1.3. Cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ trong
1.3.2. Quyền của doanh nghiệp đối với việc tổ chức,quản lý tài liệu lưu trữ
Quan điểm thứ hai về quản lý CTLT doanh nghiệp đó chính là: TLLT hình thành trong các DNTN là tài sản của doanh nghiệp, do doanh nghiệp tự chủ, độc lập về quản lý bởi vì những tài liệu này chủ yếu phục vụ cho quá trình kinh doanh, nâng cao lợi nhuận, lợi ích của doanh nghiệp. Vì vậy, Nhà nước chỉ có
thể thể hiện vai trò quản lý của mình ở tầm vĩ mô thông qua hệ thống chính sách và pháp luật.
Đối với quan điểm này, chúng tôi cũng xin trích dẫn một số quy định tại các văn bản Luật đã được ban hành để làm căn cứ cho việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý CTLT của các DNTN và việc tổ chức, quản lý TLLT là do các doanh nghiệp này chủ động quản lý, định đoạn, sử dụng.
Đầu tiên, tại Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành đã quy định rõ việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu tại lưu trữ cơ quan tại điều 9, điều 10, điều 11 và điều 12 mục 1 chương II:
“Quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của đơn vị mình.
- Quy định trách nhiệm của lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; giao nộp tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ lịch sử và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
+ Đối với tài liệu hành chính: 1 năm kể từ khi công việc kết thúc.
+ Đối với tài liệu xây dựng cơ bản : 3 tháng kể từ khi công trình kết thúc. - Quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ tài liệu có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ, thống kê mục lục hồ sơ. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”
Như vậy theo quy định cán bộ chuyên môn của doanh nghiệp trong quá trình làm việc của mình cũng phải thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: phải lập hồ sơ công việc của mình và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ doanh nghiệp trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc. Bộ phận lưu trữ của doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ tiếp nhận, thu thập hồ sơ và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ đối với TLLT của doanh nghiệp mình. Lãnh đạo doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, của
các phòng ban, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ chung của doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý thứ hai để các DNTN tiến hành tổ chức và quản lý TLLT là dựa vào Luật Dân sự số 33/2005/QH11 của Quốc hội khóa XI ban hành ngày 14/06/2005. Trong Luật Dân sự, tại điều 163 về định nghĩa tài sản là “bao gồm vật, tiền, giấy tờ có giá và các quyền tài sản” và tại điều 164 và 165 của Luật này cũng quy định:
“Quyền sở hữu bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu theo quy định của pháp luật
Chủ sở hữu là cá nhân, pháp nhân, chủ thể khác có đủ ba quyền là quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt tài sản
...
Chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình đối với tài sản nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác”
Như vậy, theo các quy định tại Luật Dân sự 2005 thì chúng ta hoàn toàn có căn cứ để khẳng định TLLT chính là tài sản của DNTN, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp vì vậy chủ doanh nghiệp có quyền sử dụng, định đoạt, quản lý tài sản riêng của mình sao cho không trái với lợi ích của Nhà nước và cộng đồng.
Quan điểm này cũng đang là một xu thế mở cho CTLT Việt Nam nói chung và CTLT các DNTN nói riêng trong thời gian tới. Xét đến cùng mục đích cao nhất của CTLT chính là khai thác sử dụng thông tin tài liệu, phục vụ có hiệu quả cho các mục đích khác nhau của Nhà nước, tổ chức và công nhân. Nếu xét ở phương diện này, thì cần phải khẳng định lại và làm rõ: TLLT là tài sản của doanh nghiệp, thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp.
Hiện nay, Nhà nước thể hiện vai trò quản lý của mình trên tất cả các lĩnh vực và quản lý CTLT, TLLT của các doanh nghiệp cũng là một nội dung để khẳng định vai trò xã hội, vai trò kiểm soát nền kinh tế, vài trò tác động tới nền văn hóa – xã hội đất nước (TLLT cũng là một trong những nguồn tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử). Tuy nhiên, từ đây chúng ta cũng nhìn ra rằng, Nhà nước bằng công cụ là Hiến pháp và Pháp luật chỉ quản lý ở tầm vĩ mô nhằm thực hiện mục tiêu đẩy mạnh, phát triển mọi mặt kinh tế - xã hội đất nước. Quản lý CTLT, TLLT của các DNTN cũng là để khẳng định vai trò của Nhà nước, nhưng bản chất của việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý CTLT
các doanh nghiệp tư nhân chính là để quản lý tốt nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho quá trình hoạt động của chính doanh nghiệp đó. Mục đích cao nhất trong hoạt động của doanh nghiệp lại chính là lợi nhuận, lợi ích. Thông qua những con số về doanh thu, lợi nhuận chúng ta cũng có thể đánh giá được sự phát triển, thành công của một doanh nghiệp đồng thời đánh giá được sự đóng góp của doanh nghiệp đó đối với nền kinh tế - xã hội nước nhà. Như vậy, thông tin trong TLLT chính là tài sản quý giá trước hết là phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp sau đó mới phục vụ lợi ích của nhà nước. Vì vậy, việc tổ chức, quản lý CTLT, TLLT của các DNTN phải do chính các doanh nghiệp này quyết định.
Đối với quan điểm này, chúng tôi cũng có sự phân tích và nghiên cứu Luật Lưu trữ của một số quốc gia trên thế giới như Nga, Pháp, Nhật... và nhận thấy rằng: Hầu hết các quốc gia phát triển đều công nhận TLLT là tài sản của doanh nghiệp, phải do doanh nghiệp quản lý, Nhà nước chỉ thể hiện vai trò của mình đối với CTLT của doanh nghiệp thông qua các báo cáo lưu trữ hàng năm hoặc qua các kho lưu trữ tư nhân. Cụ thể tại Pháp, đối với các doanh nghiệp hàng năm phải tiến hành kê khai và khai báo danh mục hồ sơ, tài liệu hiện có của doanh nghiệp, từ đó nhà nước có xếp hạng tài liệu của doanh nghiệp và khi đã xếp hạng tài liệu thì doanh nghiệp phải chịu toàn bộ trách nhiệm đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình [24; 43]. Như vậy đối với Lưu trữ Pháp, người ta thừa nhận TLLT là tài sản của doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước về chế độ lưu trữ tài sản của mình nếu trái các quy định của pháp luật lưu trữ quốc gia. Đây là một trong những cách thức quản lý mà có lẽ Lưu trữ Việt Nam chúng ta cần học hỏi và áp dụng trong cách tổ chức, quản lý CTLT của các DNTN hiện nay.
Ngoài ra, một số nước khác trên thế giới người ta cũng quy định khá cụ thể trong các văn bản luật của mình về tổ chức, quản lý TLLT doanh nghiệp. Họ coi đây như là một đối tượng quản lý của các cơ quan quản lý về lưu trữ. Nhiều nước rạch ròi giữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp tư và tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp Nhà nước (DN công) tức là họ thừa nhận TLLT là thuộc sở hữu tư nhân. Họ có những biện pháp khá hiệu quả để quản lý khổi tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp, tổ chức tư nhân. Ví dụ như Luật Liên bang Nga về công tác lưu trữ được thông qua ngày 01/10/2004 có quy định “Thành phần phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm các phông lưu trữ và toàn bộ tài liệu thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian
hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và hình thức sở hữu... những tài liệu này được bảo quản vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga” [35; 20]. Theo quy định của Luật này, công tác lưu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lưới lưu trữ nhà nước. Theo đó, luật pháp Lưu trữ của Nga cũng nói rõ: “ngoài các viện Lưu trữ nhà nước ra còn được xây dựng mạng lưới lưu trữ cơ quan, đoàn thể và xí nghiệp, những phòng lưu trữ này hoặc là tồn tại như những đơn vị tổ chức độc lập hoặc là đặt trong bộ phận phụ trách công tác văn phòng trong các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp đó” [35; 15].
Tóm lại, mặc dù hiện nay đang tồn tại hai quan điểm về tổ chức, quản lý
TLLT của các DNTN, nhưng về cơ bản quan điểm nào cũng hướng đến mục đích trước tiên là phục vụ đắc lực lợi ích của doanh nghiệp. Do đó, chúng tôi cũng đồng ý rằng, nếu doanh nghiệp được quyền chủ động trong tổ chức, quản lý TLLT của chính mình chính là cách để DN đó bảo vệ tài sản của mình, bảo mật thông tin trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, dù Nhà nước có khẳng định tính sở hữu của TLLT là của doanh nghiệp thì bản thân các doanh nghiệp trong quá trình tổ chức CTLT cũng phải căn cứ vào các quy định của Nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể áp dụng cho CTLT của chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc quản lý TLLT và thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ cũng cần dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của Nhà nước. Bởi vì: hệ thống văn bản hình thành trong các doanh nghiệp là kết quả tất yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự quản lý của nhà nước và điều chỉnh của pháp luật. Do đó, để quản lý tốt nguồn lực thông tin trong TLLT cũng như đảm bảo cho mô hình quản lý CTLT doanh nghiệp được triển khai thì trước mắt các DNTN cần phải căn cứ vào các quy định của nhà nước và kết hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình để ban hành các quy chế, quy định về công tác lưu trữ sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp [40; 41].
Về phía Nhà nước, Nhà nước cần phải tiếp tục nghiên cứu, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về CTLT. Trong các văn bản này, cần quy định rõ:
+ TLLT hình thành trong các doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp tư nhân đều thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
+ Thẩm quyền, phạm vi, mức độ quản lý của Nhà nước đối với CTLT của các DNTN
+ Xác định rõ TLLT các DNTN là thuộc sở hữu tư nhân hay sở hữu chung của nhà nước từ đó đưa ra phương pháp quản lý TLLT cũng như mức độ tác động của Nhà nước đối với CTLT các DNTN...