hành trong các doanh nghiệp tư nhân
Trên cơ sở các văn bản quy định được ban hành cán bộ hoặc bộ phận đảm nhận công tác lưu trữ của các DNTN cần triển khai hướng dẫn, thống nhất về mặt nghiệp vụ cũng như quản lý tài liệu lưu trữ đối với các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp mình.
Các DNTN cần phải phổ biến văn bản quy định về CTLT do chính DN ban hành cho toàn bộ các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong DN biết và nắm được. Việc phổ biến có thể thông qua các buổi tập huấn và đào tạo do phòng Hành chính – Nhân sự hoặc bộ phận hành chính tổ chức. Các buổi tập huấn này có thể kết hợp tổ chức cho các cán bộ, nhân viên sau mỗi đợt tuyển dụng nhân sự mới của DN. Hoặc các DNTN có thể thông qua văn bản gửi đến các phòng ban, đơn vị trong DN và thông qua quản lý của các phòng ban, đơn vị đó để truyền tải quy định này đến từng cá nhân trong DN.
Ngoài ra, bộ phận lưu trữ trong DNTN cần phải trực tiếp hướng dẫn các phòng ban, đơn vị chuyên môn trong DN cụ thể phương pháp thực hiện từng nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tính thống nhất chung và không trái quy định của pháp luật hiện hành.
Ở phần chương 2, chúng tôi cũng đã trình bày khá cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở các DNTN hiện nay. Kết quả khảo sát cho thấy: các DNTN chưa có sự đồng nhất trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, bản thân nội bộ từng DN giữa các phòng ban, cá nhân thực hiện cũng không đồng bộ. Một ví dụ nữa từ thực tế thể hiện sự thiếu đồng nhất trong công tác xác định giá trị tài liệu ở DNTN Sản xuất Bánh kẹo Hưng Thịnh quy định tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ trong vòng 15 năm; các thông báo, công văn, quyết định có thời hạn lưu trữ trong vòng 1 – 2 năm; tài liệu thành lập doanh nghiệp có thời gian lưu trữ vĩnh viễn, các dự án phát triển thị trường có thời gian lưu trữ là 10 – 20 năm... Cũng là các công văn, thông báo, quyết định nhưng ở DNTN Mỹ Đoàn lại xác định thời hạn bảo quản khác nhau dựa trên nội dung của văn bản, đối với văn bản có giá trị nội dung thì được lưu trữ khoảng 20 – 30 năm, còn mốc lưu trữ phổ biến là 10 năm; tài liệu kế toán của DN này được quy định lưu trữ trong 10 năm sau khi tất toán... Đặc biệt ở DNTN Hùng Cường các hồ sơ lưu trữ được lập lại không xác định thời hạn bảo quản của tài liệu hoặc có DNTN lại xác định chung một mốc thời hạn bảo quản là lâu dài, hoặc cùng một loại hồ sơ, cùng một khách hàng nhưng các phòng ban trong DN lại xác định thời hạn bảo quản khác nhau... Như vậy, để có tính thống nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý sau này, bộ phận lưu trữ của DNTN cần hướng dẫn cho các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong DN xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu thống nhất theo đúng quy định của Nhà nước và đúng giá trị thông tin mà tài liệu đó chứa đựng.
Hoặc trong công tác bảo quản tài liệu, nhiều DN các cán bộ nhân viên đang lưu trữ tài liệu một cách tự phát, họ cứ giải quyết xong công việc là thu thập toàn bộ giấy tờ cho vào 1 file còng và cố định lại các trang văn bản trong hồ sơ. Một số DN lại lưu giấy tờ vào trong các túi clear bag có dán nhãn bên ngoài và bảo quản tài liệu ngay dưới gầm bàn, trong phòng làm việc của mình. Còn một số DNTN do nhận thức giá trị TLLT nên họ cũng có ý thức hơn trong việc bảo quản tài liệu đó là đưa tài liệu vào các cặp hộp, để trong các giá tủ một cách cẩn thận... Tuy nhiên, để có thể lưu giữ tài liệu được lâu dài, các DNTN cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác bảo quản tài liệu và hướng dẫn cụ thể hơn cho các phòng ban, cá nhân trong DN về chế độ, điều kiện bảo quản tài liệu tránh tình trạng để tài liệu bị ẩm mốc, hoen ố hoặc thất lạc... Những tài liệu quan trọng liên quan đến công nghệ, dây chuyền sản xuất hoặc tài liệu thành lập DN... thì cần phải được bảo quản cẩn thận trong két sắt có mật khẩu riêng.