3.4. Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ các
3.4.3. Nhóm giải pháp đối với các cơ sở đào tạo
3.4.3.1 Đào tạo cán bộ lưu trữ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Hiện nay, nhu cầu của DNTN đối với nguồn nhân sự tương đối cao về chất lượng, đối với công tác lưu trữ cũng vậy. Để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp và xu thế phát triển hiện nay, các cơ sở đào tạo cũng cần có những đổi mới trong phương pháp đào tạo
Thực tế cũng cho thấy hiện nay các cơ sở đào tạo ngành Lưu trữ tương đối nhiều nhưng nguồn nhân lực vẫn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ như chưa đáp ứng được về tính chuyên nghiệp, về kỹ năng giao tiếp, về sử dụng CNTT và trang thiết bị hiện đại, hoặc bị hạn chế về các kiến thức: Luật, quản lý nhà nước, kinh tế tài chính, thậm chí nhiều doanh nghiệp còn đỏi hỏi người nhân viên kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ... do bản chất của doanh nghiệp là tận dụng tối đa nguồn nhân sự hoặc thường bố trí và sử dụng nhân sự mang tính kiêm nhiệm cao. Đây cũng chính là những yếu tố mà thực tế
“sản phẩm đào tạo” của nhiều cơ sở đào tạo hiện nay còn chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn phải tuyển nhân viên không được đào tạo đúng ngành nhưng đảm bảo yếu tố về ngoại ngữ và
các kỹ năng khác để bố trí làm các công tác hành chính – văn thư – lưu trữ. Ví dụ ở công ty Jpower mới tuyển nhân viên văn phòng vào làm việc được 6 tháng, tốt nghiệp Cao đẳng Du lịch, được hưởng mức lương chính là 800 USD/tháng. Mặc dù không được đào tạo ngành Quản trị văn phòng hay chính ngành Lưu trữ, nhưng nhân viên này có ưu thế là có thể giao tiếp bằng tiếng anh và các kỹ năng mềm khác khá tốt.
Để có đánh giá khách quan, chúng tôi tiến hành phỏng vấn lãnh đạo các doanh nghiệp và thấy rằng họ đều rất mong muốn tuyển dụng nhân viên được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ, nhưng bản thân những người học được đào tạo bài bản về chuyên môn thì lại thiếu nhiều kỹ năng và vốn kiến thức xã hội để phục vụ cho quá trình làm việc. Trong khi cơ hội việc làm trong các văn phòng DNTN hiện nay là rất lớn thì người học của chúng ta lại chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Đó là lý do tại sao nguồn nhân lực quản trị văn phòng được đào tạo hiện nay hầu như chưa thể thâm nhập vào các doanh nghiệp, thậm chí là trong các doanh nghiệp dân doanh có quy mô hoạt động lớn của Việt Nam cũng rất hạn chế.
Từ thực tế trên, đặt ra cho các cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng như: Đại học Nội vụ, Đại học Dân lập Phương Đông, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn... chúng ta yêu cầu phải đổi mới chương trình học và quan tâm nhiều hơn đến chất lượng đầu ra của người học. Trong quá trình dạy, bên cạnh việc trang bị lý thuyết cho sinh viên cần phải đẩy mạnh yếu tố thực hành lên hàng đầu. Có nghĩa là trong quá trình dạy lý thuyết, người dạy phải giúp sinh viên từ lý thuyết áp dụng vào thực tiễn để thực tiễn không quá xa vời với các em khi xin việc. Bên cạnh đó, trong chương trình đào tạo, chúng ta cũng cần bổ sung thêm các môn học mang tính kỹ năng như: kỹ năng hoạch định, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng sử dụng hiệu quả trang thiết bị văn phòng, kỹ năng makertting hiệu quả... Đặc biệt, chúng tôi nhận thấy yếu tố ngoại ngữ là một yếu tố rất quan trọng mà hiện nay đang là một lỗ hổng lớn của nhiều người học. Chúng ta có thể đặt ra yêu cầu chuẩn ngoại ngữ đối với sinh viên khi ra trường phải đạt trình độ A1, A2 hoặc B1... Như vậy mới giúp người học sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp trong xu thế mở hiện nay và bắt nhịp được với môi trường công việc vốn đầy sức ép của doanh nghiệp
3.4.3.2. Phối hợp với các cơ quan quản lý lưu trữ và các tổ chức lưu trữ để hỗ trợ doanh nghiệp trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các doanh nghiệp
Bản thân các cơ sở đào tạo, trong quá trình đào tạo nhân sự cho ngành văn thư lưu trữ Việt Nam nói chung và các DNTN hiện nay ngoài việc đổi mới chương trình, phương pháp dạy học thì cũng cần có sự đổi mới trong mối liên hệ với các cơ quan quản lý lưu trữ và các tổ chức lưu trữ, các tổ chức doanh nghiệp để hướng dẫn, hỗ trợ và hướng dẫn các doanh nghiệp trong tổ chưc quản lý công tác lưu trữ. Ví dụ như Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gần đây liên tục tổ chức các Hội thảo với Hiệp hội các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có sự tham gia của các doanh nghiệp Nhà nước, các DNTN, hay phối hợp cả với Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam để lắng nghe và thảo luận về những vấn đề đang là vấn đề nổi bật của các doanh nghiệp hiện nay về văn thư lưu trữ, về quản trị văn phòng... Chúng tôi nhận thấy rằng, cần có nhiều Hội thảo, tọa đàm khoa học, các cuộc gặp gỡ giao lưu hơn nữa giữa các cơ sở đào tạo lưu trữ và các doanh nghiệp để tìm ra tiếng nói chung. Bên cạnh đó, thông qua các buổi Hội thảo hay cuộc gặp gỡ này sẽ tăng mối liên hệ giữa cơ sở đào tạo với các doanh nghiệp. Từ đó, các cơ sở đào tạo lưu trữ có những ý kiến tư vấn cho các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước trong việc đổi mới cơ chế quản lý lưu trữ cũng như đổi mới về pháp chế lưu trữ doanh nghiệp trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Ngoài ra, các cơ sở đào tạo sẽ có sự phối hợp bới các tổ chức lưu trữ như Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam là nơi hội tụ của các nhà khoa học đầu ngành về lưu trữ có sự giúp đỡ các doanh nghiệp trong quá trình tổ chức, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tăng tính hiệu quả phục vụ của công tác lưu trữ đối với doanh nghiệp, giảm thiểu những bất cập mà doanh nghiệp đang còn vướng mắc. Cũng qua các Hội thảo hoặc tọa đàm khoa học này sẽ là diễn đàn để cả cơ sở đào tạo lẫn doanh nghiệp và cơ quan quản lý lưu trữ, các tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cũng trao đổi, bàn luận và “lắng nghe” những khó khăn, những mong muốn của nhau từ đó có những động thái tích cực hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình tổ chức công tác lưu trữ cũng như các doanh nghiệp cũng là đầu ra cho các “sản phẩm” của các cơ sở đào tạo.
KẾT LUẬN
Trong quá trình hoạt động của các DNTN đã hình thành ra khối lượng tài liệu rất lớn chứa đựng những thông tin hết sức có giá trị đối với hoạt động của chính doanh nghiệp cũng như đối với quốc gia. Đối với Nhà nước thông tin trong tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các chính sách, phát triển kinh tế, xử lý các hành vi gian lận thương mại, xử lý tham nhũng.... Đối với các DNTN, tài liệu lưu trữ sẽ giúp các lãnh đạo đề ra quyết định chính xác trong quản lý kinh doanh, khai thác nhiều thông tin hửu ích, tiết kiệm được thời gian, công sức để đưa ra các giải pháp kinh doanh, các kết quả khảo sát triển khai dự án...
Tuy nhiên hiện nay, khối tài liệu này chưa được tổ chức, quản lý một cách chặt chẽ và quy củ. Doanh nghiệp chưa chú trọng đầu tư đến công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình. Nhà nước chưa thể hiện được vai trò của mình trong quản lý công tác lưu trữ các DNTN hiện nay, đồng thời cũng chưa đưa ra được các chế tài để thể hiện sự quản lý của mình. Trong khi đó, trong các văn bản Luật của chúng ta dù được ban hành khá nhiều nhưng chưa có một văn bản nào quy định cụ thể về công tác lưu trữ các doanh nghiệp nói chung và DNTN nói riêng. Như vậy yêu cầu đặt ra đối với Nhà nước là phải nhanh chóng hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ, tăng cường vai trò quản lý của mình đối với lĩnh vực văn thư lưu trữ của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải xác định rõ mức độ tác động, kiểm soát về lưu trữ của Nhà nước đối với các doanh nghiệp bởi vì xét đến cùng thì tài liệu lưu trữ là tài sản thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp. Do đó, trong thời gian tới chúng ta cần làm rõ hơn về điều này.
Về mặt quản lý thì Nhà nước quản lý thống nhất chung vì bản thân tài liệu doanh nghiệp cũng được coi là tài liệu lưu trữ thuộc thành phần phông Lưu trữ Quốc gia. Việc quản lý lưu trữ doanh nghiệp phục vụ trước hết cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đồng thời quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp với tư cách là một trong các thành phần rất quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cũng là nhiệm vụ mà các cơ quan quản lý về lưu trữ phải làm. Tuy nhiên để thể hiện được vai trò quản lý của mình, Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ doanh nghiệp.
Trong quá trình khảo sát, bản thân tác giả nhận thấy rằng ở nhiều DNTN mặc dù đã có nhiều cố gắng và đổi mới trong công tác lưu trữ nhưng vẫn còn rất nhiều hạn chế đặc biệt là chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh
đạo doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sự thiếu hoàn thiện về cơ sở lý luận làm nền tảng nên trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại các DNTN còn mang tính “kinh nghiệm” là chủ yếu. Thậm chí cho đến nay, phổ biến các doanh nghiệp và cả Nhà nước đều chưa đưa ra được một văn bản pháp quy nào quy định liên quan đến công tác lưu trữ cũng như về tầm quan trọng của công tác này. Điều này làm hạn chế sự phát triển và hiệu quả của công tác lưu trữ cũng như nhận thức về giá trị tài liệu của nhân viên trong doanh nghiệp đó.
Những giá trị mà nguồn tài liệu này mang lại, một lần nữa khẳng định sự quan trọng và cần thiết phải tổ chức tốt công tác lưu trữ trong các DNTN hiện nay. Trên thế giới, các DNTN đã phát triển công tác này từ rất sớm, bởi họ sớm nhận ra những giá trị, lợi ích mà tài liệu này mang lại. Vậy thì Việt Nam chúng ta, đang trên con đường hội nhập, phát triển và học hỏi thế giới, trước tiên Ngành Lưu trữ cũng cần có những thay đổi trong quản lý, nhận thức từ đó có những quan tâm, đầu tư đúng mức đối với công tác lưu trữ các doanh nghiệp ngoài quốc doanh trong đó có các DNTN. Bởi vì, chúng ta dễ dàng có thể nhìn thấy nhu cầu thông tin hiện nay không còn bó hẹp mà nó bao gồm tất cả những thông tin của quá khứ, thông tin hiện tại... Nhưng cho đến nay, công tác lưu trữ DNTN thậm chí nhiều doanh nghiệp Nhà nước cũng mới chỉ manh nha, dừng lại ở mức độ mô phỏng đơn thuần và được tổ chức dựa trên cơ sở những kinh nghiệm làm việc lâu năm của cán bộ. Trong khi đó, nhìn ra thế giới chúng ta thấy tốc độ phát triển rất nhanh chóng, nếu không sớm có sự đổi mới thì không thể bắt kịp với tiến độ phát triển chung nhất là khi đất nước ngày càng phát triển theo xu thế mở. Do đó, bản thân những người làm công tác lưu trữ của doanh nghiệp và cả những cơ quan làm nhiệm vụ quản lý, nghiên cứu, đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ cần có sự kết hợp để đi đến thống nhất những phương pháp, lý luận khoa học giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của các doanh nghiệp được thống nhất, đồng bộ.
Để làm được điều này, thiết nghĩ điều quan trọng trước nhất là phải có những biện pháp tổ chức đồng bộ từ các nhà quản lý, các lãnh đạo doanh nghiệp đến các cán bộ chuyên trách, các nhân viên. Từ sự nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ cho đến việc đề ra các quy chế, quy định, các biện pháp tổ chức cụ thể và chế độ thực hiện nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo cho công tác lưu trữ tài liệu cũng như hoạt động cung cấp, khai thác sử dụng thông tin được hiệu quả. Trong phạm vi khaỏ sát chính ở một số DNTN hoạt động và đóng trụ sở trên địa bàn Hà Nội, tác giả chưa thể khẳng định là
trên những địa bàn khác trong cả nước, các doanh nghiệp khác đã tổ chức và hoàn thiện mô hình tổ chức công tác lưu trữ phù hợp chưa? Họ tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ như thế nào?, nên việc đánh giá cũng chỉ có thể phản ánh phần nào thực trạng công tác lưu trữ tại một bộ phận các DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội, chứ chưa thể bao quát được tình hình chung cho tất cả các DNTN trong cả nước. Vấn đề này, để có những đánh giá cụ thể và chính xác, toàn diện hơn cần có sự nghiên cứu của các nhà chuyên môn để có thể đưa ra những giải pháp khả thi. Nhưng bản thân tác giả cũng xin mạnh dạn có một số ý kiến cũng như hướng tiếp cận trong thời gian tới như sau:
- Thứ nhất, trong thời gian tới, cần có sự tổ chức khảo sát thực tiễn và nghiên cứu tổng thể về công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung và lưu trữ các DNTN nói riêng trong phạm vi cả nước, trước nhất là những doanh nghiệp quy mô hoạt động lớn có đóng góp tích cực cho nền kinh tế nước nhà, để chúng ta có cái nhìn toàn diện về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các DNTN trong phạm vi quốc gia.
- Thứ hai, các nhà nghiên cứu từ kết quả khảo sát thực tiễn sẽ tham mưu cho các nhà quản lý lưu trữ, cơ quan quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ giúp họ có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ cũng như giá trị loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp mới có những chỉ đạo, những văn bản quản lý, những quy chế, quy định bắt buộc mới được ban hành: chỉ tiêu cán bộ, tiêu chuẩn lựa chọn cán bộ, kinh phí đầu tư xây kho tang, giá tủ bảo quản… Đây sẽ là cơ sở để xây dựng và triển khai các mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp đồng thời tạo tiền đề thúc đẩy công tác lưu trữ của các DNTN được phát triển mạnh mẽ, sâu rộng, đi vào nề nếp.
- Thứ ba, bản thân lãnh đạo các doanh nghiệp cũng cần có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp mình. Các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải thay đổi nhận thức hoặc nhận thức rõ ràng việc lưu giữ thông tin trong tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ cho riêng công tác chuyên môn của mình mà còn là đang gìn giữ những di sản văn hóa hay giá trị văn hóa (giá trị văn hóa ở đây chính là giá trị thông tin) cho các doanh nghiệp Việt mỗi giai đoạn phát triển của thị trường và phục vụ cho những lợi ích lâu dài của chính doanh nghiệp cũng như của xã hội. Vì thế, việc lập, lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng là một cách đế đánh giá toàn bộ đóng góp của một nhân viên với sự phát triển của doanh nghiệp cũng
như với ngành hoạt động mà doanh nghiệp đó tham gia vào. Đồng thời, nó còn