệu mã:
- Với KH, mã hàng hóa,… KT sẽ thống nhất lập ra mã ký hiệu để tiện theo dõi, cách lập mã ký hiệu đƣợc hiểu nhƣ sau:
+ Ký hiệu sẽ gồm 3 chữ và 2 số: gồm 3 chữ cái đầu của tên KH hoặc mã hàng hóa; con số bắt đầu sẽ từ 01 và nếu trùng với một mã khác thì sẽ tiếp tục lấy với số 02. Ví dụ cụ thể dƣới đây:
Bảng 2.1: Bảng quy tắc đặt tên của KT Tên KH hoặc tên hàng
hóa
Phát hiện tạo mã ký hiệu Mã KH hoặc Mã hàng hóa Công ty TNHH TM SX Diamond Vina Tạo mã lần đầu Mã KH: DMV01 Công ty TNHH TM Tạ Chung Tạo mã lần đầu Mã KH: TCH01 Công ty TNHH TM Tân Chiến Tạo mạ trùng: TCH01 Mã KH: TCH02
Máy tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MTI01
Máy vi tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MVT01
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với tên hàng hóa:
- Hàng hóa đƣợc đặt tên theo bình thƣờng: Ví dụ: Dây điện thì tên hàng hóa sẽ là “Dây điện”
- Nếu cùng một tên hàng hóa với nhiều chủng loại, nhƣng đơn giá mua vào không chênh lệch đáng kể thì tên hàng hóa sẽ không ghi ra chi tiết chủng loai hàng, mà Tên hàng sẽ đƣợc đặt theo công thức: “Tên hàng hóa” + “ đơn giá ”
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ví dụ: Dây điện có giá 3.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (3.000) “ Dây điện có giá 5.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (5.000) “
2.2.1.4 Các đặc điểm cơ bản KT bán hàng áp dụng tại công ty
Tài khoản KT sử dụng:
Bởi vì Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber là một DN thƣơng mại, chuyên mua bán các loại đồ dùng gia đình trong nƣớc cho nên các tài khoản liên quan đến công tác bán hàng mà doanh nghiệp sử dụng đó là:
- Các TK liên quan trực tiếp đến doanh thu bán hàng:
+ TK 131 – Phải thu của KH
+ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam + TK 1121 – TGNH
+ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + TK 1561 – Giá mua hàng hóa
- Các TK chi ph liên quan:
+ TK 635 – Chi phí tài chính + TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 632 – Giá vốn hàng bán
KT sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro
Qua thời gian thực tập, sau khi sử dụng phần mềm KT Smart Pro một thời gian, nhận thấy đây là một phần mềm có những tính năng nhƣ những phần mềm KT cao cấp nhƣ MISA,… Thêm vào đó, Smart Pro còn là phần mềm dễ sử dụng, chi phí giá thành thấp, có thể cập nhập dữ liệu vào các chƣơng trình Hỗ trợ kê khai của Cơ quan thuế một cách dễ dàng giúp cho ngƣời KT thực hiện các công việc KT một cách nhanh chóng và tƣơng đối chính xác.
Đối với phần mềm Smart Pro, trong cách nhập liệu có những điểm đáng lƣu ý sau nhằm giúp cho KT và ngƣời sử dụng dễ dàng sử dụng:
- Đối với các hóa đơn GTGT đầu ra về kinh doanh thƣơng mại thì chứng từ đƣợc tạo là “HDBR.(số hóa đơn)” , hóa đơn GTGT đầu ra về cung cấp dịch vụ thì chứng từ đƣợc tạo là “HD.(số hóa đơn)”.
- Đồi với các hóa đơn GTGT chƣa thu tiền hoặc chƣa trả tiền kể cả hóa đơn GTGT đầu vào thì chứng từ đƣợc tạo là “PKT.(số hóa đơn)”
2.2.2 Kế toán Doanh thu bán hàng hóa và CCDV 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- HĐ GTGT - Hóa đơn bán lẻ - Phiếu thu - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo có - Bảng kê chi tiết
2.2.2.2 Sổ KT sử dụng
- Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng - Sổ tồng hợp phải thu KH
- Sổ NKC
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản cấp 1: 511 – Doanh thu bán hàng và CCDV - TK cấp 2: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
2.2.2.4 Quy trình thực hiện công việc theo các phƣơng thức bán hàng và các nghiệp vụ kinh tế minh họa phát sinh liên quan nghiệp vụ kinh tế minh họa phát sinh liên quan
Bán hàng theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.1.3.1, bán hàng trực tiếp là phƣơng thức giao hàng cho ngƣời mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.1: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Bộ phận KT Kho Thủ quỹ
Bắt đầu
Xử lí đơn hàng
Kiểm tra, xuất hàng và lập PXK Hóa đơn 3 Hóa đơn 2 Hóa đơn 1 PXK
Lập hóa đơn và Phiếu thu PXK PT 1 PT 2 PT 1 Hóa đơn 3 PXK Nhập liệu Nhập liệu Xử lí, cập nhập Xử lí, cập nhập PT 1 Hóa đơn 3 PT 1 Hóa đơn 3 KH N N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.1: KH sẽ trực tiếp đến công ty để mua hàng hóa. Tại đây, KT bán hàng sẽ kiểm tra hàng hóa mà KH có nhu cầu mua và chốt số lƣợng mua xem có đủ hàng tại công ty hay không tại kho.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Nếu đủ số lƣợng mà KH cần mua, KT sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 2 HĐ GTGT cùng với hàng hóa sẽ đƣa trực tiếp cho KH, Liên 1 hóa đơn GTGT lƣu tại cuốn hóa đơn.
Phiếu thu cũng sẽ đƣợc lập gồm 2 liên: Phiếu thu liên 2 sẽ đƣa cho KH, Liên 2 của phiếu thu và tiền hàng thu đƣợc cùng với hóa đơn liên 3 sẽ đƣợc chuyển sang thủ quỹ để nhập liệu. Sau khi xem xét đúng với tiền hàng thu đƣợc, thủ quỹ chuyển sang lại cho bộ phận KT để lƣu, theo dõi và nhập liệu.
Các NV phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/11/2017, Bán dây điện thu tiền ngay từ Công ty TNHH TM SX Diamond Vina với tổng số tiền là 2.200.000 đồng. KT xuất hàng hóa và đƣa HĐ GTGT liên 2 cho KH. Phiếu thu KT nhập liệu vào phần mềm và giữ lại tại đơn vị.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm Smart Pro nhƣ sau: Nợ 1111 2.200.000
Có 5111 2.000.000 Có 33311 200.000 - Chứng từ đính kèm:
+ Hóa đơn GTGT: Số hóa đơn: 0000156 (PL 1.5) + Phiếu xuất kho: PXK.001/11 (PL 1.2)
+ Phiếu thu: PT.001/11 (PL 1.1) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 2: KH không lấy HĐ GTGT Tổng giá thanh toán từng HĐ dƣới 200.000 đồng)
Nghiệp vụ 2a: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 154.000 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Nghiệp vụ 2b: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 193.600 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Trong ngày, căn cứ vào từng lần bán ra cho KH dƣới 200.000 đồng, dù không yêu cầu lập HĐ GTGT thì KT bán hàng vẫn phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, đƣợc thể hiện ở dƣới bảng đây:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Hạch toán chi tiết:
Nợ 1111 347.600 Có 5111 316.000 Có 33311 31.600
Sau khi ghi nhận các NV phát sinh vào phần mềm KT. Vào cuối ngày, KT bán hàng lập một tờ HĐ GTGT số 0000157 cho bảng kê bán lẻ trong ngày.
- Chứng từ đính kèm:
+ Phiếu xuất kho: PXK.002/11, PXK.03/11 (PL 1.2) + Phiếu thu: PT.002/11 (PL 1.1)
+ HĐ GTGT số 0000157 (PL 1.5)
+ Bảng kê bán lẻ háng hoá, dịch vụ trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng. (PL 1.6) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Bán hàng theo phƣơng thức gửi hàng đi cho KH
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.3.3.1, Phƣơng thức gửi hàng đi là phƣơng thức bên bán gửi hàng đi cho KH theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ:
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ TRỰC TIẾP CHO NGƢỜI TIÊU DÙNG
Tên tổ chức, cá nhân: CÔNG TY TNHH TM QUỐC TẾ WEIBER Địa chỉ: 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM
MST: 0313559036
STT ĐVT SL Đơn giá Thuế GTGT Thành tiền Ghi chú
1 Mét 20 7000 10% 154000 2 Mét 22 8000 10% 193600 347600 Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Ngƣời lập Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Tổng cộng Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Tên hàng hóa Dây điện Dây điện
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.2: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng gửi hàng cho KH
Quy trình KT bán hàng
KT bán hàng
Phòng kinh doanh Giám đốc
KH
Đơn đặt hàng
Kiểm tra kho, lập Hợp đồng kinh tế HĐKT (2 bản) Đơn đặt hàng Xét duyệt HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐ GTGT (3 liên) SỔ HĐ GTGT HĐ GTGT HĐKT đã duyệt KH N A A A Ghi sổ Nhập liệu Cơ sở sữ liệu N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.2: Sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ báo cho KT bán hàng về số lƣợng hàng và loại hàng đã đƣợc đặt. Sau khi KT kiểm tra kho, chấp nhận đơn hàng, thì KT sẽ lập 2 bản HĐKT dựa vào đơn đặt hàng mà KH đã đặt.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
HĐKT sau khi lập xong sẽ chuyển sang cho GĐ để xem xét và ký duyêt. Tiếp theo đó, dựa vào HĐKT đã ký duyệt bởi GĐ, KT sẽ lập 3 liên HĐ GTGT. Liên 2 HĐ GTGT cùng với bản 2 của HĐKT và hàng hoá sẽ giao cho bộ phận kinh doanh để giao đến tận tay cho KH. Liên 1 HĐ GTGT sẽ là căn cứ để ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm kế toán. Sau đó, kẹp chứng từ liên quan với sổ và lƣu tại bộ phận. Liên 3 HĐ GTGT sẽ