Người được bảo hiểm kí kết hợp đồng bảo hiểm thân tàu với mục đích bảo đảm tình trạng tài chính trong trường hợp xảy ra tổn thất. Do đó các quy định về nghĩa vụ các bên khi xảy ra tổn thất là một phần rất quan trọng của hợp đồng bảo hiểm thân tàu. Nghĩa vụ của các bên khi xảy ra tổn thất thường được quy định trong Quy tắc bảo hiểm thân tàu.
Tuy là hợp đồng song vụ, song do tính chất đặc thù của hợp đồng bảo hiểm thân tàu, người được bảo hiểm thường phải chịu sự ràng buộc và tuân theo các quy định do người bảo hiểm đặt ra. Tuy nói là nghĩa vụ các bên, nhưng thực chất chủ yếu là đề cập đến nghĩa vụ của người được bảo hiểm.
Luận văn cũng chỉ đề cập đến nghĩa vụ của người được bảo hiểm, qua phân tích thực tiễn bảo hiểm thân tàu.
Theo yêu cầu của quy tắc bảo hiểm, khi xảy ra tổn thất cho đối tượng bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm (có thể là chủ tàu) hoặc người đại diện (thuyền trưởng, đại lý…) phải có nghĩa vụ báo ngay cho người bảo hiểm hoặc đại diện người bảo hiểm hoặc đại lý của họ nơi xẩy ra sự cố. Tại nơi xảy ra sự cố, người tham gia bảo hiểm hoặc đại diện của họ có nghĩa vụ áp dụng mọi biện pháp phụ thuộc vào mình nhằm ngăn ngừa, hạn chế tối thiểu thiệt hại, cứu hộ và bảo vệ tàu bị hư hỏng. Người tham gia bảo hiểm có thể tham khảo ý kiến của người bảo hiểm. Trường hợp nếu người bảo hiểm cho ý kiến cụ thể thì người được bảo hiểm có thể hành động theo sự hướng dẫn của họ (nếu thấy hợp lý)
Chẳng hạn khi tai nạn xẩy ra nếu đại diện người bảo hiểm có mặt ở đó, thuyền trưởng có thể thỏa thuận với họ về hợp đồng cứu hộ, về việc bảo quản tàu hoặc áp dụng các biện pháp cần thiết. Ngược lại nếu người tham gia bảo hiểm không thực hiện bất kì biện pháp nào nhằm ngăn ngừa thiệt hại, người bảo hiểm có thể không chịu trách nhiệm với những tổn thất lớn hơn tổn thất đáng có nếu người tham gia bảo hiểm đã thực hiện các biện pháp cứu giúp và ngăn ngừa. Hơn nữa, người bảo hiểm được miễn trách nhiệm về những thiệt hại phát sinh, nếu người tham gia bảo hiểm cố tình hoặc vì cẩu thả nghiêm trọng đã không áp dụng những biện pháp ngăn ngừa hoặc giảm bớt thiệt hại cho đối tượng bảo hiểm. Khi tổn thất xẩy ra cho đối tượng bảo hiểm có liên quan đến trách nhiệm của người thứ 3, người được bảo hiểm hoặc đại diện của họ phải áp dụng mọi biện pháp cần thiết để bảo lưu quyền truy đòi bên có lỗi (như trong trường hợp hai tàu đâm va).
Khi xảy ra tai nạn, người được bảo hiểm phải nhắc nhở thuyền trưởng chuẩn bị đầy đủ các thủ tục pháp lý ban đầu, gồm có:
- Nhật ký hàng hải (trong đó đặc biệt là nhật ký boong và máy). Nhật ký hàng hải là sổ dùng để thuyền trưởng ghi chép theo thứ tự thời gian tất cả các sự việc tình huống có liên quan đến tàu, thuyền viên và hàng hóa. Nhật ký hàng hải hoặc trích sao nhật ký hàng hải được coi là tài liệu quan trọng khi xem xét thiệt hại. Nhật ký máy ghi cả những mệnh lệnh đã nhận được, những mệnh lệnh đã được thi hành. Nhật ký máy là những tài liệu quan trọng để xác định các tình huống của sự cố xẩy ra trên tàu.
- Kháng nghị hàng hải là bản tuyên bố của thuyền trưởng về những tình huống quan trọng nhất của tai nạn, sự cố hàng hải và các biện pháp mà tàu đã tiến hành, nhắm mục đích khắc phục toàn bộ hoặc một phần hậu quả xảy ra.
Xét theo quan điểm bảo hiểm, kháng nghị hàng hải có ý nghĩa ở chỗ đã ghi nhận các tình huống của tai nạn, sự cố hàng hải ở giai đoạn đầu và do đó có thể được coi là chứng cứ đầu tiên khi người bảo hiểm xem xét thiệt hại xảy ra do hư hỏng. Mặc dầu vậy, kháng nghị hàng hải vẫn có thể bị bác bỏ nếu bên đối phương đưa ra được những bằng chứng khác. Kháng nghị hàng hải phải được xuất trình để có sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại cảng hoặc cảng đến đầu tiên (nếu tai nạn xảy ra trên biển).
- Báo cáo sự cố do thuyền trưởng hoặc máy trưởng lập. Đây là bản báo cáo trong đó tường thuật tóm tắt toàn bộ sự việc hoặc tình hống liên quan đến tai nạn, sự cố hàng hải và các biện pháp mà tàu đã làm.
- Các chứng từ, tài liệu khác. Những chứng cứ tài liệu này tùy thuộc vào từng loại sự cố để dùng làm bằng chứng thuận lợi cho việc tranh chấp sau này.
Trường hợp tàu cần phải sửa chữa, người tham gia bảo hiểm phải báo cho người bảo hiểm biết để thu xếp giám định nhằm bảo đảm quyền lợi khách quan cho người tham gia bảo hiểm và người bảo hiểm. Quy tắc bảo hiểm còn quy định việc chọn nơi sửa chữa phải được thỏa thuận với người bảo hiểm.
“Người bảo hiểm có quyền từ chối địa điểm sửa chữa hoặc xưởng sửa chữa tàu”.
Có thể nói nghĩa vụ của người được bảo hiểm trong trường hợp xảy ra tổn thất được quy định rất chặt chẽ và việc không thực hiện những nghĩa vụ này có thể là cơ sở để người bảo hiểm từ chối bồi thường tổn thất. Một trong những nghĩa vụ mà người được bảo hiểm phải thực hiện để được bồi thường tổn thất là yêu cầu giám định tổn thất khi xảy ra rủi ro được bảo hiểm.
Giám định tổn thất là cơ sở để bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm. Việc thiếu biên bản giám định trong hồ sơ khiếu nại có thể là cơ sở để người bảo hiểm từ chối bồi thường. Trong bảo hiểm thân tàu, việc giám định tổn thất phải do người giám định hoặc công ty giám định của người bảo hiểm hoặc do người bảo hiểm ủy quyền. Việc giám định có thể có thuyền trưởng hoặc những người làm chứng khác chứng kiến. Phí giám định do người yêu cầu giám định trả và được bồi thường nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
Giá cả và nơi sửa chữa phải thông báo cho người bảo hiểm biết. Người bảo hiểm có quyền tham gia ý kiến và quyết định về nơi sửa chữa, giá cả và giám sát việc sửa chữa. Nếu người được bảo hiểm vi phạm quy định này sẽ phải bị trừ 15% số tiền được chấp nhận bồi thường.
Người tham gia bảo hiểm chuẩn bị hồ sơ, thu thập các tài liệu, các chứng từ chi phí để tiến hành khiếu nại người bảo hiểm. Hồ sơ khiếu nại gồm:
- thư khiếu nại;
- báo cáo hàng hải, báo cáo tai nạn hoặc tổn thất có xác nhận của chính quyền nơi xảy ra tai nạn hoặc bến đến đầu tiên;
- biên bản giám định của người bảo hiểm hoặc người được người bảo hiểm ủy quyền;
- văn bản, tư từ liên quan đến việc đòi người thứ ba bồi thường;
- những giấy tờ khác có liên quan như: trích sao nhật lý hàng hải, nhật ký máy tàu, nhật ký thời tiết…
Mục đích của người được bảo hiểm khi kí hợp đồng bảo hiểm thân tàu là được bồi thường trong trường hợp xảy ra tổn thất đối với tàu của mình. Trong trường hợp xảy ra tổn thất, nếu người được bảo hiểm không thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của mình, thì dù đó là những tổn thất do các rủi ro hàng hải được bảo hiểm gây ra, người bảo hiểm vẫn có cơ sở không bồi thường. Do đó rất cần phải quy định chặt chẽ những nghĩa vụ của các bên khi tổn thất xảy ra, những biện pháp mà hai bên phải áp dụng để giảm thiểu tổn thất và để tiến hành bồi thường theo hợp đồng.