3.4. Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ các
3.4.2. Nhóm giải pháp đối với các doanh nghiệp tư nhân
3.4.2.1 Thay đổi nhận thức về vai trò công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ đối với quốc gia và doanh nghiệp sản sinh tài liệu
Ở các DNTN hiện nay hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam hầu hết đầu có nhận thức: TLLT là tài sản riêng của doanh nghiệp, nhà nước không được phép can thiệp vào và chủ doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quản lý TLLT theo cách của mình. Quan niệm này cần phải được thay đổi cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp và các cá nhân làm việc trong các DNTN phải đổi mới nhận thức về vai trò của tài liệu trong thực tiễn.
Thực ra, bản thân quan niệm TLLT của Việt Nam quy định trong các văn bản luật hiện nay vẫn còn hẹp so với quan niệm của nhiều nước trên thế giới, và chúng ta cũng chưa có chế tài rõ ràng đối với các doanh nghiệp nếu vi phạm pháp luật về lưu trữ. Đây cũng là một nguyên nhân khiến nhận thức của chủ DNTN và các cá nhân trong doanh nghiệp đối với công tác này còn hạn chế. Nếu như ở Đức, người ta coi TLLT là di sản của doanh nghiệp và cần được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ. Quan niệm này mở rộng hơn nhiều so với quan niệm của Việt Nam hiện nay. TLLT của các doanh nghiệp Đức là một loại di sản đi kèm các hiện vật, thể hiện giá trị văn hóa của doanh nghiệp đó. Họ có sự kết hợp để lưu giữ, bảo quản và trưng bày các di sản của mình thông qua việc liên kết hoặc xây dựng các bảo tàng, kho lưu trữ, thư hiện hoặc phương tiện truyền thông. Ví dụ theo chia sẻ của GS.Brizen trong buổi nói chuyện chuyên đề về
Lưu trữ các doanh nghiệp tại Cộng hòa Liên bang Đức thì ở Đức có doanh nghiệp sản xuất giấy, họ xây dựng bảo tàng giấy để trưng bày các hiện vật và tài liệu liên quan đến lĩnh vực sản xuất của họ. Ở đây trẻ em có thể tới bảo tàng, đọc các tài liệu hướng dẫn cách làm giầy rồi được tự tay làm các loại giấy. Hầu hết trẻ em và nhiều người đến bảo tàng đều khá thích thú khi được thực hiện công việc này, nên lượng người đến thăm bảo tàng giấy của doanh nghiệp hàng năm khá đông đảo. Như vậy, do nhận thức được giá trị các di sản của mình, trong đó có TLLT nên các doanh nghiệp ở Đức đều có sự nhận thức rất đầy đủ và đúng đắn: coi TLLT là 1 loại di sản đi kèm các hiện vật đồng thời di sản này phải đưa ra phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Thiết nghĩ đây là điều mà các DNTN ở Việt Nam chúng ta nên có sự học hỏi và áp dụng trong điều kiện cho phép của doanh nghiệp mình.
Ngoài việc nhận thức giá trị di sản của TLLT đối với doanh nghiệp, ở đây các doanh nghiệp cũng cần có sự đồng thuận và thống nhất giữa chủ sở hữu với
các cơ quan nhà nước trong vấn đề quản lý tài liệu. Cũng theo GS.Briesen2 trong buổi nói chuyện chuyên đề về Lưu trữ các doanh nghiệp tại Cộng hòa Liên bang Đức (năm 2014 tại Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) có chia sẻ rằng: Ở Đức mỗi Bang có một Luật riêng quy định về lưu trữ sao cho phù hợp với cách quản lý tài liệu doanh nghiệp của mỗi bang (khác với Việt Nam là chúng ta thống nhất quản lý bằng một hệ thống luật chung trong cả nước). Do vậy, cấp thấp nhất ở mỗi Bang có trách nhiệm truy thu, bảo quản các di tích, di sản của doanh nghiệp. Đồng thời mỗi cơ quan có trách nhiệm tư vấn cho doanh nghiệp cách thức bảo tồn các di sản ấy: công trình nhà cửa, cơ sở vật chất; di tích lịch sử; tài liệu lưu trữ... Kể cả doanh nghiệp nào không còn hoạt động nữa thì các yếu tố trên vẫn được coi là di sản của doanh nghiệp và cũng được nhà nước quản lý, bảo quản, lưu giữ. 16/05/1989 Bang Munich của Đức có ban bành Luật để bảo vệ TLLT. Trong Luật này có quy định: Nhà nước công nhận và bảo tồn các di sản của doanh nghiệp. Nếu được nhà nước công nhận thì di sản của doanh nghiệp sẽ được bảo quản và sử dụng bằng cách tính toàn các chi phí điện nước, chi phí dịch vụ khác trong một năm là bao nhiêu. Sau đó dự tính tổng số tiền thu được nhờ bán vé trong năm, từ đó tính giá vé cho người tham quan doanh nghiệp hoặc tổ chức đó. Đây chính là tiền đề để bảo dưỡng, bảo tồn và lưu giữ các di sản của doanh nghiệp dù đã ngừng hoạt động hay đang hoạt động. Nghĩa là cần có sự phối hợp thống nhất giữa doanh nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ: chúng ta thừa nhận sở hữu tư nhân của doanh nghiệp nhưng vẫn khẳng định được vai trò quản lý của Nhà nước3
.
3.4.2.2. Xác định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, đơn vị trong công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp
Trong quá trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của DNTN chúng tôi có đề cập đến nội dung: Các DNTN cần phải hoàn thiện hệ thống quy chế, nội quy quy định về công tác lưu trữ cho chính doanh nghiệp. Trong các văn bản này, doanh nghiệp cần thể hiện rõ tinh thần, nguyên tắc tổ chức, quản lý của mình. Đồng thời để công tác lưu trữ được thực hiện mang tính thống nhất, có hiệu quả khi áp dụng mô hình thì bản thân các nội quy, quy chế của doanh nghiệp về công tác lưu trữ phải cụ thể, chi tiết trách nhiệm của mỗi cá nhân đơn vị trong doanh nghiệp. Ví dụ như:
2
GS. TS. Detlef Briesen – Trường Đại học Tổng hợp Giessen – Cộng hòa Liên bang Đức.
3
+ Chủ doanh nghiệp cần ý thức trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ cho doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật Việt Nam về lưu trữ. Người đứng đầu doanh nghiệp cần có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp để nâng cao chất lượng những nội dung nghiệp vụ lưu trữ và không sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân như tại Điều 6 và Điều 8 Luật Lưu trữ 2011 đã quy định.
+ Bộ Phận lưu trữ hoặc cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ của doanh nghiệp có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ trong doanh nghiệp lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ doanh nghiệp nếu có.
- Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ doanh nghiệp.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. - Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu, để giao nộp vào lưu trữ doanh nghiệp;
- Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật.
- Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ hoặc kiêm nhiệm trong các DNTN tuy không thể đòi hỏi cao như ở các cơ quan, tổ chức nhà nước hoặc doanh nghiệp nhà nước nhưng cần ý thức nâng cao trình độ chuyên môn của mình để đáp ứng tối thiểu về một số tiêu chí cán bộ làm văn thư lưu trữ như quy định trong Luật Lưu trữ tại điều 6. Nhất là hiện nay các doanh nghiệp luôn đề cao lợi ích, lợi nhuận kinh tế lên trên thì các chi phí cho nhân sự càng được thắt chặt và hạn chế, vì thế biên chế nhân sự cho công tác lưu trữ càng chưa phải là lĩnh vực cấp bách theo quan điểm của nhiều chủ doanh nghiệp. Do đó, tình trạng nhân viên trong doanh nghiệp cùng lúc kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau là điều phổ biến trong các DNTN hiện nay. Điều này đòi hỏi cán bộ được phân công kiêm nhiệm công tác lưu trữ hoặc ngay cả cán bộ lưu trữ chuyên trách cũng phải tự nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc, tích cực hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ, rèn luyện các kỹ năng và cập nhật các văn bản quản lý, hướng dẫn của Nhà nước về lưu trữ hoặc các lĩnh vực mình kiêm nhiệm thêm để nâng cao hiệu xuất công việc mà mình đã đảm nhận và được phân công.
3.4.2.3. Tuyển dụng và bố trí nhân sự hợp lý, khoa học đáp ứng tiêu chuẩn nhân sự và tiêu chuẩn công việc
Sau khi tổ chức bộ máy thì một điều quan trọng đối với doanh nghiệp cần phải làm đó là tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ. Tuy nhiên tùy quy mô hoạt động và tình hình tài liệu của doanh nghiệp mà chúng ta có phương hướng tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ cho phù hợp. Hơn nữa, phải căn cứ vào các nhiệm vụ đặt ra cho bộ phận lưu trữ doanh nghiệp mà chúng ta có những tiêu chí tuyến dụng cán bộ đảm bảo về chất và số lượng. Trong quá trình xây dựng bộ máy làm công tác lưu trữ cần tuân thủ theo đúng quy trình về tổ chức bộ máy, từ đây chúng ta sẽ xác định được nguồn nhân lực cần phải có đảm bảo cho việc triển khai, thực hiện công tác lưu trữ trong toàn doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực mà hiệu quả công việc lại không cao.
Có thể nói, công tác tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ là một trong những nhân tố đóng vai trò quan trọng trong xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp. Hầu hết, các doanh nghiệp dù có quy mô hoạt động lớn hay vừa và nhỏ thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhiều do một thời gian dài tồn đọng không được tổ chức sắp xếp, chỉnh lý, nhưng nhân sự làm công tác lưu trữ lại chưa được đáp ứng đầy đủ về mặt số lượng và chất lượng. Do đó, bản thân doanh nghiệp cần nghiên cứu ban hành quy định về công tác tuyển dụng, thường xuyên rà soát nhân sự các đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp để nắm được nhu cầu về nhân sự của họ, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc của các phòng ban đơn vị đó. Chủ các doanh nghiệp trên cơ sở những ý kiến tham mưu của bộ phận văn phòng phải đưa ra được những tiêu chí tuyển dụng cán bộ cho phù hợp đặc biệt là về trình độ chuyên môn của cán bộ làm lưu trữ. Bởi vì trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ của doanh nghiệp đồng thời mới có khả năng định hướng, tổ chức thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong toàn doanh nghiệp. Nếu các DNTN đều tuyển dụng được cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, bố trí đúng vị trí làm việc sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc tìm ra phương án phân loại tài liệu cho phù hợp với đặc điểm của tài liệu cũng như dễ tra cứu sử dụng. Tuy nhiên để tuyển dụng được nhân sự đúng chuyên môn và có trình độ thì bản thân người lãnh đạo doanh nghiệp phải có tư duy về hoạch định nhân sự, phải nhận thức được vai trò, vị trí của
công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ đó có chính sách tuyển dụng và bố trí nhân sự hợp lý. Tránh tuyệt đối tình trạng tuyển nhân sự không đúng quy trình, không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc tuyển vị trí nhân viên lưu trữ nhưng khi sắp xếp vị trí công việc lại là nhân viên kế toán hoặc nhân viên kinh doanh... sẽ không phát huy được hiệu quả làm việc cũng như sở trường, chuyên môn của cá nhân được tuyển dụng.
3.4.2.4. Thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
Khi mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được xây dựng thì một trong những giải pháp để mô hình này được triển khai và thực hiện các nghiệp vụ một cách đồng bộ, thống nhất được về quản lý tài liệu thì một trong những giải pháp quan trọng mà chúng tôi muốn đề cập đến đó chính là vấn đền thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ. Trong các nội dung phía trên chúng tôi đã đề cập đến công tác thi đua khen thưởng trong lưu trữ và đề xuất nội dung này trở thành một điều trong quy chế văn thư lưu trữ của doanh nghiệp nếu được ban hành. Khi các doanh nghiệp có cơ chế cho hoạt động văn thư lưu trữ sẽ là điều kiện để công tác này đi vào khuôn khổ. Nếu xét kết quả của công tác lưu trữ để trở thành một tiêu chí đánh giá thi đua khen thưởng cho các tập thể trong doanh nghiệp sẽ tạo ra ý thức về lưu trữ của các cán bộ, phòng ban. Do đó, song song với quá trình kiểm tra đánh giá thì trong công tác thi đua khen thưởng các doanh nghiệp cũng cần có những tiêu chí, tiêu chuẩn để đánh giá khen thưởng hay kỷ luật đối với các tập thể hoặc cá nhân không hoàn thành trách nhiệm của mình trong công tác văn thư lưu trữ hoặc cố tính chống đối, không có tinh thần hợp tác.
Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải lập hồ sơ công việc hoàn chỉnh, phải có ý thức bảo quản tài liệu, phải có trách nhiệm hợp tác với bộ phận lưu trữ của doanh nghiệp khi đến hạn giao nộp, bổ sung hồ sơ vào kho lưu trữ của doanh nghiệp... Nếu các cán bộ ở các phòng ban không hoàn thành các trách nhiệm của mình thì sẽ đánh vào thi đua của phòng ban, đơn vị đó. Ngược lại những đơn vị, cá nhân xuất sắc, hoàn thành các quy định về lưu trữ của doanh nghiệp phải được kịp thời khen ngợi, biểu dương, khích lệ.
Qua quá trình khảo sát thực tiễn chúng tôi cũng nhận thấy một số doanh nghiệp đã thực hiện khá tốt công tác văn thư lưu trữ nhờ có chế tài về thi đua khen thưởng khá chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc. Ví dụ như tại Công ty Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường Việt Nam trong quy chế văn thư lưu trữ của mình
họ đưa ra quy định tại điều 28 về khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư lưu trữ như sau:
“1. Hàng năm phòng Hành chính – Nhân sự phối hợp với các phòng ban, đơn vị trong Công ty tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng phòng ban, đơn vị.
2. Các đơn vị và người lao động trong Công ty thực hiện tốt các quy định của Quy chế này sẽ được khen thưởng theo quy định của Công ty. Nếu vi phạm quy định trong Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân sẽ là căn cứ để xét thi đua cuối năm của cá nhân cũng như cả phòng ban, đơn vịđó. Tuy nhiên, mức xử lý thường xuyên cho các phòng ban, đơn vị vị phạm các quy định trong Quy chế này là hạ một bậc thi đua khen thưởng hàng năm...”[16;18]
Hoặc chúng tôi liên hệ tham khảo quy định của Tập đoàn kinh tế tư nhân như Tập đoàn Lã Vọng mới ban hành đầu năm 2014 có quy định tại điều số 21 của Quy chế văn thư lưu trữ có quy định như sau: “Các phòng ban, đơn vị trong Tập đoàn phải có ý thức bảo vệ, lưu giữ những tài sản chung của Tập đoàn trong đó thông tin trong tài liệu lưu trữ là một tài sản cần phải được bảo quản, bảo mật. Các đơn vị, cá nhân trong Tập đoàn nếu tiết lộ thông tin trong tài liệu nhất là những tài liệu về Chiến lược kinh doanh, tài liệu về đối