Hiện nay, Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên áp dụng hình thức kế toán là hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Trường và phù hợp với điều kiện có ứng dụng CNTT vào công tác kế toán. Việc áp dụng hình thức kế toán này đơn giản, dễ làm, là cơ sở để hòa nhập kế toán đơn vị và kế toán trong nước.
Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại Trường trên máy vi tính. Phần mềm kế toán của Trường được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung, khi áp dụng kế toán trên máy vi tính thì ngoài các mẫu Sơ đồ in sẵn theo chế độ quy định còn có một số mẫu Sơ đồ được thiết kế lại cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện ứng dụng máy nhưng vẫn đảm bảo được nội dung đầy đủ và đảm bảo phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán được gửi từ các bộ phận chuyên môn, Kế toán kiểm tra chứng từ, những chứng từ kế toán nào hợp lý, hợp lệ, hợp pháp kế toán sẽ nhập vào máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động nhập vào các sổ kế toán liên quan.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
SỔ CÁI
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Bảng 4.13. Danh mục sổ sử dụng tại đơn vị
STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng
I Sổ tổng hợp
1 Sổ Cái (Hình thức Nhật ký chung) S03-H
2 Sổ Nhật ký chung S04-H
3 Bảng cân đối số phát sinh S05-H
II Sổ chi tiết
1 Sổ quỹ tiền mặt S11-H
2 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H
3 Sổ tài sản cố định S24-H
4 Sổ chi tiết các tài khoản S31-H 5 Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN
trong nước S101-H
Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên đã in và sử dụng cơ bản các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp theo đúng quy định. Các số liệu trên các sổ kế toán Tại Trường đã đảm bảo tính chính xác và so sánh được do có phần mềm kế toán hỗ trợ, việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động nên tính chính xác chỉ tuỳ thuộc vào nghiệp vụ chuyên môn của kế toán. Khi thực hiện kế toán bằng phần mềm, người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết, số kế toán tổng hợp với báo cáo tài chính bất cứ thời điểm nào.
Đối với việc hạch toán thu hoạt động do NSNN cấp được theo dõi chi tiết trên Bảng kê chứng từ tài khoản, Sổ chi tiết thu hoạt động do NSNN cấp, sổ chi tiết tài khoản 511.
Đối với các khoản thu học phí, lệ phí tại Trường được theo dõi chi tiết trên Bảng kê chứng từ tài khoản và sổ chi tiết tài khoản 531.
Đối với các khoản chi sự nghiệp tại Trường được theo dõi chi tiết trên Sổ chi tiết tài khoản 611.
Để tìm hiểu được thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán tại nhà trường, tác giả đã quan sát thực tế, lấy thông tin từ phòng kế toán, kết quả nhận được như sau:
Bảng 4.14. Bảng tổng hợp khảo sát vận dụng sổ toán kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức vận dụng sổ kế toán lượng Số Mức độ đánh giá quân Bình 1 2 3 4 5
1 Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại công ty có phù hợp trình độ, năng lực nghiệp vụ của bộ phận kế toán.
8 3 3 2 3,9
2 Trường áp dụng mẫu sổ kế toán được Nhà nước ban hành, quy định.
8 3 5 4,6
3 Cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ thông tin có phù hợp với hình thức kế toán nhà trường áp dụng.
8 3 5 4,6
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Nhận xét: Trường lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với trình độ, năng lực nhân viên kế toán, việc sử dụng mẫu sổ theo hướng dẫn thông thư 107/2017/TT-BTC và Cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ thông tin có phù hợp với hình thức kế toán nhà trường áp dụng được nhà trường trang bị cho phòng kế toán là rất phù hợp đạt 4,2 điểm trở lên.
Qua khảo sát cho thấy nhà trường tuân thủ (rất phù hợp) các quy định về sổ kế toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành, tuy nhiên để phù hợp với đơn vị cần xây dựng thêm sổ chi tiết nêu trên là rất cần thiết, giúp nhà trường theo dõi sát sao về tình hình hoạt động, quản lý tốt CCDC tại Trường.
b. Mở, ghi, sửa, khóa, lưu giữ sổ kế toán
Để đánh giá thước đo phù hợp trong công tác kế toán mở, ghi, sửa, khóa, lưu giữ sổ kế toán tại đơn vị, tác giả phát phiếu phỏng vấn kết quả thu được ở Bảng 4.15 như sau:
Đơn vị có mở kế toán chi tiết phục vụ cho việc ghi sổ kế toán là phù hợp, tuy nhiên tác giả khảo sát phỏng vấn phòng kế toán cho thấy đơn vị chưa mở sổ chi tiết cụ thể cho từng khoản thu về thu học phí cho từng hệ đào tạo và các trung tâm đào tạo liên kết. Do vậy kết quả đánh giá khảo sát chỉ tiêu này chưa cao.
Tác giả khảo sát trực tiếp cho thấy Trường không mở sổ kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
lưu trữ sổ sách kế toán là phù hợp với đơn vị, kết quả đạt từ 4,4 điểm trở lên, được áp dụng theo đúng chính sách chế độ kế toán quy định và pháp luật của Nhà nước, góp phần hạn chế rủi ro, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý. Cơ sở vật chất, kỹ thuật chưa thuận tiện cho việc lưu trữ sổ kế toán do cơ sở vật chất diện tích phòng lưu trữ còn hạn chế.
Bảng 4.15. Kết quả tổng hợp khảo sát về việc mở, ghi, sửa, khóa, lưu giữ sổ kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức vận dụng sổ kế toán Số lượng
Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Trường mở, ghi, sửa, khóa sổ kế toán có phù hợp với chính sách chế độ kế toán hiện hành.
8 1 3 4 4,4
2 Trường lưu trữ sổ kế toán có phù hợp với chính sách chế độ kế toán hiện hành.
8 3 5 4,6
3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật có thuận tiện và an toàn bảo mật cho việc lưu trữ sổ kế toán có phù hợp.
8 4 4 0 3,5
4 Trường có mở sổ kế toán chi tiết phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán.
8 3 4 1 3,8
5 Trường có mở sổ kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
8 6 2 0 0 2,3
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018)
4.1.2.4. Tổ chức lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
a. Tổ chức lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Theo thông tư 107/2017/TT-BTC (Bộ Tài chính - 2017) nêu rõ, sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính để gửi cơ quan có thẩm quyền và các đơn vị có liên quan theo quy định. Đơn vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước phải lập báo cáo quyết toán ngân sách đối với phần kinh phí do ngân sách nhà nước cấp.
Trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có phát sinh các khoản thu, chi từ nguồn khác, nếu có quy định phải quyết toán như nguồn ngân sách nhà nước cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập báo cáo quyết toán đối với các nguồn này.
Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động áp dụng tại đơn vị thể hiện theo bảng 4.16.
Bảng 4.16a. Danh mục báo cáo tài chính
TT Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Tài chính Kho bạc Cấp trên 1 2 3 4 5 6 7
1 B01-BCTC Báo cáo tài chính Năm x x x 2 B02- BCTC Báo cáo kết quả hoạt động Năm x x x 3 B03a/BCTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(theo phương pháp trực tiếp) Năm x x x 5 B04/BCTC Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
Bảng 4.16b. Danh mục báo cáo quyết toán
TT Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Cơ quan Tài chính Cơ quan cấp trên 1 2 3 4 5 6
1 B01/BCQT Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động Năm x x 2 01/BCQT F01- Báo cáo chi tiết từ nguồn NSNN và nguồn thu phí được khấu trừ, để lại Năm x x
3 F01- 02/BCQT
Báo cáo chi tiết kinh phí chương
trình, dự án Năm x x
4 B02/BCQT Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính Năm x x 5 B03/BCQT Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x
- Thời hạn nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán năm
Báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính, sự nghiệp được nộp cho cơ quan nhà nước (Bộ Công thương, Bộ Tài chính) trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
Kết thúc năm tài chính, sau khi khóa sổ kế toán, bộ phận kế toán thực hiện lập các báo cáo kế toán bao gồm các báo tài chính và báo cáo quyết toán và gửi lên cơ quan chủ quản BộTài chính - Bộ Công thương.
Theo quy định, Hiệu trưởng nhà trường là người chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan chủ quản về việc quản lý tài chính trong nhà trường về các nguồn
thu cũng như các khoản chi của nhà trường và bộ phận nghiệp vụ quan trọng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hiệu trưởng nhà trường.
Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và cơ quan tài chính cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của nhà trường, bao gồm việc lập và thực hiện dự toán thu - chi ngân sách, quản lý tài sản, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ kế toán, báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản cũng như phân tích hoạt động kinh tế tài chính của nhà trường đó là phòng tài chính - kế toán.
Tổ chức lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, được thể hiện theo bảng 4.17.
Bảng 4.17. Bảng tổng hợp khảo sát tổ chức lập Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán tại nhà trường
TT Tổ chức lập BCTC và BCQT lượng Số Mức độ đánh giá quân Bình 1 2 3 4 5
1 Các BCTC được lập theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán.
8 1 3 4 4,4 2 Các chính sách kế toán áp dụng có
tính thống nhất. 8 2 3 3 4,1
3 Người được giao chuyên trách lập báo cáo tài chính của đơn vị có phù hợp với năng lực, chuyên môn nghề nghiệp.
8 2 2 4 4,3
4 Trường tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị đầy đủ.
8 7 1 0 0 2,1
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Nhận xét: qua số liệu khảo sát cho thấy nhà trường tổ chức lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được thực hiện rất tốt (rất phù hợp) theo đúng chính sách chế độ kế toán của Nhà nước, các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được lập theo chuẩn mực kế toán phục vụ cho việc cung cấp thông tin. Các chính sách kế toán thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập báo cáo tài chính tại trường rất phù hợp, việc phân tích báo cáo mà các đối tượng sử dụng thông tin xác định đúng tình hình tài chính, hoạt động tại đơn vị, cung cấp các thông tin chất lượng cho các đối tượng sử dụng thông tin trong việc đưa ra các quyết định kinh tế của mình. Trường phân công cán bộ kế toán lập báo cáo tài chính của đơn vị là cán bộ kế toán có chuyên môn và năng lực tốt rất phù hợp với nhiệm vụ được phân công kết quả đánh giá cho thấy đạt 4,3 điểm.
Kết quả khảo sát cho thấy 07 người đánh giá là không tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị đạt 2,1 điểm, tác giả khảo sát trực tiếp cho thấy Trường không mở báo cáo tài chính phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
b. Tổ chức nộp và công khai báo cáo tài chính
Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên đã thực hiện nộp và công tác công khai tài chính theo quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 16/06/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách Nhà nước hỗ trợ với hình thức công khai tại hội nghị giao ban, Đại hội công nhân viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của đơn vị.
Tổ chức nộp và công khai báo cáo tài chính, được thể hiện theo bảng 4.18.
Bảng 4.18. Bảng tổng hợp khảo sát tổ chức nộp và công khai Báo cáo tài chính tại nhà trường TT Tổ chức nộp và công khai BCTC Số lượng Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan chức năng đúng thời gian quy định.
45 20 25 4,6
2 Công khai báo cáo tài chính có đúng chế độ kế toán.
45 9 3 19 14 3,8
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Nhận xét: qua kết quả khảo sát cho thấy rằng hiện nay nhà trường đã và đang nộp báo cáo tài chính đúng hạn rất phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và việc có công khai báo cáo tình hình tài chính của đơn vị có thực hiện phù hợp tuy nhiên việc đánh giá công khai tài chính chưa được đánh giá cao đúng với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên việc thực hiện công khai tài chính còn nặng tính hình thức, chưa thật sự mang lại hiệu quả thiết thực, các chỉ tiêu, số liệu công khai còn chung chung, chưa cụ thể đến từng hoạt động.
4.1.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Hiện nay, hoạt động tổ chức kiểm tra kế toán tại nhà trường chưa được quan tâm chú trọng. Đơn vị chưa có bộ phận riêng chuyên trách nhiệm vụ kiểm tra kế toán. Thực tế việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế toán thường chỉ
được thực hiện cuối quý, cuối năm trước khi lập các báo cáo tài chính (BCTC), chỉ khi nào có sự việc gì xảy ra thì mới thành lập đoàn thanh tra đi xác minh giải quyết vụ việc. Vì vậy, công tác kiểm tra kế toán không được đảm bảo thường xuyên, kịp thời.
Tổ chức kiểm tra kế toán được thể hiện ở bảng 4.19.
Bảng 4.19. Bảng tổng hợp khảo sát tổ chức kiểm tra kế toán tại nhà trường
TT Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Số lượng
Mức độ đánh giá Bình quân 1 2 3 4 5
1 Trường tổ chức kiểm tra thường xuyên. 45 16 5 16 8 3,4 2 Nội dung công tác kiểm tra kế toán
trong đơn vị được xây dựng thể hiện thành văn bản
45 17 3 19 6 3,3
2 Tổ chức kiểm tra kế toán có phù hợp với năng lực chuyên môn nghề nghiệp của người chịu trách nhiệm chính công tác kiểm tra kế toán.
45 15 3 19 8 3,4
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ kết quả khảo sát (2018) Nhận xét: qua số liệu khảo sát cho thấy, nhà trường chưa quan tâm đến công tác kiểm tra kế toán, nhà trường chưa tổ chức thường xuyên công tác kiểm tra kế toán; Nội dung công tác kiểm tra kế toán trong đơn vị chưa được xây dựng thể hiện thành văn bản; Tổ chức kiểm tra kế toán chưa phù hợp với năng lực chuyên môn nghề nghiệp của người chịu trách nhiếm chính công tác kiểm tra kế toán. Nguyên nhân cho thấy khi khảo sát thực tế chỉ khi nào có kiến nghị về tài chính đơn vị cần giải đáp thì nhà trường mới thực hiện công tác kiểm tra kế toán,