Hiện nay trong thực tế của nhiều doanh nghiệp vẫn đang cho rằng đối với CTLT vốn là công tác mang tính sự vụ, đơn giản nên ai cũng có thể đảm nhận nhiệm vụ này, có DN thì cho rằng cán bộ đảm nhận CTLT chỉ cần có chứng chỉ đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo là đảm bảo được yêu cầu công việc. Tuy nhiên cũng có một số DNTN lại rất coi trọng CTLT trong quá trình hoạt động của mình nên họ cho rằng cán bộ lưu trữ cần phải có trình độ và được đào tạo bài bản tại các cơ sở đào tạo uy tín trong nước.
Tuy nhiên với quan điểm nghiên cứu trên cơ sở thực tiễn và lý luận chúng tôi cho rằng, các DNTN cần phải nhận thức đúng đắn hơn về tầm quan trọng của CTLT và có bố trí nhân sự hợp lý, đủ tiêu chuẩn để đảm nhận công tác này. Do đó, các DNTN trong quá trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý CTLT cần phải chú ý hơn đến nhân sự đảm nhận CTLT trong đó cần phải xác định rõ tiêu chuẩn cán bộ phù hợp với yêu cầu về chuyên môn và công việc. Ngày 11/11/2011, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua. Theo đó, Điều 7 Luật Lưu trữ quy định:“Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”. Như vậy, trên cơ sở quy định của nhà nước, các doanh nghiệp cũng cần đưa ra chế độ và tiêu chuẩn đối với cán bộ làm lưu trữ của mình. Trên cơ sở Quyết định số 650/TCCP-CCVC về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngách công chức quản lý văn thư lưu trữ ngày 20/08/1993, kết hợp với thực tế đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, chúng tôi cho rằng cán bộ làm lưu trữ trong các DNTN cần đảm bảo các tiêu chuẩn như:
- Tiêu chuẩn về trình độ: Tốt nghiệp Đại học hoặc tối thiểu tốt nghiệp hệ Cao đẳng chính quy về lưu trữ từ các cơ sở đào tạo có uy tín như Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh. Nếu tốt nghiệp Đại học các ngành khác thì phải được đào tạo thêm một khóa học bài bản về lưu trữ tại các cơ sở đào tạo uy tín trên.
- Tiêu chuẩn về chuyên môn:
+ Nắm vững, và am hiểu các kiến thức về lý luận nghiệp vụ lưu trữ + Đã qua các đợt tập sự, thực tập về nghiệp vụ văn thư lưu trữ + Nắm vững các quy định của Nhà nước về pháp luật Lưu trữ - Tiêu chuẩn về tư duy, hiểu biết:
+ Nắm được các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác lưu trữ của doanh nghiệp
+ Am hiểu các lĩnh vực kinh tế, xã hội, pháp luật, quản lý...
+ Có tư duy tổ chức, quản lý và đề xuất cải tiến nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước, thế giới và đảm bảo khả thi đối với chính doanh nghiệp
+ Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ Qua quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng nhận thấy: trên thế giới, các doanh nghiệp lớn như Công ty Mc Donald’s, Công ty Kraft hoặc các Công ty sản xuất Giấy của Đức... đều đã xây dựng cho mình kho lưu trữ riêng. Điển hình như một số công ty sản xuất Giấy ở Đức, người ta coi tài liệu lưu trữ như một loại “di sản”của doanh nghiệp và cần phải được lưu trữ trong kho, và được trưng bày cả ở trong các bảo tàng Giấy của họ với mục đích “lưu trữ thông tin và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin cũng như đưa cách làm giấy tới gần với trẻ em và người dân”. Đây chính là cách quản lý tài liệu lưu trữ và đem tài liệu ra phục vụ nhu cầu giải trí của con người đồng thời tạo thêm lợi nhuận kinh tế nhờ việc khai thác công nghệ làm giấy của trẻ em khi đến các bảo tàng Giấy của Đức. Hay như Công ty Donald’s người ta coi tài liệu lưu trữ là để xây dựng thương hiệu, phục vụ cho sự nghiệp kinh doanh của công ty, phát huy nội lực của doanh nghiệp và nâng cao sức cạnh tranh của nó [44; 87]. Như vậy, so sánh với các DNTN ở nước ngoài hay so sánh gần hơn với các doanh nghiệp nhà nước chúng tôi thấy rằng: tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ cần phải được quản lý tập trung và sắp xếp khoa học, an toàn. Vì vậy cần phải có bộ phận chuyên đảm nhận nhiệm vụ này đảm bảo chất lượng và số lượng cần thiết cho quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho doanh nghiệp
3.1.4. Xây dựng và ban hành quy chế văn thư lưu trữ
Trong lộ trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp, một trong những yếu tố không thể không nhắc đến đó chính là việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Qua quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy hiện nay ở các DNTN đang có 3 xu hướng:
Thứ nhất, một số doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn đã ban hành được cho mình quy chế riêng về công tác lưu trữ. Đối với các doanh nghiệp này để CTLT được tổ chức, quản lý hiệu quả thì cần phải rà soát lại các văn bản và tình hình thực hiện quy định tại doanh nghiệp mình để làm căn cứ sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện lại các văn bản đã được ban hành.
Thứ hai, nhiều doanh nghiệp hiện nay không xây dựng quy chế mà xây dựng các quy định, nội quy cụ thể áp dụng đối với các nghiệp vụ VTLT. Ví dụ như tại Công ty Hoàng Bách họ có Quy định về thẩm quyền và quy trình ký văn bản, chứng từ; Nội quy mượn tài liệu, chứng từ; Nội quy lưu trữ bảo quản tài liệu, chứng từ sau khi kết thúc hợp đồng... Như vậy, có thể đánh giá DN này đã có sự quan tâm đến việc ban hành các văn bản mang tính nghiệp vụ cụ thể áp dụng cho cán bộ, nhân viên trong toàn DN. Ưu điểm của việc ban hành các văn bản này chính là thuận lợi cho việc thực hiện do các nội quy thường được xây dựng tương đối ngắn gọn, dễ nhớ, dễ tra tìm thông tin. Do vậy, nếu DN gặp nhiều khúc mắc, hạn chế ở “khâu” nào thì sẽ xây dựng một nội quy riêng cho khâu đó. Đây cũng là tình trạng đang diễn ra ở một số DNTN thậm chí cả các CTCP, các Công ty TNHH.
Thứ ba, một số DNTN không xây dựng bất cứ quy chế, quy định hay nội quy, tiêu chuẩn nào cho CTLT cả. Họ cho rằng CTLT chưa thực sự quan trọng với hoạt động của DNTN, do đó cũng không cần chú trọng nhiều cho công tác này. Các cán bộ, nhân viên trong DN có thể căn cứ vào kinh nghiệm làm việc hoặc áp dụng các quy định của Nhà nước về lưu trữ để tự lập – lưu trữ hồ sơ, tài liệu của mình. Đây cũng là tình trạng tương đối phổ biến ở các DNTN hiện nay. Tuy nhiên, để CTLT của các DNTN được tổ chức, quản lý có hiệu quả và thuận tiện cho quá trình thực hiện nghiệp vụ, thì các DNTN nên ban hành chung một quy chế về công tác văn thư và lưu trữ., trên cơ sở tham khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ban hành 16/04/2013 về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.. Khi xây dựng Quy định văn
thư lưu trữ cho DNTN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cá nhân trong DN nắm rõ từng nghiệp vụ công tác VTLT và thống nhất trong quá trình thực hiện.
Chúng tôi xin đưa ra một số nội dung mà các Quy chế về công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân có thế tham khảo, áp dụng đề cập tới trong văn bản như sau:
- Chương 1: Quy định chung:
+ Quy định về phạm vi, đối tượng điều chỉnh
+ Quy định về trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp, của trưởng các đơn vị phòng ban và cán bộ, nhân viên trong toàn doanh nghiệp về lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ.
+ Quy định về các thuật ngữ chuyên môn để từng cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp có thể nắm rõ ràng từng khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ
+ Tiêu chuẩn đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
- Chương 2: Quy định về công tác văn thư. Trong đó quy định rõ ràng từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư cùng với trách nhiệm thực hiện công tác văn thư ở trong doanh nghiệp nói chung và các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp nói riêng. Cụ thể:
+ Quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản + Quy định về quản lý văn bản đi – đến
+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
+ Quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
- Chương 3: Quy định về công tác lưu trữ. Đối với chương này cũng tương tự như đối với công tác văn thư là đi sâu quy định về các nghiệp vụ và trách nhiệm thực hiện của các phòng ban, đơn vị và cá nhân trong doanh nghiệp đối với các nghiệp vụ liên quan.
+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu + Công tác xác định giá trị tài liệu + Công tác phân loại tài liệu
+ Công tác khai thác sử dụng tài liệu + Công tác bảo quản tài liệu
- Chương 4: Các quy định khác
+ Tiêu chuẩn cán bộ làm văn thư lưu trữ + Kinh phí đáp ứng hoạt động văn thư lưu trữ + Thi đua khen thưởng
- Chương 5: Điều khoản thi hành. Trong chương này các DNTN nên quy định rõ về kinh phí cho công tác văn thư lưu trữ; xử lý vi phạm trong công tác văn thư lưu trữ và trách nhiệm thi hành quy định đối với các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi xây dựng Quy chế về công tác VTLT cán bộ đảm nhận công tác VTLT của DNTN nên mẫu hóa các văn bản thông dụng cũng như văn bản liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ của doanh nghiệp đính kèm theo quy chế. Ví dụ: biên bản bàn giao tài liệu vào lưu trữ, bảng danh mục hồ sơ mẫu, mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, mẫu sổ công văn đi – đến, mẫu công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo... Mục đích mẫu hóa các văn bản này cũng là một giải pháp để chất lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ được cải thiện về mặt hình thức. Nhưng quan trọng hơn là nó giảm thiểu thời gian soạn thảo văn bản trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời giúp cho các nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng được thực hiện thống nhất, đồng bộ và đúng thủ tục, quy trình.
Chúng tôi cũng nhận thấy rằng, khi xây dựng quy chế quy định về công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp cũng nên mẫu hóa các văn bản liên quan đến nghiệp vụ vào đưa bản mềm của các văn bản được mẫu hóa này vào một thư mục tài liệu được lưu trên hệ thống mạng nội bộ để tất cả các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nắm rõ, khi cần giải quyết công việc họ chỉ cần mở file tài liệu này ra và lấy các mẫu văn bản, điền nội dung thông tin cần thiết vào văn bản để ban hành. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc của cán bộ, công việc được xử lý nhanh chóng, hiệu quả mà chất lượng văn bản, chất lượng hồ sơ sẽ được cải thiện và nâng lên đáng kể.
Đối với việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của DNTN thì việc xây dựng và ban hành Quy chế văn thư lưu trữ là điều cần thiết và cấp bách. Bởi vì đây chính là cơ sở pháp lý để các cán bộ lưu trữ của doanh nghiệp có thể thuận lợi để triển khai các nghiệp vụ văn thư lưu trữ thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
3.1.5. Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữđã ban hành trong các doanh nghiệp tư nhân hành trong các doanh nghiệp tư nhân
Trên cơ sở các văn bản quy định được ban hành cán bộ hoặc bộ phận đảm nhận công tác lưu trữ của các DNTN cần triển khai hướng dẫn, thống nhất về mặt nghiệp vụ cũng như quản lý tài liệu lưu trữ đối với các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp mình.
Các DNTN cần phải phổ biến văn bản quy định về CTLT do chính DN ban hành cho toàn bộ các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong DN biết và nắm được. Việc phổ biến có thể thông qua các buổi tập huấn và đào tạo do phòng Hành chính – Nhân sự hoặc bộ phận hành chính tổ chức. Các buổi tập huấn này có thể kết hợp tổ chức cho các cán bộ, nhân viên sau mỗi đợt tuyển dụng nhân sự mới của DN. Hoặc các DNTN có thể thông qua văn bản gửi đến các phòng ban, đơn vị trong DN và thông qua quản lý của các phòng ban, đơn vị đó để truyền tải quy định này đến từng cá nhân trong DN.
Ngoài ra, bộ phận lưu trữ trong DNTN cần phải trực tiếp hướng dẫn các phòng ban, đơn vị chuyên môn trong DN cụ thể phương pháp thực hiện từng nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tính thống nhất chung và không trái quy định của pháp luật hiện hành.
Ở phần chương 2, chúng tôi cũng đã trình bày khá cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở các DNTN hiện nay. Kết quả khảo sát cho thấy: các DNTN chưa có sự đồng nhất trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, bản thân nội bộ từng DN giữa các phòng ban, cá nhân thực hiện cũng không đồng bộ. Một ví dụ nữa từ thực tế thể hiện sự thiếu đồng nhất trong công tác xác định giá trị tài liệu ở DNTN Sản xuất Bánh kẹo Hưng Thịnh quy định tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ trong vòng 15 năm; các thông báo, công văn, quyết định có thời hạn lưu trữ trong vòng 1 – 2 năm; tài liệu thành lập doanh nghiệp có thời gian lưu trữ vĩnh viễn, các dự án phát triển thị trường có thời gian lưu trữ là 10 – 20 năm... Cũng là các công văn, thông báo, quyết định nhưng ở DNTN Mỹ Đoàn lại xác định thời hạn bảo quản khác nhau dựa trên nội dung của văn bản, đối với văn bản có giá trị nội dung thì được lưu trữ khoảng 20 – 30 năm, còn mốc lưu trữ phổ biến là 10 năm; tài liệu kế toán của DN này được quy định lưu trữ trong 10 năm sau khi tất toán... Đặc biệt ở DNTN Hùng Cường các hồ sơ lưu trữ được lập lại không xác định thời hạn bảo quản của tài liệu hoặc có DNTN lại xác định chung một mốc thời hạn bảo quản là lâu dài, hoặc cùng một loại hồ sơ, cùng một khách hàng nhưng các phòng ban trong DN lại xác định thời hạn bảo quản khác nhau... Như vậy, để có tính thống nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý sau này, bộ phận lưu trữ của DNTN cần hướng dẫn cho các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong DN xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu thống nhất theo đúng quy định của Nhà nước và đúng giá trị thông tin mà tài liệu đó