2.2.1 Khái quát cơ bản kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1.1 Nội dung doanh thu bán hàng
Nội dung doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là thu từ việc kinh doanh các loại đồ dùng gia đình nhƣ: dây điện, đèn điện, sơn, …
2.2.1.2 Các công việc của nhân viên KT bán hàng thực hiện
Vì quy mô công ty nhỏ và hoạt động còn non trẻ, Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber chỉ có một nhân viên kế toán. Nhân viên KT này phụ trách công việc của một KT bán hàng, mua hàng, vật tƣ – TSCĐ, thanh toán,… Vì vậy trong công tác KT bán hàng tại công ty, KT của công ty thực hiện những công việc sau đây:
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ KT cùng loại
Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Phần mềm
Smart Pro
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Cập nhật, ghi chép, phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày vào phần mềm kế toán. Kiểm tra số lƣợng, đơn giá của từng sản phẩm, lấy đó làm căn cứ xuất hóa đơn cho KH.
- Định khoản, phân loại chứng từ theo NV phát sinh
- Lập hóa đơn tài chính căn cứ hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký khi đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn.
- Theo dõi vật tƣ hàng hóa và lâp các chứng từ liên quan
- Lập, theo dõi thu hổi các biên bản chỉnh sửa, hủy hóa đơn kịp thời. - Kiểm tra, đối chiếu số liệu mua bán hàng hàng ngày.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.
2.2.1.3 Các quy tắc mà KT lập ra
Đối với ký hiệu mã:
- Với KH, mã hàng hóa,… KT sẽ thống nhất lập ra mã ký hiệu để tiện theo dõi, cách lập mã ký hiệu đƣợc hiểu nhƣ sau:
+ Ký hiệu sẽ gồm 3 chữ và 2 số: gồm 3 chữ cái đầu của tên KH hoặc mã hàng hóa; con số bắt đầu sẽ từ 01 và nếu trùng với một mã khác thì sẽ tiếp tục lấy với số 02. Ví dụ cụ thể dƣới đây:
Bảng 2.1: Bảng quy tắc đặt tên của KT Tên KH hoặc tên hàng
hóa
Phát hiện tạo mã ký hiệu Mã KH hoặc Mã hàng hóa Công ty TNHH TM SX Diamond Vina Tạo mã lần đầu Mã KH: DMV01 Công ty TNHH TM Tạ Chung Tạo mã lần đầu Mã KH: TCH01 Công ty TNHH TM Tân Chiến Tạo mạ trùng: TCH01 Mã KH: TCH02
Máy tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MTI01
Máy vi tính Tạo mã lần đầu Mã HH: MVT01
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với tên hàng hóa:
- Hàng hóa đƣợc đặt tên theo bình thƣờng: Ví dụ: Dây điện thì tên hàng hóa sẽ là “Dây điện”
- Nếu cùng một tên hàng hóa với nhiều chủng loại, nhƣng đơn giá mua vào không chênh lệch đáng kể thì tên hàng hóa sẽ không ghi ra chi tiết chủng loai hàng, mà Tên hàng sẽ đƣợc đặt theo công thức: “Tên hàng hóa” + “ đơn giá ”
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Ví dụ: Dây điện có giá 3.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (3.000) “ Dây điện có giá 5.000 đồng: Tên hàng hóa sẽ là “ Dây điện (5.000) “
2.2.1.4 Các đặc điểm cơ bản KT bán hàng áp dụng tại công ty
Tài khoản KT sử dụng:
Bởi vì Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber là một DN thƣơng mại, chuyên mua bán các loại đồ dùng gia đình trong nƣớc cho nên các tài khoản liên quan đến công tác bán hàng mà doanh nghiệp sử dụng đó là:
- Các TK liên quan trực tiếp đến doanh thu bán hàng:
+ TK 131 – Phải thu của KH
+ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam + TK 1121 – TGNH
+ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + TK 1561 – Giá mua hàng hóa
- Các TK chi ph liên quan:
+ TK 635 – Chi phí tài chính + TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 632 – Giá vốn hàng bán
KT sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro
Qua thời gian thực tập, sau khi sử dụng phần mềm KT Smart Pro một thời gian, nhận thấy đây là một phần mềm có những tính năng nhƣ những phần mềm KT cao cấp nhƣ MISA,… Thêm vào đó, Smart Pro còn là phần mềm dễ sử dụng, chi phí giá thành thấp, có thể cập nhập dữ liệu vào các chƣơng trình Hỗ trợ kê khai của Cơ quan thuế một cách dễ dàng giúp cho ngƣời KT thực hiện các công việc KT một cách nhanh chóng và tƣơng đối chính xác.
Đối với phần mềm Smart Pro, trong cách nhập liệu có những điểm đáng lƣu ý sau nhằm giúp cho KT và ngƣời sử dụng dễ dàng sử dụng:
- Đối với các hóa đơn GTGT đầu ra về kinh doanh thƣơng mại thì chứng từ đƣợc tạo là “HDBR.(số hóa đơn)” , hóa đơn GTGT đầu ra về cung cấp dịch vụ thì chứng từ đƣợc tạo là “HD.(số hóa đơn)”.
- Đồi với các hóa đơn GTGT chƣa thu tiền hoặc chƣa trả tiền kể cả hóa đơn GTGT đầu vào thì chứng từ đƣợc tạo là “PKT.(số hóa đơn)”
2.2.2 Kế toán Doanh thu bán hàng hóa và CCDV 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- HĐ GTGT - Hóa đơn bán lẻ - Phiếu thu - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo có - Bảng kê chi tiết
2.2.2.2 Sổ KT sử dụng
- Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng - Sổ tồng hợp phải thu KH
- Sổ NKC
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản cấp 1: 511 – Doanh thu bán hàng và CCDV - TK cấp 2: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
2.2.2.4 Quy trình thực hiện công việc theo các phƣơng thức bán hàng và các nghiệp vụ kinh tế minh họa phát sinh liên quan nghiệp vụ kinh tế minh họa phát sinh liên quan
Bán hàng theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.1.3.1, bán hàng trực tiếp là phƣơng thức giao hàng cho ngƣời mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.1: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng trực tiếp
Bộ phận KT Kho Thủ quỹ
Bắt đầu
Xử lí đơn hàng
Kiểm tra, xuất hàng và lập PXK Hóa đơn 3 Hóa đơn 2 Hóa đơn 1 PXK
Lập hóa đơn và Phiếu thu PXK PT 1 PT 2 PT 1 Hóa đơn 3 PXK Nhập liệu Nhập liệu Xử lí, cập nhập Xử lí, cập nhập PT 1 Hóa đơn 3 PT 1 Hóa đơn 3 KH N N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.1: KH sẽ trực tiếp đến công ty để mua hàng hóa. Tại đây, KT bán hàng sẽ kiểm tra hàng hóa mà KH có nhu cầu mua và chốt số lƣợng mua xem có đủ hàng tại công ty hay không tại kho.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Nếu đủ số lƣợng mà KH cần mua, KT sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 2 HĐ GTGT cùng với hàng hóa sẽ đƣa trực tiếp cho KH, Liên 1 hóa đơn GTGT lƣu tại cuốn hóa đơn.
Phiếu thu cũng sẽ đƣợc lập gồm 2 liên: Phiếu thu liên 2 sẽ đƣa cho KH, Liên 2 của phiếu thu và tiền hàng thu đƣợc cùng với hóa đơn liên 3 sẽ đƣợc chuyển sang thủ quỹ để nhập liệu. Sau khi xem xét đúng với tiền hàng thu đƣợc, thủ quỹ chuyển sang lại cho bộ phận KT để lƣu, theo dõi và nhập liệu.
Các NV phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/11/2017, Bán dây điện thu tiền ngay từ Công ty TNHH TM SX Diamond Vina với tổng số tiền là 2.200.000 đồng. KT xuất hàng hóa và đƣa HĐ GTGT liên 2 cho KH. Phiếu thu KT nhập liệu vào phần mềm và giữ lại tại đơn vị.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm Smart Pro nhƣ sau: Nợ 1111 2.200.000
Có 5111 2.000.000 Có 33311 200.000 - Chứng từ đính kèm:
+ Hóa đơn GTGT: Số hóa đơn: 0000156 (PL 1.5) + Phiếu xuất kho: PXK.001/11 (PL 1.2)
+ Phiếu thu: PT.001/11 (PL 1.1) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 2: KH không lấy HĐ GTGT Tổng giá thanh toán từng HĐ dƣới 200.000 đồng)
Nghiệp vụ 2a: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 154.000 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Nghiệp vụ 2b: Bán dây điện cho KH ngày 02/11/2017 với tổng giá thanh toán là 193.600 đồng. KH không lấy HĐ GTGT.
Trong ngày, căn cứ vào từng lần bán ra cho KH dƣới 200.000 đồng, dù không yêu cầu lập HĐ GTGT thì KT bán hàng vẫn phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, đƣợc thể hiện ở dƣới bảng đây:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Hạch toán chi tiết:
Nợ 1111 347.600 Có 5111 316.000 Có 33311 31.600
Sau khi ghi nhận các NV phát sinh vào phần mềm KT. Vào cuối ngày, KT bán hàng lập một tờ HĐ GTGT số 0000157 cho bảng kê bán lẻ trong ngày.
- Chứng từ đính kèm:
+ Phiếu xuất kho: PXK.002/11, PXK.03/11 (PL 1.2) + Phiếu thu: PT.002/11 (PL 1.1)
+ HĐ GTGT số 0000157 (PL 1.5)
+ Bảng kê bán lẻ háng hoá, dịch vụ trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng. (PL 1.6) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Bán hàng theo phƣơng thức gửi hàng đi cho KH
Nhƣ đã trình bày ở phần 1.3.3.1, Phƣơng thức gửi hàng đi là phƣơng thức bên bán gửi hàng đi cho KH theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ:
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ TRỰC TIẾP CHO NGƢỜI TIÊU DÙNG
Tên tổ chức, cá nhân: CÔNG TY TNHH TM QUỐC TẾ WEIBER Địa chỉ: 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM
MST: 0313559036
STT ĐVT SL Đơn giá Thuế GTGT Thành tiền Ghi chú
1 Mét 20 7000 10% 154000 2 Mét 22 8000 10% 193600 347600 Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Ngƣời lập Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Tổng cộng Ngày 02 Tháng 11 Năm 2017 Tên hàng hóa Dây điện Dây điện
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.2: Lƣu đồ chứng từ KT bán hàng gửi hàng cho KH
Quy trình KT bán hàng
KT bán hàng
Phòng kinh doanh Giám đốc
KH
Đơn đặt hàng
Kiểm tra kho, lập Hợp đồng kinh tế HĐKT (2 bản) Đơn đặt hàng Xét duyệt HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐKT đã duyệt (2 bản) HĐ GTGT (3 liên) SỔ HĐ GTGT HĐ GTGT HĐKT đã duyệt KH N A A A Ghi sổ Nhập liệu Cơ sở sữ liệu N (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Diễn giải lƣu đồ 2.2: Sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ báo cho KT bán hàng về số lƣợng hàng và loại hàng đã đƣợc đặt. Sau khi KT kiểm tra kho, chấp nhận đơn hàng, thì KT sẽ lập 2 bản HĐKT dựa vào đơn đặt hàng mà KH đã đặt.
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
HĐKT sau khi lập xong sẽ chuyển sang cho GĐ để xem xét và ký duyêt. Tiếp theo đó, dựa vào HĐKT đã ký duyệt bởi GĐ, KT sẽ lập 3 liên HĐ GTGT. Liên 2 HĐ GTGT cùng với bản 2 của HĐKT và hàng hoá sẽ giao cho bộ phận kinh doanh để giao đến tận tay cho KH. Liên 1 HĐ GTGT sẽ là căn cứ để ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm kế toán. Sau đó, kẹp chứng từ liên quan với sổ và lƣu tại bộ phận. Liên 3 HĐ GTGT sẽ lƣu tại bộ phận để theo dõi nội bộ.
Các NV phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 3: Ngày 18/11/2017, dựa vào hợp đồng kinh tế HĐKT/11-Taiyo đã đƣợc ký kết bởi Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber và Công ty TNHH TM DV Đầu tƣ Taiyo, DN đồng ý bán máy vi tính với tổng giá thanh toán là 8.250.000 đồng. KT xuất HĐ GTGT 0000189 và hàng hoá gửi cho KH.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm nhƣ sau: Nợ 131 – TYO01 8.250.000
Có 5111 7.500.000 Có 33311 750.000 - Chứng từ đính kèm:
+ HĐ GTGT 0000189 (PL 1.5)
+ Phiếu xuất kho: PXK.048/11 (PL 1.2) - Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Nghiệp vụ 4: Ngày 18/11/2017, dựa vào hợp đồng kinh tế HĐKT/11-VTR đã đƣợc ký kết bởi Công ty TNHH TM Quốc tế Weiber và Công ty TNHH Kinh doanh DV Vuông Tròn, DN đồng ý bán bộ bàn ghế gỗ với tổng giá thanh toán là 25.300.000 đồng. KT xuất HĐ GTGT 0000190 và hàng hoá gửi cho KH.
Trong HĐKT có nêu rõ Công ty TNHH kinh doanh DV Vuông Tròn đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán với điều kiện 2/5 net 20.
Hạch toán chi tiết:
KT định khoản vào phần mềm nhƣ sau: Nợ 1121 24.794.000
Nợ 635 506.000 Có 5111 23.000.000 Có 33311 2.300.000
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
- Chứng từ đính kèm:
+ HĐ GTGT 0000190 (PL 1.5)
+ Phiếu xuất kho: PXK.049/11 (PL 1.2) + Giấy báo có (PL 1.3)
- Sổ đính kèm:
+ Sổ cái TK 511 (PL 2.2) + Sổ NKC (PL 2.1)
Bán hàng qua web thƣơng mại điện tử:
Đối tác bán hàng qua web thƣơng mại điện tử của công ty đó chính là Công ty TNHH Recess (LAZADA). Cách bán hàng này giúp công ty bán thêm đƣợc nhiều hàng hóa và tăng doanh thu phục vụ vào hoạt đồng kinh doanh của doanh nghiệp.
Với cách hạch toán của công ty về việc bán hàng qua các website điện tử, thì Công ty sẽ xem Lazada nhƣ là một khách hàng mua hàng trực tiếp, không cần quan tâm đến ngƣời tiêu dùng là ai. Cụ thể quy trình luân chuyển hàng hóa, chứng từ sẽ nhƣ sau:
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Lƣu đồ 2.3: Quy trình KT bán hàng qua web thƣơng mại điện tử
Quy trình bán hàng qua web thƣơng mại điện tử
Bộ phận KT Kho Lazada Bắt đầu Nhận đơn hàng Xử lí, xuất hàng và lập PXK PXK PXK Nhận hàng và giao cho ngƣời tiêu dùng Bảng đối chiếu doanh thu Bảng đối chiếu doanh thu Xem xét, lập hóa đơn Hóa đơn GTGT 3 Hóa đơn GTGT 2 Hóa đơn GTGT 1 Nhập liệu Xử lí, cập nhập Hóa đơn GTGT 3 Hóa đơn GTGT 1 N Hóa đơn GTGT 2 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
GVHD: TS. Nguyễn Ngọc Khánh Dung SVTH: Trần Thị Ngọc Liên – ĐHKT 10E
Diễn giải lƣu đồ 2.3: Khi nhận đƣợc thông báo ngƣời tiêu dùng mua hàng từ Lazada, KT xuất hàng gửi đi cho Lazada và theo dõi ngoài sổ sách số lƣợng, đơn giá và giá trị của hàng khi xuất cho Lazada. Vào ngày 15 hoặc ngày cuối cùng của tháng, Lazada sẽ gửi bảng đối chiếu doanh thu để KT xem có khớp hay chƣa. Sau đó, KT lập HĐ GTGT gồm 3 liên và phiếu xuất kho. Liên 2 gửi cho Lazada, Liên 3 lƣu tại bộ phận. Và liên 1 HĐ GTGT dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm KT.
Nghiệp vụ phát sinh liên quan
Nghiệp vụ 5: Xuất hàng bán cho Công ty TNHH Recess (Lazada) từ ngày 01/11/2017 đến ngày 15/11/2017 cụ thể dƣới bảng kê chi tiết dƣới đây:
Hạch toán chi tiết:
Ngày 15/11/2017, KT lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra cho Lazada từ ngày 01/11/2017 đến ngày 15/11/2017. Lập HĐ GTGT số 0000180, KT định khoản vào phần mềm KT nhƣ sau:
Nợ 131 – RCE01 385.000
Có 5111 350.000
Có 33311 35.000
Dựa vào HĐ GTGT số 0084801 của Công ty TNHH Recess gửi đến, KT định khoản chi phí hoa hồng:
Nợ 6417 14.000
Nợ 133 1.400
Có 131 – RCE01 15.400 CÔNG TY TNHH TM QUỐC TẾ WEIBER
Địa chỉ : 576 đƣờng 3/2, Phƣờng 14, Quận 10, TPHCM