- Bất kỳ một cuộc giao tiếp thành cụng nào đều bắt đầu bằng việc lắng nghe.lắng nghe là kỹ năng cơ bản của truyền thụng viờn.
- Lắng nghe hiệu quả thƣờng khú hơn ta tƣởng
- Lắng nghe dƣờng nhƣ một điều rất dễ làm, nhƣng trờn thực tế, khi chỳng ta tƣởng mỡnh đang lắng nghe, nhƣng thực ra chỳng ta chỉ nghe những điều mỡnh muốn nghe. Đõy khụng phải là một quỏ trỡnh mang tớnh chủ định mà hoàn toàn tự nhiờn.
- Lắng nghe chăm chỳ và sỏng tạo là kỹ năng rất cần thiết của truyền thụng viờn, bởi vỡ phải chủ động, tập chung chỳ ý, tỡm hiểu ý nghĩa để chọn lọc những khớa cạnh tớch cực, những vấn đề, những khú khăn và căng thẳng. 2.3.2. Một số trở ngại trong lắng nghe
- Lỳc nghe lỳc khụng: Thúi quen này bắt nguồn từ thực tế là hầu hết mọi ngƣời cú khả năng suy nghĩ nhanh hơn gấp 4 lần khả năng núi. Vỡ thế, trong mỗi phỳt lắng nghe, ngƣời nghe cú khoảng 3-4 phỳt rảnh rỗi để suy nghĩ. Đụi khi ngƣời nghe sử dụng 3-4 phỳt này để nghĩ về việc riờng hoặc những điều
33
phiền muộn cỏ nhõn chứ khụng hoàn toàn lắng nghe, liờn hệ và túm tắt những gỡ ngƣời khỏc đó và đang núi. Bạn cú thể vƣợt qua đƣợc trở ngại này một cỏch dễ dàng bằng cỏch chỳ tõm lắng nghe khụng chỉ lời núi mà cũn cả những ngụn ngữ cơ thể nhƣ cử chỉ, thỏi độ ngập ngừng…
- Từ ngữ nhạy cảm: Đối với một vài ngƣời, cú những từ ngữ nhạy cảm làm họ tức giận và khụng muốn nghe nữa. Nhƣ vậy, ngƣời núi khụng thể tiếp tục giao tiếp với ngƣời nghe và hai bờn khụng cú cơ hội hiểu nhau.
- Tai nghe nhƣng tõm trớ để đi nơi khỏc: Đụi khi “ngƣời nghe” nhanh chúng cho rằng chủ đề hoặc ngƣời núi chuyện rất nhàm chỏn và khụng cú gỡ đỏng nghe. Thƣờng những ngƣời thuộc dạng này vội vó tin rằng họ cú thể đoỏn trƣớc những gỡ ngƣời khỏc sẽ núi và sau đú kết luận là khụng cú lý do gỡ đỏng kể để nghe tiếp vỡ nếu nghe cũng khụng cú thụng tin gỡ mới.
- Nghe vụ hồn: Đụi khi ngƣời nghe nhỡn vào mắt ngƣời núi nhƣ thể đang nghe chăm chỳ nhƣng trong đầu họ lại đang nghĩ đến chuyện khỏc. Họ chỡm trong suy nghĩ riờng và gƣơng mặt họ mang vẻ ngỏi ngủ hoặc vụ hồn.
- Chủ đề khú, phức tạp: Khi lắng nghe những ý tƣởng quỏ phức tạp hoặc khú hiểu, chỳng ta thƣờng phải cố lắng nghe và cố hiểu. Nhƣng khi cố gắng nghe và tỡm hiểu về chủ đề đang núi thỡ bạn lại cú thể nhận ra chủ đề và ngƣời núi khỏ thỳ vị. Thụng thƣờng nếu một ngƣời khụng hiểu thỡ những ngƣời khỏc cũng vậy, vỡ thế cú thể yờu cầu ngƣời núi giải thớch rừ hoặc nờu vớ dụ minh họa.
- Kiểu nghe bỏ ngoài tai: Mọi ngƣời thƣờng khụng thớch bị ngƣời khỏc gạt bỏ những ý tƣởng, chủ kiến và quan điểm của mỡnh vỡ nhiều ngƣời khụng thớch bị ngƣời khỏc hỏi vặn đối với những ý kiến của mỡnh. Vỡ vậy, khi ai đú cú núi đến vấn đề xung khắc với những suy nghĩ và niềm tin của ngƣời nghe, thỡ vụ tỡnh ngƣời nghe sẽ khụng muốn nghe nữa hoặc thậm chớ cú thỏi độ tự vệ. Cho dự điều này diễn ra cú chủ tõm, nhƣng trƣớc hết ta nờn lắng nghe và tỡm hiểu ngƣời đang núi nghĩ gỡ để hiểu rừ lời của ngƣời núi. Sau đú ngƣời nghe cú thể bày tỏ thỏi độ một cỏch xõy dựng.
2.3.3. Một số tiểu kỹ năng lắng nghe tớch cực - Im lặng, đừng núi ngay cả với bản thõn. - Im lặng, đừng núi ngay cả với bản thõn.
- Tạo điều kiện cho đối tƣợng giao tiếp cảm thấy thoải mỏi để núi. - Bày tỏ rằng mỡnh đang nghe: Nhỡn, nghiờng đầu, gật đầu.
34
- Loại bỏ những yếu tố dễ giảm sự tập trung. - Tỏ rừ sự đồng cảm.
- Tỏ ra kiờn nhẫn, đợi cho đối tƣợng giao tiếp núi và biểu lộ hết ý hoặc cảm tƣởng.
- Kiềm chế những cảm giỏc tiờu cực. - Khụng phỏn xột tức thời.
- Đặt cõu hỏi.
- Im lặng trong lỳc đối tƣợng giao tiếp dừng giữa cõu, khụng ngắt lời. - Phản ảnh.
2.3.4. Một số chỳ ý khi lắng nghe
Điều nờn Điều khụng nờn
- Nhỡn ngƣời núi, hƣớng về ngƣời núi - Đảm bảo khoảng cỏch phự hợp giữa ngƣời núi và ngƣời nghe
- Bày tỏ mối quan tõm, đồng ý với thụng điệp đƣợc đƣa ra
- Tớch cực tỡm hiểu, thể hiện khỏch quan, kiờn nhẫn, biểu lộ đồng cảm - Giỳp đỡ ngƣời núi(nếu thấy cần) - Rốn luyện khả năng giữ im lặng khi cần thiết
- Thỳc dục ngƣời núi - Ngắt lời
- Tranh cói
- Nhanh chúng chỉ trớch khi chƣa hiểu rừ
- Lờn giọng khuyờn bảo khi chƣa đƣợc yờu cầu.
- Vội vàng kết luận
- Để tõm lý, tỡnh cảm của ngƣời núi trực tiếp lấn ỏt tõm lý của mỡnh.
35 V?n đỏp n?i dung Nghe tớch c? c t ? b ? c l ? s ? lụ i cu ? n d? ng núi nghe tham gia hi?u ghi nh?
B?t k? cu?c giao ti?p thành cụng nào đ?u
b?t đ?u b?ng vi?c l?ng nghe
yờu c?u nờu ý ki?n
yờu c?u nờu b?ng ch? ng yờu c?u nờu vớ d? yờu c?u làm rừ khuy?n khớch di?n gi?i gi? tr?t t? m?i quan h? Hỡnh 2.3. Lắng nghe tớch cực trong vấn đỏp
36
2.4. Kỹ năng núi, thuyết trỡnh
2.4.1. Kỹ năng núi
2.4.1.1. Một số lưu ý khi núi
• Học ăn, học núi, học gúi, học mở • Uốn lƣỡi bẩy lần trƣớc khi núi
• Rƣợu nhạt uống lắm cũng say, ngƣời khụn núi lắm dẫu hay cũng nhàm
• Suy nghĩ hai lần trƣớc khi núi, sẽ núi hay gấp đụi
2.4.1.2. Chuẩn bị trước khi núi
• Xỏc định mục đớch, mục tiờu bài núi
• Phõn tớch ngƣời nghe: thành phần, phản ứng cú thể, mức độ hiểu vấn
đề, mối quan hệ ngƣời núi, ngƣời nghe…
• Lờn kế hoạch bài núi: ý chớnh, cấu trỳc, đề cƣơng chi tiết, ƣớc lƣợng thời gian, phong cỏch trỡnh bày.
2.4.1.3. Thực hiện
• Nhập đề: Gõy chỳ ý, xõy dựng lũng tin, sơ lƣợc tổng quan bài núi • Thõn bài: Trỡnh bày ý chớnh, liờn kết cỏc ý, duy trỡ sự chỳ ý của ngƣời
nghe, phối hợp cỏc động tỏc và di chuyển, thỏi độ gắn với nội dung • Phần kết: Lặp lại rất ngắn điểm chớnh, nối với bƣớc tiếp theo, kết thỳc
bằng phản hồi tớch cực • Dành thời gian cho hỏi đỏp
2.4.1.4. Nghệ thuật làm chủ bài núi
• Khụng cần phải thuộc lũng bài núi
• Cú thể đọc đọan nào đú phức tạp và cần chớnh xỏc
• Cú những phiếu ghi chộp để nhắc nội dung, cỏc con số…
• Khi tựy hứng và ứng khẩu phải suy nghĩ những gỡ dự định núi • Chuẩn bị tốt cho buổi núi chuyện
• Vƣợt qua cảm giỏc lo lắng (tài liệu đầy đủ, diễn tập trƣớc, coi mọi ngƣời là bạn, chuẩn bị cõu đầu tiờn, hớt thở sõu trƣớc khi núi…)
• Sử dụng cỏc phƣơng tiện, dụng cụ, vật liệu hỗ trợ • Sử dụng thành thạo cỏc kỹ năng hỏi đỏp, phản hồi
37
2.4.2. Kỹ năng thuyết trỡnh
Thuyết trỡnh là kỹ năng sử dụng lời núi để truyền đạt thụng tin, biểu đạt ý tƣởng, thể hiện tỡnh cảm một cỏch chớnh xỏc, phự hợp, sinh động và cú sức thuyết phục.
2.4.2.1. Mục đớch
- Truyền đạt thụng tin về một chủ đề nào đú để giải quyết cụng việc một cỏch nhanh chúng, hiệu quả.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp, gõy thiện cảm đối với ngƣời nghe. - Giỳp khẳng định và nõng cao uy tớn của bản thõn.
2.4.2.2. Cấu trỳc của một bài thuyết trỡnh
Bài thuyết trỡnh gồm cú 3 phần: Phần mở đầu, phần thõn bài và phần kết luận.
a. Phần mở đầu
- Mục tiờu cần đạt đƣợc:
+ Thu hỳt sự quan tõm, tập trung của ngƣời nghe. + Tạo cảm giỏc thoải mỏi, sẵn sàng tiếp thu. + Tạo niềm tin
+ Tạo hứng thỳ cho ngƣời nghe: Điều này cú thể thực hiện đƣợc bằng cỏch sử dụng một đoạn trớch dẫn; một cõu hỏi; một cõu chuyện ngắn; một vài cõu đựa; một cõu hỏi lý thỳ.
+ Hƣớng ngƣời nghe vào vấn đề và biến họ thành ngƣời chủ động lĩnh hội hay giải quyết.
+ Khỏi quỏt toàn bộ nội dung + Liờn hệ chủ đề với ngƣời nghe
- Nội dung:
+ Phần mở đầu cần ngắn gọn, rừ ràng, cú chi tiết lý thỳ, tạo hứng thỳ cho ngƣời nghe. Nờn viết phần mở đầu thật rừ ràng lờn giấy để đề phũng trƣờng hợp quờn do mất bỡnh tĩnh.
+ Cỏc chi tiết chớnh trong phần mở đầu gồm cú:
Tờn bài thuyết trỡnh (Tụi sẽ trỡnh bày về nội dung gỡ? Trong bao lõu?)
38
Cấu trỳc chi tiết của bài thuyết trỡnh (Bài trỡnh bày của tụi gồm cú mấy phần chớnh?)
Thụng bỏo bắt đầu thuyết trỡnh (Tụi xin bắt đầu vào phần nội dung thứ nhất)
b. Phần thõn bài
- Lựa chọn 2 hoặc 3 ý chớnh
- Sắp xếp trỡnh tự logic (chọn 1 trong cỏc cỏch): + Theo trật tự thời gian
+ Theo trật tự khụng gian + Theo quan hệ nhõn quả
+ Theo thứ tự giải quyết vấn đề + Theo chủ đề
c. Phần kết luận
Cũng giống nhƣ phần mở bài, phần kết luận tốt phải đảm bảo ngắn gọn, xỳc tớch. Phần kết thỳc nhằm nhấn mạnh lại một lần nữa những thụng điệp chớnh để giỳp ngƣời nghe ghi nhớ tốt hơn.
- Mục tiờu cần đạt đƣợc: + Túm tắt cỏc điểm chớnh + Liờn hệ phần mở đầu
+ Cỏc cụng việc tiếp theo (nếu cú)
- Nội dung: Cỏc chi tiết chớnh trong phần kết thỳc gồm cú:
+ Nhắc lại tờn bài thuyết trỡnh và cấu trỳc lớn (Tụi vừa trỡnh bày về nội dung gỡ? Với mấy phần?)
+ Khẳng định lại kết quả mong đợi (Hy vọng quý vị sẽ đạt đƣợc gỡ? ) + Thụng bỏo kết thỳc (Cảm ơn sự chỳ ý lắng nghe)
2.4.2.3. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến thuyết trỡnh
Cỏc yếu tố ảnh hƣởng đến thuyết trỡnh gồm cú: Bản thõn ngƣời trỡnh bày, nội dung trỡnh bày, khỏn giả và bối cảnh. Tất cả cỏc yếu tố này phối hợp với nhau sẽ tạo nờn một bài thuyết trỡnh ấn tƣợng.
a. Người thuyết trỡnh
- Hiểu đƣợc ngƣời nghe, biết đƣợc những ý muốn của ngƣời nghe. - Hiểu sõu sắc thụng tin của mỡnh và biết truyền đạt đến ngƣời nghe.
39
- Chọn đƣợc phƣơng phỏp truyền đạt thụng tin cú hiệu quả nhất .
- Biết đƣợc những khả năng và hạn chế của bản thõn về tri thức khoa
học, kinh nghiệm thực tiễn cũng nhƣ trỡnh độ giao tiếp.
- Chuẩn bị thụng tin một cỏch chu đỏo, sử dụng ngụn ngữ và phƣơng tiện hợp lý để tạo ra sự hấp dẫn cho ngƣời nghe.
- Biết thiết lập mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau. - Chọn vấn đề phự hợp đối với từng hoàn cảnh.
- Khụng buộc ngƣời nghe quỏ lõu trong một lần truyền đạt thụng tin. Mehrabian đó thực hiện một cụng trỡnh nghiờn cứu về những yếu tố sau đõy của giọng núi: ngụn từ (từ ngữ), õm điệu (ngữ điệu, õm điệu và độ vang của giọng núi), dỏng vẻ (cơ bản gồm cú nột mặt và cử chỉ). ễng đó phỏt hiện ra rằng mức độ nhất quỏn giữa 3 yếu tố này là nhõn tố cơ bản quyết định độ tin cậy đối với một bài thuyết trỡnh.
Trong những bài thuyết trỡnh nhất quỏn, nội dung của bài, sự hào hứng trong giọng núi, nột mặt và cử chỉ sinh động phản ỏnh độ tin cậy và tớnh thuyết phục của những điều núi ra.
Khi lo lắng hoặc chịu ỏp lực, chỳng ta thƣờng cú xu hƣớng trúi buộc nội dung và trỡnh bày thụng điệp thiếu nhất quỏn.
Vớ dụ: Một ngƣời nhỡn xuống đất rồi núi với giọng ngập ngừng: “Tụi rất phấn khởi đƣợc cú mặt tại đõy”. Đú là một thụng điệp thiếu nhất quỏn.
Cỏc yếu tố về õm điệu và dỏng vẻ, cũng nhƣ sự lịch thiệp và cởi mở của ngƣời núi là những gia vị chớnh làm nờn sự thành cụng trong giao tiếp.
Cỏc yếu tố phi ngụn từ là cỏc yếu tố đi kốm theo ngụn từ trong khi núi, nhƣ giọng núi, cỏch đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ỏnh mắt, nột mặt, trang phục, khoảng cỏch...
Sử dụng phi ngụn từ rất quan trọng vỡ giỳp hiểu đƣợc chớnh xỏc hơn thỏi độ của ngƣời núi và giỳp tăng thờm giỏ trị diễn đạt của ngụn từ, đem lại hiệu quả cao cho lời núi.
Kết quả nghiờn cứu của Allan Pease và Albert Melrabian (Mỹ) trong giao tiếp để tiếp thu đƣợc 100% thụng tin nào đú thỡ 7% nhờ vào nội dung thụng tin, 38% nhờ vào giọng núi của ngƣời truyền thụng tin, cũn lại 55% là nhờ cử chỉ, điệu bộ của ngƣời truyền tin.
40
Những yếu tố giỳp bài thuyết trỡnh trở nờn sinh động, thỳ vị và cú sức cuốn hỳt:
- Giọng núi và ngụn từ
Nguyờn tắc sử dụng ngụn từ: Khẳng định chắc chắn từ ngữ của bạn sử dụng là chớnh xỏc. Từ ngữ sử dụng phải thụng dụng, phự hợp với đối tƣợng ngƣời nghe. Dựng những từ ngữ cụ thể, rừ ràng và ngắn gọn.
Giọng núi của ngƣời thuyết trỡnh cần phải cú những đặc điểm sau đõy: + Âm lƣợng: Rừ ràng và dễ nghe, thậm chớ cả ở phớa cuối phũng.
+ Âm vực: Âm vực là độ cao hay thấp của giọng. Cần chuyển điệu cao thấp để gõy hứng thỳ. Trỏnh dựng giọng núi đều đều.
+ Tốc độ núi: Hóy núi khoảng 125 từ trong một phỳt. Đến những điểm quan trọng, nờn núi chậm lại để gõy tỏc động mạnh.
+ Tạm dừng: Những chỗ tạm dừng làm tăng thờm trọng lƣợng cho những lời núi trƣớc đú. Hóy tạm dừng sau khi kết thỳc một ý tƣởng hoặc một đoạn (thụng thƣờng nờn dừng khoảng 1-2 giõy).
+ Phỏt õm: Cần phỏt õm cho đỳng ngữ điệu. Hóy luyện những từ khú trƣớc khi thuyết trỡnh.
- Từ đệm: Trỏnh hoặc giảm bớt những cõu hoặc từ đệm nhƣ: “Tụi muốn núi rằng”, “Võng”, … Đồng thời, khi tạm dừng cũng nờn trỏnh phỏt ra những tiếng đệm nhƣ: “Ừm”, “à”, “ừ”…
- Ngụn ngữ cử chỉ
Ngụn ngữ cử chỉ thể hiện cỏch núi ra nhƣ thế nào. Ngụn ngữ cử chỉ phải nhất quỏn với giọng núi.
- Hỡnh thức bờn ngoài
Trang phục của ngƣời thuyết trỡnh phải gọn gàng, lịch sự, tạo cảm giỏc thoải mỏi để trỡnh bày, nờn phự hợp với đối tƣợng giao tiếp, khụng gõy phõn tỏn sự chỳ ý.
- Thỏi độ
nờn giữ thỏi độ tự nhiờn, phong cỏch tự nhiờn.
- Tư thế
giữ tƣ thế thẳng và thoải mỏi.
41
nờn sử dụng những động tỏc nhẹ nhàng và tự nhiờn, khụng hấp tấp và hốt hoảng, lỳng tỳng và giận dữ.
- Biểu hiện nột mặt
Nột mặt của ngƣời thuyết trỡnh phải thể hiện sự nhiệt tỡnh và tự tin. Trỏnh cú bộ mặt vụ cảm và giọng núi đều đều. Cố gắng thay đổi khuụn mặt tựy theo nội dung cần nhấn mạnh.
- Tiếp xỳc bằng mắt
Tiếp xỳc bằng mắt giỳp tạo lập và làm tăng thờm thiện cảm. Nờn đƣa mắt nhỡn đều mỗi ngƣời khoảng 1-3 giõy để tăng thờm hiệu quả.
- Kiềm chế sự hồi hộp
Sự lo lắng là kết quả của mong muốn làm tốt cụng việc. Lo lắng là một biểu hiện hoàn toàn bỡnh thƣờng. Tuy nhiờn, những gợi ý sau đõy cú thể giỳp làm giảm bớt hoặc khắc phục cảm giỏc lo lắng khi thuyết trỡnh:
+ Chuẩn bị sẵn sàng. Hóy chuẩn bị tốt bố cục bài trỡnh bày. + Loại bỏ cảm xỳc lo ngại và hồi hộp.
+ Nhận định tõm trạng bản thõn trƣớc khi đến nơi. + Trƣớc buổi trỡnh bày, nờn để một ớt thời gian thƣ gión.
+ Nờn đến địa điểm sớm trƣớc 10 phỳt để làm quen với mụi trƣờng xung quanh.
+ Tạo hỡnh ảnh tƣởng tƣợng: Trƣớc khi bƣớc vào địa điểm thuyết trỡnh, hóy tƣởng tƣợng một bài phỏt biểu. Trong tƣởng tƣợng, bạn hóy hỡnh dung mỡnh vừa kết thỳc một bài phỏt biểu xuất sắc và đƣợc mọi ngƣời hoan nghờnh.
+ Thở sõu vài lần trƣớc khi đứng dậy núi.