Chƣơng 2 .KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG TRUYỀN THễNG
2.4. Kỹ năng núi, thuyết trỡnh
2.4.2. Kỹ năng thuyết trỡnh
Thuyết trỡnh là kỹ năng sử dụng lời núi để truyền đạt thụng tin, biểu đạt ý tƣởng, thể hiện tỡnh cảm một cỏch chớnh xỏc, phự hợp, sinh động và cú sức thuyết phục.
2.4.2.1. Mục đớch
- Truyền đạt thụng tin về một chủ đề nào đú để giải quyết cụng việc một cỏch nhanh chúng, hiệu quả.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp, gõy thiện cảm đối với ngƣời nghe. - Giỳp khẳng định và nõng cao uy tớn của bản thõn.
2.4.2.2. Cấu trỳc của một bài thuyết trỡnh
Bài thuyết trỡnh gồm cú 3 phần: Phần mở đầu, phần thõn bài và phần kết luận.
a. Phần mở đầu
- Mục tiờu cần đạt đƣợc:
+ Thu hỳt sự quan tõm, tập trung của ngƣời nghe. + Tạo cảm giỏc thoải mỏi, sẵn sàng tiếp thu. + Tạo niềm tin
+ Tạo hứng thỳ cho ngƣời nghe: Điều này cú thể thực hiện đƣợc bằng cỏch sử dụng một đoạn trớch dẫn; một cõu hỏi; một cõu chuyện ngắn; một vài cõu đựa; một cõu hỏi lý thỳ.
+ Hƣớng ngƣời nghe vào vấn đề và biến họ thành ngƣời chủ động lĩnh hội hay giải quyết.
+ Khỏi quỏt toàn bộ nội dung + Liờn hệ chủ đề với ngƣời nghe - Nội dung:
+ Phần mở đầu cần ngắn gọn, rừ ràng, cú chi tiết lý thỳ, tạo hứng thỳ cho ngƣời nghe. Nờn viết phần mở đầu thật rừ ràng lờn giấy để đề phũng trƣờng hợp quờn do mất bỡnh tĩnh.
+ Cỏc chi tiết chớnh trong phần mở đầu gồm cú:
Tờn bài thuyết trỡnh (Tụi sẽ trỡnh bày về nội dung gỡ? Trong bao lõu?)
38
Cấu trỳc chi tiết của bài thuyết trỡnh (Bài trỡnh bày của tụi gồm cú mấy phần chớnh?)
Thụng bỏo bắt đầu thuyết trỡnh (Tụi xin bắt đầu vào phần nội dung thứ nhất)
b. Phần thõn bài
- Lựa chọn 2 hoặc 3 ý chớnh
- Sắp xếp trỡnh tự logic (chọn 1 trong cỏc cỏch): + Theo trật tự thời gian
+ Theo trật tự khụng gian + Theo quan hệ nhõn quả
+ Theo thứ tự giải quyết vấn đề + Theo chủ đề
c. Phần kết luận
Cũng giống nhƣ phần mở bài, phần kết luận tốt phải đảm bảo ngắn gọn, xỳc tớch. Phần kết thỳc nhằm nhấn mạnh lại một lần nữa những thụng điệp chớnh để giỳp ngƣời nghe ghi nhớ tốt hơn.
- Mục tiờu cần đạt đƣợc: + Túm tắt cỏc điểm chớnh + Liờn hệ phần mở đầu
+ Cỏc cụng việc tiếp theo (nếu cú)
- Nội dung: Cỏc chi tiết chớnh trong phần kết thỳc gồm cú:
+ Nhắc lại tờn bài thuyết trỡnh và cấu trỳc lớn (Tụi vừa trỡnh bày về nội dung gỡ? Với mấy phần?)
+ Khẳng định lại kết quả mong đợi (Hy vọng quý vị sẽ đạt đƣợc gỡ? ) + Thụng bỏo kết thỳc (Cảm ơn sự chỳ ý lắng nghe)
2.4.2.3. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến thuyết trỡnh
Cỏc yếu tố ảnh hƣởng đến thuyết trỡnh gồm cú: Bản thõn ngƣời trỡnh bày, nội dung trỡnh bày, khỏn giả và bối cảnh. Tất cả cỏc yếu tố này phối hợp với nhau sẽ tạo nờn một bài thuyết trỡnh ấn tƣợng.
a. Người thuyết trỡnh
- Hiểu đƣợc ngƣời nghe, biết đƣợc những ý muốn của ngƣời nghe. - Hiểu sõu sắc thụng tin của mỡnh và biết truyền đạt đến ngƣời nghe.
39
- Chọn đƣợc phƣơng phỏp truyền đạt thụng tin cú hiệu quả nhất .
- Biết đƣợc những khả năng và hạn chế của bản thõn về tri thức khoa học, kinh nghiệm thực tiễn cũng nhƣ trỡnh độ giao tiếp.
- Chuẩn bị thụng tin một cỏch chu đỏo, sử dụng ngụn ngữ và phƣơng tiện hợp lý để tạo ra sự hấp dẫn cho ngƣời nghe.
- Biết thiết lập mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau. - Chọn vấn đề phự hợp đối với từng hoàn cảnh.
- Khụng buộc ngƣời nghe quỏ lõu trong một lần truyền đạt thụng tin. Mehrabian đó thực hiện một cụng trỡnh nghiờn cứu về những yếu tố sau đõy của giọng núi: ngụn từ (từ ngữ), õm điệu (ngữ điệu, õm điệu và độ vang của giọng núi), dỏng vẻ (cơ bản gồm cú nột mặt và cử chỉ). ễng đó phỏt hiện ra rằng mức độ nhất quỏn giữa 3 yếu tố này là nhõn tố cơ bản quyết định độ tin cậy đối với một bài thuyết trỡnh.
Trong những bài thuyết trỡnh nhất quỏn, nội dung của bài, sự hào hứng trong giọng núi, nột mặt và cử chỉ sinh động phản ỏnh độ tin cậy và tớnh thuyết phục của những điều núi ra.
Khi lo lắng hoặc chịu ỏp lực, chỳng ta thƣờng cú xu hƣớng trúi buộc nội dung và trỡnh bày thụng điệp thiếu nhất quỏn.
Vớ dụ: Một ngƣời nhỡn xuống đất rồi núi với giọng ngập ngừng: “Tụi rất phấn khởi đƣợc cú mặt tại đõy”. Đú là một thụng điệp thiếu nhất quỏn.
Cỏc yếu tố về õm điệu và dỏng vẻ, cũng nhƣ sự lịch thiệp và cởi mở của ngƣời núi là những gia vị chớnh làm nờn sự thành cụng trong giao tiếp.
Cỏc yếu tố phi ngụn từ là cỏc yếu tố đi kốm theo ngụn từ trong khi núi, nhƣ giọng núi, cỏch đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ỏnh mắt, nột mặt, trang phục, khoảng cỏch...
Sử dụng phi ngụn từ rất quan trọng vỡ giỳp hiểu đƣợc chớnh xỏc hơn thỏi độ của ngƣời núi và giỳp tăng thờm giỏ trị diễn đạt của ngụn từ, đem lại hiệu quả cao cho lời núi.
Kết quả nghiờn cứu của Allan Pease và Albert Melrabian (Mỹ) trong giao tiếp để tiếp thu đƣợc 100% thụng tin nào đú thỡ 7% nhờ vào nội dung thụng tin, 38% nhờ vào giọng núi của ngƣời truyền thụng tin, cũn lại 55% là nhờ cử chỉ, điệu bộ của ngƣời truyền tin.
40
Những yếu tố giỳp bài thuyết trỡnh trở nờn sinh động, thỳ vị và cú sức cuốn hỳt:
- Giọng núi và ngụn từ
Nguyờn tắc sử dụng ngụn từ: Khẳng định chắc chắn từ ngữ của bạn sử dụng là chớnh xỏc. Từ ngữ sử dụng phải thụng dụng, phự hợp với đối tƣợng ngƣời nghe. Dựng những từ ngữ cụ thể, rừ ràng và ngắn gọn.
Giọng núi của ngƣời thuyết trỡnh cần phải cú những đặc điểm sau đõy: + Âm lƣợng: Rừ ràng và dễ nghe, thậm chớ cả ở phớa cuối phũng.
+ Âm vực: Âm vực là độ cao hay thấp của giọng. Cần chuyển điệu cao thấp để gõy hứng thỳ. Trỏnh dựng giọng núi đều đều.
+ Tốc độ núi: Hóy núi khoảng 125 từ trong một phỳt. Đến những điểm quan trọng, nờn núi chậm lại để gõy tỏc động mạnh.
+ Tạm dừng: Những chỗ tạm dừng làm tăng thờm trọng lƣợng cho những lời núi trƣớc đú. Hóy tạm dừng sau khi kết thỳc một ý tƣởng hoặc một đoạn (thụng thƣờng nờn dừng khoảng 1-2 giõy).
+ Phỏt õm: Cần phỏt õm cho đỳng ngữ điệu. Hóy luyện những từ khú trƣớc khi thuyết trỡnh.
- Từ đệm: Trỏnh hoặc giảm bớt những cõu hoặc từ đệm nhƣ: “Tụi muốn núi rằng”, “Võng”, … Đồng thời, khi tạm dừng cũng nờn trỏnh phỏt ra những tiếng đệm nhƣ: “Ừm”, “à”, “ừ”…
- Ngụn ngữ cử chỉ
Ngụn ngữ cử chỉ thể hiện cỏch núi ra nhƣ thế nào. Ngụn ngữ cử chỉ phải nhất quỏn với giọng núi.
- Hỡnh thức bờn ngoài
Trang phục của ngƣời thuyết trỡnh phải gọn gàng, lịch sự, tạo cảm giỏc thoải mỏi để trỡnh bày, nờn phự hợp với đối tƣợng giao tiếp, khụng gõy phõn tỏn sự chỳ ý.
- Thỏi độ
nờn giữ thỏi độ tự nhiờn, phong cỏch tự nhiờn.
- Tư thế
giữ tƣ thế thẳng và thoải mỏi.
41
nờn sử dụng những động tỏc nhẹ nhàng và tự nhiờn, khụng hấp tấp và hốt hoảng, lỳng tỳng và giận dữ.
- Biểu hiện nột mặt
Nột mặt của ngƣời thuyết trỡnh phải thể hiện sự nhiệt tỡnh và tự tin. Trỏnh cú bộ mặt vụ cảm và giọng núi đều đều. Cố gắng thay đổi khuụn mặt tựy theo nội dung cần nhấn mạnh.
- Tiếp xỳc bằng mắt
Tiếp xỳc bằng mắt giỳp tạo lập và làm tăng thờm thiện cảm. Nờn đƣa mắt nhỡn đều mỗi ngƣời khoảng 1-3 giõy để tăng thờm hiệu quả.
- Kiềm chế sự hồi hộp
Sự lo lắng là kết quả của mong muốn làm tốt cụng việc. Lo lắng là một biểu hiện hoàn toàn bỡnh thƣờng. Tuy nhiờn, những gợi ý sau đõy cú thể giỳp làm giảm bớt hoặc khắc phục cảm giỏc lo lắng khi thuyết trỡnh:
+ Chuẩn bị sẵn sàng. Hóy chuẩn bị tốt bố cục bài trỡnh bày. + Loại bỏ cảm xỳc lo ngại và hồi hộp.
+ Nhận định tõm trạng bản thõn trƣớc khi đến nơi. + Trƣớc buổi trỡnh bày, nờn để một ớt thời gian thƣ gión.
+ Nờn đến địa điểm sớm trƣớc 10 phỳt để làm quen với mụi trƣờng xung quanh.
+ Tạo hỡnh ảnh tƣởng tƣợng: Trƣớc khi bƣớc vào địa điểm thuyết trỡnh, hóy tƣởng tƣợng một bài phỏt biểu. Trong tƣởng tƣợng, bạn hóy hỡnh dung mỡnh vừa kết thỳc một bài phỏt biểu xuất sắc và đƣợc mọi ngƣời hoan nghờnh.
+ Thở sõu vài lần trƣớc khi đứng dậy núi.
+ Hóy trỡnh bày phần mở đầu một cỏch tốt nhất trong khả năng của mỡnh. Ba phỳt đầu tiờn gõy ấn tƣợng mạnh cú thể giỳp bạn bớt đi nhiều lo lắng.
+ Nờn suy nghĩ theo hƣớng tớch cực. Hóy nghĩ rằng mọi ngƣời đều là bạn mỡnh.
+ Tập trung thƣ gión. Hóy cố gắng trầm ngõm trƣớc khi bắt đầu buổi núi chuyện.
+ Sử dụng cỏc phƣơng tiện trực quan, nếu cú thể. Nờn dỏn sẵn một sơ đồ để cú thể liếc vào nhỡn bố cục bài trỡnh bày và những điểm chớnh.
42
+ Nờn bắt đầu bằng một cõu hỏi yờu cầu ngƣời nghe trả lời. Điều này cho ngƣời thuyết trỡnh cú một phỳt nghỉ ngơi và trấn tĩnh.
- Khi bắt đầu buổi thuyết trỡnh cần:
+ Quan sỏt mụi trƣờng xung quanh và đối tƣợng nghe + Nhỡn một vài ngƣời để làm quen
+ Giữ phong thỏi thoải mỏi, cởi mở + Đi khoan thai, khụng hấp tấp
+ Trỏnh ụm đồm tài liệu và phƣơng tiện phục vụ cho việc trỡnh bày + Hỏi một vài cõu để làm quen
+ Núi một vài cõu hài hƣớc để tạo khụng khớ.
b. Nội dung thuyết trỡnh
- Nội dung thuyết trỡnh đúng vai trũ hết sức quan trọng. Để cú thể chuẩn bị một bài thuyết trỡnh tốt ngƣời thuyết trỡnh cần phải tỡm hiểu nhu cầu ngƣời nghe, lựa chọn nội dung đỏp ứng đƣợc đỳng nhu cầu của ngƣời nghe.
- Nội dung thuyết trỡnh đƣợc diễn đạt tốt thƣờng đảm bảo nguyờn tắc 5C (Clear, Complete, Concise, Correct, Courteous).
+ Rừ ràng: Nội dung trỡnh bày phải rừ ràng để ngƣời nhận chỉ cú thể hiểu theo một nghĩa duy nhất.
+ Hoàn chỉnh: Nội dung trỡnh bày phải chứa đầy đủ thụng tin cần thiết. + Ngắn gọn, sỳc tớch: Nội dung trỡnh bày phải chứa đựng đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết, nhƣng phải đảm bảo tiờu chớ ngắn gọn, sỳc tớch.
+ Chớnh xỏc: Thụng tin đƣa ra phải chớnh xỏc, cú căn cứ.
+ Lịch sự: Nội dung trỡnh bày phải đảm bảo nội dung đỏp ứng cỏc yờu cầu trờn, nhƣng về hỡnh thức phải tốt, lịch sự tựy theo từng đối tƣợng nhận thụng tin.
- Nội dung trỡnh bày phải rừ ràng, chớnh xỏc, tập trung, cú tớnh thuyết phục, cú tớnh lụgic.
- Khi diễn giải nội dung, người thuyết trỡnh cần chỳ ý sau:
+ Dựng giọng núi để nhấn mạnh những ý chớnh.
+ Dừng lại ở những điểm quan trọng để ngƣời nghe tự suy nghĩ. + Giữ sự tập trung của ngƣời nghe bằng cỏch núi to hoặc nhỏ hơn. + Quan sỏt ngƣời nghe để đo lƣờng mức độ hiểu và sự tập trung. + Nhỡn quanh mọi ngƣời, khụng chỳ tõm vào một ớt ngƣời.
43
+ Khi cú cõu hỏi, dừng và lắng nghe.
+ Nếu cú nhiều cõu hỏi một lỳc, nhận diện ngƣời hỏi nhƣng trả lời từng cõu, khụng hấp tấp.
+Nếu một số ngƣời nghe cú hoạt động khỏc khụng tập trung, đến gần họ, đứng cạnh họ, hoặc dừng núi để họ tự nhận định việc làm của họ.
+ Dựng bảng và cỏc phƣơng tiện hỗ trợ khi cần thiết.
+ Quan sỏt mức tập trung của ngƣời nghe. Nếu họ mệt mỏi thỡ sử dụng cõu núi hài hƣớc để làm sinh động.
+ Khụng đứng một chỗ, nờn di động xung quanh để gần gũi mọi ngƣời. + Nếu cảm thấy khụng rừ ràng ở một điểm nào thỡ dừng lại để xem lại đề cƣơng trỡnh bày.
2.4.2.4. Lập kế hoạch thuyết trỡnh
a. Phõn tớch mục tiờu
- Chỳng ta muốn đạt đƣợc cỏi gỡ với bài thuyết trỡnh? - Ngƣời nghe cần biết gỡ sau bài thuyết trỡnh?
- Ngƣời nghe nờn làm gỡ hay khụng làm sau khi thuyết trỡnh? - Hóy nhớ những điều trờn khi chuẩn bị thuyết trỡnh.
b. Phõn tớch thớnh giả
- Thớnh giả của chỳng ta là ai?
- Tại sao họ đến để nghe thuyết trỡnh? - Mong đợi của họ là gỡ?
- Họ biết về chủ đề thuyết trỡnh ở mức nào? - Thỏi độ của họ ra sao?
- Họ cú quan tõm đến bài thuyết trỡnh của chỳng ta khụng? - Trỡnh độ văn húa của cỏc thớnh giả?
- Họ cú hiểu ngụn ngữ của chỳng ta khụng? Địa vị xó hội của họ nhƣ thế nào?
- Cụng việc, nghề nghiệp của họ là gỡ? - Họ đại diện cho ai?
- Tuổi tỏc của họ thế nào? - Họ là nam hay nữ hay cả hai?
- Họ đến đõy tự nguyện hay ộp buộc? - Cú bao nhiờu ngƣời tham dự?
44
c. Phõn tớch tỡnh huống
- Chỳng ta cú bao nhiờu thời gian? - Thời gian nào trong ngày?
- Vị trớ nhƣ thế nào?
- Chỳng ta cú cỏc dụng cụ, thiết bị gỡ? - Cú ồn ào lắm khụng?
- Sắp xếp chỗ ngồi cho ngƣời tham dự? - Cú bao nhiờu ngƣời thuyết trỡnh ?
- Cú bao nhiờu ngƣời đó trỡnh bày chủ đề này rồi và họ đó núi về nội dung gỡ?
2.4.2.5. Những hoạt động sau khi thuyết trỡnh
- Đặt cõu hỏi - Tài liệu phỏt tay
Chuẩn bị và phỏt tài liệu phỏt tay và cỏc tài liệu khỏc nhƣ tờ rơi, bỏo cỏo, tranh ảnh,...
- Đỏnh giỏ, rỳt kinh nghiệm
Đỏnh giỏ kết quả thuyết trỡnh và ghi chỳ những điểm cần cải thiện cho lần thuyết trỡnh tiếp theo.