Chúng tôi nhận thấy, sẽ thật khó để thống nhất hoặc xây dựng quy chuẩn chung một mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho các doanh nghiệp. Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát cho thấy hiện nay mỗi DNTN đang tổ chức, quản lý CTLT của mình theo một cách riêng hay nói cách khác là giữa các DNTN đều có sự khác biệt nhau trong mô hình tổ chức, quản lý CTLT. Mỗi mô hình mà các DNTN này đang áp dụng đều có những ưu – nhược điểm nhất định. Do đó, trên cơ sở phân tích cơ sở lý luận, pháp lý và cơ sở thực tiễn chúng tôi xin đưa ra một mô hình mà theo quan điểm của chúng tôi là tương đối phù hợp, các DNTN có thể tham khảo hoặc áp dụng một phần hoặc áp dụng toàn bộ mô hình cho DN mình, tùy theo đặc điểm và điều kiện hoạt động của DN đó.
3.2.1. Nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữđối với hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân
Hiện nay, trong nhận thức vai trò CTLT đối với hoạt động của DNTN đang có rất nhiều quan điểm khác nhau:
Có DN cho rằng CTLT có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của DN, bởi vì CTLT giúp DN gìn giữ được khối lượng tài liệu có giá trị, phục vụ đắc lực cho DN trong suốt quá trình phát triển, sản xuất, kinh doanh; cho công tác lãnh đạo điều hành của chủ DN và giải quyết công việc mang tính chuyên môn của các cán bộ làm việc trong DN đó. Trong phần chương 2 của luận văn này, chúng tôi cũng đã trình bày khá chi tiết về thực trạng tổ chức CTLT của các DNTN cũng như về sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo DN tới CTLT. Qua thực tế khảo sát và nội dung trình bày ở trên, chúng tôi cũng nhận thấy lãnh đạo và người lao động của một số DN như: Công ty Ống đồng Toàn Phát, DNTN Mỹ Đoàn... đã có những nhận thức cơ bản về giá trị và vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong quá trình làm việc. Điều này có thể nhìn thấy thông qua việc một số doanh nghiệp đã nghiên cứu và ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ, đã bước đầu chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, phòng
kho cho lưu trữ như: giá tủ, két sắt để bảo quản tài liệu mật, tài liệu về công nghệ, dây chuyền sản xuất; tài liệu đăng ký kinh doanh...
Cũng có DN lại cho rằng, CTLT không quan trọng nên chưa cần thiết phải chú trọng đầu tư kinh phí, nhân lực cho công tác này. Bởi vì đối với DN lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh là quan trọng nhất. Và như vậy tất cả những hoạt động trực tiếp tạo ra lợi nhuận sẽ được ưu tiên, còn hoạt động mang tính phụ trợ cho kinh doanh như CTLT thì không cần thiết phải tổ chức một bộ máy để đảm nhận. Hiện nay còn rất nhiều doanh nghiệp, không chỉ riêng các DNTN mà các CTCP, Công ty TNHH, Tập đoàn kinh tế tư nhân vẫn còn giữ quan điểm này, do đó họ không tổ chức bộ phận lưu trữ của doanh nghiệp, cũng không quan tâm, chú trọng đến công tác này.
Bên cạnh đó, cũng có DN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của CTLT nhưng chưa nhận thức được đầy đủ vai trò của công tác này đối với hoạt động của DN. Họ ý thức được giá trị tài liệu nếu được lưu giữ, bảo quản tốt nhưng nếu có DN có điều kiện thì sẽ đầu tư kinh phí để tổ chức, quản lý tốt công tác này, còn trong trường hợp các DN còn nhiều khó khăn như hiện nay thì việc tổ chức, quản lý nó chưa thực sự cần thiết. Ví dụ như DNTN sản xuất bánh kẹo Hưng Thịnh, DNTN thương mại và sản xuất Hùng Cường, Công ty Bách Khoa...
Nguyên nhân khiến các DNTN hiện nay chưa khẳng định đúng vai trò CTLT là do đặc thù của các DNTN thường có quy mô không lớn thậm chí nhiều doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mang tính nhỏ lẻ nên cũng chưa chú trọng nhiều đến công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp mình. Vì vậy, tình trạng phổ biến ở các DNTN hiện nay là thường bố trí cán bộ kiêm nhiệm để đảm nhận các nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ.
Chúng tôi cho rằng, nếu những DNTN này được tư vấn về vai trò, giá trị CTLT, TLLT và được giúp đỡ thêm về tổ chức nghiệp vụ, chúng tôi cho rằng họ sẽ có nhiều biển chuyến trong tổ chức, quản lý CTLT phục vụ có hiệu quả cho quá trình sản xuất, kinh doanh của DN.
Ngược lại, chúng tôi cũng khảo sát thêm một số doanh nghiệp là các CTCP, công ty TNHH hay Tập đoàn kinh tế tư nhân thì nhận thấy các doanh nghiệp này do quy mô hoạt động tương đối lớn nên họ cũng bắt đầu ý thức về hiệu quả công tác lưu trữ nên họ đã tổ chức phòng ban, bộ phận chuyên trách và tuyển dụng các cán bộ được đào tạo chính ngành Văn thư Lưu trữ hoặc ngành Quản trị văn phòng để đảm nhận các công việc liên quan đến tổ chức nghiệp vụ.
Chính vì thế nhiều doanh nghiệp như Tập đoàn vàng bạc đã quý Doji, CTCP Jpower, Tập đoàn Lã Vọng, Tập đoàn Tinh Vân... hiện nay cũng đã thường xuyên mời chuyên gia về tập huấn công tác văn thư – lưu trữ hay tập huấn các chuyên đề nhỏ: soạn thảo văn bản, kỹ năng lập hồ sơ hoàn chỉnh, phương pháp xác định giá trị tài liệu, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, phương pháp xây dựng và ban hành Quy chế văn thư – lưu trữ... Chúng tôi cho rằng, đây cũng là một kinh nghiệm và mô hình để các DNTN có thể tham khảo, học hỏi.
Tóm lại: Muốn CTLT của DN đi vào nề nếp, ổn định và phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của DN thì bản thân lãnh đạo cũng như nhân viên trong DNTN trước tiên phải nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác lưu trữ, TLLT: Phải coi TLLT là tài sản của DN, di sản của quốc gia và CTLT là công tác có vai trò quan trọng tạo lên thành công của DN trong sản xuất, kinh doanh.