Chương 2 Thực trạng quản lý đấu thầu ở Việt Nam 2.1 Thực trạng hoạt động đấu thầu ở Việt Nam
2.2.3.Quy trình thực hiện đấu thầu
Nói chung, một quy trình đấu thầu thông thường được diễn ra như sau: Sau khi lên kế hoạch đấu thầu, xác định quy mô, nội dung của gói thầu, ban quản lý gói thầu phải thực hiện đấu thầu theo trình tự thực hiện quy định tại Luật Đấu thầu gồm có 7 bước chính sau:
- Chuẩn bị đấu thầu - Tổ chức đấu thầu - Đánh giá hồ sơ dự thầu
- Trình duyệt, thẩm định kết quả đấu thầu - Phê duyệt kết quả đấu thầu
- Thông báo kết quả đấu thầu
- Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng.
Bước 1. Chuẩn bị đấu thầu
Chuẩn bị đấu thầu gồm có các công việc: sơ tuyển nhà thầu, lập hồ sơ mời thầu và tiến hành mời thầu
a. Sơ tuyển nhà thầu
Sơ tuyển nhà thầu phải được thực hiện đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá, gói thầu EPC có giá từ ba trăm tỷ đồng trở lên, gói thầu xây lắp có giá từ hai trăm tỷ đồng trở lên. Mục đích của sơ tuyển nhà thầu là lựa chọn ra những nhà thầu thực sự có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Trình tự của quá trình sơ tuyển như sau:
+ Lập hồ sơ sơ tuyển bao gồm: Thư mời sơ tuyển, chỉ dẫn sơ tuyển, tiêu chuẩn đánh giá sơ tuyển, các phụ lục kèm theo.
+ Thông báo mời sơ tuyển.
+ Nhận và quản lý hồ sơ dự tuyển. + Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển. + Trình duyệt kết quả sơ tuyển.
+ Thông báo kết quả sơ tuyển. b. Lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu phải được lập dựa trên căn cứ các quyết định đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh - đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp, kế hoạch đấu thầu, các quy định của pháp luật về đấu thầu và điều ước quốc tế hoặc thoả thuận quốc tế đối với gói thầu sử dụng vốn ODA, các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Nội dung của hồ sơ mời thầu theo mẫu của Chính phủ quy định bao gồm các nội dung:
+ Yêu cầu về mặt kỹ thuật;
+ Yêu cầu về tài chính, thương mại;
+ Tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có), thuế, bảo hiểm và các yêu cầu khác
c. Mời thầu
Đối với đấu thầu rộng rãi, thông báo mời thầu phải được đăng lên tờ báo về đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng. Nếu đã tổ chức sơ tuyển thì thông báo mời thầu phải được gửi đến tất cả những nhà thầu đã đạt yêu cầu. Đối với đấu thầu hạn chế, bên mời thầu phải gửi thư mời thầu tời các nhà thầu trong danh sách do chủ đầu tư phê duyệt.
Danh sách này cũng phải được đăng tải trên tờ báo về đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu.
Bước 2. Tổ chức đấu thầu
Tổ chức đấu thầu bao gồm các bước: phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu, mở thầu
a. Phát hành hồ sơ mời thầu
Bên mời thầu phát hành hồ sơ mời thầu cho nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc theo danh sách cho các nhà thầu được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển. Trường hợp hồ sơ mời thầu cần sửa đổi sau khi phát hành thì bên mời thầu phải thông báo đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu tối thiểu 10 ngày trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp nhà thầu cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu để xem xét và xử lý. Để làm rõ hồ sơ mời thầu theo yêu cầu của các nhà thầu, bên mời thầu gửi văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu hoặc tổ chức hộ nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu.
b. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
Bên mời thầu chỉ tiếp nhận hồ sơ dự thầu được nộp trực tiếp hoặc gửi đến địa chỉ của bên mời thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu. Các tài liệu thuộc hồ sơ dự thầu, kể cả thư giảm giá mà nộp sau thời
điểm đóng thầu đều được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu. Trong trường hợp hồ sơ dự thầu đã nộp cho bên mời thầu mà nhà thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu thì phải có văn bản đề nghị. Bên mời thầu chỉ chấp nhận nếu nhận được đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu. Theo quy định của Luật Đấu thầu, hồ sơ dự thầu phải được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật.
c. Mở thầu
Mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ, địa điểm, quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự vắng mặt hay có mặt của nhà thầu được mời. Bên mời thầu mở lần lượt các hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu có tên trong danh sách nhận hồ sơ mời thầu và nộp trước thời điểm đóng thầu. Bên mời thầu kiểm tra niêm phong hồ sơ dự thầu, mở hồ sơ, đọc và ghi biên bản các thông tin chủ yếu của hồ sơ dự thầu. Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu phải được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự.
Bước 3. Đánh giá hồ sơ dự thầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về nguyên tắc, nhà thầu không được thay đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu. Nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu khi có yêu cầu của bên mời thầu. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện dưới hình thức trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp, nhưng phải bảo đảm không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu. Nội dung làm
rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ để giúp cho bên mời thầu có đầy đủ thông tin về hồ sơ dự thầu của nhà thầu trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu.
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện qua hai bước là đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết.
a. Đánh giá sơ bộ
Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu nhằm mục đích để loại bỏ các hồ sơ dự thầu không hợp lệ, không bảo đảm yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu. Khi đánh giá sơ bộ, bên mời thầu kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu về mặt hình thức như chữ ký của người đại diện nhà thầu, số lượng văn bản theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, các tài liệu, phụ lục kèm theo hồ sơ mời thầu và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu. Đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp hoặc gói thầu EPC thì việc đánh giá sơ bộ bao gồm cả đánh giá kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu theo tiêu chuẩn nêu trong hồ sơ mời thầu khi không tiến tiến hành sơ tuyển; trường hợp gói thầu đã qua sơ tuyển khi cần cập nhật các thông tin để kiểm tra lại các không tin mà nhà thầu kê khai ở thời điểm sơ tuyển. Bên mời thầu sẽ loại bỏ hồ sơ dự thầu không đáp ứng các điều kiện tiên quyết trong hồ sơ mời thầu như tên nhà thầu không có trong danh sách mua hồ sơ mời thầu, nhà thầu không bảo đảm tư cách hợp lệ, không bảo đảm các quy định về cạnh tranh trong đấu thầu, nhà thầu không nộp bản gốc của hồ sơ dự thầu, nhà thầu có tên trong hai hay nhiều
hồ sơ sự thầu của cùng một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc liên danh…
b. Đánh giá chi tiết
Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn
Bên mời thầu tiến hành đánh giá về mặt kỹ thuật theo các tiêu chuẩn đánh giá được quy định trong hồ sơ mời thầu. Sử dụng thang điểm để đánh giá hồ sơ dự thầu qua hai bước: bước một, đánh giá về mặt kỹ thuật; bước hai, đánh giá tổng hợp. Trong thang điểm về kỹ thuật tỷ trọng điểm về kinh nghiệm tư vấn thướng chiếm 10 đến 20%, tỷ trọng về giải pháp và phương pháp luận thường chiếm 30 đến 40% và điểm về nhân sự chiếm từ 50 đến 60% tổng số điểm về mặt kỹ thuật. Trong thang điểm tổng hợp, tỷ trọng điểm về kỹ thuật được quy định không thấp hơn 70%và điểm về tài chính được quy định không cao hơn 30%.
Hồ sơ dự thầu được đánh giá đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật là hồ sơ đạt mức yêu cầu tối thiểu quy định trong hồ sơ mời thầu nhưng không được thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật. Nhà thầu có hồ sơ đề xuất về mặt kỹ thuật bằng hoặc vượt mức điểm yêu cầu tối thiểu sẽ được mở túi hồ sơ đề xuất về mặt tài chính để đánh giá tổng hợp. Túi hồ sơ đề xuất về mặt tài chính của các nhà thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật được mở đồng thời và công khai. Hồ sơ dự thầu có điểm tổng hợp cao nhất sẽ được xếp thứ nhất.
Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao thì mức yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật phải không thấp hơn 80%. Nhà thầu có hồ sơ dự thầu đạt điểm kỹ thật cao nhất được xếp thứ nhất để xem xét đề xuất về mặt tài chính.
Nhà thầu tư vấn được xem xét đề nghị trúng thầu khi có hồ sơ dự thầu hợp lệ, đề xuất về mặt kỹ thuật bao gồm năng lực, kinh nghiệm, giải pháp và nhân sự được đánh giá là đáp ứng yêu cầu, có điểm tổng hợp về mặt kỹ thuật và về mặt tài chính cao nhất (trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì có điểm về mặt kỹ thuật cao nhất), có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được duyệt.
Đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp và EPC
Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu bao gồm đánh giá về mặt kỹ thuật và đánh giá về mặt tài chính, thương mại. Việc đánh giá về mặt kỹ thuật được sử dụng thang điểm, tiêu chí “đạt”, “không đạt”. Tiếp đó hồ sơ dự thầu nào vượt qua đánh giá về mặt kỹ thuật sẽ được đánh giá về tài chính theo giá đánh giá để so sánh xếp hạng. Trong tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật thì yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật không được thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật; trường hợp yêu cầu kỹ thuật cao thì yêu cầu tối thiểu không được thấp hơn 80%. Đối với các hồ sơ dự thầu đã vượt qua đánh giá về mặt kỹ thuật thì căn cứ vào chi phí trên cùng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thương mại để so sánh, xếp hạng. Hồ sơ dự thầu của nhà thầu có chi phí thấp nhất trên cùng một mặt bằng được xếp thứ nhất.
Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu giải thích các nội dung chưa rõ, bất hợp lý trong hồ sơ dự thầu. Đánh giá về mặt tài chính, thương mại của các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật nhằm xác định giá dánh giá của các hồ sơ dự thầu. Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại bao gồm các nội dung sửa lỗi, hiệu chỉnh những sai lệch của hồ sơ dự thầu, đưa các chi phí về cùng một mặt bằng để xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu...
Nhà thầu có hồ sơ dự thầu xếp thứ nhất và có giá dự thầu sau sửa lỗi, sau hiệu chỉnh sai lệch không vượt quá giá gói thầu thì được đề nghị trúng thầu.
Nhà thầu cung cấp hàng hóa, xây lắp hoặc thực hiện gói thầu EPC sẽ được xem xét đề nghị trúng thầu khi có hồ sơ dự thầu hợp lệ, được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, có đề xuất về mặt kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu, có chi phí thấp nhất trên cùng một mặt bằng, có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được duyệt.
Bước 4. Trình duyệt, thẩm định kết quả đấu thầu
Sau khi thực hiện việc đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu để chủ đầu tư trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định và gửi đến cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thẩm định. Hồ sơ này bao gồm báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan. Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu cần nêu rõ cơ sở pháp lý của việc thực hiện lựa chọn nhà thầu, nội dung của gói thầu, quá trình lự chọn và đánh giá hồ sơ dự thầu, kiến nghị kết quả lựa chọn nhà thầu.
Khi tiến hành thẩm định cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ thẩm định tiến hành kiểm tra căn cứ pháp lý đối với việc tổ chức lựa chọn nhà thầu, kiểm tra quy trình và thời gian tổ chức lụa chọn nhà thầu, kiểm tra nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kiểm tra những nội dung còn chưa rõ trong hồ sơ trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, xem xét những ý kiến khác nhau giữa tổ chuyên gia, tư vấn đấu thầu, bên mời thầu và các ý kiến khác.
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của chủ đầu tư để trình người có thẩm quyền xem xét, quyết
định. Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu gồm các nội dung khát quát về dự án và gói thầu, tóm tắt quá trình tổ chức thực hiện và đề nghị của cơ quan trình duyệt về kết quả lựa chọn nhà thầu, nhận xét của cơ quan, tổ chức thẩm định về mặt pháp lý, quá trình thực hiện và đề nghị của cơ quan trình duyệt, kiến nghị của cơ quan, tổ chức thẩm định về kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc hướng giải quyết đối với trường hợp chưa đủ cơ sở để đề nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu.
Bước 5. Phê duyệt kết quả đấu thầu
Khi nhận được báo cáo về kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu, người có thẩm quyền chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu để bảo đảm tính pháp lý của việc lựa chọn nhà thầu. Trường hợp có nhà thầu trúng thầu thì văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải có các nội dung tên nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng và các nội dung cần lưu ý (nếu có). Trường hợp không có nhà thầu trúng thầu thì trong văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu để thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu.
Bước 6. Thông báo kết quả đấu thầu
Ngay sau khi có quyết định của người có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu