3.2.1.1. Cách tiếp cận
Đề tài sử dụng cách tiếp cận hệ thống để nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên, theo đó tổ chức công tác kế toán liên quan đến hoạt động của Trường, yêu cầu của Trường, yêu cầu của nhà quản lý đối với công tác tài chính – kế toán, đội ngũ cán bộ làm kế toán, cơ sở vật chất cho đội ngũ công tác kế toán và yếu tố ảnh hưởng khác. Ngoài ra, đề tài còn sử dụng cách tiếp cận chọn lọc trên cơ sở có vận dụng chọn lọc và phát triển các nội dung về chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán từ chế độ kế toán do Nhà nước quy định để đảm bảo phù hợp hoạt động của Nhà trường.
3.2.1.2. Khung phân tích của đề tài
Để giải quyết vấn đề nghiên cứu mà đề tài đặt ra, khung phân tích đề tài được thiết kế như sơ đồ 3.2. Theo đó mục tiêu nghiên cứu của đề tài được giải quyết trên cơ sở tổng hợp các nội dung lý luận về tổ chức công tác kế toán, chế độ kế toán hiện hành và kinh nghiệm của các nhà trường trong ngành về tổ chức công
tác kế toán. Bên cạnh đó đặc điểm hoạt động của nhà trường cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán như con người, điều kiện cơ sở vật chất, trình độ quản lý cũng được xem xét để đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại nhà trường ở cả hai nội dung tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức hạch toán kế toán. Kết quả đánh giá thực trạng là cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên.
Sơ đồ 3.2. Khung phân tích của đề tài 3.2.2. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.2.1. Số liệu thứ cấp
Thông tin thứ cấp sử dụng trong đề tài nghiên cứu chủ yếu được tổng hợp từ các báo cáo tài chính kế toán và báo cáo hoạt động của Nhà trường. Ngoài ra, đề tài còn tổng hợp các thông tin thứ cấp khác có liên quan đến vấn đề kế toán tài
Tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên
Quy tắc và quy định chế độ
kế toán
Kinh nghiệm của các Trường học trình
độ Cao đẳng
Đặc điểm hoạt động đào tạo của trường Cao đẳng
Công nghiệp Hưng Yên
Tổ chức công tác kế toán tại trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên
Trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, trình kế toán của nhà trường Tổ chức bộ máy kế toán tại trường Cao đẳng Công nghiệp
Hưng Yên
Tổ chức hạch toán kế toán trường Cao đẳng Công nghiệp
Hưng Yên
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên
chính đơn vị sự nghiệp công lập đào tạo từ các nguồn khác nhau như công trình nghiên cứu khoa học đã công bố, sách, tạp chí khoa học chuyên ngành kế toán và trên Internet.
3.2.2.2. Số liệu sơ cấp
Để đánh giá đúng thực tế, luận văn tập trung phát 01 phiếu khảo sát tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên với quy mô chọn mẫu 45 người (mẫu phiếu khảo sát số 01), số lượng chọn mẫu cụ thể như sau:
- Ban Giám hiệu: 03 người
- Trưởng, Phó các phòng: 17 người - Trưởng, Phó các khoa: 15
- Phòng kế toán: 05 người
- Bộ phận phối hợp Công đoàn, Đoàn Thanh niên: 05 người
Phiếu điều tra khảo sát được phát trực tiếp cho 45 người, tùy từng nội dung trong phiếu có liên quan mà người được phỏng vấn trả lời câu hỏi khảo sát.
Số liệu sơ cấp thu được từ điều tra thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn (phần Phụ lục) do tác giả trực tiếp thực hiện, từ đó có những thông tin liên quan trực tiếp tới tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên.
3.2.3. Phương pháp phân tích
3.2.3.1. Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này được sử dụng để phản ánh tình hình hoạt động của Nhà trường qua các năm trên các khía cạnh (đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất) và kết quả hoạt động (đào tạo, nghiên cứu khoa học). Đồng thời, nó cũng được dùng để mô tả số liệu liên quan đến thực trạng công tác kế toán tài chính về chi phí đào tạo, chi phí khác tại Nhà trường.
3.2.2.2. Phương pháp đối chiếu
Chủ yếu sẽ được sử dụng để phân tích, so sánh, đối chiếu các kết quả hoạt động, số liệu trên các báo cáo kế toán giữa các năm với nhau. Đây là cách thức và là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên.
3.2.2.3. Phương pháp phân tích so sánh
Phương pháp so sánh được vận dụng để so sánh tình hình thực hiện và chấp hành các quy định của nhà nước về tổ chức công tác kế toán tại nhà trường từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị.
3.2.2.4. Phương pháp thang đo
Đề tài sử dụng phương pháp này để đánh giá mức độ phù hợp đối với việc tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên thông qua phiếu khảo sát, phỏng vấn 45 cán bộ, viên chức trong Nhà trường. Các nội dung thể hiện trong phiếu điều tra phỏng vấn, thông qua các bảng hỏi đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5 với mức điểm 5 là rất phù hợp và điểm 1 là rất không phù hợp. Theo hướng dẫn phân tích dữ liệu thống kê của MBA Bách Khoa, giá trị khoảng cách được xác định bằng số điểm cao nhất – 1/số điểm cao nhất (n-1/n). Theo đó, giá trị khoảng cách của thang đo 5 cấp được xác định cụ thể như sau: 1- 1,8 là rất không phù hợp; 1,81-2,6 là ít phù hợp; 2,61-3,4 là bình thường; 3,41 đến 4,2 là phù hợp; và 4,21-5,0 là rất phù hợp.
PHẦN 4. KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP HƯNG YÊN CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP HƯNG YÊN
4.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
4.1.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên thực hiện theo mô hình kế toán tập trung (tại cơ sở chính tỉnh Hưng Yên) các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh toàn trường đều được tập trung ở phòng TCKT. Phòng lập, nhận chứng từ và xử lý chứng từ và chịu trách nhiệm tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin về toàn bộ tình hình tài chính của Nhà trường.
Tổng hợp khảo sát mô hình tổ chức bộ máy kế toán, được thể hiện theo bảng 4.1.
Bảng 4.1. Bảng tổng hợp khảo sát về sự phù hợp của mô hình tổ chức bộ máy tại nhà trường
TT Tổ chức mô hình bộ máy kế toán Số lượng
Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Mô hình kế toán tập trung phù hợp với đơn vị nhà trường
45 5 10 5 1 24 3,6
2 Mô hình kế toán tập trung đơn vị lựa chọn có phù hợp trong quá trình cung cấp thông tin cho các bộ phận phối hợp.
45 5 7 7 26 4,2
3 Mô hình kế toán tập trung có thuận tiện cho cho quá trình thanh toán.
45 6 12 6 7 14 3,2
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Căn cứ vào kết quả đánh giá cho thấy, mô hình kế toán tập trung nhà trường áp dụng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị đạt mức điểm 3,6 là phù hợp, phòng kế toán được thực hiện tại cơ sở chính do đó mức điểm 4,2 là rất phù hợp cho quá trình cung cấp thông tin với các bộ phận phối hợp, thực tế cho thấy do mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có ưu điểm đảm bảo sự lãnh đạo
tập trung, thống nhất với các công tác kế toán, xử lý kiểm tra công tác kế toán một cách kịp thời của đơn vị mình thông qua thông tin kế toán cung cấp. Tuy nhiên Nhà trường có 02 cơ sở ở tỉnh Hưng Yên và tỉnh Bắc Ninh vì vậy lựa chọn mô hình kế toán tập trung cũng còn có mặt hạn chế thể hiện thông qua phiếu khảo sát cho thấy mức điểm 3,2 là mức bình thường của mô hình, do việc thực hiện thủ tục thanh toán còn gặp khó khăn.
4.1.1.2. Mô tả vị trí công việc
Kế toán tại trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên được tổ chức kết hợp phòng kế toán và phòng tài vụ Trường, thực hiện chức năng cung cấp thông tin và tham mưu cho Hiệu trưởng trong lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, nguồn kinh phí theo chế độ quy định của Nhà nước.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là: thực hiện công tác kế toán theo Luật kế toán và các quy định hiện hành; xây dựng kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách hàng năm của Trường; Tổ chức quản lý các nguồn vốn và thực hiện thu chi tài chính của nhà trường theo đúng quy định của pháp luật.
Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ trên bộ máy kế toán của trường từng phần hành kế toán như sau:
Sơ đồ 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán ở trường CĐCN Hưng Yên
- Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp) có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và các công tác kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự toán của toàn trường, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí hàng năm và là người chịu trách nhiệm quản lý - điều hành việc sử dụng phần mềm kế toán. Chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách với các phần hành kế toán chi tiết, định kỳ lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của trường.
Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán các khoản thu - chi tiền
mặt
Kế toán vật tư, CCDC,TSCĐ,
XDCB Kế toán theo dõi
nguồn kinh phí kho bạc, ngân
hàng
- Kế toán thanh toán thu chi tiền mặt: Thực hiện kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thanh toán thu, chi bằng tiền mặt; theo dõi việc thanh toán học bổng, các khoản phí, lệ phí của sinh viên các hệ đào tạo trong trường.
- Kế toán thanh toán kho bạc, ngân hàng: Kế toán ngân hàng, kho bạc theo dõi các khoản thanh toán với kho bạc, ngân hàng; kế toán lương, bảo hiểm, thuế theo dõi các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên, cơ quan BHXH, cơ quan thuế;
- Kế toán vật tư, TCSĐ, XDCB: Thực hiện kế toán vật tư, CCDC, TCSĐ theo dõi việc mua sắm, xuất dùng vật tư, CCDC, tài sản, trang thiết bị tại các bộ phận trong trường; theo dõi công tác sửa chữa, xây dựng, kế toán theo dõi hạch toán các hoạt động dịch vụ, công nợ theo dõi các khoản thanh toán dịch vụ.
- Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ.
Phòng kế toán được cung cấp trang bị đầy đủ cho các phần hành kế toán như: bàn làm việc, máy tính, máy in và phần mềm kế toán Misa và phần mềm quản lý đào tạo, hệ thống mạng công nghệ thông tin... đáp ứng đầy đủ cho công tác kế toán của Nhà trường.
4.1.1.3. Bố trí cán bộ kế toán
Để thực hiện được những tiêu chí bố trí cán bộ kế toán, nhà trường đã xây dựng cho mình một chính sách nhân sự nhất quán, logic khoa học, thể hiện ở các nội dung sau:
Bổ nhiệm vị trí kế toán trưởng phải là người có đẩy đủ phẩm chất đạo đức, đúng luật kế toán, không chỉ vậy một trong những yêu cầu bắt buộc phải đủ điều kiện trong hồ sơ bổ nhiệm đó là phải có chứng chỉ đào tạo kế toán trưởng, có trình độ chuyên môn kế toán từ đại học trở lên.
Từng bộ phận, từng nhân viên kế toán được phân công công việc đúng chuyên môn và năng lực công tác, thường xuyên được nhà trường chăm lo, hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ nhằm đảm bảo nhu cầu ngày càng tăng của những thay đổi theo pháp luật Nhà Nước và phát triển của Nhà trường.
Nhà trường đã chú trọng tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ, thích nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán.
Đội ngũ kế cận thay thế cũng được Nhà trường thường xuyên tập huấn, luôn luôn sẵn sàng thay thế và đảm nhiệm vị trí mới trong phòng kế toán.
Tác giả trực tiếp quan sát, thu thập thông tin cho thấy bố trí cán bộ kế toán nhà trường được thể hiện theo bảng 4.2. Căn cứ vào kết quả đánh giá cho thấy, việc bố trí cán bộ kế toán Nhà trường vận dụng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trường. Nhân sự trong bộ máy kế toán được bố trí phù hợp theo trình độ và năng lực cá nhân, việc phân công trách nhiệm, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng người làm kế toán cho từng phần hành là rất phù hợp vì cả 02 chỉ tiêu này điểm đánh giá đều trên 4,2 điểm. Qua khảo sát cho thấy việc bố trí cán bộ kế toán tại phòng kế toán kết quả đạt 3,8 điểm là phù hợp chưa cao . Nguyên nhân nhân viên kế toán cập nhật chế độ kế toán chưa kịp thời do đó việc cung cấp thông tin chưa nhanh chóng phục vụ cho yêu cầu quản lý. Trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán được phân công có trình độ chuyên môn kế toán để đảm nhận phù hợp với công việc được giao.
Bảng 4.2. Bảng tổng hợp khảo sát về sự phù hợp bố trí cán bộ kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức vị trí cán bộ kế toán lượng Số Mức độ đánh giá quân Bình 1 2 3 4 5
1 Việc bố trí cán bộ kế toán có phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên.
45 1 20 24 4,5
2 Phân công trách nhiệm, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng người làm kế toán cho từng phần hành.
45 5 8 32 4,6
3 Bố trí cán bộ kế toán gọn nhẹ, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý.
45 10 8 10 17 3,8
4 Sự phù hợp về năng lực, trình độ chuyên môn của vị trí kế toán trưởng.
45 7 8 10 20 4,0
5 Sự phù hợp về năng lực, trình độ
chuyên môn của vị trí kế toán khác. 45 12 7 9 17 3,7 Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018)
4.1.2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán
4.1.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
a. Lựa chọn loại chứng từ
Theo thông tư 107/2017/TT-BTC (Bộ Tài chính 2017) ban hành các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán
thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc, đơn vị sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn được quy định tại Thông tư 107 và các văn bản khác.
Tác giả trực tiếp quan sát, lấy dữ liệu từ phòng kế toán, kết quả nhận được thông tin của phòng kế toán cung cấp về hệ thống chứng từ kế toán đang thực tế áp dụng như sau:
Bảng 4.3. Danh mục chứng từ kế toán bắt buộc tại nhà trường
STT Tên chứng từ Số hiệu
1 Phiếu thu C40-BB
2 Phiếu chi C41-BB
3 Giấy đề nghị tạm ứng C43-BB
4 Biên lai thu tiền C45-BB
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán (2018)
Bảng 4.4. Danh mục chứng từ kế toán hướng dẫn tại nhà trường
STT Tên chứng từ Số hiệu
1 Bảng chấm công C01-HD
2 Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp
theo lương, các khoản trích nộp theo lương C02-HD 3 Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) C05-HD 4 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C04-HD