Chƣơng 2 .KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG TRUYỀN THễNG
2.8. Kỹ năng tổ chức họp, hội thảo
Hội thảo là một hoạt động theo từng chuyờn đề, trong đú cỏn bộ truyền thụng cựng gặp gỡ với một nhúm nụng dõn để phổ biến cỏc kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệm, cựng tổng kết, đỏnh giỏ việc làm đó qua và rỳt ra một số giải phỏp cần thực hiện trong giai đoạn mới.
Khỏc với lớp tập huấn, nụng dõn chỉ đƣợc nghe cỏn bộ phỏt triển nụng thụn trỡnh bày nội dung vấn đề và giải đỏp cỏc thắc mắc. Trong cuộc hội thảo, nụng dõn cú thể nhận đƣợc nguồn thụng tin rộng rói hơn, chủ động hơn trong việc tiếp thu kiến thức, kỹ thuật mới, đƣợc học tập kinh nghiệm từ những nụng dõn khỏc, cũng nhƣ đƣợc dịp phổ biến kinh nghiệm của mỡnh cho mọi ngƣời.
Tiến trỡnh tổ chức họp, hội thảo cú thể chia làm ba giai đoạn: 1) Chuẩn bị, xõy dựng mục tiờu, chƣơng trỡnh thỳc đẩy
2) Thỳc đẩy họp, hội thảo 3) Tài liệu hoỏ kết quả 2.8.1. Chuẩn bị họp, hội thảo
Ngƣời thỳc đẩy cần chuẩn bị chi tiết cẩn thận chƣơng trỡnh và phƣơng phỏp thỳc đẩy hội thảo, bao gồm:
59
- Xỏc định mục tiờu, kết quả đầu ra của hội thảo
Mục tiờu càng rừ ràng cụ thể càng tốt, việc xỏc định mục tiờu cần làm với ngƣời chủ trỡ, tƣ vấn.
Mục tiờu cần đƣợc làm rừ là : Hội thảo kết thỳc sẽ đạt được gỡ ? Nờn sử dụng nguyờn tắc ô SMART ằ để đỏnh giỏ mục tiờu:
+ Specific: Cụ thể
+ Measurable: Đo lƣờng đƣợc + Attainable: Khả thi
+ Realistic: Thực tế
+ Time bound: Cú tớnh đến khung thời gian để đạt đƣợc - Lập chƣơng trỡnh thỳc đẩy chi tiết
Chƣơng trỡnh thỳc đẩy chi tiết rất quan trọng để ngƣời thỳc đẩy cú thể quản lý cuộc hội thảo và đạt đƣợc cỏc mục tiờu đó đề ra.
Dựa vào mục tiờu, xỏc định cỏc nội dung làm việc. Từng nội dung cõn nhắc lựa chọn cụng cụ phƣơng phỏp thỳc đẩy thớch hợp và xỏc định cỏc vật liệu cụng cụ trực quan hỗ trợ cần thiết.
Lƣu ý trong lựa chọn phƣơng phỏp thỳc đẩy thƣờng cần căn cứ: + Đạt đƣợc nội dung và gúp phần đạt đƣợc mục tiờu
+ Đối tƣợng tham gia hội thảo: Đồng nhất hay khụng? + Số lƣợng thành viờn nhiều hay ớt?
+ Điều kiện hội thảo: Phũng họp cho cỏc nhúm? + Thời gian để thảo luận một vấn đề
Trờn cơ sở đú xõy dựng một khung chƣơng trỡnh thỳc đẩy hội thảo
Khung chƣơng trỡnh thỳc đẩy hội thảo
Thời gian Nội dung/Hoạt động Phƣơng phỏp thỳc đẩy Vật liệu, dụng cụ, phƣơng tiện Chịu trỏch nhiệm
60 Chọn lựa, giải thích vấn đề Tổ chức phương pháp làm việc Tổ chức thảo luận, phản hồi Đúc kết Lựa chọn vấn đề Làm rõ vấn đề Tổ chức làm việc, giao nhiệm vụ Chọn phương pháp thúc đẩy Tổ chức phương pháp báo cáo Chọn lựa phương pháp đúc kết Tổ chức phản hồi Định hướng thảo luận Ra quyết định
Quá trình thúc đẩy cho từng hoạt động
Khởi động Tổ chức các hoạt động hội thaỏ Kế hoạch hành động Kết thúc Tạo khơng khí sẵn sàng, khai mạc, giới thiệu, mục tiêu, chương
trình Sử dụng đa dạng các hình thức, phương pháp làm việc: Tồn thể, nhóm, cá nhân Tổng kết các hoạt động hội thảo và lập kế hoạch hành động Đánh giá Đưa ra cam kết
Quá trình thúc đẩy tổng quát hội thảo
2.8.2. Qỳa trỡnh thỳc đẩy hội thảo Quỏ trỡnh thỳc đẩy đƣợc chia làm 02 loại:
- Quỏ trỡnh thỳc đẩy tổng quỏt cho suốt tiến trỡnh để đạt đƣợc mục tiờu hội thảo
- Quỏ trỡnh thỳc đẩy cho từng hoạt động, chủ đề.
Quỏ trỡnh thỳc đẩy tổng quỏt cho cả tiến trỡnh hội thảo
Cú 04 giai đoạn chớnh trong tiến trỡnh thỳc đẩy: 1) Khởi động, thống nhất mục tiờu,
chƣơng trỡnh
2) Tổ chức hoạt động hội thảo 3) Kế hoạch hành động
4) Kết thỳc hội thảo
Quỏ trỡnh thỳc đẩy cho từng hoạt động
Trong từng hoạt động hội thảo, ngƣời thỳc đẩy sẽ tổ chức để làm việc theo nhiều hỡnh thức, phƣơng phỏp khỏc nhau để đạt đƣợc kết quả mong đợi. Tổng quỏt cú cỏc 04 bƣớc chớnh sau:
1) Chọn lựa và làm rừ vấn đề 2) Tổ chức cỏc phƣơng phỏp làm việc
61
4) Đỳc kết, đƣa ra giải phỏp, thống nhất.
Một số lƣu ý khi tổ chức họp dõn ở cơ sở:
- Quyết định thời gian và địa điểm họp:
Thời gian và địa điểm phải lựa chọn sao cho thớch hợp với một đối tƣợng mời họp, cú thể tổ chức vào buổi tối hoặc trƣa trong ngày mà nụng dõn khụng bận nhiều cụng việc đồng ỏng. Tuy nhiờn khụng nờn tổ chức cỏc cuộc họp vào những ngày mựa. Nơi họp cú thể là nhà họp cộng đồng, nhà trƣởng thụn hoặc một nhà nụng dõn rộng rói thoỏng mỏt, cú đủ chỗ ngồi cho mọi ngƣời đến họp. Sau khi quyết định thời gian và địa điểm họp, nờn liệt kờ một số cụng việc cần làm để kiểm tra và chuẩn bị:
+ Thụng bỏo mời họp.
+ Bố trớ nơi họp, quột dọn vệ sinh, sắp xếp lại bàn ghế.
+ Chuẩn bị trƣớc những thứ cần thiết nhƣ giấy, bỳt, bảng, phấn. + Chuẩn bị thứ tự trỡnh bày cỏc chủ đề.
+ Chƣơng trỡnh thảo luận.
+ Dự kiến khỏch mời hoặc chuyờn gia sẽ phỏt biểu ý kiến. + Dự định chủ toạ và thƣ ký ghi chộp.
+ Chuẩn bị nƣớc uống cho thành viờn dự họp.
- Điều khiển cuộc họp: Mọi cụng việc chuẩn bị đều tốt nhƣng nếu điều hành khụng tốt thỡ cuộc họp cũng khú thành cụng. Nờn lƣu ý nụng dõn khụng thớch ngồi lõu và càng khụng thớch nghe những lời diễn thuyết suụng, sỏo rỗng và dài dũng. Vỡ thế muốn giỳp họ tập trung lắng nghe và thảo luận sụi nổi thỡ ngƣời núi cần núi ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào chủ đề chớnh, cần nhắc lại những vấn đề mấu chốt để ngƣời nghe hiểu và nhớ. Nờn khuyến khớch sự tham gia của nụng dõn bằng cỏch nờu ra nờu ra những cõu hỏi để họ cựng thảo luận.
- Cuộc họp chỉ nờn kộo dài tối đa một tiếng rƣỡi đồng hồ. Nếu nội dung cuộc họp cũn nhiều nờn thụng bỏo cho mọi ngƣời biết để cựng thống nhất họp tiếp. Nờn bố trớ nghỉ giải lao giữa giờ để giảm bớt căng thẳng và dành thời gian cho mọi ngƣời suy nghĩ để đi đến thống nhất.
62
Cú thể ghi biờn bản họp, hội thảo theo mẫu sau :
BIấN BẢN HỌP Ngày... thỏng ....năm...
Cuộc họp bắt đầu lỳc ... giờ, tại địa điểm: ...
1. Thành phần tham dự
- Thành viờn nhúm: Cú mặt ... ngƣời, vắng:.... ngƣời (cú danh sỏch kốm theo, nếu cần)
- Đại biểu: (nờu tờn và chức danh cụ thể)
2. Nội dung cuộc họp
…
3. Nội dung chi tiết và kết quả thảo luận
3.1. Nội dung thứ nhất:
- Ghi lại những điểm chớnh, những thụng tin cơ bản - Chủ đề thảo luận
+ Tổng hợp cỏc ý kiến thống nhất và cỏc quyết định cuối cựng
+ Trƣờng hợp cũn cú những bất đồng, ghi rừ ý kiến bất đồng kốm theo tờn ngƣời đƣa ra ý kiến đú.
3.2. Nội dung thứ hai: … 3.3. Nội dung thứ 3: … 4. Đỏnh giỏ cuộc họp 4.1. Những điểm tốt 4.2. Những điểm tồn tại
4.3. Những vấn đề chƣa đƣợc giải quyết, những cõu hỏi chƣa đƣợc giải đỏp. Cuộc họp kết thỳc vào hồi ... giờ cựng ngày.
Chủ tọa Thƣ ký
63
TIấU CHÍ CỦA MỘT CUỘC HỌP THÀNH CễNG
1. Thành phần dự họp đầy đủ, đỳng giờ, cú chỗ ngồi thoải mỏi
2. Mục tiờu, nội dung và chƣơng trỡnh cuộc họp đƣợc thụng bỏo đầy đủ, rừ ràng.
3. Những thành viờn đƣợc giao nhiệm vụ, họ nhiệt tỡnh, vui vẻ tiếp nhận và thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao
4. Thành viờn thảo luận cỏc vấn đề đƣa ra một cỏch dõn chủ 5. í kiến đúng gúp mang tớnh xõy dựng tớch cực
6. Thành viờn cảm thấy thoải mỏi khi phỏt biểu, nhất là cỏc vấn đề khú khăn liờn quan đến bản thõn và gia đỡnh
7. Giải quyết trực tiếp hoặc cú hƣớng giải quyết kịp thời, hợp lý và cụng bằng cỏc vấn đề đƣa ra
8. Mỗi ngƣời đều hiểu rừ tất cả những gỡ xảy ra trong cuộc họp 10. Cuộc họp đạt đƣợc mục tiờu đó đề ra và những kết quả mong đợi
11. Sau cuộc họp, tất cả thành phần dự họp đều cảm thấy hài lũng và tin tƣởng. 2.8.3. Tài liệu hoỏ kết quả họp, hội thảo
Cỏc hội thảo, họp cú sự tham gia việc ghi biờn bản theo nhƣ truyền thống là khú khăn để ghi nhận toàn bộ thụng tin, kết quả của hội thảo. Do đú ngƣời thỳc đẩy phải cú chiến lƣợc để cú thể thu thập, sắp xếp thụng tin, kết quả để cú thể viết bỏo cỏo cuối cựng. Vỡ vậy trong tổ chức làm việc nhúm, toàn thể, cần quan tõm đến cỏch trỡnh bày thụng tin của thành viờn để cú thể thu thập cho tƣ liệu húa.
- Tổ chức bỏo cỏo nhúm và ghi nhận thụng tin thảo luận
+ Tổ chức cỏc bỏo cỏo của nhúm trờn giấy Ao rừ ràng, cú thể sử dụng thẻ mầu kết hợp với Ao.
+ Cỏc đợt thảo luận toàn thể cần đƣợc ghi lại ý kiến thảo luận nhất trớ hoặc chƣa thống nhất. Dựng giấy Ao và bảng lật để ghi túm tắt ý kiến để cho mọi ngƣời cựng thấy và để tài liệu hoỏ, cú thể sử dụng thẻ mầu theo từng ý tƣởng. Điều này rất quan trọng và thƣờng hay bị bỏ qua trong cỏc hội thảo cú sự tham gia
64
- Thu thập thụng tin viết bỏo cỏo
Cú thể sử dụng một trong cỏc cỏch sau:
+ Thu thập toàn bộ cỏc trỡnh bày, ghi chộp trờn Ao, thẻ màu, bảng lật + Nếu cú mỏy chụp hỡnh kỹ thuật số thỡ rất thuận lợi, sau mỗi đợt làm việc của hội thảo, tiến hành chụp lại tất cả cỏc kết quả bỏo cỏo, thảo luận
- Viết bỏo cỏo cuối cựng
Viết bỏo cỏo khụng chỉ là việc mụ tả lại cỏc sự kiện diễn ra mà cần tổng hợp, sẵp xếp và giải thớch để làm rừ cỏc kết quả, giải phỏp đạt đƣợc của hội thảo.
- Trỡnh tự tổng quỏt là:
+ Thiết kế một cấu trỳc logic trỡnh tự của bỏo cỏo + Tổng hợp cỏc thụng tin theo từng mục của bỏo cỏo + Rà soỏt, kiểm tra, làm rừ cỏc thụng tin và hệ thống lại
+ Trong từng mục cần giới thiệu cỏch đạt đƣợc giải phỏp, giải thớch để làm rừ thờm kết quả đạt đƣợc
+ Viết bỏo cỏo và liờn kết giữa cỏc mục, cỏc phần
+ Cỏc thụng tin quỏ chi tiết, khụng quan trọng nhƣng cần lƣu giữ để theo dừi thỡ đƣa vào phụ lục.
65