(1) Người nhận tiền Kế toán trưởng Ban Giám hiệu Kế toán ngân hàng kho bạc Thủ quỹ Lập giấy đề nghị thanh toán Kiểm tra ký duyệt Ký duyệt Lập giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt Ban giám hiệu kiểm tra ký duyệt Ngân hàng kho bạc chuyển tiền thanh toán (2) (3) (4) (5) (6) Bảo quản lưu trữ (7)
Tổ chức công tác luân chuyển hệ thống chứng từ kế toán, được thể hiện bảng 4.8.
Qua khảo sát thực tế cho thấy thời gian luân chuyển chứng từ để thực hiện tình hình thanh toán đạt 3,1 điểm là bình thường, quy trình luân chuyển chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ được nhà trường tổ chức rất hợp lý đó là căn cứ vào các hoạt động của nhà trường và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ phân công việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu tiền tệ...
Bảng 4.8. Bảng tổng hợp khảo sát luân chuyển chứng từ kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức luân chuyển chứng từ Số lượng
Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Thời gian luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
45 15 16 8 6 3,1
2 Quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị được xây dựng chặt chẽ.
45 8 10 27 4,4
3 Chứng từ kế toán được tổ chức luân chuyển một cách hợp lý.
45 22 23 4,5
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018)
e. Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Để đánh giá thực trạng tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại nhà trường, tác giả đã phát phiếu điều tra khảo sát 45 người, kết quả thực tế được thể hiện ở Bảng 4.9 như sau:
Qua khảo sát cho thấy, trên cơ sở thông tư 107/2017/TT-BTC, tổ chức hệ thống bảo quản và lưu trữ chứng từ qua kết quả khảo sát cho thấy chứng từ kế toán được nhà trường bảo quản và lưu trữ theo đúng chế độ kế toán đạt mức 4,1 điểm là phù hợp, chứng từ được sắp xếp lữu trữ một cách thuận tiên, khoa học, nơi lưu trữ chứng từ được đảm bảo an toàn đúng theo quy định chế độ kế toán hiện hành cả 2 chỉ tiêu này đều đạt ở mức 4,5 là rất phù hợp.
Bảng 4.9. Bảng tổng hợp khảo sát tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ Số lượng Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán.
45 16 8 21 4,1
2 Chứng từ kế toán được sắp xếp, lưu trữ một cách thuận tiện, khoa học.
45 6 10 29 4,5 3 Nơi lưu trữ chứng từ kế có đảm bảo an
toàn.
45 22 23 4,5
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên đã thực hiện việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi đã được ghi sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính, lên báo cáo quyết toán thì được đóng thành tập theo nội dung từng loại chứng từ. Trên mỗi tập chứng từ đều ghi rõ loại chứng từ, tháng nào, từ số chứng từ bao nhiêu đến số chứng từ bao nhiêu, tập số mấy của loại chứng từ đó nhằm tiện cho việc kiểm tra, theo dõi sau này.
4.1.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
a. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
Theo Bộ Tài chính (2017), tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động,
kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp mà nhà trường áp dụng được thực hiện theo quy định trong đó bao gồm 10 loại
Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0 được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản).
Hệ thống tài khoản kế toán trường bao gồm các tài khoản cấp một, tài khoản cấp hai. Bên cạnh đó, nhà trường có thể mở thêm tài khoản cấp hai và tài khoản cấp ba đối với những tài khoản không có quy định tại danh mục Hệ thống
tài khoản kế toán theo quy định đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhờ xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết như vậy nên hệ thống TKKT của đơn vị phản ánh một cách khách quan về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động mang tính đặc thù của đơn vị giáo dục công lập. Hệ thống tài khoản kế toán được thể hiện theo bảng 4.10.
Bảng 4.10. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp Loại TK TKKT theo TT107/TT-BTC TKKT đơn vị áp dụng 1. Tiền và vật tư TK 111 - TK 111
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - TK 141 – Tạm ứng 2. TSCĐ TK 112 TK 214 - TK 211 – TSCĐ hữu hình + TK 211.1 - Nhà cửa + TK 211.2 - Máy móc, thiết bị + TK 211.3 - Phương tiện vận tải + TK 213.1 - Quyền sử dụng đất + TK 213.5 – Phần mềm ứng dụng - TK 214 – Hao mòn TSCĐ + TK 214.1 - Hao mòn TSCĐ hữu hình + TK 214.2 - Hao mòn TSCĐ vô hình 3. Thanh toán TK 331 TK 333 TK 334 TK 338 - TK 331 - Phải trả người bán
- TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương + TK 332.1 - BHXH
+ TK 332.2 - BHYT + TK 332.3 - KPCĐ
+ TK 332.4 - Bảo hiểm thất nghiệp - TK 333 - Các khoản phải nộp nhà nước + TK 333.5 - Thuế thu nhập cá nhân - TK 334 - Phải trả người lao động + TK 334.1 Phải trả công chức, viên chức + TK 334.8 Phải trả lao động khác - TK 338 - Phải trả khác
+ TK338.1 Các khoản thu hộ chi hộ + TK338.8 Phải trả khác
4. Nguồn kinh phí và các quỹ
TK 421 - TK 421 - Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
+ TK 421.1 - Thặng dư (Thâm hụt) từ hoạt động HCSN + TK 421.2 - Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ
- TK 431 - Các quỹ
+TK 431.1 - Quỹ Khen thưởng + TK 431.2 - Quỹ phúc lợi
+ TK 431.3 - Quỹ bổ sung thu nhập
+ TK 431.4 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
5. Các khoản thu TK 511 TK 531 - TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp
+ TK 511.1 - Khoản thu hoạt động thường xuyên + TK 511.2 - Khoản thu hoạt động không thường xuyên + TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh
6. Các khoản chi
TK 611
TK642
- TK 611 - Chi hoạt động + TK 611.1 - Chi thường xuyên + TK 611.2 - Chi không thường xuyên
-TK 642 - Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
7. Thu nhập khác
TK 711 - TK 711- Thu nhập khác
+ TK 711.1 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản
+ TK 711.8 - Thu nhập khác
8. Chi phí khác
TK 811 - TK 811- Chi phí khác
+ TK 811.1 - Chi phí từ thanh lý, nhượng bán tài sản + TK 811.8 - Chi phí khác
- TK 821 - Chi phí thuế TNDN
9. Xác định kết quả
TK 911 - TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
+ TK 911.1 - Xác định kết quả hoạt động HCSN + TK911.2 - Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ + TK 911.8 - Xác định kết quả hoạt động khác 10. TK Loại 0
TK 008 - TK 008 - Dự toán chi hoạt động
+ TK 008.1 - Dự toán chi thường xuyên + TK 008.2 - Dự toán chi không thường xuyên
Bên cạnh đó, để đánh giá mức độ phù hợp của tổ chức hệ thống danh mục tài khoản áp dụng tại nhà trường, tác giả đã phát phiếu điều tra để đánh giá. Kết quả khảo sát tổng hợp ở Bảng 4.11.
Bảng 4.11. Bảng tổng hợp khảo sát tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tại nhà trường TT Bộ phận Số lượng Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5 1 Hệ thống TKKT phản ánh một cách khách quan về các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động.
8 2 6 4,8
2 Hệ thống TKKT phù hợp trong việc tổng hợp và cung cấp các thông tin cho người sử dụng.
8 3 5 4,6
3 Hệ thống TKKT đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa thông tin trong công tác kế toán.
8 4 4 4,5
4 Hệ thống TKKT đảm bảo việc ghi chép kế toán tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán.
8 2 6 4,8
5 Hệ thống TKKT được mở chi tiết phục vụ cho việc hạch toán và báo cáo tài chính.
8 2 2 3 1 3,4
6 Việc xác định các TKKT quản trị đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời cho công tác quản trị.
8 4 3 1 0 2,6
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Kết quả khảo sát cho thấy, trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên đang áp dụng hệ thống tài khoản Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính, áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp. Hệ thống TKKT phản ánh một cách khách quan về các nghiệp vụ phát sinh; Hệ thống TKKT phù hợp trong việc tổng hợp và cung cấp các thông tin cho người sử dụng; Hệ thống TKKT đảm bảo việc ghi chép kế toán tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán; Hệ thống TKKT đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa thông tin trong công tác kế toán, các chỉ tiêu này đạt từ 4,2 trở lên từ là rất phù hợp; Hệ thống tài
khoản kế toán được mở chi tiết đạt mức 3,4 điểm, tức là đạt mức bình thường sự phù hợp về mở tài khoản chi tiết chưa được cụ thể cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tác giả tìm hiểu nguyên nhân cho thấy tài khoản 531 đơn vị chưa mở chi tiết cho các khoản thu theo từng đối tượng thu học phí theo hệ đào tạo cao đẳng, trung cấp, do vậy việc ghi sổ kế toán phục vụ cho việc hạch toán và báo cáo tài chính chưa chi tiết. Việc xác định các TKKT quản trị đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời cho công tác quản trị còn chưa vận dụng trong công tác lập kế hoạch tài chính đơn vị.
b. Tổ chức hạch toán kế toán
Nguồn thu của Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên chủ yếu từ các hoạt động sự nghiệp, như: Học phí, lệ phí, từ NSNN cấp, từ các đề tài dự án...Vì vậy, các tài khoản được sử dụng hạch toán thu - chi chủ yếu của các đơn vị bao gồm:
- Để phản ánh các khoản thu sử dụng tài khoản 511- Thu hoạt động do NSNN cấp của đơn vị, tài khoản 531 - Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
- Để phản ánh các khoản chi, tại đơn vị sử dụng tài khoản TK 611 - Chi hoạt động (được theo các khoản chi phí hoạt động phát sinh tại đơn vị như chi thực hiện nhiệm vụ thường xuyên về chi lương, chi chuyên môn, chi quản lý ...).
Việc hạch toán kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp của nhà trường được thể hiện qua bảng khảo sát
Tổ chức và quy định tài khoản chi tiết TK cấp 3 phù hợp với yêu cầu kế toán chi tiết các đối tượng và yêu cầu quản lý của đơn vị. Kế toán trưởng có quy định cụ thể về phương pháp ghi chép cho từng tài khoản áp dụng cho từng trường hợp.
Với việc sử dụng danh mục hệ thống tài khoản thống nhất và mở thêm các chi tiết cho công tác thu, chi tạo thuận lợi ứng dụng phần mềm kế toán trong việc lập các báo cáo thu, chi tài chính, thuận lợi trong công tác kiểm tra, kiểm soát, cung cấp số liệu và các thông tin kế toán, góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài chính tài sản của đơn vị trong điều kiện ứng dụng CNTT.
Để đánh giá thước đo phù hợp tổ chức hạch toán kế toán tại nhà trường, tác giả phát phiếu phỏng vấn, tổng hợp kết quả khảo ở Bảng 4.12 cho thấy:
Bảng 4.12. Kết quả đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại nhà trường TT Bộ phận TT Bộ phận Số lượng Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5 1 Tổ chức hạch toán kế toán có phù hợp tuân thủ các nguyên tắc, CMKT. 8 2 3 3 4,1 2 Tổ chức hạch toán kế toán có phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực của bộ phận kế toán.
8 4 3 1 3,6
3
Cơ sở vật chất nhà trường, ứng dụng công nghệ thông tin có phù hợp với phương pháp tổ chức hạch toán kế toán.
8 3 2 3 4,0
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Kết quả khảo sát Tổ chức hạch toán kế toán có phù hợp tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, với Cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ thông tin có phù hợp với tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị và trình độ chuyên môn, năng lực của bộ phận kế toán có phù hợp nhưng chưa cao và tuy nhiên trình độ chuyên môn theo tác giả khảo sát trực tiếp cho thấy cán bộ nhân viên kế toán cần cập nhật chế độ chính sách kịp thời hơn nữa để phối kết hợp, hướng dẫn với các bộ phận trong đơn vị được kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị.
4.1.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
a. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Theo Bộ Tài chính (2017) về việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ sách kế toán hiện hành. Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ, theo quy định của Luật kế toán, Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung số 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán như hình thức kế toán nhật ký - sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Tuy nhiên trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hình thức kế toán phù hợp.