Chƣơng 2 .KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG TRUYỀN THễNG
2.7. Kỹ năng điều hànhvà quản lý hoạt động nhúm
2.7.1. Giới thiệu về hoạt động nhúm
2.7.1.1. Khỏi niệm
Hoạt động nhúm: là một nhúm ngƣời, trong đú cỏc thành viờn khụng nhất thiết phải hợp tỏc với nhau mới cú thể hoàn tất nhiệm vụ. Mỗi thành viờn thực hiện cụng việc của mỡnh dƣới sự chỉ đạo của ngƣời quản lý và cú sự phối hợp giữa ngƣời quản lý với từng thành viờn riờng lẻ.
Nhúm làm việc: là một nhúm ngƣời, trong đú cú sự phối hợp giữa cỏc thành viờn. Cỏc thành viờn cú nhiệm vụ rừ ràng, quyền hạn đƣợc phõn chia cụ thể để quản lý cỏc quy trỡnh làm việc trong một thời gian nhất định.
Làm việc nhúm: là một cuộc thảo luận cú định hƣớng giữa cỏc thành viờn trong một nhúm, trong một thời gian nhất định để giải quyết một vấn đề.
2.7.1.2. í nghĩa của làm việc nhúm
- Tập hợp nhiều ý tƣởng: mỗi ngƣời đƣa ra một ý tƣởng thỡ cả nhúm cú nhiều ý tƣởng khỏc nhau.
- Phỏt huy trớ tuệ tập thể: cú thể một cỏ nhõn khú đƣa ra ý tƣởng, qua trao đổi trong nhúm sẽ nảy sinh những ý tƣởng hay, sỏng tạo.
- Tăng hiệu quả: khi cú một cụng việc cần thực hiện trong thời gian nhất định thỡ phối hợp làm việc nhúm sẽ cú hiệu quả cao hơn khi làm việc cỏ nhõn.
- Tạo dựng mối quan hệ: khi làm việc cựng nhau cỏc thành viờn trong nhúm cú cơ hội tỡm hiểu lẫn nhau, cảm thụng cho nhau và hỗ trợ nhau khi cần thiết, điều này rất quan trọng trong làm việc nhúm.
- Tăng tớnh sỏng tạo: cỏc ý tƣởng sỏng tạo của một thành viờn thƣờng đến từ ý tƣởng từ cỏc thành viờn khỏc, vỡ vậy trong làm việc nhúm chia sẻ kinh nghiệm của từng ngƣời thỳc đẩy nảy sinh ý tƣởng mới.
-Tuy nhiờn làm việc nhúm cũng cú một số hạn chế nhƣ: mất nhiều thời gian, đũi hỏi nhúm trƣởng cú nhiều kỹ năng nhƣ kỹ năng tổng hợp thụng tin, phõn tớch vấn đề, hƣớng dẫn thảo luận, ứng xử, lónh đạo nhúm.
53
Giao tiếp trong nhúm: Là sự tƣơng tỏc giữa 3 ngƣời (hoặc nhiều hơn) phụ thuộc cụng việc để đạt đƣợc mục tiờu chung.
Điểm quan trọng trong quỏ trỡnh giao tiếp nhúm là sự tƣơng tỏc giữa cỏc thành viờn với nhau, làm việc cựng nhau để đạt đƣợc mục tiờu chung. Quỏ trỡnh giao tiếp nhúm trở lờn phức tạp khi càng nhiều thành viờn tham gia. Giaotiếp nhúm Mục đớch Làmviệc nhúm Phụ thuộc lẫn nhau Tương tỏc Cỏc thành viờn
Hỡnh 2.3. Cỏc thành phần của giao tiếp trong nhúm
(Nguồn: Engleberg and Wynn, 2007)
Quỏ trỡnh giao tiếp trong nhúm bao gồm cỏc thành tố cơ bản sau: thành viờn, thụng điệp, cỏc kờnh thụng tin, phản hồi, bối cảnh và tiếng ồn.
Quỏ trỡnh giao tiếp nhúm đƣợc mụ tả ở hỡnh 2.4.
Hỡnh 2.4. Quỏ trỡnh giao tiếp trong nhúm
(Nguồn: Engleberg and Wynn, 2007)
Hỡnh 02: Quỏ trỡnh giao tiếp trong nhúm
Thụng điệp/Phản hồi Thành viờn #2 T h à n h vi ờn #1 T h à n h vi ờn #3 Thành viờn #4 K ờnh
54
2.7.3. Quỏ trỡnh phỏt triển nhúm
Quỏ trỡnh phỏt triển nhúm gồm cỏc giai đoạn: Tạo nhúm - xõy dựng mục tiờu - thực hiện - vận hành.
2.7.3.1. Cỏch tạo nhúm
- Quy mụ nhúm
Mỗi nhúm phải cú đủ số ngƣời để giải quyết cỏc vấn đề đƣợc giao, nhƣng khụng nờn quỏ đụng đến mức khụng sử dụng hết nguồn lực.
Số ngƣời mỗi nhúm và số lƣợng nhúm phụ thuộc vào mục tiờu, nhiệm vụ và phƣơng phỏp làm việc.
Một nhúm cú thể cú từ 3 đến 10 ngƣời cú thể đƣợc thành lập theo cỏc cỏch khỏc nhau:
+ Ngồi gần nhau: theo bàn, khu vực + Theo giới: nam, nữ
+ Theo tuổi: cỏc nhúm ở mức độ tuổi khỏc nhau + Theo sở thớch
+ Nhúm ngẫu nhiờn, theo lụgic
+ Nhúm hỗn hợp, đại diện nhiều thành phần, ngành + Nhúm theo địa phƣơng…
- Đặc điểm khỏc nhau của cỏc loại nhúm
+ Nhúm đồng nhất: Ít tranh cói, nhanh, nhƣng kết quả cú thể ớt phong phỳ
+ Nhúm khụng đồng nhất: Hay tranh cói, đụi khi bị cản trở, nhƣng kết quả đa dạng, phong phỳ, nhiều chiều.
2.7.3.2. Xõy dựng mục tiờu, thực hiện, vận hành
Trong quỏ trỡnh xõy dựng mục tiờu sẽ xảy ra xung đột hay mõu thuẫn, cỏc bố phỏi đƣợc hỡnh thành, một số ngƣời núi chuyện cởi mở, một số chƣa chỳ ý lắng nghe…
- Xõy dựng quy chế làm việc nhúm (Trong trƣờng hợp nhúm làm việc nhiều ngày)
+ Xõy dựng quy chế/qui định từ thành viờn - Quy chế của chớnh họ + Nờn gợi ý một vài điểm để bắt đầu (Về thời gian, địa điểm, cỏc quy định phự hợp)
55
- Thực hiện (bỡnh thường hoỏ):
Nhúm nhận thấy lợi ớch việc làm việc cựng nhau, giảm mõu thuẫn, cú tinh thần hợp tỏc, cởi mở hơn, mọi ngƣời lắng nghe nhau. Phƣơng phỏp làm việc hỡnh thành đặc trƣng của nhúm.
- Vận hành
Nhúm hoạt động trụi chảy, ổn định, cỏc thành viờn trao đổi cởi mở và hợp tỏc, nhúm cú sự thống nhất.
Hỡnh 2.5. Vị trớ của ngƣời điều hành nhúm
Hỡnh 2.6. Mụ hỡnh thảo luận 1 chiều
TV 2 TV 3 TV 4 TV 5 TV 6 Ng-ời điều hành TV 1 TV 5 TV 4 TV 3 TV 2 TV 1 Ngƣời điều hành TV 6
56
Hỡnh 2.7. Mụ hỡnh thảo luận 2 chiều (đối thoại)
Hỡnh 2.8. Mụ hỡnh thảo luận 3 chiều (cựng thảo luận, giải quyết vấn đề)