1.3. Cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ trong
1.3.1. Quy định của nhà nước đối với vấn để quản lý công tác lưu trữ các doanh
doanh nghiệp tư nhân hiện nay
Hiện nay, có nhiều nhà nghiên cứu về lưu trữ đã và đang tiếp tục nghiên cứu và đi sâu vào khẳng định mạnh mẽ vai trò quản lý của Nhà nước đối với TLLT hình thành trong các doanh nghiệp, trong đó có các DNTN. Đây là một trong hai quan điểm nghiên cứu đang tồn tại và cũng gây ra nhiều tranh cãi hiện nay nhưng cũng có khá nhiều ý kiến đồng thuận với quan điểm này.
Như vậy, quan điểm trên chính là khẳng định vai trò quản lý của Nhà nước đối với TLLT của các DNTN. Thực tế có khá nhiều văn bản luật được ban hành đã khẳng định vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán...
Ở đây, chúng ta cần làm rõ và khẳng định lại một lần nữa: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các DNTN là tài liệu lưu trữ quốc gia và là
thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tại Điều 2 của bản Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 khẳng định: “Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước CHXHCNVN, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”. Còn tại điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam... Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước...” [34; 05]. Trong cả 02 văn bản trên đều đề cập đến tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các “tổ chức kinh tế” – nghĩa là bao gồm toàn bộ các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế của nền kinh tế quốc dân [05; 131]. Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ đều khẳng định thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia bao gồm tài liệu của các tổ chức kinh tế trong đó có các doanh nghiệp nhà nước và cả các DNTN.
Hiện nay, Nhà nước thực hiện vai trò quản lý của mình thông qua Hiến pháp và Pháp luật đã được xây dựng, vì vậy tất cả các tổ chức, cá nhân hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều chịu sự điều chỉnh bởi hệ thống văn bản Luật của Nhà nước, trong đó có các văn bản Luật quy định về CTLT. Tại Điều 3, Luật Doanh nghiệp 2005 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích ổn định các hoạt động kinh doanh”. Như vậy có nghĩa là doanh nghiệp có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng phải trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật. Do đó, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng thuộc sự quản lý của Nhà nước và chịu sự điều chỉnh bởi hệ thống văn bản Luật quy định về công tác lưu trữ do Nhà nước ban hành. Nhà nước hoàn toàn có quyền kiểm soát đối với nguồn TLLT của các doanh nghiệp này nếu cần thiết.
Ngoài ra, trong Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ lưu trữ tài liệu kế
toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể, các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội... Như vậy, với quy định tại văn bản này, các DNTN hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam không phân biệt lớn, nhỏ, lĩnh vực hoạt động đều phải thực hiện các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán hình thành trong quá trình hoạt động cuả doanh nghiệp mình. Trong văn bản này quy định khá cụ thể các tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu giữ tại kho lưu trữ của doanh nghiệp; tài liệu khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự thời gian, đảm bảo dễ tra cứu, sử dụng. Ngoài ra văn bản cũng quy định về các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kế toán: xác định thời hạn bảo quản tài liệu, chế độ lưu giữ, tiêu hủy tài liệu, việc khai thác sử dụng tài liệu; chế độ bảo quản tài liệu....
Căn cứ pháp lý thứ 3 để tổ chức, quản lý TLLT của các DNTN đó chính là Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005. Trong văn bản Luật này cũng khẳng định các doanh nghiệp khi thành lập phải tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam. Tại điều 12 của Luật Doanh nghiệp, Nhà nước quy định cụ thể các tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu giữ tại trụ sở của mình. Bao gồm: Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, văn bằng bảo hộ quyền sở hữu, giấy đăng ký chất lượng sản phẩm; Tài liệu xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, HĐQT của doanh nghiệp; Bản báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra; Sổ kế toán, báo cáo tài chính... Như vậy, theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tất cả các DNTN khi đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng đều phải dựa trên cơ sở pháp luật Việt Nam trong đó phải tuân thủ chế độ lưu trữ tài liệu mà trong các văn bản luật có quy định liên quan.
Mặc dù đưa ra quan điểm Nhà nước có quyền kiểm soát, quản lý công tác lưu trữ, TLLT của doanh nghiệp, nhưng thực tế cũng cho thấy hiện nay nhà nước mới chỉ quản lý được tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, còn các DNTN hầu như chưa thể can thiệp được. Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt giữa 2 khối doanh nghiệp này chính là xuất phát từ sự khác biệt về tỷ lệ góp vốn đã tạo nên sự khác biệt về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ [24; 31]. Điều đó có nghĩa chỉ những tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước thì thuộc quyền sở hữu của nhà nước. Còn tài liệu của các doanh nghiệp dân doanh hay doanh
nghiệp có 100% vốn nước ngoài là thuộc sở hữu tư. Quyền sở hữu tư về tài liệu lưu trữ cũng được pháp luật thừa nhận tại Luật Lưu trữ 2011 điều 4. Điều đó cũng có nghĩa lưu trữ nhà nước là lưu trữ công, còn lưu trữ doanh nghiệp ngoài nhà nước là lưu trữ tư. Tuy nhiên, nhìn từ góc độ quản lý nhà nước thì chúng ta cũng cần phải có sự phân định rõ ràng về vai trò và sự tác động của nhà nước tới công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các DNTN. Mặc dù bị hạn chế bởi quyền tự do và chủ động của các doanh nghiệp nhưng do ý nghĩa mà tài liệu lưu trữ doanh nghiệp mang lại đối với quốc gia và do các doanh nghiệp này đều đang hoạt động trên cơ sở pháp luật Việt Nam nên Nhà nước hoàn toàn có quyền ban hành chính sách để thể hiện vai trò quản lý của mình đối với việc tổ chức công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ, chúng ta cần phải có những chính sách, biện pháp quản lý cho các DNTN trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước. Ví dụ như các chính sách về tiêu hủy tài liệu, mua bán, trao tặng, ký gửi hoặc mang tài liệu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam khi chưa có sự cho phép của các đơn vị, cá nhân và cơ quan chức năng có liên quan...
Thực tế trình bày ở trên cũng cho chúng ta thấy hiện nay công tác lưu trữ của doanh nghiệp cũng được coi là đối tượng điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, hiện nay chưa có bất cứ một văn bản nào quy định cụ thể đối với việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp nhất là đối với các DNTN. Vấn đề sở hữu và cơ chế kiểm soát cùng với những hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp vẫn chưa được ban hành cụ thể. Do đó, chúng ta cũng cần khẳng định lại rằng, về cơ bản sự tác động và điều chỉnh của các văn bản Luật về công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay còn hạn chế. Tuy nhiên, xét đến cùng trong quá trình xây dựng mô hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ các DNTN thì các văn bản luật kể tên trên chính là những căn cứ, cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp hoàn thiện công tác lưu trữ của mình.