3.4. Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ các
3.4.1. Nhóm giải pháp đối với sự quản lý Nhà nước
3.4.1.1. Thay đổi quan điểm, nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của doanh nghiệp.
Tài liệu lưu trữ của các DN nói chung và các DNTN nói riêng đã và đang phản ánh sự đúng đắn của chính sách phát triển kinh tế xã hội của nước ta trong giai đoạn hội nhập. Để mô hình tổ chức, quản lý CTLT được triển khai không chỉ đối với các DNTN mà có thế áp dụng được với nhiều loại hình DN khác thì nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cũng cần phải được thay đổi. Bởi vì hiện nay nhận thức của các cơ quan này về CTLT các DNTN vẫn còn nhiều hạn chế: chưa coi DNTN và các loại hình DN có vốn đầu tư ngoài Nhà nước là một đối tượng điểu chỉnh chủ yếu của mình, nên chúng ta bỏ qua khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị lâu dài cho đất nước trên nhiều mặt. Nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu thực tiễn và cơ sở pháp lý cũng như năng lực quản lý còn nhiều hạn chế của các cơ quan quản lý lưu trữ ở Việt Nam.
Do chưa nhìn nhận tài liệu của các DNTN là một đối tượng điều chỉnh chủ yếu của mình nên ngay cả khi Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011, tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp, tổ chức tư nhân cũng chưa được đề cập một cách thỏa đáng. Trong khi đó, ở phần chương 1 chúng tôi cũng khẳng định rất
rõ, TLLT của các DNTN cũng đóng vai trò to lớn đối với việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, xã hội ở Việt Nam. Vì vậy các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cũng cần phải thay đổi nhận thức và nhìn nhận một cách đầy đủ, đúng đắn về giá trị và ý nghĩa của TLLT các DNTN. Bởi khi mà các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ còn chưa nhận thức đúng đắn về giá trị và ý nghĩa của TLLT các DNTN thì sẽ khó khăn lớn trong việc tuyên truyền và hướng dẫn các DNTN thực hiện đầy đủ quy định về lưu trữ.
Vì vậy để thay đổi nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nước về giá trị TLLT cần phải:
+ Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể CTLT trong các DNTN, sau khi ban hành các văn bản này cần phải tuyên truyền, phổ biến rộng rãi nội dung văn bản pháp luật đó trong toàn lãnh thổ. Dựa trên những quy định này các cán bộ, các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ các cấp nhận thức được rằng: CTLT các DNTN thuộc đối tượng điều chỉnh của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam và TLLT các DNTN có giá trị quan trọng đối với nền kinh tế xã hội. Từ đó họ sẽ thay đổi nhận thức của mình về giá trị TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN theo hướng tích cực.
+ Các nhà khoa học, chuyên gia nghiên cứu về lưu trữ cần có thêm nhiều công trình nghiên cứu mang tính thực tiễn về CTLT của các DN trong đó có các DNTN. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu đó Nhà nước sẽ nắm bắt được thực tiễn CTLT trong DN và điều chỉnh nội dung văn bản quy định, hướng dẫn CTLT của DN phù hợp hơn.
+ Các văn bản pháp luật quy định về quản lý CTLT các DN cần phải quy định cụ thể hơn về vai trò, trách nhiệm của các cán bộ, cơ quan quản lý Nhà nước đối với việc quản lý CTLT của DN. Đồng thời, các văn bản này cần phải có chế tài nghiêm khắc với hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ và có cơ chế khen thưởng hợp lý đối với cán bộ, cơ quan quản lý Nhà nước có thành tích tốt trong quản lý CTLT của các DN.
3.4.1.2. Nhà nước cần có biện pháp quản lý cụ thể và hiệu quả hơn thông qua các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ cho doanh nghiệp.
Trong hệ thống văn bản Luật của Việt Nam có quy định liên quan đến việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp, chúng ta cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ tài liệu của tất cả các doanh nghiệp không kể nhà nước hay tư nhân. Ví dụ: trong Luật Kế toán 2003 đã có những quy định cụ thể về trách nhiệm của doanh nghiệp trong lưu trữ tài liệu kế toán. Trước tiên, đây là cơ sở phục vụ công tác
thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và quản lý hoạt động doanh nghiệp của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu doanh nghiệp có những sai phạm thì TLLT sẽ là cơ sở để nhà nước kiểm tra và quy trách nhiệm cho từng cá nhân trong doanh nghiệp. Đồng thời tạo tiền đề để cơ quan quản lý ngành lưu trữ thực hiện chức năng của mình. Về phía doanh nghiệp, nếu tài liệu được tổ chức khoa học và lưu trữ đầy đủ sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó để thể hiện vai trò của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ DNTN, Nhà nước cần có những quy định cụ thể hơn nữa đối với doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là trong các văn bản quy định của Nhà nước cần xem xét và xác định rõ ràng hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ của các DNTN để từ đó để ra phương thức tổ chức, quản lý cho phù hợp. Lẽ tất nhiên đối với các doanh nghiệp nhà nước thì tài liệu hình thành trong các tổ chức này thuộc sở hữu của Nhà nước và do nhà nước thống nhất quản lý như tại Điều 38 Luật lưu trữ quy định. Còn đối với tài liệu lưu trữ các DNTN hay các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thì việc quản lý có khó khăn, phức tạp hơn nên cần có những quy định riêng, chế tài riêng.
Trước hết trong các văn bản của Nhà nước cần khẳng định lại tài liệu lưu trữ của các DNTN (hay các doanh nghiệp ngoài Nhà nước) là thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp, là tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên ở những phần nội dung ở phía trên chúng tôi cũng khẳng định là Nhà nước cần có sự thống nhất quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp theo đúng tinh thần của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam. Vì vậy, chúng ta cần có sự quản lý của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhưng các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước không thể hoàn toàn áp dụng một cách cứng nhắc các quy định đã ban hành để “bắt” các doanh nghiệp phi nhà nước (bao gồm cả các DNTN) phải thực hiện theo [24; 15]. Ví dụ như trong các văn bản quy định sắp tới Nhà nước có thể quy định rõ hơn về: trách nhiệm lưu trữ tài liệu, yêu cầu đối với việc tổ chức bộ máy lưu trữ của các doanh nghiệp, doanh nghiệp nào thuộc đối tượng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và thành phần tài liệu cần nộp lưu... Trong Luật Kế toán 2003 đã quy định khá cụ thể về trách nhiệm của doanh nghiệp đối với việc lưu trữ tài liệu tài chính kế toán. Đây chính là cơ sở để phục vụ cho công tác kiểm tra, quản lý hoạt động của doanh nghiệp của các cơ quan có thẩm quyền về thuế, kiểm toán, sở hữu trí tuệ... Do đó, đối với tài liệu lưu trữ nói chung cần phải xác định rõ ràng trách nhiệm của các doanh nghiệp và mức độ
quản lý của Nhà nước đối với tài liệu – di sản của DNTN. Dĩ nhiên là đối với từng loại hình doanh nghiệp, quy mô cũng như đóng góp của doanh nghiệp với nền kinh tế, xã hội thì chúng ta xác định trách nhiệm cũng như các yêu cầu phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp đó.
Đối với các nghiệp vụ lưu trữ, để tạo tiền đề cho công tác lưu trữ DNTN phát triển và thống nhất thì trong các văn bản được ban hành trong thời gian tới, Nhà nước nên cụ thể hóa các nghiệp vụ lưu trữ sao cho phù hợp với cơ chế hoạt động của doanh nghiệp cũng như đảm bảo vai trò tác động của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của chính doanh nghiệp đó. Cụ thể:
+ Đối với vấn đề thu thập và bổ sung tài liệu: Cần phải khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp được lựa chọn và bảo quản dù bất cứ ở đâu cũng phải mang những giá trị cốt lõi đối với các doanh nghiệp hình thành lên tài liệu. Nghĩa là tài liệu đó phải là căn cứ chứng minh cho quá trình hoạt động và thành lập của doanh nghiệp; vai trò của doanh nghiệp đối với sự phát triển của ngành sản xuất nói riêng và nền kinh tế xã hội nói chung; những chỉ số về tình hình phát triển của doanh nghiệp thâm chí cả những giai đoạn khó khăn, khủng hoảng... Như vậy, khi xác định vai trò của Nhà nước trong quá trình thu thập tài liệu của doanh nghiệp cũng cần có những tiêu chí phù hợp. Nếu Nhà nước muốn nắm bắt về thông tin TLLT của các doanh nghiệp có thể thông qua công cụ quản lý là văn bản để yêu cầu các doanh nghiệp hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT hoặc có thể định kỳ mỗi năm, lựa chọn ra nhóm các doanh nghiệp điển hình để tiến hành rà soát, kiểm tra CTLT của doanh nghiệp đó.
Cần lưu ý TLLT cũng là tài sản thuộc sở hữu của riêng doanh nghiệp. Việc thu thập và bảo quản TLLT tốt nhất do chính doanh nghiệp chủ động thực hiện để phục vụ các lợi ích trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chủ động giao TLLT và Nhà nước tiến hành thu thập thì cũng cần xác định rõ ràng rằng không phải doanh nghiệp nào cũng phải thu thập tài liệu cũng như không phải tài liệu nào của DNTN các cơ quan Lưu trữ cũng thu thập và quản lý. Chúng ta nên dựa trên một số tiêu chí nhất định như tiêu chí về nội dung, vài trò của cơ quan hình thành tài liệu đối với ngành hoạt động, với xã hội... Song song với đó, chúng ta xác định vai trò cũng như mức độ can thiệp của Nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp. Muốn làm rõ được điều này, nhất thiết những cơ quan và cá nhân được tham gia vào công tác dự thảo các văn bản Luật, quy định của Nhà nước cần có sự tư vấn hợp lý để hài hòa vấn đề sở hữu của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo vị trí quản lý của Nhà
nước trong vấn đề lưu trữ tài liệu của các DNTN hiện nay. Chúng tôi xin nhấn mạnh lại ý kiến ở trên rằng: TLLT dù được quản lý thống nhất trong các kho lưu trữ của Nhà nước hay tại kho lưu trữ của chính doanh nghiệp cũng phải mang giá trị cốt lõi đối với các doanh nghiệp. Từ nguyên tắc này, chúng ta xác định được nếu Nhà nước thể hiện vai trò quản lý của mình đối với việc thu tài liệu của doanh nghiệp nhằm hoàn thiện phông lưu trữ quốc gia thì chúng ta cũng phải có những tiêu chí đối với việc thu thập, quản lý tài liệu này như:
+ Tài liệu chứa đựng các thông tin làm căn cứ đánh giá về lợi nhuận trong quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp và phương pháo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của doanh nghiệp đó. Đây là một tiêu chí kinh tê là tài liệu cốt lõi của doanh nghiệp cần quan tâm.
+ Tài liệu phản ánh đúng đắn vai trò của doanh nghiệp trên phương diện tỷ trọng nộp vào Ngân sách nhà nước
+ Tài liệu chứa đựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án tổ chức nhân sự, bộ máy; báo cáo chiến lược kinh doanh dài hạn... Đây là những tài liệu lưu trữ nếu được khai thác sẽ cho chúng ta nhìn nhận phương thức điều hành của các DNTN hiện nay, về cơ cấu bộ máy, nhân sự mà doanh nghiệp đã tạo dựng qua từng giai đoạn phát triển từ đó tìm ra các nguyên lý phát triển, thành công hoặc thất bại của một doanh nghiệp. Đây là kho thông tin quý báu cho các DNTN học hỏi và đúc kết bài học kinh nghiệm cho mình. Nếu tài liệu về phương pháp điều hành, tổ chức của các doanh nghiệp này được thu thập, quản lý thì sẽ giúp cho nhiều doanh nghiệp trong nước tìm ra cho mình những phương pháp, chiến lược kinh doanh hay mô hình tổ chức thị trường, mô hình sản xuất, mô hình tổ chức nhân sự... thực sự có hiệu quả và thành công.
+ Tài liệu về quá trình tạo dựng thương hiệu của doanh nghiệp: văn hóa doanh nghiệp, quảng cáo, các hoạt động từ thiện, công tác thi đua khen thưởng...
3.4.1.3. Hỗ trợ của Nhà nước trong việc đào tạo cán bộ chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn về tổ chức công tác lưu trữ
Nhà nước cần tăng cường sự hỗ trợ để công tác lưu trữ doanh nghiệp có những bước tiến trong thời gian tới. Cụ thể:
Thứ nhất, với trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong cả nước, Bộ Nội vụ mà trực tiếp là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước định kỳ nên mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn theo chuyên đề cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ cho riêng khối DNTN. Ở những lớp bồi dưỡng này, ngoài
các cán bộ của cơ quan quản lý lưu trữ cần có sự tham gia của những cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sâu về chuyên môn của các trường Đại học có đào tạo về lĩnh vực văn thư lưu trữ hoặc các chuyên gia đầu ngành văn thư lưu trữ để hướng dẫn thực hành kết hợp với giảng dạy lý luận nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả cao hơn.
Thứ hai, trong phạm vi thẩm quyền và chức năng của mình, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước cần lập một nhóm chuyên trách theo dõi, hướng dẫn về kỹ năng và nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho các DNTN từ đó có những kiến nghị với lãnh đạo các doanh nghiệp này và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để điều chỉnh và kịp thời có những chỉ đạo sâu sát với thực tiễn của các DNTN
Thứ ba, hiện nay chúng ta có Hiệp hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam là tổ chức tập hợp đông đảo các chuyên gia, nhà nghiên cứu đầu ngành về văn thư lưu trữ và đang có những hoạt động rất tích cực nhằm tăng cường mối liên kết và sự hỗ trợ về lĩnh vực hành chính, văn phòng, văn thư lưu trữ đối với các doanh nghiệp trong Hội các nhà Quản trị doanh nghiệp Việt Nam. Vì thế, trong tương lai để tăng cường mối liên kết và sự hỗ trợ của Nhà nước cũng như Hiệp hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam đối với các DNTN trong công tác văn phòng, văn thư lưu trữ chúng ta nên tăng cường những buổi thảo luận, trao đổi giữa các Nhà quản trị doanh nghiệp với các chuyên gia lưu trữ để có thêm những tư vấn, chia sẻ, trao đổi về lý luận và thực tiễn lưu trữ của các doanh nghiệp, từ đó có những ý kiến thích đáng để giúp đỡ các DNTN trong việc đổi mới, hoàn thiện CTLT. Thiết nghĩ, đây sẽ là diễn đàn sôi nổi để các hội viên là các doanh nghiệp được trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau trong việc đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ phục vụ hoạt động của chính doanh nghiệp mình [24;18].
Như vậy, trong lộ trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ các DNTN và đảm bảo mô hình có tính khả thi thì sự hỗ trợ của Nhà nước về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ của doanh nghiệp cũng là một giải pháp hữu hiệu mà chúng ta hướng tới. Khi công tác lưu trữ DNTN đã đi vào bài bản và có hệ thống chúng ta nên duy trì hoạt động kiểm tra định kỳ đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức các buổi chuyên đề đánh giá về